Für Manager ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oft eine schwierige Aufgabe. Sie müssen sich nicht nur darum kümmern, sie mit den Unternehmensregeln und -verfahren vertraut zu machen, sondern auch dafür sorgen, dass sie sich in ihrer neuen Arbeitsumgebung wohlfühlen. Dieser Artikel befasst sich mit der Erleichterung des Onboarding-Prozesses durch die Schaffung einer virtuellen Welt, die der realen Welt so nahe wie möglich kommt.
Was ist ein virtueller Onboarding-Prozess?
Beim virtuellen Onboarding setzt ein Unternehmen Technologien ein, um den Übergang eines neuen Mitarbeiters zu erleichtern. Dies kann von Online-Schulungsmodulen bis hin zu Videokonferenzsoftware reichen, die ein persönliches Treffen simuliert. Virtuelles Onboarding zielt darauf ab, den Prozess sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten.
Wie schaffen Sie ein gutes virtuelles Onboarding-Erlebnis?
Viele Faktoren spielen eine Rolle bei der Gestaltung eines hervorragenden virtuellen Onboarding-Erlebnisses.
1. Stellen Sie sicher, dass Sie angemessene Schulungen und Ressourcen bereitstellen. Online-Module, Videos und andere Materialien können neuen Mitarbeitern helfen, sich schnell mit den Unternehmensrichtlinien und -verfahren vertraut zu machen. Eine der einfachsten Möglichkeiten, neuen Mitarbeitern die Einarbeitung in die Tools und Systeme des Unternehmens zu erleichtern, ist die Einrichtung einer Wissensdrehscheibe, die alle Themen abdeckt, die neue Mitarbeiter für ihre Einarbeitung benötigen. Beliebte Tools, die hierfür verwendet werden, sind Notion, Trello und tl;dv. tl;dv bietet eine noch visuellere Möglichkeit, neue Mitarbeiter durch individuell erstellte oder standardmäßige Videos für neue Mitarbeiter zu schulen. Identifizieren Sie die Schlüsselbereiche Ihres Unternehmens, die ein tieferes Verständnis erfordern, kategorisieren Sie diese und erstellen Sie Videos, Leitfäden und detaillierte Dokumentationen für sie. Die bereits erwähnten Tools eignen sich hervorragend, um Textinhalte und Videos für einen einfachen und selbstbestimmten Zugang zu verbreiten.
2. Schaffen Sie ein unterstützendes Umfeld durch regelmäßige Kommunikation und Feedback. Stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie Fragen stellen und ihre Gedanken und Ideen mit anderen teilen können, sei es über Videokonferenzsoftware oder Teambesprechungen. Das virtuelle Onboarding ist in hohem Maße auf verschiedene Tools angewiesen, um erfolgreich zu sein. Das bedeutet aber nicht, dass es sich um super teure oder unerreichbare Tools handelt. Ein Tool wie Slack ist ideal für die Kommunikation. Trello eignet sich perfekt für die Verfolgung von Projekten und tl;dv für das Versenden detaillierter Nachrichten, die eher visuell oder demonstrativ sind. Im Allgemeinen reicht ein Slack-Kanal für eine schnelle und einfache Kommunikation völlig aus, da er sowohl über den PC als auch über das Mobiltelefon zugänglich ist.
3. Passen Sie das virtuelle Onboarding-Erlebnis an die Bedürfnisse Ihres Teams oder Ihrer Organisation an. Dies kann die Anpassung von Schulungsinhalten auf der Grundlage von Job-Rollen oder die Einbindung einzigartiger Tools oder Technologien in Ihren Onboarding-Prozess beinhalten.
4. Priorisieren Sie Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit. Es ist wichtig, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und anderer Stakeholder in Ihrem Unternehmen im Auge zu behalten. Das kann bedeuten, dass Sie Ihr virtuelles Onboarding mobilfreundlich gestalten oder verschiedene Sprachoptionen für diejenigen anbieten, die nicht englische Muttersprachler sind.
Zugänglichkeit bedeutet auch, dass neue Mitarbeiter den Einführungsprozess selbständig und in ihrem eigenen Tempo durchlaufen können. Eine stundenlange Einarbeitung innerhalb einer einzigen Woche ist für viele nicht praktikabel, und sie werden wiederkommen, um Informationen einzuholen, wenn sie auf ein Problem stoßen. Warum sollte man es ihnen nicht leicht machen, selbst nach Informationen zu suchen? Eine Wissensdrehscheibe oder Wissensdatenbank ist eine der besten Möglichkeiten, den Onboarding-Prozess auf praktische und selbstbestimmte Weise kontinuierlich zu unterstützen.
Google Docs und Notion sind großartige Werkzeuge für den Aufbau einer einfachen und dennoch durchsuchbaren Wissensdatenbank mit Kapiteln zu bestimmten allgemeinen Problemen, Themen und Fragen, die in den ersten Tagen auftraten. Sie können sogar fortgeschrittene Themen darin aufnehmen, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter eine Anlaufstelle hat, auf die er immer zurückgreifen kann, wenn er auf ein Problem stößt oder mehr über die Organisation erfahren möchte.
Die Verwendung von tl;dv in allen Besprechungen macht Ihre Organisation besser und produktiver, da niemand stundenlange Videos ansehen muss, um ein paar Minuten des gesuchten Inhalts zu erfahren. Mit tl;dv können Sie durch die Verwendung von Zeitstempeln und Notizen ganz einfach zu den Aspekten einer Besprechung springen, die Sie sich noch einmal ansehen möchten. Wenn Sie eine detailliertere Betrachtung des Videos bevorzugen, können Sie zu den Transkripten wechseln und die Besprechung in Textform erneut ansehen.
5. Betonen Sie die Bedeutung der ständigen beruflichen Weiterentwicklung. Fortlaufende Schulungen und Unterstützung sind entscheidend dafür, dass Mitarbeiter in ihrer Rolle wachsen und gedeihen können, unabhängig vom Arbeitsort, ob persönlich oder remote. Die Einführung eines Buddy-Systems ist eine der besten Möglichkeiten, um die kontinuierliche Entwicklung aller neuen Mitarbeiter zu gewährleisten.
Für einige neue Mitarbeiter ist es ziemlich schwierig, Freunde zu finden, vor allem wenn sie eine vollständige remote Rolle haben. Die Zuweisung eines Buddy kann es ihnen erleichtern, Freundschaften zu schließen, Kontakte zum gesamten Team zu knüpfen und ein Paar Schultern zu haben, auf die sie sich verlassen können, wenn sie Hilfe brauchen.
6. Stellen Sie sicher, dass Sie realistische Erwartungen haben. Es ist wichtig, die Erwartungen von Anfang an zu kennen und einen Plan zu haben, um sie zu erfüllen, und die Mitarbeiter wissen zu lassen, dass das virtuelle Onboarding kein Ersatz für die persönliche Interaktion ist.
Neue Mitarbeiter brauchen in der Regel einige Zeit, um ihre beste Leistung zu erbringen. Aber das ist kein Zufall. Realistische Erwartungen, die genau festgelegt und kommuniziert werden, sind der beste Weg, um neue Mitarbeiter auf Trab zu bringen, ohne dass die Produktivität oder der Umsatz darunter leiden. Ein Einarbeitungsplan ist der beste Weg, um die Realitäten der Rolle und die Aufgaben, die neue Mitarbeiter Tag für Tag, Woche für Woche usw. zu erfüllen haben, festzulegen.
Indem Sie die notwendigen OKRs, KPIs und Zeitpläne festlegen, bereiten Sie den neuen Mitarbeiter darauf vor, die Anlaufkurve mit viel Leichtigkeit zu bewältigen. Ihre Mitarbeitermaterialien sollten so gestaltet sein, dass sie den Erwartungen entsprechen und den Mitarbeitern helfen, genau das zu bekommen, was sie brauchen, wenn sie es brauchen. Alles beginnt damit, dass Sie Ihr Onboarding auf jede Rolle zuschneiden und sich in die neuen Mitarbeiter einfühlen, um die Ressourcen, Tools und Unterstützung zu finden, die sie benötigen, um erstaunliche Ergebnisse zu erzielen.
7. Ermutigen Sie zu sozialen Kontakten und Networking. Soziale Kontakte und Networking sind wichtig, damit sich die Mitarbeiter mit ihren Kollegen verbunden fühlen, auch wenn sie nicht am selben Ort arbeiten. Dies kann durch virtuelle Happy Hours mit Donut and Happy Hour, Online-Spiele mit Emoji Stories oder andere soziale Aktivitäten erreicht werden. Andere Tools zur Mitarbeiterbindung wie butter.us und icebreaker.video eignen sich ebenfalls hervorragend für die Gestaltung ansprechender Mitarbeitersitzungen, die zur Teambindung und zum Aufbau einer Unternehmenskultur beitragen.
8. Priorisieren Sie das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Der Einarbeitungsprozess kann sowohl für neue als auch für bestehende Mitarbeiter stressig sein. Daher ist es wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um die geistige und körperliche Gesundheit der Mitarbeiter während dieser Zeit zu unterstützen. Dazu könnte die Möglichkeit gehören, von zu Hause aus zu arbeiten oder einen flexiblen Zeitplan anzubieten, um das Stressniveau zu senken. Zoom Ermüdung, da Online-Meetings zur Normalität geworden sind, ist real, und neue Mitarbeiter können bei so vielen Dingen leicht in Stress geraten. Bieten Sie andere Lernmöglichkeiten an, wie z. B. soziale Veranstaltungen auf Plattformen wie Donut. Mit tl;dv und anderen Online-Tools können Sie den psychologischen Druck auf Mitarbeiter im Allgemeinen und auf neue Mitarbeiter verringern.
9. Denken Sie daran, dass das virtuelle Onboarding ein fortlaufender Prozess ist. Wie jede andere Art von Onboarding ist auch das virtuelle Onboarding ein fortlaufender Prozess, der im Laufe der Zeit kontinuierlich verfeinert und verbessert werden sollte. So wie Ihr Team wächst und sich verändert, sollten auch Ihre Onboarding-Verfahren angepasst werden.
10. Denken Sie vor allem daran, dass der Onboarding-Prozess ein gemeinschaftlicher Prozess ist. Es ist wichtig, eng mit Ihren Teammitgliedern, Stakeholdern und anderen relevanten Parteien zusammenzuarbeiten, um ein Onboarding-Erlebnis zu schaffen, das für alle funktioniert. Wenn Sie diese Überlegungen berücksichtigen, können Sie das beste virtuelle Onboarding-Erlebnis für Ihre neuen Mitarbeiter schaffen.
Wenn Sie sich auf diese Faktoren konzentrieren, können Sie ein virtuelles Onboarding-Erlebnis schaffen, das effektiv und ansprechend ist und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter unterstützt. Egal, ob Sie Arbeitgeber oder Arbeitnehmer sind, der Schlüssel liegt darin, das virtuelle Onboarding als Chance für Wachstum und Entwicklung zu sehen und nicht nur als eine weitere Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste. Wenn Sie sich die Technologie zu eigen machen und mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten, können Sie unabhängig von Ihrem Aufenthaltsort hervorragende Ergebnisse am Arbeitsplatz erzielen.
Ideen für großartige virtuelle Onboarding-Erlebnisse
Willkommenspaket
Schicken Sie Ihrem neuen Mitarbeiter ein Paket mit Firmengeschenken und Informationen über die Kultur, die Werte und die Ziele des Unternehmens. Dadurch fühlen sie sich dem Team stärker verbunden und setzen einen positiven Akzent für ihre Einarbeitung. Ein Willkommenspaket kann auch Dinge enthalten, die dem neuen Mitarbeiter die Eingewöhnung in sein virtuelles Büro erleichtern, z. B. eine Liste der Teammitglieder und ihre Kontaktinformationen, eine virtuelle Büroführung und virtuelle Kalender.
Onboarding-Portal
Erstellen Sie ein Portal, über das neue Mitarbeiter Informationen über das Unternehmen, ihr Team und ihre Rolle abrufen können. Dies kann Stellenbeschreibungen, Kontaktlisten, Organigramme und mehr umfassen. Dieses virtuelle Tool kann dazu beitragen, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter zu Beginn ihres Einarbeitungsprozesses wohler und sicherer fühlen.
Ziehen Sie in Erwägung, virtuelle Schulungskurse anzubieten, in denen neue Mitarbeiter etwas über das Unternehmen, seine Produkte und Dienstleistungen sowie über bewährte Verfahren für eine erfolgreiche Arbeit im Unternehmen lernen. Diese Kurse werden dazu beitragen, sie auf den Erfolg in ihrer Rolle vorzubereiten und die Angst vor dem, was sie am ersten Tag erwartet, zu verringern. All diese Ressourcen sollten über ein einziges Portal oder vielleicht auch zwei leicht zugänglich sein.
Viele Plattformen, über die auf Ressourcen zugegriffen werden kann, machen es mühsam und stressig. Indem Sie alle Schulungssitzungen mit genauen Zeitstempeln auf tl;dv aufzeichnen, können Sie den Stress reduzieren und Ihren neuen Mitarbeitern helfen, das mentale Gleichgewicht zu halten, während sie in Ihrem Unternehmen wachsen.
Online-Schulungsmodule
Entwickeln Sie Online-Schulungsmodule, die neue Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo absolvieren können, indem Sie tl;dv für Videobibliotheken sowie Notion und Google Docs für die Dokumentation verwenden. Dies kann eine gute Möglichkeit sein, sie in die Unternehmensrichtlinien und -verfahren einzuführen. In virtuellen Umgebungen können virtuelle Schulungssitzungen ein besonders effektiver Weg sein, um neuen Mitarbeitern bei der Eingewöhnung in ihre Rollen und Aufgaben zu helfen.
Einige Ideen für virtuelle Schulungen sind virtuelle Treffen mit Managern oder Kollegen, Online-Kurse oder Webinare und virtuelle Präsentationen von leitenden Mitarbeitern zu den Werten und der Vision des Unternehmens. Indem Sie Ihren neuen Mitarbeitern ansprechende Schulungen in einer virtuellen Umgebung anbieten, können Sie sicherstellen, dass sie alle Ressourcen erhalten, die sie für eine erfolgreiche Tätigkeit benötigen.
Videokonferenzen
Nutzen Sie Videokonferenzsoftware, um regelmäßige Treffen mit neuen Mitarbeitern abzuhalten. Dies kann ihnen helfen, sich mit ihren Kollegen verbunden zu fühlen und Antworten auf ihre Fragen zu erhalten. Außerdem können Sie so sehen, wie sie sich einleben und ob es Probleme gibt, die gelöst werden müssen. Mit virtueller Konferenzsoftware können sich neue Mitarbeiter von Anfang an als echter Teil des Teams fühlen, was ihnen hilft, sich schneller in ihrem neuen Arbeitsumfeld zurechtzufinden.
Soziale Aktivitäten
Fördern Sie die Geselligkeit und das Networking, indem Sie virtuelle Happy Hours, Online-Spiele oder andere soziale Aktivitäten organisieren. Unterhaltsame und lebendige soziale Aktivitäten können dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeiter wohler fühlen und ein Gefühl der Kameradschaft unter den Kollegen entwickeln. Sie können auch dazu beitragen, das Gefühl der Isolation zu verringern, und ihnen helfen, die gesamte Unternehmenskultur kennen zu lernen.
Arbeitsbuddy-System
Bringen Sie neue Mitarbeiter mit bestehenden Teammitgliedern zusammen, die als Mentoren fungieren und sie während des Einarbeitungsprozesses unterstützen können. Dies kann eine gute Möglichkeit sein, Beziehungen aufzubauen und neuen Mitarbeitern zu helfen, sich in ihrer Rolle wohl zu fühlen. Zusätzlich zu einem Buddy-System können Sie auch virtuelle Mentoren oder Coaches einsetzen, die den neuen Mitarbeitern während des Einarbeitungsprozesses zur Seite stehen. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Ihr neuer Mitarbeiter Fragen oder Bedenken hat, die sich auf seine Rolle oder sein Team beziehen.
Kontinuierliches Feedback
Bitten Sie neue Mitarbeiter regelmäßig um Feedback zu ihren Erfahrungen und gehen Sie auf alle Probleme und Bedenken ein, die sie haben. Sie können ein effektiveres virtuelles Onboarding-Programm erstellen, das alle Beteiligten zum Erfolg führt, indem Sie Ihren Teammitgliedern zuhören und auf ihre Bedürfnisse eingehen. Anhand des Feedbacks können Sie feststellen, welche Aspekte des virtuellen Onboarding gut funktionieren und in welchen Bereichen noch Verbesserungsbedarf besteht. Indem Sie das Feedback überwachen, können Sie sicherstellen, dass Ihr
Gamifizierung Ihres virtuellen Onboarding-Prozesses
Erwägen Sie den Einsatz von Gamification-Techniken, um neue Mitarbeiter zu motivieren und den Einarbeitungsprozess angenehmer zu gestalten. Sie könnten zum Beispiel Ranglisten oder Auszeichnungen für die Erledigung bestimmter Aufgaben oder Meilensteine erstellen. Dies kann dazu beitragen, ein Gefühl der Kameradschaft zu schaffen und die neuen Mitarbeiter dazu zu ermutigen, härter zu arbeiten und bessere Leistungen zu erbringen.
Den Prozess automatisieren
Erwägen Sie, so viele Aufgaben wie möglich zu automatisieren, um den Einführungsprozess zu rationalisieren und den Verwaltungsaufwand zu minimieren. Dies könnte die Einrichtung automatischer Erinnerungen, das Versenden von Einarbeitungs-Checklisten oder die Verwendung anderer Produktivitäts-Tools umfassen, die neuen Mitarbeitern helfen, organisiert zu bleiben und den Überblick zu behalten. tl;dv dient als Repository für alte Besprechungen und vorab aufgezeichnete Schulungsmaterialien mit Zeitstempeln und Abschriften, falls neue Mitarbeiter die Unterlagen lieber lesen möchten.
Ein solches Onboarding-System bringt jeden Mitarbeiter automatisch von 0 auf den neuesten Stand der relevanten Unternehmensinformationen, da die Videos in der Reihenfolge des zeitlichen Ablaufs und der Bedürfnisse angeordnet werden können, um ihnen zu helfen, ein selbstbestimmtes Lernsystem zu betreiben, das nicht durch andere Mitarbeiter aufgrund von Ereignissen wie nicht übereinstimmenden Kalendern, unterschiedlichen Zeitzonen und mehr behindert wird.
Schaffung eines förderlichen Umfelds
Denken Sie schließlich daran, dass es beim virtuellen Onboarding in erster Linie darum geht, ein unterstützendes Umfeld zu schaffen, in dem neue Mitarbeiter wachsen und gedeihen können. Indem Sie das Wohlbefinden der Mitarbeiter in den Vordergrund stellen, regelmäßiges Feedback geben und sich auf Zusammenarbeit und Kommunikation konzentrieren, können Sie Ihren Teammitgliedern die Unterstützung geben, die sie für den Erfolg in ihrer Rolle benötigen.
Kurze Schulungs- und Anleitungsvideos verwenden
Binden Sie Videoinhalte in Ihren virtuellen Einführungsprozess ein, damit neue Mitarbeiter die Unternehmensrichtlinien und -verfahren verstehen. Diese Videos können kurz und prägnant sein und die Kleiderordnung, die Anwesenheitsregeln, die Arbeitszeiten und vieles mehr behandeln. Eine bessere Möglichkeit, kurze Videos zu verwenden, ist die Erstellung einer Wissensdatenbank mit tl;dv.
Ihre Wissensdrehscheibe könnte Anleitungen zur Anmeldung bei Unternehmenssystemen, zur Einrichtung von Tools, zur Durchführung bestimmter Aufgaben und zu anderen wichtigen Aspekten wie der Unternehmensgeschichte, den Werten und der Vision enthalten. Dies sind Dinge, die sich nicht oft ändern. Und wenn Sie Videos für diese Themen erstellen, sparen Sie Zeit für stundenlange Besprechungen, wenn alles in einem kurzen Video auf tl;dv vermittelt werden kann.
Durch den Einsatz von Videos im Rahmen Ihres Einführungsprozesses können Sie neuen Mitarbeitern die benötigten Informationen vermitteln und gleichzeitig die Einführungserfahrung ansprechender und angenehmer gestalten.
Interaktiv machen
Gestalten Sie Ihre virtuelle Einarbeitung interaktiv und fesselnd, indem Sie Quiz, Umfragen, Erhebungen und andere Elemente einbauen, die neue Mitarbeiter zur Teilnahme anregen. Dies kann dazu beitragen, dass sie die Informationen behalten und sich weiter mit dem Material beschäftigen.
tl;dv ermöglicht es Ihnen, das heute übliche Onboarding per Videokonferenz in ein selbstbestimmtes, automatisiertes und besseres Erlebnis für neue Mitarbeiter zu verwandeln. Mit Videoknotenpunkten, Zeitstempeln und einem selbstbestimmten Ablauf können Sie sicher sein, dass sich neue Mitarbeiter gut in die Unternehmenskultur einfügen, während sie das notwendige Wissen über das Unternehmen erwerben und lernen, wie sie ihre Arbeit besser erledigen und ein hohes Produktivitätsniveau erreichen können.
Sie könnten auch den Einsatz von Virtual Reality (VR) oder Augmented Reality (AR) in Erwägung ziehen, um das Onboarding-Erlebnis immersiv zu gestalten. VR und AR können reale Szenarien simulieren und neuen Mitarbeitern helfen, sich mit ihren Aufgaben vertraut zu machen und sich in ihrer Rolle sicherer zu fühlen.
Mit einem effektiven virtuellen Onboarding-Prozess, der Ihre neuen Mitarbeiter anspricht und sie zum Erfolg führt, können Sie Ihrem Unternehmen helfen, Top-Talente zu gewinnen und zu halten und gleichzeitig die Produktivität und das Wachstum am Arbeitsplatz zu steigern.
Schlussfolgerung
Das Onboarding neuer Mitarbeiter kann eine beängstigende Aufgabe sein, aber Sie können ein virtuelles Onboarding-Erlebnis schaffen, das sowohl effektiv als auch angenehm für Ihr Team ist, wenn Sie diese Tipps befolgen. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihren virtuellen Onboarding-Prozess ansprechender und erfolgreicher zu gestalten, von der Verwendung von Videos und interaktiven Elementen bis zur Automatisierung von Aufgaben mit tl;dv und der Einbeziehung von VR/AR.
