Capire come scegliere un sistema di presa appunti basato sull'intelligenza artificiale può essere sorprendentemente complicato. Esistono tantissimi strumenti, ognuno dei quali sostiene di essere più intelligente, più veloce o più accurato degli altri. Ma la maggior parte delle persone non ha bisogno di una demo appariscente, bensì di qualcosa che funzioni davvero.


Negli ultimi anni ho utilizzato questi strumenti in ogni tipo di riunione: chiamate con i clienti, check-in con il team, colloqui, sessioni strategiche e altro ancora. In qualità di autore di contenuti B2B con un background nel giornalismo, nelle vendite e nel marketing (sia in ufficio che remote), ho preso più appunti di quanti ne possa contare. So cosa rende utile un appunto e ho testato la maggior parte degli strumenti che promettono di farlo al posto tuo.


Questa guida analizza gli aspetti realmente importanti nella scelta di uno strumento, basandosi sull'esperienza reale e non solo sull'elenco delle caratteristiche.

Indice dei contenuti

TL;DR: Come scegliere un assistente AI per prendere appunti durante le riunioni (basato sull'uso reale)


Se volete solo i punti chiave, ecco cosa ho imparato dopo anni di test su questi strumenti:

  • Sii chiaro sul tuo caso d'uso: trascrizioni, sintesi, condivisione o ricerca
  • Assicurati che funzioni con la tua configurazione di riunione effettiva (Zoom, Google Meet, Teams)
  • La precisione è più importante di qualsiasi altra cosa, specialmente con gli accenti o l'audio di scarsa qualità.
  • Hai bisogno di una ricerca adeguata, non solo di una trascrizione che devi scavare a fondo.
  • I piani gratuiti variano notevolmente, quindi controlla cosa è incluso e cosa è disponibile solo a pagamento.
  • Se ti trovi nel Regno Unito o nell'Unione Europea, rendi la conformità al GDPR un requisito imprescindibile.
  • Fai attenzione ai pregiudizi nei commenti o nei riassunti, soprattutto tra culture e ruoli diversi.
  • Il concetto di bellezza varia da persona a persona, quindi scegli ciò che si adatta meglio alla tua quotidianità, non solo una lista di caratteristiche.

 

Nella mia esperienza, gli strumenti migliori sono quelli che ti fanno risparmiare tempo senza creare ulteriore lavoro.

Inizia dal motivo per cui ne hai effettivamente bisogno

Prima di lasciarti coinvolgere dalle caratteristiche o dai prezzi, fai un passo indietro. Il primo passo per capire come scegliere un sistema di presa appunti AI per riunioni è comprendere il tuo caso d'uso specifico.

Forse gestisci un'attività in proprio e hai bisogno di trascrizioni affidabili per poterti concentrare durante le chiamate invece di prendere appunti. Potresti far parte di un team in crescita che ha bisogno di sintesi chiare e di un modo per tenere traccia delle decisioni. Oppure potresti gestire colloqui, workshop o sessioni con i clienti in cui è essenziale estrapolare rapidamente le citazioni.

Non ho sempre avuto bisogno di molto. All'inizio volevo solo una semplice registrazione di ciò che veniva detto. Col tempo, le mie esigenze sono cambiate. Avevo bisogno di punti salienti da poter inviare ai clienti. Poi ho voluto archivi consultabili, così da non dover rovistare tra vecchi documenti Google Docs e file audio. Ciò di cui hai bisogno ora potrebbe essere basilare, ma vale la pena pensare anche al futuro.

La scelta dello strumento giusto inizia con l'individuazione e la chiara definizione del problema che si sta cercando di risolvere. Tutto il resto deriva da lì.

uomo con le cuffie che guarda uno schermo come farebbe una persona con un assistente di intelligenza artificiale che prende appunti durante una riunione

La precisione non è facoltativa

Fondamentalmente, chi prende appunti durante una riunione deve usare le parole giuste. Se non è in grado di farlo, nient'altro ha davvero importanza.

Ho utilizzato strumenti che producevano trascrizioni impeccabili, anche quando la qualità audio non era ottimale. Ne ho visti anche altri che trasformavano una conversazione chiara in un vero e proprio pasticcio. Se devo leggere una trascrizione tre volte solo per capire cosa ha detto effettivamente qualcuno, non mi fa risparmiare tempo. Mi fa lavorare il doppio.

L'accuratezza non riguarda solo l'ortografia. Comprende anche la punteggiatura, le etichette dei parlanti e il modo in cui lo strumento gestisce le parole di riempimento o le pause imbarazzanti. Alcuni strumenti ripuliscono bene il testo senza perdere il significato. Altri sono così letterali da includere ogni "ehm" e ogni frase incompleta, rendendo il testo rapidamente illeggibile.

Nei circoli giornalistici britannici, Otter è quasi uno scherzo ricorrente. È noto che va completamente in tilt quando si trova di fronte ad accenti regionali, specialmente quelli di Liverpool. Ho visto trasformare interviste in meme veri e propri. Semplicemente non riesce a gestire bene le variazioni di tono, dialetto o interferenze.

Se le tue chiamate prevedono accenti marcati, più interlocutori o rumori di fondo, prova lo strumento in modo adeguato. I migliori gestiscono conversazioni reali, non solo audio registrati in condizioni perfette.

Il punto chiave da ricordare è semplice: con chi parlerai effettivamente?

Estratto della recensione Otter.ai da G2
Fonte: Estratto della recensione Otter.ai da G2

Il sistema di presa appunti AI è compatibile con la tua configurazione?

Prima di innamorarti delle funzionalità di uno strumento, verifica che sia effettivamente compatibile con il modo in cui conduci le tue riunioni.

La maggior parte dei programmi di presa appunti basati sull'intelligenza artificiale si integra con le piattaforme più comuni, ma non tutti lo fanno bene. Alcuni funzionano solo con Zoom. Altri richiedono un'estensione Chrome in esecuzione in background. Alcuni richiedono di caricare manualmente le registrazioni, il che vanifica in parte lo scopo.

Recentemente ho provato uno strumento che aveva molto da offrire: trascrizioni precise, un'interfaccia pulita e tagging davvero utili. Ero curioso di vedere come si sarebbe comportato rispetto a tl;dv, che ovviamente uso da molto tempo. Ma poi mi sono reso conto che supportava solo Zoom. E io uso Google Meet praticamente Google Meet tutto. Questo lo ha escluso completamente.

Ecco alcune integrazioni comuni da verificare:

  • Zoom
  • Google Meet
  • Microsoft Teams
  • Google Calendar o Outlook Calendar
  • Slack
  • Zapier
  • Strumenti di gestione delle idee o dei progetti

Più l'integrazione è fluida, meglio è. Un buon sistema di presa appunti basato sull'intelligenza artificiale dovrebbe inserirsi perfettamente nella tua configurazione e funzionare senza problemi. Nessuna complicazione. Nessun attrito.

Il sistema di presa appunti AI gestisce bene i riassunti, i punti salienti e le azioni da intraprendere?

Un buon assistente AI dovrebbe fare molto di più che ripetere semplicemente ciò che è stato detto. Riassunti intelligenti, punti salienti chiari e azioni da intraprendere sono gli elementi che rendono questo strumento davvero utile.

La domanda è: chi decide cosa è importante? Tu o l'IA? Alcuni strumenti funzionano bene. Identificano i temi, individuano le decisioni e evidenziano i compiti senza sovraccaricarti di ripetizioni. Altri si limitano a riorganizzare la trascrizione e a etichettarla come sintesi. Questo non è utile. È solo rumore.

Avendo lavorato nel settore delle vendite, del giornalismo, del marketing e dei contenuti, ho potuto constatare come team diversi abbiano esigenze diverse durante le riunioni. Ciò che per me, in qualità di marketer, è fondamentale, potrebbe risultare irrilevante per chi si occupa di prodotti o di customer success. Alcuni strumenti faticano a tenere conto di questo aspetto. Una volta installati, ci si rende conto che sono stati progettati esclusivamente per la pipeline di vendita, senza alcuna considerazione per gli altri ruoli. Il customer success viene trascurato. Le riunioni strategiche risultano piatte. Nessuno sa a chi sia realmente destinato il riassunto.

C'è anche il lato culturale. Essendo britannico, noto quando uno strumento non coglie completamente le sfumature o il tono. Frasi incentrate sull'America, elenchi puntati eccessivamente entusiastici o azioni che nessuno ha effettivamente concordato. È sottile, ma quando si lavora a livello internazionale, lo si nota subito. Lavoro con persone di tutto il mondo, e questo è un aspetto tl;dv coglie tl;dv . Non cerca di imporre uno stile unico a tutte le conversazioni.

Quindi, prima di lasciarti impressionare da una demo appariscente, chiediti: questo strumento comprende davvero come tu e il tuo team parlate, pensate e lavorate? Oppure sta semplicemente proponendo la versione di qualcun altro di come dovrebbe essere una buona riunione?

Ecco cosa dovrebbe includere un riassunto veramente utile:

  • Decisioni chiave prese durante la chiamata
  • Passi successivi o azioni da intraprendere, idealmente assegnati a qualcuno
  • Argomenti o temi principali trattati, senza riscrivere l'intera trascrizione
  • Punti salienti utili, non solo frasi ripetute
  • Linguaggio appropriato che rispecchia il modo di comunicare del tuo team

Se manca di queste caratteristiche, probabilmente non è così intelligente come sostiene di essere.

Privacy, sicurezza e conformità per il tuo sistema di presa appunti AI (in particolare nel Regno Unito/UE)

Questo è un argomento che mi sta molto a cuore. Ho dovuto rifiutare strumenti altrimenti eccellenti solo sulla base delle loro politiche sulla privacy (o della loro mancanza). Se vi trovate nel Regno Unito o nell'Unione Europea, non potete permettervi di saltare questa parte.

Molti strumenti con sede negli Stati Uniti riconoscono l'esistenza del GDPR, ma leggendo le clausole scritte in piccolo si nota che spesso sono vaghe o incomplete. I dati potrebbero essere archiviati in diverse regioni, accessibili a terzi o utilizzati per addestrare modelli, a meno che non si scelga espressamente di rinunciarvi. E molte persone non si rendono nemmeno conto che ciò avviene in background.

Linee guida GDPR di emotiv.com
Fonte: Emotiv

Poi c'è l'analisi del sentiment.

Sembra una cosa intelligente: tracciare il tono, l'umore e i segnali emotivi. Ma nella pratica, può risultare completamente fuori luogo. Ho visto strumenti segnalare come negative risposte britanniche neutre, o interpretare erroneamente una calma professionalità come disinteresse. Ciò che una persona dice è solo metà della storia. Il modo in cui lo dice è profondamente culturale e spesso viene interpretato erroneamente da modelli addestrati principalmente su modelli linguistici di tipo americano.

Nel nostro team lavoriamo in diversi fusi orari e culture, collaborando regolarmente con colleghi in paesi come Brasile, Giappone, Canada e molti altri. Ciò che in una cultura è considerato chiaro e rispettoso, in un'altra può essere etichettato come "piatto" o "freddo". Il rischio in questo caso non è solo l'inesattezza, ma anche il fatto che iniziamo a ridurre le persone a categorie emotive fisse che non hanno mai scelto. Anche se uno strumento dichiara di tenere conto delle norme regionali, può comunque sembrare che venga trasmessa una versione semplificata della personalità di qualcuno senza contesto e senza consenso.

Sono il primo ad ammettere che ho il mio punto di vista. Ho un background nel campo delle vendite e del marketing, quindi sono naturalmente portato a cogliere l'energia e la persuasione. Ma so anche che non tutti comunicano in questo modo. Gli strumenti che presuppongono che esista un unico modo "giusto" di esprimersi in una riunione rischiano di travisare le persone che li utilizzano.

E questo prima ancora di arrivare alla questione fondamentale: la sicurezza. Se condividi conversazioni riservate, gestisci chiamate dei clienti o archivi trascrizioni a lungo termine, la tecnologia deve essere a prova di bomba.

Ecco cosa cercare come punto di riferimento:

 

Se uno strumento non è in grado di fornire risposte chiare su dove vengono archiviati i dati, chi può visualizzarli o come vengono gestite le analisi, non si tratta di una zona grigia. È un no.

La ricerca e il recupero dei dati non dovrebbero essere un incubo nel tuo sistema di presa appunti basato sull'intelligenza artificiale

Esistono molti strumenti in grado di registrare una riunione. La vera sfida è riuscire a estrarre rapidamente le informazioni utili dopo la registrazione.

Se non riesco a trovare una decisione chiave presa durante la chiamata del mese scorso in meno di dieci secondi, lo strumento non sta funzionando correttamente. Non dovresti dover scorrere una montagna di trascrizioni solo per capire cosa ha detto qualcuno o se lo ha detto davvero.

La ricerca dovrebbe essere veloce, flessibile e strutturata in base al tuo modo di pensare. Cerca strumenti che offrano:

  • Ricerca per parola chiave e relatore
  • Tagging o clustering degli argomenti
  • Citazioni e punti salienti esportabili
  • Filtri per data, partecipante o titolo della riunione

 

È utile anche che lo strumento comprenda il significato, non solo le parole. Se il tuo cervello funziona per concetti piuttosto che per frasi esatte, Ctrl+F non ti sarà di grande aiuto. E non dimentichiamo gli errori di trascrizione. Se ti è mai capitato di cantare con sicurezza il testo sbagliato di una canzone, capirai come le "riunioni fraintese" possano portare a momenti imbarazzanti. Uno strumento intelligente rende più facile individuarli e correggerli.

Una cosa che adoro di tl;dv che la sua libreria delle riunioni funziona quasi come Google. È possibile cercare tra tutte le registrazioni passate per argomento, parola chiave o nome e passare direttamente al momento giusto. È una piccola funzionalità che fa risparmiare un sacco di tempo.

Non dovresti dover decodificare le tue conversazioni. Lo strumento giusto ti permette di andare direttamente al sodo.

Ricerca nella libreria delle riunioni tldv

Piano gratuito vs piano a pagamento: cosa ottieni realmente?

Molti appunti AI sostengono di essere gratuiti, ma "gratuito" non sempre significa quello che pensi.

Alcuni offrono una vera configurazione freemium. Ciò significa funzionalità complete, nessun limite di tempo, basta effettuare l'aggiornamento se hai bisogno di più spazio di archiviazione o accesso al team. Altri sono prove gratuite mascherate, in cui inserisci i tuoi dati, ottieni l'accesso per una settimana e poi ti viene negato l'accesso. Alcuni ti danno pieno accesso ma limitano i minuti di registrazione. Altri limitano le funzionalità di base come l'esportazione o la riproduzione video.

Informativa completa: tl;dv un piano gratuito illimitato che include registrazioni illimitate, trascrizione e presa di appunti. Non è possibile accedere a tutte le funzionalità. Funzionalità quali analisi avanzate, controlli amministrativi o determinate integrazioni sono riservate ai livelli a pagamento, ma l'esperienza di base è realmente utilizzabile. È anche estremamente facile effettuare l'aggiornamento e il potenziamento in base alle proprie esigenze, senza doversi vincolare per 3 anni come altri strumenti basati sulle vendite.

Confrontalo con Fireflies, che è anch'esso gratuito all'inizio, ma non è possibile registrare video a meno che non si esegua l'aggiornamento. In sostanza, si lavora solo con la trascrizione. E Fathom offre dei riassunti nel suo piano gratuito, ma manca delle funzionalità organizzative più approfondite e della flessibilità di cui potreste aver bisogno se gestite più progetti o team.

Mi è già capitato in passato. Un piano gratuito sembra generoso finché non ti rendi conto che l'unica funzione di cui hai davvero bisogno è quella bloccata. Ecco perché di solito provo prima le versioni a pagamento, non perché voglio avere subito tutte le funzioni, ma perché voglio vedere come lo strumento si comporta nell'uso reale.

Se cerchi un valore a lungo termine, punta su un modello freemium che ti consenta di crescere gradualmente. Qualcosa che funzioni bene fin dal primo giorno, senza limitare l'accesso alle funzionalità di base dietro un paywall.

Cosa significa "buono" in un sistema di presa appunti basato sull'intelligenza artificiale?

Non tutti i sistemi di presa appunti basati sull'intelligenza artificiale sono adatti a tutti, ed è proprio questo il punto. Prima di prendere qualsiasi decisione, chiediti cosa significa per te "buono".

Preferisci qualcosa di minimale che catturi solo l'essenziale e non sia d'intralcio?

Oppure preferisci una piattaforma più ricca di funzionalità con ricerca, tagging, evidenziazioni, integrazioni e analisi?

Lo usi da solo o condividi le note con un team o con i clienti?

Ne hai bisogno per le riunioni quotidiane, i controlli settimanali o solo per le occasionali chiamate strategiche?

È così facile lasciarsi affascinare dalle funzionalità appariscenti, ma il più delle volte lo strumento migliore è quello a cui non devi quasi pensare. Quello che rende la tua giornata più tranquilla senza che tu te ne accorga.

Per me, un buon assistente AI per riunioni non si limita a trascrivere. Mi fa guadagnare tempo in modo attivo. Mi aiuta a organizzarmi, a coinvolgere i collaboratori e a passare alla cosa successiva senza dover rovistare tra le cartelle. Questo è il mio standard. Il tuo potrebbe essere diverso, ed è proprio per questo che vale la pena capirlo prima di buttarti a capofitto.

Cheat Sheet: Come scegliere un assistente AI per prendere appunti durante le riunioni

Non tutti gli strumenti sono uguali. Prima di immergerti, tieni a mente queste domande fondamentali:

  • A cosa mi serve effettivamente: trascrizioni, sintesi, condivisione o ricerca?
  • Funzionerà con il modo in cui già conduco le riunioni (Zoom, Meet, Teams)?
  • È in grado di gestire conversazioni reali: accenti, interferenze, rumori di fondo?
  • La funzione di ricerca mi aiuta davvero a trovare rapidamente ciò che cerco?
  • Il piano gratuito è effettivamente utilizzabile o è solo un'esca?
  • Rispetterà la privacy e la conformità regionale, in particolare il GDPR?
  • I riassunti sembrano accurati o mancano di tono e contesto?
  • Funziona per il mio ruolo e il mio stile di comunicazione, non solo per quello di qualcun altro?

Verifica ciò di cui hai bisogno, non ciò che la pagina di destinazione ti dice di desiderare.

Se cerchi uno strumento che copra l'essenziale senza farti fare i salti mortali, tl;dv è un ottimo punto di partenza.

Lavoro con loro, in piena trasparenza, ma anche parlando oggettivamente, è quello che avrei scelto comunque. È davvero gratuito, funziona bene con le riunioni reali e gestisce la ricerca, i riassunti e le sfumature meglio della maggior parte degli altri.

Ho provato molti di questi strumenti. tl;dv quello a cui torno sempre, non per obbligo, ma perché funziona davvero nel modo in cui mi serve.

Domande frequenti su come scegliere un assistente AI per prendere appunti durante le riunioni

Per la maggior parte delle persone, è l'accuratezza. Uno strumento che non è in grado di trascrivere chiaramente o identificare correttamente i parlanti è più un fastidio che un aiuto. Dopodiché, cercate riassunti intelligenti, facilità di ricerca e integrazioni affidabili con la vostra piattaforma per riunioni.

A volte, ma la maggior parte dei piani gratuiti ha dei limiti (come riunioni brevi, nessun evidenziazione o spazio di archiviazione limitato). Se stai solo provando, quello gratuito va bene. Ma se ti affidi alle note per i clienti o per le comunicazioni con il team, i piani a pagamento di solito valgono la pena. Ci sono alcune valide opzioni freemium come tl;dv, ma valuta bene quali sono le tue esigenze prima di scegliere in base al costo.

Sì, alcuni strumenti sono ottimi per questo scopo. Cerca la separazione degli altoparlanti, l'etichettatura e la possibilità di esportare punti salienti o citazioni. Se lavori con dati sensibili, controlla attentamente le politiche sulla privacy.

Dipende dal tuo flusso di lavoro. Se hai bisogno di accesso collaborativo, funzioni di ricerca e condivisione evidenziata, cerca strumenti con supporto multiutente e una buona dashboard.

Prenota un paio di incontri a basso rischio (riunioni interne, registrazioni individuali, ecc.), utilizza lo strumento, quindi chiediti:

  • È stato facile da usare?
  • Mi sono fidato del risultato?
  • Mi riferirei davvero a questi appunti?

Di solito questo è sufficiente per capire se è adatto al tuo flusso di lavoro.

Inoltre, se vuoi risparmiare ancora più tempo, prova ad aggiungerne uno o due a una singola riunione. Anche se non è l'ideale per l'esperienza con i clienti, puoi letteralmente confrontare gli strumenti fianco a fianco.