Менеджерам може здаватися, що адаптація нових співробітників є складним завданням. Ви не тільки повинні подбати про те, щоб вони швидко освоїли правила та процедури компанії, але й забезпечити, щоб вони почувалися комфортно в новому робочому середовищі. У цій статті ми розглянемо, як полегшити процес адаптації, створивши віртуальний світ, який максимально наближений до реального.

Що таке процес віртуального адаптування?

Віртуальний процес адаптації — це коли компанія використовує технології для допомоги новому співробітнику в перехідному періоді. Це може бути що завгодно: від онлайн-модулів навчання до програмного забезпечення для відеоконференцій, яке імітує особисту зустріч. Віртуальна адаптація має на меті зробити цей процес максимально плавним та ефективним як для роботодавців, так і для співробітників.

Як створити хороший досвід віртуального адаптування нових співробітників?

Багато факторів впливають на створення відмінного віртуального досвіду адаптації нових співробітників. 

1. Забезпечте належне навчання та ресурси. Онлайн-модулі, відео та інші матеріали можуть допомогти новим співробітникам швидко ознайомитися з політикою та процедурами компанії. Один із найпростіших способів полегшити новим співробітникам освоєння інструментів та систем компанії — це створення центру знань, що охоплює всі теми, необхідні новим співробітникам для проходження вступного навчання. Деякі популярні інструменти, що використовуються для цього, — Notion, Trello та tl;dv. tl;dv ще більш наочний спосіб навчання нових співробітників за допомогою спеціально створених або стандартних відео для нових співробітників. Визначте ключові області вашої організації, які потребують глибокого розуміння, класифікуйте їх і створіть відео, напишіть посібники та підготуйте детальну документацію для них. Згадані вище інструменти — чудовий спосіб поширювати текстовий контент і відео для легкого доступу в зручному для вас темпі. 

2. Створіть сприятливе середовище за допомогою регулярного спілкування та зворотного зв'язку. Незалежно від того, чи використовуєте ви програмне забезпечення для відеоконференцій, чи проводите командні наради, подбайте про те, щоб співробітники відчували себе комфортно, задаючи питання та ділячись своїми думками та ідеями з іншими. Успіх віртуального введення в курс справи значною мірою залежить від різних інструментів. Але це не означає, що вони мають бути надзвичайно дорогими або недоступними. Такий інструмент, як Slack, чудово підходить для спілкування. Trello ідеально підходить для відстеження проектів, а tl;dv для надсилання детальних повідомлень, які мають більш візуальний або демонстраційний характер. Загалом, каналу Slack цілком достатньо для швидкого та легкого спілкування, оскільки він дозволяє отримувати доступ як з ПК, так і з мобільного телефону. 

3. Адаптуйте віртуальний процес адаптації до потреб вашої конкретної команди або організації. Це може включати налаштування навчального контенту відповідно до посадових обов'язків або впровадження унікальних інструментів чи технологій у процес адаптації.

4. Надайте пріоритет зручності використання та доступності. Важливо пам'ятати про потреби ваших співробітників та інших зацікавлених сторін у вашій організації. Це може означати, що ви повинні зробити ваш віртуальний процес адаптації зручним для мобільних пристроїв або надати різні мовні опції для тих, хто не є носієм англійської мови.

Доступність також означає, що нові співробітники можуть пройти процес адаптації самостійно і в своєму темпі. Довгі години адаптації протягом одного тижня в більшості випадків не підходять для багатьох, і вони повернуться за інформацією, коли зіткнуться з перешкодою. Чому б не полегшити їм пошук інформації самостійно? Центр знань або база знань — один з найкращих способів постійно підтримувати процес адаптації практичним і індивідуальним чином.

Google Docs і Notion — це чудові інструменти для створення простої, але зручної для пошуку бази знань із розділами, присвяченими конкретним типовим проблемам, темам і питанням, що виникали на початку діяльності. Ви навіть можете додати туди розширені теми, щоб кожен співробітник мав центр, до якого завжди можна звернутися, коли виникають труднощі або потрібно дізнатися більше про організацію.

Використання tl;dv нарадах робить вашу організацію кращою та продуктивнішою, оскільки ніхто не мусить переглядати цілі години відео, щоб знайти кілька хвилин потрібного контенту. За tl;dv ви можете легко переходити до тих моментів наради, які хочете переглянути ще раз, використовуючи часові мітки та нотатки. Якщо ви бажаєте переглянути відео детальніше, ви можете перейти до транскриптів і переглянути нараду в текстовому форматі. 

5. Підкресліть важливість постійного професійного розвитку. Постійне навчання та підтримка мають вирішальне значення для того, щоб допомогти співробітникам рости та процвітати на своїх посадах, незалежно від місця роботи: очно чи remote. Впровадження системи наставництва є одним з найкращих способів забезпечити постійний розвиток усіх ваших нових співробітників.

Деяким новим співробітникам досить складно завести друзів, особливо remote повністю remote . Призначення їм наставника може полегшити їм процес заведення друзів, налагодження зв'язків з усією командою та надання підтримки, на яку вони можуть покластися, коли їм потрібна допомога. 

6. Встановіть реалістичні очікування. Дуже важливо з самого початку розуміти та мати план для задоволення очікувань, а також повідомити співробітникам, що віртуальне введення в курс справи не замінює особисте спілкування.

Новим співробітникам зазвичай потрібно деякий час, щоб досягти максимальної продуктивності. Але це не відбувається випадково. Найкращий спосіб привести нових співробітників у відповідність до вимог без втрати продуктивності або доходів — це чітко сформулювати та донести до них реалістичні очікування. План нарощування продуктивності — це найкращий спосіб визначити реальні вимоги до посади та те, що нові співробітники повинні робити щодня, щотижня тощо.

Встановивши необхідні OKR, KPI та терміни, ви допомагаєте новому співробітнику набагато легше пройти період адаптації. Матеріали для співробітників повинні бути розроблені таким чином, щоб відповідати очікуванням і допомагати їм отримувати те, що їм потрібно, саме тоді, коли це потрібно. Все починається з адаптації процесу введення в курс справи до кожної посади та співпереживання новим співробітникам, щоб знайти ресурси, інструменти та підтримку, необхідні їм для досягнення вражаючих результатів. 

7. Заохочуйте соціалізацію та нетворкінг. Соціалізація та нетворкінг важливі для того, щоб співробітники відчували зв'язок зі своїми колегами, навіть якщо вони не працюють в одному фізичному просторі. Це можна зробити за допомогою віртуальних вечірок з Donut і Happy Hour, онлайн-ігор з Emoji Stories або інших соціальних заходів. Інші інструменти для залучення співробітників, такі як butter.us і icebreaker.video, також чудово підходять для створення більш цікавих сесій для співробітників, які сприяють згуртуванню команди та формуванню корпоративної культури. 

8. Надайте пріоритет благополуччю співробітників. Процес адаптації може бути стресовим як для нових, так і для існуючих співробітників, тому важливо вжити заходів для підтримки їхнього психічного та фізичного здоров'я протягом цього періоду. Це може включати надання можливості працювати з дому або запропонувати гнучкий графік, щоб допомогти знизити рівень стресу. Zoom , оскільки онлайн-зустрічі стали нормою, є реальною, і нові співробітники можуть легко піддатися стресу через велику кількість подій. Запропонуйте інші можливості для навчання, наприклад, соціальні заходи через такі платформи, як Donut. Використовуючи tl;dv інші онлайн-інструменти, ви можете зменшити психологічний тиск на співробітників загалом і на нових співробітників зокрема. 

9. Пам'ятайте, що віртуальна адаптація — це безперервний процес. Як і будь-який інший тип адаптації, віртуальна адаптація — це безперервний процес, який з часом слід постійно вдосконалювати та поліпшувати. У міру зростання та змін вашої команди повинні змінюватися і ваші процедури адаптації.

10. Перш за все, пам'ятайте, що процес адаптації є спільним. Дуже важливо тісно співпрацювати з членами вашої команди, зацікавленими сторонами та іншими відповідними сторонами, щоб створити досвід адаптації, який підійде всім. Ви можете створити найкращий досвід віртуальної адаптації для своїх нових співробітників, врахувавши ці міркування.

Зосереджуючись на цих факторах, ви можете створити ефективний, цікавий та орієнтований на потреби ваших співробітників віртуальний досвід адаптації. Незалежно від того, чи є ви роботодавцем чи співробітником, головне — розглядати віртуальну адаптацію як можливість для зростання та розвитку, а не просто як ще одне завдання у вашому списку справ. Крім того, використовуючи технології та співпрацюючи з членами своєї команди, ви можете досягти чудових результатів на робочому місці незалежно від того, де ви знаходитесь.

Ідеї для чудового віртуального введення в курс справи

Привітальний пакет

Надішліть новому співробітнику пакет з фірмовими сувенірами, включаючикапелюхи з логотипом, фірмові блокноти та пляшки для води з символікою компанії, а також інформацію про культуру, цінності та цілі компанії.  Це допоможе йому відчути себе більш пов'язаним з командою та створить позитивний настрій для його адаптації. Пакет для вітання співробітника також може містити предмети, які допоможуть новому співробітнику звикнути до віртуального офісу, наприклад список членів команди та їх контактну інформацію, віртуальну екскурсію по офісу та віртуальні календарі.

Портал для нових співробітників

Створіть портал, де нові співробітники зможуть отримати доступ до інформації про компанію, свою команду та свою роль. Це може включати описи посад, списки контактів, організаційні схеми тощо. Цей віртуальний інструмент допоможе вашим новим співробітникам почуватися більш комфортно та впевнено на початку процесу адаптації.

Розгляньте можливість запропонувати віртуальні навчальні курси, на яких нові співробітники дізнаються про компанію, її продукти та послуги, а також про найкращі практики успішної роботи в організації. Ці курси допоможуть підготувати їх до успішного виконання своїх обов'язків, зменшивши тривогу щодо того, чого очікувати в перший день роботи. Усі ці ресурси повинні бути легко доступними на одному або, можливо, двох порталах.

Наявність багатьох платформ, на яких можна отримати доступ до ресурсів, робить роботу втомливою і стресовою. Записуючи всі навчальні сесії з точними часовими мітками на tl;dv, ви можете зменшити стрес і допомогти новим співробітникам зберегти душевну рівновагу під час їхнього зростання в організації. 

Модулі онлайн-навчання

Розробіть онлайн-модулі навчання, які нові співробітники можуть пройти у власному темпі, використовуючи tl;dv відеобібліотек та Notion і Google Docs для документації. Це може бути чудовим способом ознайомити їх із політикою та процедурами компанії. У віртуальному середовищі віртуальні навчальні сесії можуть бути особливо ефективним способом допомогти новим співробітникам адаптуватися до своїх ролей та обов'язків.

Деякі ідеї для віртуальних тренінгів включають віртуальні зустрічі з менеджерами або колегами; онлайн-курси або вебінари, а також віртуальні презентації від старших співробітників про цінності та бачення компанії. Надаючи новим співробітникам цікаві тренінги у віртуальному середовищі, ви можете бути впевнені, що вони мають усі необхідні ресурси для успішного виконання своїх обов'язків.

Відеоконференції

Використовуйте програмне забезпечення для відеоконференцій, щоб проводити регулярні зустрічі з новими співробітниками. Це допоможе їм відчути зв'язок із колегами та отримати відповіді на будь-які питання, що у них можуть виникнути. Також це дозволить вам побачити, як вони адаптуються, і чи є якісь проблеми, які потрібно вирішити. Завдяки програмному забезпеченню для віртуальних конференцій нові співробітники можуть з самого початку відчувати себе справжньою частиною команди, що допоможе їм швидше звикнути до нового робочого середовища.

Соціальні заходи

Сприяйте соціалізації та налагодженню контактів, організовуючи віртуальні вечірки, онлайн-ігри та інші соціальні заходи. Веселі та жваві соціальні заходи можуть допомогти новим співробітникам почуватися більш комфортно та сприяти формуванню духу товариськості серед колег. Вони також можуть допомогти зменшити відчуття ізольованості та сприяти кращому розумінню корпоративної культури. 

Система робочих партнерів

Поєднайте нових співробітників з існуючими членами команди, які можуть виступати в ролі наставників і підтримувати їх під час процесу адаптації. Це може бути чудовим способом налагодити відносини та допомогти новим співробітникам почуватися комфортно на своїх посадах. Окрім системи наставництва, ви також можете розглянути можливість призначення віртуальних наставників або тренерів, які можуть надавати індивідуальні консультації протягом усього процесу адаптації. Це може бути особливо корисно, якщо у вашого нового співробітника є питання або занепокоєння, що стосуються конкретно його посади або команди. 

Постійний зворотний зв'язок

Регулярно запитуйте у нових співробітників їхню думку про їхній досвід і працюйте над вирішенням будь-яких проблем або питань, які можуть у них виникнути. Ви можете створити більш ефективну програму віртуального адаптації, яка забезпечить успіх для всіх, якщо будете прислухатися до членів своєї команди та враховувати їхні потреби. Відгуки допоможуть вам визначити, які аспекти віртуальної адаптації працюють добре, а які можуть потребувати вдосконалення. Відстежуючи відгуки, ви можете переконатися, що ваша

Гейміфікація вашого віртуального процесу адаптації нових співробітників

Розгляньте можливість використання методів гейміфікації, щоб зацікавити нових співробітників і зробити процес адаптації більш приємним. Наприклад, ви можете створити рейтинги або нагороди за виконання певних завдань або досягнення певних результатів. Це допоможе створити атмосферу товариськості та заохотити нових співробітників працювати старанніше і досягати кращих результатів. 

Автоматизація процесу

Розгляньте можливість автоматизації якомога більшої кількості завдань, щоб оптимізувати процес адаптації нових співробітників і мінімізувати адміністративну роботу. Це може включати налаштування автоматичних нагадувань, розсилку контрольних списків для адаптації або використання інших інструментів для підвищення продуктивності, які допоможуть новим співробітникам бути організованими і не відставати від графіка. tl;dv сховищем старих засідань і заздалегідь записаних навчальних матеріалів з позначками часу і стенограмами на випадок, якщо нові співробітники вважатимуть за краще прочитати документацію.

Така система адаптації автоматично перетворює будь-якого співробітника з новачка на експерта з відповідної інформації про компанію, оскільки відео можна упорядкувати за хронологією та потребами, щоб допомогти їм використовувати систему навчання у власному темпі, яка не залежить від інших співробітників через такі фактори, як невідповідність календарів, різні часові пояси тощо. 

Створення сприятливого середовища

Нарешті, пам'ятайте, що віртуальна адаптація нових співробітників полягає насамперед у створенні сприятливого середовища, в якому нові співробітники можуть розвиватися і процвітати. Ставлячи на перше місце благополуччя співробітників, надаючи регулярний зворотний зв'язок і зосереджуючись на співпраці та комунікації, ви можете надати членам своєї команди підтримку, необхідну для успішного виконання їхніх обов'язків.

Використовуйте короткі навчальні та інструктивні відеоролики

Включіть відеоконтент у ваш віртуальний процес адаптації, щоб допомогти новим співробітникам зрозуміти політику та процедури компанії. Ці відео можуть бути короткими та лаконічними, охоплюючи дрес-код, політику відвідування, робочий час тощо. Кращий спосіб використання коротких відео — це створення центру знань за допомогою tl;dv.

Ваш центр знань може містити навчальні матеріали про те, як увійти в організаційні системи, налаштувати інструменти, виконувати певні завдання, а також інші важливі аспекти, такі як історія компанії, цінності та бачення. Ці речі не змінюються часто. А створюючи для них відео, ви економите час, який би витратили на проведення багатогодинних нарад, адже все можна розповісти в короткому відео на tl;dv.

Використання відео в процесі адаптації нових співробітників дозволяє надати їм необхідну інформацію, а також зробити процес адаптації більш цікавим і приємним.

Зробіть його інтерактивним

Зробіть ваш віртуальний вступний курс інтерактивним та цікавим, додавши вікторини, опитування, анкети та інші елементи, які заохочують нових співробітників до участі. Це допоможе їм запам'ятати інформацію та залишатися зацікавленими в матеріалі.

tl;dv перетворити типові відеоконференції для нових співробітників на індивідуальний, автоматизований та більш ефективний процес. Завдяки відеохабам, часовим мітками та індивідуальному підходу ви можете бути впевнені, що нові співробітники добре адаптуються до культури компанії, одночасно отримуючи необхідні знання про компанію, про те, як краще виконувати свою роботу та досягати високої продуктивності.

Ви також можете розглянути можливість використання віртуальної реальності (VR) або доповненої реальності (AR) для створення захоплюючого досвіду адаптації нових співробітників. VR і AR можуть імітувати реальні сценарії, допомагаючи новим співробітникам звикнути до своїх робочих обов'язків і почуватися більш впевнено у своїх ролях.

Загалом, створивши ефективний процес віртуального адаптації, який залучає нових співробітників і готує їх до успіху, ви можете допомогти своїй компанії залучити і утримати найкращих фахівців, одночасно підвищуючи продуктивність і зростання на робочому місці.

Висновок

Адаптація нових співробітників може бути складним завданням, але, дотримуючись цих порад, ви можете створити віртуальну адаптаційну програму, яка буде ефективною і приємною для вашої команди. Існує багато способів зробити віртуальний процес адаптації більш цікавим і успішним, від використання відео та інтерактивних елементів до автоматизації завдань за допомогою tl;dv і впровадження VR/AR.