Les managers peuvent trouver que l'intégration des nouveaux employés est une tâche difficile. Non seulement vous devez vous soucier de les mettre au courant des règles et procédures de l'entreprise, mais vous devez également vous assurer qu'ils se sentent à l'aise dans leur nouvel environnement de travail. Cet article se propose de faciliter le processus d'intégration en créant un monde virtuel qui reflète le plus fidèlement possible le monde réel.
Qu'est-ce que le processus d'intégration virtuelle ?
Le processus d'intégration virtuelle consiste pour une entreprise à utiliser la technologie pour faciliter la transition d'un nouvel employé. Il peut s'agir de modules de formation en ligne ou de logiciels de vidéoconférence qui simulent une réunion en personne. L'intégration virtuelle vise à rendre le processus aussi fluide et efficace que possible pour les employeurs et les employés.
Comment créer une bonne expérience d'intégration virtuelle ?
De nombreux facteurs entrent en ligne de compte pour créer une excellente expérience d'accueil virtuel.
1. Assurez-vous de fournir une formation et des ressources adéquates. Des modules en ligne, des vidéos et d'autres supports peuvent aider les nouveaux employés à se familiariser rapidement avec les politiques et procédures de l'entreprise. L'une des façons les plus simples de faciliter le rattrapage des nouveaux employés sur les outils et systèmes de l'entreprise est de créer un centre de connaissances couvrant tous les sujets dont les nouveaux employés ont besoin pour compléter leur formation d'intégration. Certains outils populaires utilisés à cette fin sont Notion, Trello et tl;dv. tl;dv offre un moyen encore plus visuel de former les nouveaux employés grâce à des vidéos personnalisées ou standard destinées aux nouveaux employés. En identifiant les domaines clés de votre organisation qui nécessitent une compréhension approfondie, catégorisez-les et réalisez des vidéos, rédigez des guides et créez une documentation détaillée à leur sujet. Les outils déjà mentionnés sont d'excellents moyens de distribuer du contenu textuel et des vidéos pour un accès facile et à son propre rythme.
2. Créez un environnement favorable par une communication et un retour d'information réguliers. Que ce soit par le biais de logiciels de vidéoconférence ou de réunions d'équipe, assurez-vous que les employés se sentent à l'aise pour poser des questions et partager leurs pensées et leurs idées avec les autres. Pour réussir, l'intégration virtuelle dépend fortement de divers outils. Mais cela ne signifie pas pour autant des outils super coûteux ou hors de portée. Un outil comme Slack est idéal pour la communication. Trello est parfait pour le suivi des projets et tl;dv pour l'envoi de messages approfondis qui ont un côté plus visuel ou démonstratif. En général, un canal Slack est tout à fait suffisant pour une communication rapide et facile car il permet un accès à la fois sur PC et sur téléphone portable.
3. Adaptez l'expérience d'intégration virtuelle aux besoins spécifiques de votre équipe ou de votre organisation. Il peut s'agir de personnaliser le contenu de la formation en fonction des fonctions exercées ou d'intégrer des outils ou des technologies uniques dans votre processus d'intégration.
4. Donnez la priorité à la convivialité et à l'accessibilité. Il est essentiel de garder à l'esprit les besoins de vos employés et des autres parties prenantes de votre organisation. Cela peut signifier que votre expérience d'intégration virtuelle doit être adaptée aux téléphones portables ou que vous devez proposer différentes options linguistiques aux personnes dont l'anglais n'est pas la langue maternelle.
L'accessibilité signifie également que les nouveaux employés peuvent suivre le processus d'intégration par eux-mêmes et à leur propre rythme. De longues heures d'initiation en une seule semaine ne conviennent pas à beaucoup d'entre eux et ils reviendront chercher des informations lorsqu'ils rencontreront un problème. Pourquoi ne pas leur faciliter la tâche en leur permettant d'aller chercher l'information par eux-mêmes ? Un centre de connaissances ou une base de connaissances est l'un des meilleurs moyens de soutenir continuellement le processus d'intégration d'une manière pratique et à son propre rythme.
Google Docs et Notion sont d'excellents outils pour construire une base de connaissances simple mais consultable, avec des chapitres basés sur des problèmes communs spécifiques, des sujets et des questions qui ont été soulevées au cours des premiers jours. Vous pouvez même y inclure des sujets avancés pour vous assurer que chaque employé dispose d'un centre de référence auquel il peut toujours se référer lorsqu'il rencontre un problème ou qu'il a besoin d'en savoir plus sur l'organisation.
Pour les réunions, l'utilisation de tl;dv dans toutes les réunions rend votre organisation meilleure et plus productive car personne ne doit absolument regarder des heures entières de vidéo pour quelques minutes du contenu qu'il recherche. Avec tl;dv, l'utilisation d'horodatages et de notes vous permet de sauter facilement aux aspects de toute réunion que vous souhaitez revoir. Si vous préférez un regard plus détaillé sur la vidéo, vous pouvez passer aux transcriptions et revoir la réunion en texte.
5. Souligner l'importance du développement professionnel continu. La formation et le soutien continus sont essentiels pour aider les employés à se développer et à s'épanouir dans leurs fonctions, quel que soit le lieu de travail, en personne ou à l'adresse remote. La mise en place d'un système de compagnonnage est l'un des meilleurs moyens d'assurer le développement continu de tous vos nouveaux employés.
Il est assez difficile pour certains nouveaux employés de se faire des amis, en particulier lorsqu'ils occupent des postes à part entière sur le site remote . En leur attribuant un binôme, il leur sera plus facile de se faire des amis, d'entrer en contact avec l'ensemble de l'équipe et d'avoir une paire d'épaules sur laquelle ils pourront compter lorsqu'ils auront besoin d'aide.
6. Veillez à fixer des attentes réalistes. Il est essentiel de comprendre et d'avoir un plan pour répondre aux attentes dès le début et de faire savoir aux employés que l'intégration virtuelle ne remplace pas l'interaction en personne.
Les nouveaux employés mettent généralement un certain temps avant d'atteindre leurs meilleures performances. Mais cela n'est pas le fruit du hasard. Avoir des attentes réalistes, bien établies et communiquées, est la meilleure façon de mettre les nouveaux employés à niveau sans sacrifier la productivité ou les revenus. Un plan de montée en puissance est le meilleur moyen de fixer les réalités du rôle et de ce que les nouveaux employés doivent faire jour après jour, semaine après semaine, et ainsi de suite.
En établissant les OKR, les KPI et les échéances nécessaires, vous préparez le nouvel employé à franchir la courbe de montée en puissance avec beaucoup de facilité. Vos documents destinés aux employés doivent être conçus pour répondre aux attentes et les aider à obtenir ce dont ils ont besoin exactement au moment où ils en ont besoin. Tout commence par l'adaptation de l'accueil à chaque rôle et par l'empathie avec les nouveaux employés pour qu'ils trouvent les ressources, les outils et le soutien dont ils ont besoin pour obtenir des résultats exceptionnels.
7. Encouragez la socialisation et le réseautage. La socialisation et le réseautage sont importants pour aider les employés à se sentir liés à leurs collègues, même s'ils ne travaillent pas dans le même espace physique. Cela peut se faire par des happy hours virtuels avec Donut and Happy Hour, des jeux en ligne avec Emoji Stories, ou d'autres activités sociales. D'autres outils d'engagement des employés, tels que butter.us et icebreaker.video, sont également très utiles pour créer des sessions d'engagement des employés qui contribuent à la cohésion de l'équipe et au développement de la culture d'entreprise.
8. Donner la priorité au bien-être des employés. Le processus d'intégration peut être stressant pour les nouveaux employés comme pour les anciens. Il est donc important de prendre des mesures pour soutenir leur santé mentale et physique pendant cette période. Il peut s'agir d'offrir des options de travail à domicile ou des horaires flexibles pour aider à réduire le niveau de stress. Zoom La fatigue due au fait que les sessions de réunion en ligne sont devenues normales est réelle et les nouveaux employés peuvent facilement être stressés par tant de choses à faire. Proposez d'autres moyens d'apprentissage, tels que des événements sociaux sur des plateformes comme Donut. En utilisant tl;dv et d'autres outils en ligne, vous pouvez réduire la pression psychologique qui pèse sur les employés en général et sur les nouveaux employés.
9. Gardez à l'esprit que l'onboarding virtuel est un processus continu. Comme tout autre type d'intégration, l'intégration virtuelle est un processus continu qui doit être continuellement affiné et amélioré au fil du temps. Vos procédures d'intégration doivent évoluer au fur et à mesure que votre équipe se développe et change.
10. Par-dessus tout, n'oubliez pas que le processus d'intégration est un processus de collaboration. Il est essentiel de travailler en étroite collaboration avec les membres de votre équipe, les parties prenantes et les autres parties concernées pour créer une expérience d'intégration qui fonctionne pour tout le monde. Vous pouvez créer la meilleure expérience d'intégration virtuelle pour vos nouveaux employés en tenant compte de ces considérations.
En vous concentrant sur ces facteurs, vous pouvez créer une expérience d'intégration virtuelle qui soit efficace, attrayante et adaptée aux besoins de vos employés. Que vous soyez employeur ou employé, la clé est de considérer l'intégration virtuelle comme une opportunité de croissance et de développement, et non comme une tâche de plus sur votre liste de choses à faire. En outre, en adoptant la technologie et en travaillant en collaboration avec les membres de votre équipe, vous pouvez obtenir d'excellents résultats sur le lieu de travail, où que vous soyez.
Idées pour des expériences d'intégration virtuelle réussies
Paquet de bienvenue
Envoyez à votre nouvelle recrue un colis contenant du matériel de l'entreprise et des informations sur sa culture, ses valeurs et ses objectifs. Cela l'aidera à se sentir plus proche de l'équipe et donnera un ton positif à son expérience d'intégration. Le colis de bienvenue peut également contenir des éléments qui aideront le nouvel employé à s'acclimater à ses bureaux virtuels, comme une liste des membres de l'équipe et leurs coordonnées, une visite des bureaux virtuels et des calendriers virtuels.
Portail d'embarquement
Créez un portail où les nouveaux employés peuvent accéder à des informations sur l'entreprise, leur équipe et leur rôle. Il peut s'agir de descriptions de poste, de listes de contacts, d'organigrammes, etc. Cet outil virtuel peut aider vos nouveaux employés à se sentir plus à l'aise et plus confiants au moment où ils entament leur processus d'intégration.
Envisagez de proposer des cours de formation virtuels qui informent les nouveaux employés sur l'entreprise, ses produits et services, et les meilleures pratiques pour travailler avec succès au sein de l'organisation. Ces cours les aideront à se préparer à réussir dans leur rôle, en réduisant l'anxiété quant à ce qui les attend le premier jour. Toutes ces ressources doivent être facilement accessibles sur un seul portail, voire deux.
Le fait d'avoir de nombreuses plates-formes où l'on peut accéder aux ressources rend la tâche fastidieuse et stressante. En enregistrant toutes les sessions de formation avec des horodatages précis sur tl;dv, vous pouvez réduire le stress et aider vos nouveaux employés à maintenir un équilibre mental au fur et à mesure qu'ils évoluent dans votre organisation.
Modules de formation en ligne
Développez des modules de formation en ligne que les nouveaux employés peuvent suivre à leur propre rythme en utilisant tl;dv pour les vidéothèques, et Notion et Google Docs pour la documentation. Cela peut être un excellent moyen de leur présenter les politiques et procédures de l'entreprise. Dans les environnements virtuels, les sessions de formation virtuelles peuvent être un moyen particulièrement efficace d'aider les nouveaux employés à s'acclimater à leurs rôles et responsabilités.
Parmi les idées de sessions de formation virtuelles, citons les réunions virtuelles avec des responsables ou des collègues, les cours en ligne ou les webinaires, ainsi que les présentations virtuelles des cadres supérieurs sur les valeurs et la vision de l'entreprise. En offrant à vos nouvelles recrues des expériences de formation intéressantes dans un cadre virtuel, vous pouvez vous assurer qu'elles disposent de toutes les ressources nécessaires pour réussir dans leur rôle.
Vidéo-conférence
Utilisez un logiciel de vidéoconférence pour organiser des réunions régulières avec les nouveaux employés. Cela peut les aider à se sentir en contact avec leurs collègues et à obtenir des réponses aux questions qu'ils peuvent se poser. Cela vous permet également de voir comment ils s'intègrent et s'il y a des problèmes qui doivent être résolus. Grâce au logiciel de conférence virtuelle, les nouveaux employés peuvent avoir le sentiment de faire partie intégrante de l'équipe dès le début, ce qui les aide à s'adapter plus rapidement à leur nouvel environnement de travail.
Activités sociales
Encouragez la socialisation et le réseautage en organisant des happy hours virtuels, des jeux en ligne ou d'autres activités sociales. Des activités sociales amusantes et animées peuvent aider les nouveaux employés à se sentir plus à l'aise et favoriser un sentiment de camaraderie entre collègues. Elles peuvent également contribuer à réduire le sentiment d'isolement et les aider à s'imprégner de l'ambiance culturelle de l'entreprise.
Système de compagnons de travail
Associez les nouveaux employés à des membres de l'équipe existants qui peuvent agir comme des mentors et les soutenir pendant le processus d'intégration. C'est un excellent moyen de nouer des relations et d'aider les nouvelles recrues à se sentir à l'aise dans leur rôle. En plus d'un système de jumelage, vous pouvez également envisager de désigner des mentors ou des coachs virtuels qui peuvent offrir des conseils personnalisés tout au long du processus d'intégration. Cela peut être particulièrement utile si votre nouvelle recrue a des questions ou des préoccupations spécifiques à son rôle ou à son équipe.
Rétroaction continue
Demandez régulièrement aux nouveaux employés de vous faire part de leurs commentaires sur leur expérience, et efforcez-vous de résoudre les problèmes qu'ils peuvent rencontrer. En écoutant les membres de votre équipe et en répondant à leurs besoins, vous pouvez créer un programme d'intégration virtuelle plus efficace qui prépare tout le monde à la réussite. Les commentaires peuvent vous aider à déterminer les aspects de l'intégration virtuelle qui fonctionnent bien et ceux qui doivent être améliorés. En contrôlant les commentaires, vous pouvez vous assurer que votre
Gamification de votre processus d'accueil virtuel
Envisagez d'utiliser des techniques de gamification pour impliquer les nouveaux employés et rendre le processus d'intégration plus agréable. Par exemple, vous pouvez créer des classements ou des récompenses pour l'accomplissement de certaines tâches ou étapes. Cela peut contribuer à créer un sentiment de camaraderie et encourager les nouveaux employés à travailler plus dur et à être plus performants.
Automatiser le processus
Envisagez d'automatiser autant de tâches que possible pour rationaliser le processus d'intégration et minimiser le travail administratif. Il peut s'agir de la mise en place de rappels automatiques, de l'envoi de listes de contrôle pour l'intégration ou de l'utilisation d'autres outils de productivité qui peuvent aider les nouveaux employés à rester organisés et sur la bonne voie. tl;dv sert de référentiel pour les anciennes sessions de réunion et les supports de formation préenregistrés, avec horodatage et transcription, au cas où les nouveaux employés préféreraient lire la documentation.
Un tel système d'intégration permet à tout employé de se familiariser avec les informations pertinentes de l'entreprise de manière automatisée, car les vidéos peuvent être organisées par ordre chronologique et en fonction des besoins, afin d'aider les employés à utiliser un système d'apprentissage à leur propre rythme, sans être gênés par d'autres employés en raison d'événements tels que des calendriers incompatibles, des fuseaux horaires différents, etc.
Créer un environnement propice
Enfin, n'oubliez pas que l'intégration virtuelle consiste avant tout à créer un environnement propice au développement et à l'épanouissement des nouveaux employés. En accordant la priorité au bien-être des employés, en fournissant un retour d'information régulier et en mettant l'accent sur la collaboration et la communication, vous pouvez apporter aux membres de votre équipe le soutien dont ils ont besoin pour réussir dans leurs fonctions.
Utiliser de courtes vidéos de formation et d'instruction
Intégrez du contenu vidéo dans votre processus d'accueil virtuel pour aider les nouveaux employés à comprendre les politiques et procédures de l'entreprise. Ces vidéos peuvent être courtes et précises, et couvrir le code vestimentaire, la politique de présence, les heures de travail, etc. Une meilleure façon d'utiliser de courtes vidéos est de créer un centre de connaissances avec tl;dv.
Votre centre de connaissances pourrait inclure des didacticiels sur la manière de se connecter aux systèmes organisationnels, de configurer les outils, d'exécuter certaines tâches et d'autres aspects essentiels tels que l'histoire, les valeurs et la vision de l'entreprise. Ce ne sont pas des choses qui changent souvent. Et en réalisant des vidéos à leur sujet, vous gagnez du temps en évitant de faire participer le personnel à des réunions qui durent des heures alors que tout pourrait être communiqué dans une courte vidéo sur tl;dv.
L'utilisation de vidéos dans le cadre de votre processus d'intégration peut donner aux nouveaux employés les informations dont ils ont besoin, tout en rendant l'expérience d'intégration plus attrayante et plus agréable.
Rendez-le interactif
Rendez votre expérience d'intégration virtuelle interactive et attrayante en intégrant des quiz, des sondages, des enquêtes et d'autres éléments qui encouragent les nouveaux employés à participer. Cela peut les aider à retenir les informations et à rester engagés dans la matière.
tl;dv vous permet de transformer le processus d'intégration par vidéoconférence, désormais classique, en une expérience autonome, automatisée et améliorée pour les nouveaux employés. Grâce aux concentrateurs vidéo, aux horodatages et à la nature autonome, vous pouvez être sûr que les nouveaux employés s'intégreront bien à la culture de l'entreprise tout en acquérant les connaissances nécessaires sur l'entreprise, sur la manière de mieux faire leur travail et d'atteindre des niveaux de productivité élevés.
Vous pouvez également envisager d'utiliser la réalité virtuelle (RV) ou la réalité augmentée (RA) pour créer une expérience d'intégration immersive. La RV et la RA peuvent simuler des scénarios du monde réel, aidant ainsi les nouveaux employés à se familiariser avec leurs responsabilités professionnelles et à se sentir plus confiants dans leur rôle.
Dans l'ensemble, en créant un processus d'accueil virtuel efficace qui engage vos nouvelles recrues et les prépare à la réussite, vous pouvez aider votre entreprise à attirer et à retenir les meilleurs talents tout en favorisant la productivité et la croissance du lieu de travail.
Conclusion
L'intégration des nouveaux employés peut être une tâche ardue, mais vous pouvez créer une expérience d'intégration virtuelle à la fois efficace et agréable pour votre équipe en suivant ces conseils. Il existe de nombreuses façons de rendre votre processus d'intégration virtuelle plus attrayant et plus réussi, qu'il s'agisse de l'utilisation de vidéos et d'éléments interactifs, de l'automatisation des tâches avec tl;dv ou de l'intégration de la RV/AR.
