AI toplantı notu tutucusunu nasıl seçeceğinizi bulmak şaşırtıcı derecede zor olabilir. Piyasada çok sayıda araç var ve her biri bir öncekinden daha akıllı, daha hızlı veya daha doğru olduğunu iddia ediyor. Ancak çoğu insan gösterişli bir demo istemiyor, gerçekten işe yarayan bir şeye ihtiyaç duyuyor.


Son birkaç yıldır, müşteri görüşmeleri, ekip toplantıları, mülakatlar, strateji oturumları ve daha pek çok türden toplantıda bu araçları kullanarak çalıştım. Gazetecilik, satış ve pazarlama (hem ofis içi hem de remote) alanlarında deneyime sahip bir B2B içerik yazarı olarak, sayamayacağım kadar çok not aldım. Bir notu yararlı kılan şeyin ne olduğunu biliyorum ve bunu sizin için yaptığını iddia eden araçların çoğunu denedim.


Bu kılavuz, yalnızca özellik listelerine değil, gerçek dünya deneyimlerine dayanarak bir araç seçerken gerçekten önemli olan unsurları ayrıntılı olarak açıklamaktadır.

İçindekiler

TL;DR: AI Toplantı Notu Tutucusunu Nasıl Seçmelisiniz (Gerçek Kullanıma Dayalı)


Sadece önemli noktaları öğrenmek istiyorsanız, yıllarca bu araçları test ettikten sonra öğrendiğim şeyler şunlar:

  • Kullanım amacınızı netleştirin: transkriptler, özetler, paylaşım veya arama
  • Gerçek toplantı kurulumunuzla (Zoom, Google Meet, Teams) çalıştığından emin olun.
  • Doğruluk her şeyden önemlidir, özellikle aksanlarda veya bozuk seslerde.
  • Sadece araştırmanız gereken bir transkript değil, doğru arama yapmanız gerekir.
  • Ücretsiz planlar büyük farklılıklar gösterir, bu nedenle nelerin dahil olduğunu ve nelerin ücretli olduğunu kontrol edin.
  • Birleşik Krallık veya AB'deyseniz, GDPR uyumluluğunu tartışılmaz hale getirin.
  • Özellikle farklı kültürler ve roller arasında, duygularda veya özetlerde önyargı olup olmadığına dikkat edin.
  • Güzellik herkes için farklıdır, bu yüzden sadece özellik listesine değil, günlük hayatınıza uygun olanı seçin.

 

Tecrübelerime göre, en iyi araçlar, daha fazla iş yaratmadan sessizce zaman kazandıran araçlardır.

Neden İhtiyacınız Olduğunu Belirtin

Özelliklere veya fiyatlara odaklanmadan önce bir adım geri atın. AI toplantı notu tutucuyu nasıl seçeceğinizi belirlemenin ilk adımı, özel kullanım durumunuzu anlamaktır.

Belki kendi işinizi yürütüyorsunuz ve notlar almak yerine görüşmeler sırasında odaklanabilmek için güvenilir transkriptlere ihtiyacınız var. Belki de net özetlere ve kararları takip etmenin bir yoluna ihtiyaç duyan, büyüyen bir ekibin parçasısınız. Ya da hızlı bir şekilde alıntılar çıkarmak için önemli olan görüşmeler, atölye çalışmaları veya müşteri toplantılarını yönetiyorsunuz.

Her zaman çok fazla şeye ihtiyacım olmadı. Başlangıçta, sadece söylenenlerin basit bir kaydını istiyordum. Zamanla ihtiyaçlarım değişti. Müşterilere gönderebileceğim önemli noktalara ihtiyacım vardı. Sonra, eski Google Dokümanları ve ses dosyalarını karıştırmak zorunda kalmamak için aranabilir arşivler istedim. Şu anda ihtiyacınız olan şey temel olabilir, ancak ileriyi düşünmek de faydalıdır.

Doğru aracı seçmek, çözmeye çalıştığınız sorunun ne olduğunu belirlemek ve netleştirmekle başlar. Diğer her şey buradan yola çıkarak gelişir.

kulaklıklı bir adam, yapay zeka toplantı notu tutucusu gibi ekrana bakıyor

Doğruluk İsteğe Bağlı Değildir

Temel olarak, toplantı notu tutan kişinin kelimeleri doğru kullanması gerekir. Bunu yapamazsa, başka hiçbir şeyin önemi kalmaz.

Ses kalitesi iyi olmasa bile kusursuz transkriptler üreten araçlar kullandım. Ayrıca net bir konuşmayı tamamen karmaşık hale getiren araçlar da gördüm. Birinin gerçekte ne söylediğini anlamak için transkripti üç kez okumak zorunda kalırsam, bu bana zaman kazandırmaz. İki kat daha fazla çalışmamı gerektirir.

Doğruluk sadece yazımla ilgili değildir. Noktalama işaretleri, konuşmacı etiketleri ve aracın dolgu kelimelerini veya garip duraklamaları nasıl işlediği de buna dahildir. Bazı araçlar anlamı kaybetmeden metni güzelce temizler. Diğerleri ise o kadar kelime kelime çalışır ki, her "um" ve yarım kalmış cümleyi de dahil ederler, bu da metni hızla okunmaz hale getirir.

İngiltere gazetecilik çevrelerinde, Otter neredeyse bir şaka konusu haline gelmiştir. Bölgesel aksanlarla, özellikle Liverpool aksanıyla karşılaştığında tamamen çöktüğü bilinmektedir. Röportajları tam anlamıyla memlere dönüştürdüğünü gördüm. Ton, lehçe veya çapraz konuşma gibi farklılıklarla pek iyi başa çıkamıyor.

Aramalarınızda belirgin aksanlar, birden fazla konuşmacı veya arka plan gürültüsü varsa, aracı uygun şekilde test edin. En iyi araçlar, sadece mükemmel koşullarda kaydedilmiş sesleri değil, gerçek hayattaki konuşmaları da işleyebilir.

Buradaki anahtar nokta basit: Aslında kiminle konuşacaksınız?

G2'den Otter.ai incelemesinin bir bölümü
Kaynak: G2'den Otter.ai incelemesinin bir bölümü

AI Toplantı Notu Alıcı, Sizin Kurulumunuzla Çalışıyor mu?

Bir aracın özelliklerine hayran kalmadan önce, bu aracın toplantılarınızı yürütme şeklinize uygun olup olmadığını kontrol edin.

Çoğu AI not alma uygulaması yaygın platformlarla entegre olur, ancak hepsi bunu iyi yapmaz. Bazıları sadece Zoom ile çalışır. Diğerleri arka planda çalışan bir Chrome uzantısına ihtiyaç duyar. Birkaç tanesi kayıtları manuel olarak yüklemenizi gerektirir, bu da amacını biraz boşa çıkarır.

Kısa süre önce, birçok avantajı olan bir aracı denedim. Keskin transkriptler, temiz bir arayüz ve gerçekten kullanışlı etiketleme özellikleri vardı. Uzun süredir kullandığım tl;dv ile karşılaştırmak için merakla denedim. Ancak, sadece Zoom desteklediğini fark ettim. Ben ise neredeyse her şey Google Meet kullanıyorum. Bu da onu tamamen eledi.

Kontrol etmeniz gereken birkaç yaygın entegrasyon şunlardır:

  • Zoom
  • Google Meet
  • Microsoft Teams
  • Google Takvim veya Outlook Takvim
  • Gevşeklik
  • Zapier
  • Fikir veya proje yönetimi araçları

Entegrasyon ne kadar sorunsuz olursa, o kadar iyidir. İyi bir AI not alma uygulaması, sisteminize uyum sağlamalı ve sorunsuz çalışmalıdır. Karmaşa yok. Sürtüşme yok.

AI Toplantı Notu Alıcı, Özetleri, Önemli Noktaları ve Eylem Maddelerini İyi Bir Şekilde İşliyor mu?

İyi bir AI not alıcı, söylenenleri tekrarlamaktan daha fazlasını yapmalıdır. Akıllı özetler, net vurgular ve eylem öğeleri, işlerin gerçekten yararlı olmaya başladığı noktadır.

Soru şu: Neyin önemli olduğuna kim karar veriyor? Siz mi, yoksa yapay zeka mı? Bazı araçlar bunu doğru yapıyor. Temaları belirliyor, kararları tespit ediyor ve sizi tekrarlarla boğmadan görevleri vurguluyor. Diğerleri ise sadece transkripti yeniden paketleyip özet olarak etiketliyor. Bu yararlı değil. Sadece gürültü.

Satış, gazetecilik, pazarlama ve içerik alanlarında çalışmış biri olarak, farklı ekiplerin toplantılardan farklı şeyler beklediğini gördüm. Bir pazarlamacı olarak benim için önemli olan bir şey, ürün veya müşteri başarısı alanındaki birisi için önemsiz gelebilir. Bazı araçlar bu konuda zorluk yaşıyor. Bu araçları yüklediğinizde, diğer roller hiç düşünülmeden, her şeyin satış süreci için oluşturulduğunu fark ediyorsunuz. Müşteri başarısı geride kalıyor. Strateji toplantıları sönük geçiyor. Özetin gerçekte kime yönelik olduğu kimse tarafından bilinmiyor.

Kültürel bir yönü de var. İngiliz olduğum için, bir aracın nüansları veya tonlamayı tamamen kaçırdığını fark ediyorum. Amerika merkezli ifadeler, aşırı coşkulu madde işaretleri veya aslında kimsenin kabul etmediği eylem maddeleri. Bu ince bir fark, ancak uluslararası alanda çalışıyorsanız, bunu çabucak fark edersiniz. Dünyanın her yerinden insanlarla çalışıyorum ve tl;dv bu konuda tl;dv başarılı. Her konuşmaya tek tip bir stil dayatmaya çalışmıyor.

Bu nedenle, gösterişli bir demodan etkilenmeden önce kendinize şunu sorun: Bu araç, sizin ve ekibinizin gerçekte nasıl konuştuğunu, düşündüğünü ve çalıştığını anlıyor mu? Yoksa sadece başkasının iyi bir toplantının nasıl olması gerektiğine dair görüşünü dayatıyor mu?

Gerçekten yararlı bir özetin içermesi gerekenler şunlardır:

  • Görüşme sırasında alınan önemli kararlar
  • Sonraki adımlar veya eylem maddeleri, ideal olarak birine atanmış
  • Transkriptin tamamını yeniden yazmadan ele alınan ana konular veya temalar
  • Yararlı önemli noktalar, sadece tekrarlanan cümleler değil
  • Ekibinizin iletişim tarzına uygun, uygun bir dil kullanın.

Bunlar eksikse, muhtemelen iddia ettiği kadar akıllı değildir.

AI Toplantı Not Alıcılarınız için Gizlilik, Güvenlik ve Uyumluluk (Özellikle Birleşik Krallık/AB'de)

Bu benim kafamda büyük bir sorun. Gizlilik politikaları (ya da bunların eksikliği) nedeniyle, aksi takdirde mükemmel olan araçları reddetmek zorunda kaldım. Birleşik Krallık veya AB'de yaşıyorsanız, bu bölümü atlayamazsınız.

ABD merkezli birçok araç GDPR'nin varlığını kabul etmekte, ancak küçük yazıları incelediğinizde genellikle belirsiz veya eksik olduğunu görürsünüz. Veriler, siz özellikle reddetmediğiniz sürece farklı bölgelerde depolanabilir, üçüncü taraflarca erişilebilir veya modellerin eğitimi için kullanılabilir. Ve birçok kişi bunun arka planda gerçekleştiğinin farkında bile değildir.

emotiv.com GDPR yönergeleri
Kaynak: Emotiv

Sonra da duygu analizi var.

Akıllıca geliyor: ses tonunu, ruh halini ve duygusal sinyalleri takip etmek. Ancak pratikte, bu çok yanlış hissettirebilir. Nötr İngiliz yanıtlarını olumsuz olarak işaretleyen veya sessiz profesyonelliği ilgisizlik olarak yanlış yorumlayan araçlar gördüm. Birinin söylediği şey hikayenin sadece yarısıdır. Nasıl söyledikleri ise derin bir kültürel unsurdur ve genellikle öncelikle ABD tarzı konuşma kalıpları üzerine eğitilmiş modeller tarafından yanlış yorumlanır.

Ekibimizde, zaman dilimleri ve kültürler arasında çalışıyoruz; Brezilya, Japonya, Kanada ve daha birçok yerdeki meslektaşlarımızla düzenli olarak işbirliği yapıyoruz. Bir kültürde açık ve saygılı olarak kabul edilen bir şey, başka bir kültürde "düz" veya "soğuk" olarak nitelendirilebilir. Buradaki risk sadece yanlışlık değildir. İnsanları, kendilerinin seçmediği sabit duygusal kategorilere indirgemeye başlamamızdır. Bir araç bölgesel normları dikkate aldığını iddia etse bile, yine de bir kişinin kişiliğinin basitleştirilmiş bir versiyonunun bağlam ve rıza olmadan yayınlandığı hissi uyandırabilir.

Kendi bakış açım olduğunu ilk kabul eden ben olacağım. Satış ve pazarlama alanında deneyimim olduğu için, doğal olarak enerji ve ikna gücünü fark ediyorum. Ancak herkesin bu şekilde iletişim kurmadığını da biliyorum. Toplantıda tek bir "doğru" konuşma şekli olduğunu varsayan araçlar, bunları kullanan kişileri yanlış temsil etme riskini taşır.

Ve bu, asıl meseleye, yani güvenliğe bile gelmeden önce. Hassas konuşmaları paylaşıyorsanız, müşteri çağrılarını yönetiyorsanız veya transkriptleri uzun süre saklıyorsanız, teknolojinin kusursuz olması gerekir.

Temel olarak nelere dikkat etmeniz gerektiğini aşağıda bulabilirsiniz:

 

Bir araç, verilerinizin nerede depolandığı, kimlerin görebileceği veya analizlerin nasıl yapıldığı konusunda size net cevaplar veremiyorsa, bu bir gri alan değildir. Bu bir hayırdır.

Arama ve Geri Alma, AI Toplantı Not Alıcınızda Kabus Olmamalı

Toplantıyı kaydetmek için pek çok araç mevcuttur. Asıl önemli olan, toplantıdan sonra yararlı bilgileri ne kadar hızlı çıkarabileceğinizdir.

Geçen ayki görüşmeden önemli bir kararı on saniye içinde bulamazsam, bu araç işini yapmıyor demektir. Birinin ne söylediğini veya söylediğini anlamak için transkriptin tamamını kaydırmak zorunda kalmamalısınız.

Arama hızlı, esnek ve düşünme şeklinize uygun olmalıdır. Aşağıdakileri sunan araçları arayın:

  • Anahtar kelime ve konuşmacı arama
  • Konu etiketleme veya kümeleme
  • Dışa aktarılabilir önemli noktalar ve alıntılar
  • Tarihe, katılımcıya veya toplantı başlığına göre filtreleme

 

Aracın sadece kelimeleri değil, anlamları da anlaması da yardımcı olur. Beyniniz kesin ifadelerden ziyade kavramlarla çalışıyorsa, Ctrl+F tuşu sizi çok uzağa götürmez. Transkripsiyon hatalarını da unutmayalım. Hiç yanlış şarkı sözlerini kendinden emin bir şekilde söylemişseniz, "yanlış duyulan toplantılar"ın nasıl garip anlara yol açabileceğini anlarsınız. Akıllı bir araç, bunları yakalamayı ve düzeltmeyi kolaylaştırır.

tl;dv hakkında sevdiğim bir şey tl;dv toplantı kütüphanesinin neredeyse Google gibi tl;dv . Tüm geçmiş kayıtlarınızı konu, anahtar kelime veya ada göre arayabilir ve doğrudan doğru anına atlayabilirsiniz. Bu, çok fazla zaman kazandıran küçük bir özelliktir.

Kendi konuşmalarınızı deşifre etmek zorunda kalmamalısınız. Doğru araç, önemli olan şeylere doğrudan ulaşmanızı kolaylaştırır.

tldv toplantı kütüphanesi arama

Ücretsiz Plan mı Ücretli Plan mı — Aslında Ne Elde Ediyorsunuz?

Birçok AI not alma uygulaması ücretsiz olduğunu iddia eder, ancak "ücretsiz" her zaman düşündüğünüz anlamı taşımaz.

Bazıları gerçek bir freemium yapısı sunar. Bu, tam özellikler, zaman sınırı yok, daha fazla depolama alanı veya ekip erişimi gerekiyorsa yükseltme yapın anlamına gelir. Diğerleri ise gizli ücretsiz deneme sürümleridir; bilgilerinizi girersiniz, bir hafta boyunca erişim hakkınız olur ve sonra erişim tamamen durur. Bazıları size tam erişim sağlar ancak kayıt dakikaları sınırlar. Diğerleri ise dışa aktarma veya video oynatma gibi temel işlevleri kısıtlar.

Tam açıklama: tl;dv , sınırsız kayıt, transkripsiyon ve not alma özelliklerini içeren ücretsiz bir plantl;dv . Her özelliğe erişemezsiniz. Gelişmiş analitik, yönetici kontrolleri veya belirli entegrasyonlar gibi özellikler ücretli paketlere özeldir, ancak temel deneyim gerçekten kullanışlıdır. Diğer satış tabanlı araçlar gibi 3 yıl boyunca bağlı kalmak zorunda kalmadan, ihtiyaç duyduğunuzda yükseltme ve ölçeklendirme yapmak da çok kolaydır.

Bunu şununla karşılaştırın Firefliesile karşılaştırın. Bu uygulama da başlangıçta ücretsizdir, ancak yükseltme yapmadığınız sürece video kaydı özelliğinden yararlanamazsınız. Esasen sadece transkript ile çalışırsınız. Ve Fathom ücretsiz planında özetler sunar, ancak birden fazla proje veya ekibi yönetiyorsanız ihtiyaç duyabileceğiniz daha derin organizasyonel özellikler ve esneklik yoktur.

Daha önce bu durumla karşılaştım. Ücretsiz plan, ihtiyacınız olan tek özellik engellenmişse cömert bir seçenek gibi görünür. Bu yüzden genellikle ücretli sürümleri önceden test ederim. Her özelliği hemen kullanmak istediğimden değil, aracın gerçek hayatta nasıl çalıştığını görmek istediğimden.

Uzun vadeli değer arıyorsanız, büyümenizi sağlayan bir freemium modeli hedefleyin. Temel özellikleri ücretli erişime kapatmadan, ilk günden itibaren iyi çalışan bir model.

AI Toplantı Notu Alıcıda "İyi" Ne Anlama Gelir?

Her AI toplantı notu tutucu her kişiye uygun olmayacaktır ve asıl mesele de budur. Herhangi bir şeye karar vermeden önce, sizin için "iyi"nin ne anlama geldiğini kendinize sorun.

Sadece gerekli olanı yakalayan ve yolunuza çıkmayan minimal bir şey mi tercih edersiniz?

Yoksa arama, etiketleme, vurgular, entegrasyonlar ve analizler gibi daha fazla özelliğe sahip bir platform mu istiyorsunuz?

Tek başına mı kullanıyorsunuz, yoksa notlarınızı bir ekiple veya müşterilerle mi paylaşıyorsunuz?

Günlük standup toplantıları, haftalık kontrol toplantıları veya sadece ara sıra yapılan strateji toplantıları için mi ihtiyacınız var ?

Gösterişli özelliklere kapılmak çok kolaydır, ancak çoğu zaman en iyi araç, neredeyse hiç düşünmenize gerek kalmayan araçtır. Gününüzü sessizce daha sorunsuz hale getiren araçtır.

Benim için iyi bir AI toplantı asistanı sadece transkripsiyon yapmaz. Aktif olarak zamanımı geri kazandırır. Düzenli kalmama, işbirlikçilerle iletişimde kalmama ve klasörleri karıştırmadan bir sonraki işe geçmeme yardımcı olur. Bu benim standardım. Sizin standardınız farklı olabilir ve bu yüzden de işe başlamadan önce bunu belirlemeniz önemlidir.

Hile Sayfası: AI Toplantı Notu Alıcıyı Seçme

Tüm araçlar aynı değildir. Başlamadan önce şu önemli soruları aklınızda bulundurun:

  • Bunu aslında ne için ihtiyacım var: transkriptler, özetler, paylaşım veya arama için mi?
  • Halihazırda toplantıları yürütme şeklimle (Zoom, Meet, Teams) uyumlu olacak mı?
  • Gerçek hayattaki konuşmaları işleyebilir mi: aksanlar, çapraz konuşmalar, arka plan gürültüsü?
  • Arama işlevi gerçekten bir şeyleri hızlı bir şekilde bulmama yardımcı oluyor mu?
  • Ücretsiz plan gerçekten kullanılabilir mi, yoksa sadece bir tuzak mı?
  • Gizlilik ve bölgesel uyumluluk, özellikle GDPR'ye uyacak mı?
  • Özetler doğru mu, yoksa üslup ve bağlamı kaçırıyor mu?
  • Bu, sadece başkalarının değil, benim rolüm ve iletişim tarzım için de geçerli mi?

İhtiyacınız olanı test edin, açılış sayfasının size istediğinizi söylediği şeyi değil.

Eğer sizi zorlamadan temel ihtiyaçlarınızı karşılayan bir araç arıyorsanız, tl;dv başlamak için sağlam bir seçimdir.

Onlarla çalışıyorum, tamamen şeffafım, ama objektif olarak konuşursak, yine de bu uygulamayı kullanmaya devam ederdim. Kullanımı tamamen ücretsiz, gerçek hayattaki toplantılarda sorunsuz çalışıyor ve arama, özetleme ve nüansları çoğu uygulamadan daha iyi işliyor.

Bu araçların çoğunu denedim. tl;dv , zorunluluktan değil, gerçekten ihtiyacım olan şekilde çalıştığı için tekrar tekrar kullandığım tl;dv .

AI Toplantı Notu Alıcı Seçme Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Çoğu kişi için önemli olan şey doğruluktur. Net bir şekilde transkripsiyon yapamayan veya konuşmacıları doğru bir şekilde tanımlayamayan bir araç, yardımcı olmaktan çok sorun yaratır. Bundan sonra, akıllı özetler, kolay arama ve toplantı platformunuzla güvenilir entegrasyonlar arayın.

Bazen, ancak çoğu ücretsiz planın sınırlamaları vardır (kısa toplantılar, önemli noktaların vurgulanmaması veya depolama sınırlaması gibi). Sadece deneme amaçlı kullanıyorsanız, ücretsiz planlar yeterlidir. Ancak müşterilerinizle veya ekibinizle iletişim için notlara güveniyorsanız, ücretli planlar genellikle daha avantajlıdır. tl;dv gibi bazı sağlam freemium seçenekleri vardır, ancak maliyete göre seçim yapmadan önce ihtiyaçlarınızı iyice değerlendirin.

Evet, bazı araçlar bu amaç için çok uygundur. Konuşmacı ayrımı, etiketleme ve önemli bölümleri veya alıntıları dışa aktarma özelliği olup olmadığına bakın. Hassas verilerle çalışıyorsanız, gizlilik politikalarını iki kez kontrol edin.

Bu, iş akışınıza bağlıdır. İşbirliğine dayalı erişim, arama özellikleri ve vurgu paylaşımı ihtiyacınız varsa, çoklu kullanıcı desteği ve iyi bir kontrol paneli sunan araçları inceleyin.

Birkaç düşük riskli toplantı (şirket içi toplantılar, tek başına kayıtlar vb.) ayarlayın, aracı çalıştırın ve kendinize şu soruyu sorun:

  • Kullanımı kolay mıydı?
  • Sonuca güvendim mi?
  • Bu notlara gerçekten geri dönecek miyim?

Bu genellikle iş akışınıza uygun olup olmadığını anlamak için yeterlidir.

Ayrıca, daha da fazla zaman kazanmak istiyorsanız, tek bir toplantıya bir veya iki tane eklemeyi deneyin. Müşteriye yönelik deneyimler için ideal olmasa da, araçları yan yana karşılaştırabilirsiniz.