Przejdź do treści
Spotkania nie muszą być czasochłonnymi, wysysającymi energię wampirami Twojego życia zawodowego. Żyjemy w epoce manii spotkań, ale jako gospodarz możesz dawać lepszy przykład. Niezależnie od tego, czy Twój zespół jest hybrydowy, czy remote, te proste wskazówki sprawią, że spotkania będą krótkie, przyjemne i wydajne.
Statki kosmiczne Federacji są idealnym miejscem pracy. Pomijając nieustanne zagrożenie ze strony wrogich obcych, którzy mogą przejąć kontrolę nad ciałami współpracowników, jest wiele powodów, by je pokochać. Stylowe kosmiczne mundury, replikatory posiłków, międzyplanetarne przygody – i oczywiście efektywne spotkania. W Star Trek spotkania odbywają się tylko w sytuacjach awaryjnych. Wszyscy są przygotowani do przedstawienia swoich opinii, a spotkanie kończy się w momencie podjęcia decyzji. Przyszłość wygląda na wydajną. Dziękujemy, Wolkanie!
Ale co można zrobić dzisiaj, jeśli Twoja ekipa jest mega uzależniona od spotkań? Jak zmienić niebezpieczny nawyk zgadzania się na każde zaproszenie na spotkanie?
Spotkania mogą być świetne do burzy mózgów, podejmowania decyzji, poprawiania morale i ogólnych dyskusji. Ale wiele firm robi z nich coś, co nie jest dobre, i traktuje ciągłe spotkania jako coś normalnego. A jak firmy coraz bardziej się remote, problem tylko się pogłębia. Nasze kalendarze są bardziej zagracone niż wyprzedaż w ogrodzie babci. Efekt? Niekończące się zmęczenie spotkaniami, niezadowolenie z pracy i spadek wydajności.
Dlaczego spotkania stały się tak nieefektywne w świecie pracy Remote hybrydowej?
W 2020 roku MIT opublikował badanie sugerujące, że tylko 50% czasu spotkań jest wykorzystywane efektywnie. Dla każdego, kto przeżył dwugodzinne warsztaty, aby zdać sobie sprawę, że tylko 10 minut było dla niego istotnych, statystyka ta nie będzie zaskoczeniem. Jest jednak jeszcze bardziej zaskakująca. Badanie Harvard Business Review ujawnia, że 71% menedżerów uważa , że spotkania powodują straty w zyskach i produktywności ich organizacji. Ojej. W związku z przejściem na pracę remote hybrydową wiele organizacji organizuje więcej spotkań niż kiedykolwiek wcześniej.
Wiesz co? To zrozumiałe. Jeśli nie możesz już omówić czegoś z Susan przy dystrybutorze wody, prawdopodobnie zaprosisz ją na Zoom . Ponadto menedżerowie z problemami z zaufaniem mogą postrzegać regularne rozmowy wideo jako sposób na upewnienie się, że pracownicy są przy swoich biurkach (jeśli jesteś menedżerem z problemami z zaufaniem, skonsultuj się z terapeutą).
Ale zrozumiałe nie oznacza usprawiedliwione. Wszystko to oznacza, że przeciętny pracownik umysłowy spędza około 85% swojego czasu na spotkaniach. Nie trzeba dodawać, że pozostawia to bardzo mało czasu na wykonanie rzeczywistej pracy. Co gorsza, zmęczenie spotkaniami i ich nieefektywność mają również negatywny wpływ na samopoczucie psychiczne pracowników.
Wskazówki dotyczące prowadzenia skutecznych spotkań (inspirowane przez Wolkanów)
- Ustal, czy spotkanie jest absolutnie konieczne.
- Ogólnie rzecz biorąc, organizuj mniej spotkań.
- Zaproś mniej uczestników.
- Bądź surowy, jeśli chodzi o długość spotkań.
- Przygotuj się – ale nie przesadzaj.
- Natychmiast określ cel.
- Udostępnij agendę i materiały na spotkanie z wyprzedzeniem.
- Ucz się na podstawie nagranych spotkań.
- Trzymaj się planu.
- Pozwól uczestnikom opuścić spotkanie w dowolnym momencie.
- Zoptymalizuj koncentrację i uwagę.
- Zachęcaj do rozmów towarzyskich poza spotkaniami.
- Nie okazuj emocji podczas spotkania.
Płynne przebieganie spotkań nie jest jedynym czynnikiem decydującym o sukcesie organizacji, ale jest jednym z ważniejszych. Dzięki YouTube dostępnemu za jednym kliknięciem i przyciskowi wyciszenia, łatwiej niż kiedykolwiek jest wyłączyć się z nudnego spotkania.
Oznacza to, że bardziej niż kiedykolwiek ważne jest, aby każde spotkanie miało znaczenie. W tl;dv remote jest zasadą, którą kierujemy się na co dzień – poniżej przedstawiamy kilka wskazówek dotyczących prowadzenia efektywnych spotkań.
Czekaj – czy NAPRAWDĘ potrzebujesz spotkania?
Rzuć wyzwanie temu wewnętrznemu głosowi, który instynktownie krzyczy „tak”! Spotkania są jak koce, którymi się okrywamy, gdy stajemy przed problemem, czymś nieznanym lub złożonym. Naszym instynktem jest zwoływanie spotkania za każdym razem, gdy w pracy pojawia się coś nowego. Niezależnie od tego, planowanie i uczestnictwo w spotkaniach bardzo zakłóca„głęboką pracę”i „flow”.
MIT ukuło termin „syndrom powrotu do pracy po spotkaniu”, aby opisać czas stracony bezpośrednio po spotkaniu, kiedy uczestnicy czują się wyczerpani i mają trudności z ponownym zanurzeniem się w tym, czym zajmowali się przed spotkaniem.
Musimy zacząć traktować spotkania jako wyjątki, a nie normę.
Zadaj sobie więc pytanie – „czy to naprawdę jest tego warte?”. Czasami odpowiedź brzmi „tak”, ale częściej okaże się, że spotkanie nie jest aż tak konieczne.
Skuteczne dostosowanie się do świata remote hybrydowej oznacza znalezienie nowoczesnych alternatyw dla spotkań. Doskonałą opcją jest użycie ekranu i dyktafonu, aby szybko pokazać współpracownikom, nad czym pracujesz. Zrezygnuj ze spotkania i zamiast tego nagraj tutorial. Gdy już przyzwyczaisz się do wyjaśniania swoich pomysłów w krótkich filmikach, możesz zacząć odrzucać zaproszenia.
Ponadto dwuminutowy clip znacznie szybszy w produkcji i konsumpcji niż długi tekst wysłany przez Slack. A propos Slacka – czy wiesz, że platforma ta posiada wbudowaną kamerę, mikrofon i rejestrator ekranu? To świetna alternatywa dla spotkań i tych strasznych wiadomości o długości eseju.
Kolejną zaletą krótkich filmów wyjaśniających jest to, że można je oglądać i odpowiadać na nie asynchronicznie. Następnym razem, gdy chcesz coś sprawdzić lub wyjaśnić, spróbuj zrobić to za pomocą clip lub nawet zwykłej wiadomości głosowej.
Ogranicz liczbę spotkań (dosłownie o połowę).
„Mniej znaczy więcej”. Ktokolwiek wymyślił to powiedzenie, na pewno miał na myśli spotkania. Oto wyzwanie, które warto podjąć: spróbuj zmniejszyć liczbę comiesięcznych spotkań o 50%. Jest szansa, że wykonasz tyle samo pracy (a może nawet więcej!), ale bez zbędnych zmartwień.
Jednym z często podawanych powodów częstych spotkań jest trudność w zebraniu wszystkich osób w tym samym czasie. Jeśli nie możesz zebrać całej ekipy, po prostu zorganizuj drugie spotkanie – prawda?
Błędne.
Aha, i za każdym razem, gdy do projektu dołącza nowa osoba – zorganizujmy kolejną godzinę wprowadzającą, dobrze?
Przestań.
Podejście asynchroniczne zmniejsza potrzebę organizowania wielu spotkań. Dzięki nagrywaniu spotkań i udostępnianiu tych nagrań wszystkim, którzy nie mogli w nich uczestniczyć, Twoi współpracownicy mogą nadrobić zaległości w dogodnym dla siebie czasie.
Ponadto pomaga to w przyspieszeniu procesu wdrażania nowych pracowników. Wystarczy skierować ich uwagę na najważniejsze lub edukacyjne spotkania z przeszłości. Zapewnienie dostępu do biblioteki pełnej nagranych prezentacji, warsztatów i wykładów zagwarantuje nowym pracownikom jak najsprawniejsze wdrożenie. i dla Ciebie.
Zoom Google Meet Zoom , takie jak tl;dv, pozwalają oznaczyć ważne momenty w nagranych spotkaniach, dzięki czemu można natychmiast udostępnić najważniejsze fragmenty osobom, które nie mogły w nich uczestniczyć. Ponad 85% naszych użytkowników twierdzi, że proces ten pozwala im zaoszczędzić wiele godzin. Nieźle jak na bezpłatną wtyczkę do przeglądarki.
Zaproś mniej uczestników
Nie tylko należy organizować mniej spotkań, ale także zapraszać na nie mniej osób. Badania pokazują, że spotkania z udziałem więcej niż czterech osób niosą ze sobą ryzyko, że opinia którejś z nich zostanie pominięta. Magazyn Forbes zaleca, aby liczba uczestników nie przekraczała siedmiu osób. My proponujemy znacznie mniejszą liczbę – jednak jeśli konieczne jest zaproszenie całej grupy osób, wykorzystanie anonimowych narzędzi do zgłaszania opinii, takich jak Menti, może pomóc w zachęceniu do zabrania głosu osób bardziej cichych.
W końcu duże spotkania mogą onieśmielać. Przy tak dużej liczbie osób uczestniczących w rozmowie ktoś na pewno będzie siedział w milczeniu, nieśmiało wyrażając swoje opinie, gdy tak wiele miejsca zajmują osoby bardziej rozmowne i dominujące.
Większe spotkania są również bardziej chaotyczne – a brak zapewnienia każdemu uczestnikowi komfortowych warunków do wyrażania swoich opinii może kosztować Twoją organizację cenną wiedzę i spostrzeżenia.
Zmniejsz liczbę uczestników spotkania i daj każdemu możliwość wypowiedzenia się.
Bądź surowy, jeśli chodzi o długość spotkań
Jeśli siedzimy na godzinnym spotkaniu dotyczącym tematu, który wymaga jedynie 20 minut dyskusji, zabraknie nam poczucia pilności, które w innym przypadku zachęciłoby nas do skupienia się. Nie ma znaczenia, czy tematem są „krewetki” – jeśli spotkanie trwa godzinę, uczestnicy znajdą sposób, aby rozmawiać o krewetkach przez godzinę. To naprawdę fascynujące zjawisko w życiu zawodowym.
Psycholog organizacyjny Steven Rogelberg znany jest ze swojej książki poświęconej pomaganiu zespołom w osiąganiu „szczytowej wydajności”. Jego najważniejsza wskazówka dotycząca poprawy jakości spotkań jest prosta: niech będą one krótkie.
Marissa Mayer, dyrektor generalna Yahoo, uczestniczy wyłącznie w spotkaniach trwających nie dłużej niż dziesięć minut. Skracając spotkania, zachęcamy uczestników do omówienia większej liczby tematów w krótszym czasie.
Innymi słowy, krótkie i dynamiczne spotkanie gwarantuje, że przejdziemy do sedna sprawy. Spotkania rzadko powinny przekraczać trzydzieści minut.
W wyjątkowych przypadkach, gdy spotkanie musi trwać dłużej niż godzinę, należy zapewnić przerwy. Zachęć uczestników do wstania i rozprostowania nóg, zaparzenia herbaty, wykrzyczenia się przez okno lub wykonania innych czynności relaksujących przez kilka chwil. Powrócą do rozmowy wypoczęci i wdzięczni.
Przygotuj się (ale nie przesadzaj)
Nie tylko samo spotkanie jest stratą czasu. Godziny mijają również podczas przygotowań do niego. Z drugiej strony, źle przygotowane spotkanie sprawi, że zaczniesz się rumienić, gorączkowo szukając odpowiedniego pliku PDF w folderze „Pobrane” podczas udostępniania ekranu, mając nadzieję, że nikt nie zauważył pliku o nazwie ryan-gosling-holding-puppy.jpg.
Kluczowe znaczenie ma zachowanie odpowiedniej równowagi. Chcesz czuć się pewnie przed spotkaniem, mając wszystkie materiały prezentacyjne gotowe i załadowane na ekranie. Jednocześnie nie należy nadmiernie się nad tym zastanawiać. Wejście na spotkanie z bardzo sztywnym wyobrażeniem o tym, jak powinna przebiegać dyskusja, może ograniczyć kreatywność. Należy pozostawić miejsce na spontaniczność. trochę spontaniczność – zwłaszcza podczas warsztatów i innych sesji twórczych.
Natychmiast określ cel
Skuteczne spotkania powinny koncentrować się na konkretnym celu, takim jak
a) wspólna nauka
b) rozwiązywanie problemów
c) dzielenie się aktualnymi informacjami
d) burza mózgów
Pierwszym krokiem jest dokładne określenie celu i pożądanego wyniku spotkania. Jako gospodarz jesteś odpowiedzialny za regularne powracanie do celu, aby zapewnić, że dyskusja przebiega zgodnie z planem.
Udostępnij agendę i materiały z wyprzedzeniem
Organizowanie spotkania bez planu to jak pojawienie się na wyścigu kajakowym bez wiosła. Nie zajdziesz daleko.
Porządek obrad nie tylko określa cel spotkania, ale także daje jasne wskazówki dotyczące tego, ile czasu uczestnicy powinni poświęcić na każdy punkt. Dzięki temu zaproszeni goście mogą lepiej ocenić, czy ich obecność jest naprawdę konieczna, a jeśli tak, to mniej więcej wiedzą, w którym momencie spotkania mogą wnieść swój wkład.
Przydzielając czas na poszczególne punkty porządku obrad, zawsze należy uwzględnić kilka dodatkowych minut na dodatkową dyskusję. Jeśli dyskusja przekroczy wyznaczony czas, należy zaznaczyć moment, w którym należy do niej powrócić (zalecamy użycie narzędzia do zaznaczania momentów, takiego jak tl;dv). W ten sposób można łatwo powrócić do nierozstrzygniętych tematów w innym czasie.
Podobnie, warto udostępnić z wyprzedzeniem raporty, slajdy lub inne materiały prezentacyjne, aby zaproszeni goście mieli możliwość zapoznania się z tematem przed rozmową. Przekaż wszystkim osobom, które nie mogą uczestniczyć w rozmowie, krótkie streszczenie tego, co zostanie przedstawione.
Ucz się na podstawie nagranych spotkań
Jeśli Twoje spotkania często kończą się niepowodzeniem i nie wiesz dlaczego, może warto wrócić do nich i przeanalizować ich przebieg i cel? Przyjście do poprzedniego spotkania z nastawieniem „co poszło dobrze?” i „co mogło być lepsze?” to świetny sposób na zdobycie wiedzy, którą można wykorzystać w przyszłości.
Być może zauważyłeś, że jeden z uczestników był regularnie przerywany. Być może zauważyłeś, że Steven był zupełnie nieprzygotowany i przez pięć minut majstrował przy swojej prezentacji PowerPoint. Czy były momenty, które się dłużyły? Czy rozmowa została zakończona w odpowiednim czasie i w sposób umożliwiający podjęcie działań? Czy fatalne połączenie internetowe spowolniło przebieg spotkania? Zidentyfikowanie typowych przyczyn nieefektywnych spotkań jest pierwszym krokiem do ich wyeliminowania.
Odłóż tę myśl na bok.
Czasami podczas spotkania pojawia się fantastyczny pomysł, który choć zupełnie nie ma związku z porządkiem obrad, wymaga dalszej analizy. Jako gospodarz spotkania powinieneś umieć rozpoznać, kiedy spotkanie przybiera nieoczekiwany (ale potencjalnie wartościowy) obrót, i podjąć decyzję, czy na chwilę odejść od porządku obrad, czy też „odłożyć” ten temat na później. Jeśli ostatecznie zdecydujesz się odłożyć ważny temat, pamiętaj, aby zaznaczyć ten moment w rozmowie, np. poprzez dodanie znacznika czasu lub wyróżnienie go.
Poinformuj uczestników, że mogą wyjść, kiedy chcą.
Dlaczego stwierdzenie „to spotkanie nie ma już dla mnie znaczenia, wychodzę” jest taką tabu? Jeśli czujesz się uwięziony na spotkaniu, które nie pomaga Ci w pracy, po prostu wyjdź.
Pewna liderka korporacyjna zrobiła na mnie wrażenie, natychmiast dostrzegając, że dwóch pracowników zostało niepotrzebnie wciągniętych w spotkanie. Zaprosiła ich do opuszczenia spotkania już po dwóch minutach rozmowy. Dzięki temu prostemu działaniu dwaj pracownicy odzyskali godzinę swojego czasu, który w przeciwnym razie zostałby całkowicie zmarnowany.
Nawet Elon Musk powiedział kiedyś: „Wyjdź z spotkania lub zakończ rozmowę telefoniczną, gdy tylko stanie się oczywiste, że nie wnosisz żadnej wartości dodanej. Wyjście nie jest niegrzeczne, niegrzeczne jest zatrzymywanie kogoś i marnowanie jego czasu.”
Czasami ten kochający anime, zażywający psychodeliki, egocentryczny miliarder ma jednak coś istotnego do powiedzenia.
Zoptymalizuj koncentrację i uwagę
Żadnego wielozadaniowości. Włączcie kamery. Odłóżcie telefony. Te podstawowe zasady dotyczą zarówno gospodarzy, jak i zaproszonych gości – i chociaż nie powinny być one egzekwowane, regularne komunikowanie ich jako „celów spotkania” z czasem zachęci więcej osób do ich stosowania.
W sumie to nie są „zasady podstawowe”, tylko „wskazówki, jak się skupić”. Wielu uczestników spotkań ma kłopoty z koncentracją, więc niektórzy mogą naprawdę docenić, że gospodarz zaczyna rozmowę od szybkiego przypomnienia o „wskazówkach dotyczących skupienia”.
Jako gospodarz masz również obowiązek zadbać o to, aby spotkanie było interesujące. Przełączanie się między formatami (np. przechodzenie z Miro do Menti) może być świetnym sposobem na utrzymanie uwagi uczestników. Poza tym przypomnij wszystkim, że zostali zaproszeni, ponieważ ich udział jest naprawdę potrzebny.
Zachęcaj do rozmów towarzyskich poza spotkaniami
remote hybrydowa i remote bywa samotna. Szczególnie dla ekstrawertyków spotkania stanowią bardzo potrzebną okazję do rozmowy twarzą w twarz z innymi ludźmi. Trudno jest powstrzymać się od rozmowy o najnowszych serialach na Netflixie lub o tym, że Susan ma nowego kota.
Żeby było jasne, pogawędki towarzyskie (a nawet plotki, jak się wydaje!) między członkami zespołu mogą wzmocnić relacje. Zwykłe dzielenie się kilkoma żartami może poprawić poczucie więzi, jednocześnie zwiększając współpracę i ogólne samopoczucie. To powiedziawszy – jest odpowiedni czas i miejsce na rozmowy o Netflixie i kotach.
Poprzez formalne wyznaczenie różnych dni tygodnia na nieformalne rozmowy niezwiązane z pracą, Twój zespół może zaspokoić swoje potrzeby społeczne poza czasem spotkań, zwiększając prawdopodobieństwo, że wszyscy będą trzymać się porządku obrad podczas rzeczywistych spotkań (porządku obrad, który niestety nie obejmuje kota Susan).
Gorące dyskusje są świetne – dopóki nie przestają takie być.
Czasami spotkanie przybiera emocjonalny obrót. Wyobraź sobie: Gary chce zmienić czcionkę przycisku „Skontaktuj się z nami” z Arial na Verdana, ale Susan twierdzi, że czcionka jest w porządku. Trzeci uczestnik spotkania podnosi stawkę, twierdząc, że idealną czcionką jest w rzeczywistości Comic Sans. Czwarty uczestnik wygląda po prostu bardzo niezręcznie.
Od czasu do czasu ożywiona dyskusja jest oznaką zaangażowania i pasji pracowników, którzy bronią swoich przekonań i chcą jak najlepiej dla swojego zespołu. Nawet gorąca debata może być korzystna, ponieważ porusza tematy, które są dla ludzi oczywiście bardzo ważne.
Jednak gdy debata grozi przekształceniem się w napiętą dyskusję, w której jedna lub więcej osób może się zdenerwować, rozmowa przestaje być produktywna. Spotkania, które mogą wywołać emocje, to między innymi sesje poświęcone informacjom zwrotnym, sprawy kadrowe i przeglądy nieudanych kampanii.
Niektóre tematy po prostu nie nadają się do poruszania podczas nagrywanego spotkania z udziałem wielu osób – dlatego należy wkroczyć do akcji i pełnić rolę moderatora, zanim emocje osiągną zbyt wysoki poziom. Przed ponownym podjęciem tematu należy poczekać, aż atmosfera między współpracownikami się uspokoi.
Czy jesteś gotowy, aby opanować sztukę skutecznego prowadzenia spotkań? Jeśli zauważysz, że nieproduktywne nawyki nadal się utrzymują, pamiętaj o najważniejszych zasadach – spotkania powinny być krótkie, zapraszaj mniej osób, przygotuj świetny plan spotkania, ustal jasne cele, nagrywaj i oznaczaj czasowo ważne momenty. Gwarantujemy, że przestrzeganie tych prostych wskazówek zmieni kulturę spotkań na zdrową, sprawiając, że każda rozmowa będzie miała znaczenie i pozwoli wszystkim zaoszczędzić mnóstwo czasu.
