Como o Include Inc reduz a carga de trabalho de um dia com o tl;d para atas de reunião

A Include Inc. otimiza a eficiência das reuniões on-line e economiza 3 dias por semana com o uso do tl;dv para a elaboração automatizada de atas

A Include Inc. enfrentava problemas com a ineficiência da elaboração de atas e a perda de decisões importantes durante as reuniões on-line, especialmente com o aumento do trabalho em remote . A implementação do tl;dv ajudou a simplificar esse processo e a melhorar a eficiência geral.

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Instantâneo

Nome da empresa:

Incluir Inc.

Entrevistado:

Sr. Koichi Ozaki, CEO

Tamanho da empresa:

Mais de 120 funcionários

Setor:

Serviços de bem-estar para deficientes. A empresa opera a participação social, o retorno ao trabalho (retrabalho) e as instalações de apoio ao emprego "NeuroRework", bem como o "Include Consultation Support Center", uma instalação designada de apoio a consultas.

Resumo do problema:

O aumento das reuniões on-line gerou dificuldades na captura de decisões importantes e no gerenciamento eficiente do conteúdo.

Resumo da solução.

O tl;dv foi adotado para automatizar as gravações de reuniões e gerar atas com tecnologia de IA.

Resumo do impacto:

tl;dv melhorou o gerenciamento do conteúdo das reuniões, reduziu o tempo gasto em tarefas administrativas e aumentou a produtividade geral.

Desafio: Gerenciar o aumento das reuniões on-line

Com mais reuniões on-line devido à pandemia, a Include Inc. teve dificuldades para registrar discussões e decisões importantes. O processo manual de registrar as atas consumia muito tempo e, com frequência, informações críticas eram perdidas, causando atrasos em ações importantes.

Em busca de uma solução

A Include Inc., liderada pelo Sr. Ozaki, começou a explorar ferramentas para agilizar a elaboração de atas e melhorar o compartilhamento de conteúdo entre suas equipes em Tóquio, Kanto e Osaka. A necessidade de uma solução mais eficiente ficou clara quando a empresa se adaptou ao trabalho em remote .

Por que tl;dv?

Depois de considerar várias opções, o Sr. Ozaki escolheu o tl;dv por sua interface simples, transcrição com tecnologia de IA e recursos de pesquisa de palavras-chave. Os recursos de automação do tl;dv facilitaram a realização de atas, permitindo que as equipes se concentrassem em tarefas mais estratégicas.

Como o tl;dv é usado na Include Inc.

O tl;dv é usado principalmente pela gerência sênior, pelos psicólogos e pela equipe de marketing para reuniões internas. Ele também oferece suporte a reuniões regionais on-line em Kanto e Osaka. Com a gravação automática e as transcrições geradas por IA, a equipe agora pode analisar rapidamente as principais discussões e decisões.

Recurso favorito: Geração de minutos com inteligência artificial

Os recursos favoritos da equipe são as atas geradas por IA do tl;dv e a pesquisa de palavras-chave, que economizam tempo e facilitam a localização de informações essenciais. Eles valorizam especialmente a capacidade de solicitar que a IA do tl;dv inclua atualizações direcionadas, como o progresso das vendas da empresa e os principais tópicos, diretamente nas anotações.

Anteriormente, eles refinavam as anotações usando o ChatGPT, mas os recursos multifuncionais do tl;dv agora permitem que eles concluam tudo em um só lugar.

A equipe também usa a IA do tl;dv para fazer perguntas sobre tópicos de reuniões anteriores, como decisões ou pontos de ação, reduzindo a necessidade de anotações manuais. O acesso imediato a rascunhos de anotações logo após cada reunião simplificou o fluxo de trabalho.

Impacto nos negócios

Embora os KPIs específicos ainda não tenham sido formalmente monitorados, a Include Inc. já observou melhorias significativas na eficiência operacional desde a adoção do tl;dv.

Anteriormente, um gerente era responsável por participar e documentar as reuniões, o que exigia horas adicionais para compilar uma cópia limpa das atas, além de outras tarefas.

Esse processo geralmente atrasava a distribuição das atas até o dia seguinte. Agora, as atas geradas por IA estão disponíveis imediatamente, exigem apenas edições mínimas e são compartilhadas quase imediatamente no mesmo dia.

Essa mudança reduziu a carga de trabalho dos gerentes em um dia inteiro e proporcionou às equipes acesso mais rápido a informações críticas.

Um dos recursos favoritos do CEO Ozaki é a transcrição do tl;dv e os recursos de pesquisa de palavras-chave.

Como CEO da empresa, ele participa de muitas reuniões e antes tinha dificuldade para se lembrar de todos os detalhes. Sua solução era revisar as gravações do site Google Meet - um processo demorado - para confirmar os detalhes da reunião. Com o tl;dv, ele agora pode localizar rapidamente tópicos específicos no vídeo, facilitando a referência a discussões e decisões anteriores.

"O tl;dv melhorará drasticamente a forma como você compartilha em sua empresa! Agora somos mais eficientes e economizamos 24 horas por semana, permitindo que a IA crie e compartilhe nossas anotações de reunião."

Koichi Osaki, CEO da Income Inc.