Przejdź do treści
Wybór narzędzia do sporządzania notatek z posiedzeń opartego na sztucznej inteligencji może okazać się zaskakująco trudnym zadaniem. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, z których każde twierdzi, że jest inteligentniejsze, szybsze lub dokładniejsze od pozostałych. Jednak większość osób nie potrzebuje efektownych prezentacji, ale rozwiązania, które faktycznie działa.
Przez ostatnie kilka lat korzystałem z tych narzędzi podczas różnego rodzaju spotkań: rozmów z klientami, spotkań zespołu, wywiadów, sesji strategicznych i innych. Jako autor treści B2B z doświadczeniem w dziennikarstwie, sprzedaży i marketingu (zarówno w biurze, jak i remote), sporządziłem więcej notatek, niż jestem w stanie zliczyć. Wiem, co sprawia, że notatka jest przydatna, i przetestowałem większość narzędzi, które twierdzą, że mogą to za Ciebie zrobić.
W niniejszym przewodniku przedstawiono najważniejsze czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze narzędzia, w oparciu o rzeczywiste doświadczenia, a nie tylko listę funkcji.
Spis treści
TL;DR: Jak wybrać program do sporządzania notatek ze spotkań oparty na sztucznej inteligencji (na podstawie rzeczywistego użytkowania)
Jeśli chcesz poznać najważniejsze wnioski, oto co nauczyłem się po latach testowania tych narzędzi:
- Określ jasno swój przypadek użycia: transkrypcje, streszczenia, udostępnianie lub wyszukiwanie.
- Upewnij się, że działa z Twoją aktualną konfiguracją spotkania (Zoom, Google Meet, Teams).
- Dokładność ma największe znaczenie, zwłaszcza w przypadku akcentów lub nieczystego dźwięku.
- Potrzebujesz odpowiedniej wyszukiwarki, a nie tylko transkrypcji, którą musisz przeszukiwać.
- Darmowe plany są bardzo zróżnicowane, więc sprawdź, co obejmują, a co jest dostępne tylko dla płatnych użytkowników.
- Jeśli jesteś w Wielkiej Brytanii lub UE, nie podważaj konieczności zgodności z RODO.
- Zwracaj uwagę na stronniczość w opiniach lub podsumowaniach, zwłaszcza w różnych kulturach i rolach.
- Każdy ma inne wyobrażenie o tym, co jest ładne, więc wybierz to, co pasuje do Twojego codziennego życia, a nie tylko listę funkcji.
Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia to takie, które dyskretnie oszczędzają czas, nie powodując dodatkowej pracy.
Zacznij od tego, dlaczego naprawdę tego potrzebujesz
Zanim zaczniesz skupiać się na funkcjach lub cenach, zatrzymaj się na chwilę. Pierwszym krokiem w wyborze narzędzia do sporządzania notatek z wykorzystaniem sztucznej inteligencji jest zrozumienie konkretnego zastosowania.
Być może prowadzisz własną firmę i potrzebujesz wiarygodnych transkrypcji, aby podczas rozmów telefonicznych móc skupić się na rozmowie, zamiast robić notatki. Być może jesteś członkiem rozwijającego się zespołu, który potrzebuje jasnych podsumowań i sposobu na śledzenie podejmowanych decyzji. A może zarządzasz rozmowami kwalifikacyjnymi, warsztatami lub spotkaniami z klientami, podczas których niezbędne jest szybkie wyszukiwanie cytatów.
Nie zawsze potrzebowałem wiele. Na początku chciałem tylko prostej rejestracji tego, co zostało powiedziane. Z czasem moje potrzeby się zmieniły. Potrzebowałem najważniejszych fragmentów, które mógłbym wysłać klientom. Potem chciałem mieć archiwum z funkcją wyszukiwania, aby nie musieć przeglądać starych dokumentów Google Docs i plików audio. To, czego potrzebujesz teraz, może być podstawowe, ale warto również pomyśleć o przyszłości.
Wybór odpowiedniego narzędzia zaczyna się od ustalenia i jasnego określenia problemu, który chcesz rozwiązać. Wszystko inne wynika z tego.
Dokładność nie jest opcjonalna
Zasadniczo osoba sporządzająca notatki ze spotkań musi poprawnie zapisywać słowa. Jeśli nie potrafi tego zrobić, nic innego nie ma znaczenia.
Korzystałem z narzędzi, które tworzyły bezbłędne transkrypcje, nawet gdy jakość dźwięku nie była najlepsza. Widziałem też takie, które zamieniały wyraźną rozmowę w kompletny bałagan. Jeśli muszę przeczytać transkrypcję trzy razy, aby zrozumieć, co ktoś faktycznie powiedział, nie oszczędza mi to czasu. Sprawia, że muszę pracować dwa razy więcej.
Dokładność nie dotyczy tylko pisowni. Obejmuje ona również interpunkcję, oznaczenia mówców oraz sposób, w jaki narzędzie radzi sobie z wypełniaczami lub niezręcznymi pauzami. Niektóre narzędzia ładnie porządkują tekst bez utraty znaczenia. Inne są tak dosłowne, że uwzględniają każde „um” i niekompletne zdanie, co szybko sprawia, że tekst staje się nieczytelny.
W kręgach dziennikarskich w Wielkiej Brytanii Otter jest niemal przedmiotem żartów. Wiadomo, że całkowicie zawodzi w przypadku regionalnych akcentów, zwłaszcza tych z Liverpoolu. Widziałem, jak zamieniał wywiady w pełnoprawne memy. Po prostu nie radzi sobie dobrze z różnicami w tonie, dialekcie lub zakłóceniami.
Jeśli Twoje rozmowy charakteryzują się silnym akcentem, wieloma rozmówcami lub hałasem w tle, przetestuj narzędzie odpowiednio. Najlepsze z nich radzą sobie z rzeczywistymi rozmowami, a nie tylko z nagraniami audio w idealnych warunkach.
Najważniejsza kwestia jest prosta: z kim faktycznie będziesz rozmawiać?
Czy aplikacja AI Meeting Note Taker działa z Twoją konfiguracją?
Zanim zakochasz się w funkcjach narzędzia, sprawdź, czy faktycznie pasuje ono do sposobu, w jaki prowadzisz spotkania.
Większość programów do sporządzania notatek opartych na sztucznej inteligencji integruje się z popularnymi platformami, ale nie wszystkie robią to dobrze. Niektóre działają tylko z Zoom. Inne wymagają rozszerzenia Chrome działającego w tle. Kilka wymaga ręcznego przesyłania nagrań, co w pewnym sensie mija się z celem.
Niedawno przetestowałem narzędzie, które miało wiele zalet: dokładne transkrypcje, przejrzysty interfejs i naprawdę przydatne funkcje tagowania. Byłem ciekawy, jak wypadnie w porównaniu z tl;dv, z którego oczywiście korzystam od dawna. Jednak szybko zdałem sobie sprawę, że obsługuje ono tylko Zoom. A ja prawie Google Meet wszystkiego używam Google Meet . To całkowicie wykluczyło to narzędzie.
Oto kilka typowych integracji, które warto sprawdzić:
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Kalendarz Google lub kalendarz Outlook
- Slack
- Zapier
- Narzędzia do zarządzania pomysłami lub projektami
Im płynniejsza integracja, tym lepiej. Dobry program do sporządzania notatek oparty na sztucznej inteligencji powinien po prostu dopasować się do Twojej konfiguracji i działać. Bez zbędnych komplikacji. Bez problemów.
Czy program AI Meeting Note Taker dobrze radzi sobie z podsumowaniami, najważniejszymi informacjami i zadaniami do wykonania?
Dobry program do sporządzania notatek oparty na sztucznej inteligencji powinien robić coś więcej niż tylko powtarzać to, co zostało powiedziane. Inteligentne podsumowania, wyraźne zaznaczenia i zadania do wykonania sprawiają, że program staje się naprawdę użyteczny.
Pytanie brzmi: kto decyduje o tym, co jest ważne? Ty czy sztuczna inteligencja? Niektóre narzędzia działają prawidłowo. Rozpoznają tematy, wskazują decyzje i podkreślają zadania, nie przytłaczając Cię powtórzeniami. Inne po prostu przepakowują transkrypcję i nazywają ją streszczeniem. To nie jest przydatne. To tylko szum informacyjny.
Jako osoba, która pracowała w sprzedaży, dziennikarstwie, marketingu i tworzeniu treści, widziałem, jak różne zespoły mają różne potrzeby związane ze spotkaniami. To, co dla mnie jako marketera jest ważne, może wydawać się nieistotne dla kogoś zajmującego się produktem lub sukcesem klienta. Niektóre narzędzia mają z tym problem. Instalujesz je i zdajesz sobie sprawę, że całość została stworzona z myślą o procesie sprzedaży, bez uwzględnienia innych ról. Sukces klienta zostaje pominięty. Rozmowy strategiczne wydają się płaskie. Nikt nie wie, dla kogo naprawdę jest to podsumowanie.
Jest też aspekt kulturowy. Jako Brytyjczyk dostrzegam, kiedy narzędzie całkowicie pomija niuanse lub ton wypowiedzi. Amerykańskie sformułowania, nadmiernie entuzjastyczne punkty lub działania, na które nikt tak naprawdę się nie zgodził. Jest to subtelna różnica, ale kiedy pracujesz na arenie międzynarodowej, szybko ją dostrzegasz. Pracuję z ludźmi z całego świata i jest to coś, tl;dv dobrze rozumie. Nie próbuje narzucać jednego stylu wszystkim rozmowom.
Zanim więc zachwycisz się efektowną prezentacją, zadaj sobie pytanie: czy to narzędzie rozumie, w jaki sposób Ty i Twój zespół faktycznie rozmawiacie, myślicie i pracujecie? A może po prostu narzuca czyjąś wizję tego, jak powinno wyglądać dobre spotkanie?
Oto, co powinno zawierać naprawdę pomocne podsumowanie:
- Najważniejsze decyzje podjęte podczas rozmowy
- Kolejne kroki lub zadania do wykonania, najlepiej przypisane konkretnej osobie
- Główne tematy lub zagadnienia poruszane w transkrypcji, bez przepisywania całego tekstu
- Przydatne informacje, a nie tylko powtarzające się zdania
- Język dostosowany do tonu, który odpowiada sposobowi komunikacji Twojego zespołu
Jeśli tego brakuje, to prawdopodobnie nie jest tak inteligentny, jak twierdzi.
Prywatność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami dla Twojego systemu do sporządzania notatek z posiedzeń opartego na sztucznej inteligencji (szczególnie w Wielkiej Brytanii/UE)
To dla mnie ogromna zmora. Musiałem odrzucić doskonałe narzędzia wyłącznie ze względu na ich politykę prywatności (lub jej brak). Jeśli mieszkasz w Wielkiej Brytanii lub UE, nie możesz pominąć tej części.
Wiele narzędzi z siedzibą w Stanach Zjednoczonych uznaje istnienie RODO, ale po zapoznaniu się z drobnym drukiem często okazuje się, że informacje są niejasne lub niekompletne. Dane mogą być przechowywane w różnych regionach, udostępniane stronom trzecim lub wykorzystywane do szkolenia modeli, chyba że wyraźnie zrezygnujesz z tej opcji. Wiele osób nawet nie zdaje sobie sprawy, że dzieje się to w tle.
Następnie mamy analizę nastrojów.
Brzmi to sprytnie: śledzenie tonu, nastroju i sygnałów emocjonalnych. Jednak w praktyce może to być bardzo mylące. Widziałem narzędzia, które neutralne brytyjskie odpowiedzi oznaczyły jako negatywne lub błędnie zinterpretowały cichy profesjonalizm jako brak zainteresowania. To, co ktoś mówi, to tylko połowa historii. Sposób, w jaki to mówi, jest głęboko zakorzeniony w kulturze i często błędnie interpretowany przez modele szkolone głównie w oparciu o amerykańskie wzorce językowe.
W naszym zespole pracujemy w różnych strefach czasowych i kulturach, regularnie współpracując z kolegami z takich krajów jak Brazylia, Japonia, Kanada i wielu innych. To, co w jednej kulturze jest uważane za jasne i pełne szacunku, w innej może być postrzegane jako „płaskie” lub „zimne”. Ryzyko nie polega tu tylko na niedokładności. Chodzi o to, że zaczynamy redukować ludzi do stałych kategorii emocjonalnych, których nigdy nie wybrali. Nawet jeśli narzędzie twierdzi, że uwzględnia normy regionalne, nadal może sprawiać wrażenie, jakby uproszczona wersja czyjejś osobowości była rozpowszechniana bez kontekstu i bez zgody.
Pierwszy przyznam, że mam swoje własne spojrzenie na sprawę. Mam doświadczenie w sprzedaży i marketingu, więc naturalnie zwracam uwagę na energię i siłę przekonywania. Ale wiem też, że nie każdy komunikuje się w ten sposób. Narzędzia, które zakładają, że istnieje jeden „właściwy” sposób wypowiadania się podczas spotkania, niosą ze sobą ryzyko błędnego przedstawienia osób, które z nich korzystają.
A to jeszcze zanim dotrzesz do sedna sprawy: bezpieczeństwa. Jeśli dzielisz się poufnymi rozmowami, obsługujesz połączenia klientów lub przechowujesz transkrypcje przez dłuższy czas, technologia musi być niezawodna.
Oto, na co należy zwrócić uwagę jako punkt odniesienia:
- Przechowywanie zgodne z RODO
- Centra danych z siedzibą w UE
- Szyfrowanie typu end-to-end (w spoczynku i podczas przesyłania)
- Konfigurowalne przechowywanie danych
- Kontrola dostępu oparta na rolach
Jeśli narzędzie nie jest w stanie udzielić jednoznacznej odpowiedzi na temat tego, gdzie przechowywane są dane, kto ma do nich dostęp lub w jaki sposób przeprowadzana jest analiza, nie jest to kwestia niejasna. Jest to po prostu nie.
Wyszukiwanie i pobieranie danych nie powinno być koszmarem podczas spotkań z wykorzystaniem sztucznej inteligencji do sporządzania notatek.
Istnieje wiele narzędzi umożliwiających nagrywanie spotkań. Prawdziwym wyzwaniem jest jednak to, jak szybko można później wyodrębnić z nich przydatne fragmenty.
Jeśli nie mogę znaleźć kluczowej decyzji z rozmowy z zeszłego miesiąca w mniej niż dziesięć sekund, to znaczy, że narzędzie nie spełnia swojej funkcji. Nie powinno się być zmuszonym do przewijania długiej transkrypcji tylko po to, aby dowiedzieć się, co ktoś powiedział lub czy w ogóle to powiedział.
Wyszukiwanie powinno być szybkie, elastyczne i dostosowane do sposobu myślenia użytkownika. Poszukaj narzędzi, które oferują:
- Wyszukiwanie słów kluczowych i mówców
- Oznaczanie tematów lub grupowanie
- Najważniejsze informacje i cytaty do eksportu
- Filtry według daty, uczestnika lub tytułu spotkania
Pomocne jest również to, aby narzędzie rozumiało znaczenie, a nie tylko słowa. Jeśli Twój mózg funkcjonuje raczej w kategoriach pojęć niż dokładnych fraz, skrót klawiszowy Ctrl+F nie będzie zbyt pomocny. Nie zapominajmy również o błędach transkrypcji. Jeśli kiedykolwiek śmiało śpiewałeś nieprawidłowy tekst piosenki, zrozumiesz, jak „źle zrozumiane spotkania” mogą prowadzić do niezręcznych sytuacji. Inteligentne narzędzie ułatwia ich wykrywanie i naprawianie.
Jedną z rzeczy, które uwielbiam w tl;dv , że jego biblioteka spotkań działa prawie jak Google. Można przeszukiwać wszystkie poprzednie nagrania według tematu, słowa kluczowego lub nazwy i przejść bezpośrednio do odpowiedniego momentu. Jest to niewielka funkcja, która pozwala zaoszczędzić ogromną ilość czasu.
Nie powinieneś być zmuszony do rozszyfrowywania własnych rozmów. Odpowiednie narzędzie ułatwia przejście od razu do tego, co najważniejsze.
Plan bezpłatny a płatny — co tak naprawdę otrzymujesz?
Wiele programów do sporządzania notatek opartych na sztucznej inteligencji twierdzi, że są bezpłatne, ale „bezpłatne” nie zawsze oznacza to, co myślisz.
Niektóre oferują prawdziwą konfigurację freemium. Oznacza to pełen zakres funkcji, brak ograniczeń czasowych, a w razie potrzeby można po prostu dokonać aktualizacji, aby uzyskać więcej miejsca na dane lub dostęp dla zespołu. Inne są ukrytymi wersjami próbnymi, w których po wprowadzeniu danych otrzymujesz dostęp na tydzień, a następnie następuje całkowite zablokowanie. Niektóre zapewniają pełny dostęp, ale ograniczają liczbę minut nagrywania. Inne ograniczają podstawowe funkcje, takie jak eksportowanie lub odtwarzanie wideo.
Pełna jawność: tl;dv bezpłatny plan na zawsze, który obejmuje nieograniczoną liczbę nagrań, transkrypcję i sporządzanie notatek. Nie masz dostępu do wszystkich funkcji. Takie rzeczy jak zaawansowana analityka, kontrola administratora lub niektóre integracje są zarezerwowane dla płatnych poziomów, ale podstawowe funkcje są naprawdę użyteczne. Bardzo łatwo jest również dokonać aktualizacji i skalowania w zależności od potrzeb, bez konieczności wiązania się na 3 lata, jak w przypadku innych narzędzi opartych na sprzedaży.
Porównaj to z Fireflies, który również jest darmowy na początku, ale nie dostaniesz nagrania wideo, chyba że zrobisz upgrade. W zasadzie pracujesz tylko z transkrypcją. A Fathom oferuje streszczenia w ramach bezpłatnego planu, ale brakuje mu bardziej zaawansowanych funkcji organizacyjnych i elastyczności, które mogą być potrzebne, jeśli zarządzasz wieloma projektami lub zespołami.
Już wcześniej dałem się na to nabrać. Darmowy plan wydaje się hojny, dopóki nie okaże się, że jedyna funkcja, której naprawdę potrzebujesz, jest zablokowana. Dlatego zazwyczaj najpierw testuję wersje płatne – nie dlatego, że chcę mieć od razu dostęp do wszystkich funkcji, ale dlatego, że chcę sprawdzić, jak narzędzie sprawdza się w praktyce.
Jeśli szukasz długoterminowej wartości, postaw na model freemium, który pozwoli Ci się rozwijać. Coś, co działa dobrze od pierwszego dnia, bez blokowania podstawowych funkcji za paywallem.
Jak wygląda „dobry” program do sporządzania notatek z posiedzeń oparty na sztucznej inteligencji?
Nie każdy program do sporządzania notatek z wykorzystaniem sztucznej inteligencji będzie odpowiedni dla każdej osoby i właśnie o to chodzi. Zanim podejmiesz jakąkolwiek decyzję, zadaj sobie pytanie, co dla Ciebie oznacza „dobry”.
Wolisz coś minimalistycznego, co zawiera tylko to, co niezbędne i nie przeszkadza?
A może wolisz platformę z większą liczbą funkcji, takimi jak wyszukiwanie, tagowanie, zaznaczanie, integracje i analityka?
Korzystasz z niego samodzielnie, czy dzielisz się notatkami z zespołem lub klientami?
Potrzebujesz go do codziennych spotkań, cotygodniowych przeglądów lub tylko do okazjonalnych rozmów strategicznych?
Tak łatwo jest dać się zwieść efektownym funkcjom, ale w większości przypadków najlepszym narzędziem jest to, o którym prawie nie trzeba myśleć. To, które po cichu sprawia, że dzień przebiega płynniej.
Dla mnie dobry asystent AI nie tylko transkrybuje. Aktywnie pomaga mi zaoszczędzić czas. Pomaga mi zachować porządek, nawiązać współpracę z innymi osobami i przejść do następnego zadania bez konieczności przeszukiwania folderów. To jest mój standard. Twój może wyglądać inaczej i właśnie dlatego warto to ustalić przed podjęciem decyzji.
Ściągawka: Jak wybrać program do sporządzania notatek ze spotkań oparty na sztucznej inteligencji
Nie wszystkie narzędzia są takie same. Zanim zaczniesz, pamiętaj o tych kluczowych kwestiach:
- Do czego właściwie mi to potrzebne: do transkrypcji, streszczeń, udostępniania czy wyszukiwania?
- Czy będzie to działać z moimi obecnymi narzędziami do prowadzenia spotkań (Zoom, Meet, Teams)?
- Czy radzi sobie z rzeczywistymi rozmowami: akcentami, zakłóceniami, hałasem w tle?
- Czy funkcja wyszukiwania rzeczywiście pomaga mi szybko znaleźć potrzebne informacje?
- Czy darmowy plan jest rzeczywiście użyteczny, czy to tylko chwyt marketingowy?
- Czy będzie przestrzegać prywatności i zgodności z przepisami regionalnymi, zwłaszcza RODO?
- Czy streszczenia wydają się dokładne, czy też brakuje w nich tonu i kontekstu?
- Czy to pasuje do mojej roli i stylu komunikacji, a nie tylko do kogoś innego?
Sprawdź, czego potrzebujesz, a nie to, co sugeruje strona docelowa.
Jeśli szukasz narzędzia, które spełnia podstawowe wymagania i nie wymaga skomplikowanych czynności, tl;dv jest dobrym wyborem na początek.
Współpracuję z nimi, pełna przejrzystość, ale nawet obiektywnie rzecz biorąc, i tak pozostałbym przy tym rozwiązaniu. Jest ono naprawdę darmowe, działa płynnie podczas rzeczywistych spotkań i radzi sobie z wyszukiwaniem, podsumowaniami i niuansami lepiej niż większość innych.
Wypróbowałem wiele takich narzędzi. tl;dv tym, do którego wracam, nie z obowiązku, ale dlatego, że faktycznie działa tak, jak tego potrzebuję.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące wyboru osoby sporządzającej notatki z posiedzeń przy użyciu sztucznej inteligencji
Jaka jest najważniejsza cecha osoby sporządzającej notatki z posiedzeń przy użyciu sztucznej inteligencji?
Dla większości osób najważniejsza jest dokładność. Narzędzie, które nie potrafi poprawnie transkrybować lub identyfikować mówców, jest bardziej kłopotliwe niż pomocne. Następnie należy zwrócić uwagę na inteligentne streszczenia, łatwe wyszukiwanie i niezawodną integrację z platformą do prowadzenia spotkań.
Czy warto korzystać z darmowych asystentów spotkań opartych na sztucznej inteligencji?
Czy osoby sporządzające notatki z wykorzystaniem sztucznej inteligencji mogą być wykorzystywane podczas wywiadów lub badań?
Tak, niektóre narzędzia świetnie się do tego nadają. Zwróć uwagę na funkcje rozdzielania mówców, tagowania oraz możliwość eksportowania najważniejszych fragmentów lub cytatów. Jeśli pracujesz z danymi wrażliwymi, dokładnie sprawdź politykę prywatności.
Jaki jest najlepszy program do sporządzania notatek ze spotkań oparty na sztucznej inteligencji dla małych zespołów?
Jak przetestować sztuczną inteligencję do sporządzania notatek ze spotkań bez straty czasu?
Umów się na kilka spotkań o niewielkiej wadze (wewnętrzne narady, nagrania solo itp.), uruchom narzędzie, a następnie zadaj sobie pytanie:
- Czy było łatwe w użyciu?
- Czy ufałem wynikom?
- Czy faktycznie będę wracać do tych notatek?
Zazwyczaj wystarczy to, aby stwierdzić, czy narzędzie pasuje do Twojego stylu pracy.
Ponadto, jeśli chcesz zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, spróbuj dodać jedno lub dwa narzędzia do jednego spotkania. Chociaż nie jest to idealne rozwiązanie w przypadku kontaktów z klientami, możesz dosłownie porównać narzędzia obok siebie.
