Im Dezember 2020 beging tl;dv eine Kardinalsünde bei der Personalbeschaffung - es wurde eine Stelle über die Weihnachtsfeiertage ausgeschrieben! Nicht nur eine Stelle, sondern gleich vier. Doch die Einstellungsgötter haben uns nicht für unser Vergehen bestraft, ganz im Gegenteil! Als remote-first Unternehmen sind wir in der glücklichen Lage, die besten Talente aus der ganzen Welt einzustellen. Wir hatten auch das Glück, innerhalb von 4 Wochen Verträge mit unseren Wunschkandidaten abschließen zu können. 

Wir befinden uns jetzt an einem wichtigen Meilenstein in der Startup-Phase, wo wir die ersten Versuche der Produktvalidierung überstanden haben und es nun an der Zeit ist, unser Team zu vergrößern, um den Aufbau des Unternehmens voranzutreiben. Jetzt ist es ein Jonglierakt, bei dem wir Produktverbesserungen, kritische Unternehmensschritte und Pläne für die Markteinführung unter einen Hut bringen müssen, um uns auf die nächste Phase vorzubereiten. Der Schlüssel zum erfolgreichen Jonglieren liegt entweder darin, ein Meisterjongleur zu sein oder zusätzliche Hände zu haben. Da ich keine Lust auf ein Zirkushobby hatte, entschied ich mich für den Weg der zusätzlichen Hände, indem ich vier wichtige neue Mitarbeiter einstellte, die uns dabei helfen sollten, unser Produkt zu skalieren und in den Vertrieb zu bringen.

Normalerweise bin ich niemand, der Dinge überstürzt angeht. Ich mag es, über Feinheiten nachzudenken, ich bin ein Verfechter von Routine, Effizienz und einem guten, altmodischen Prozess. Doch ich wusste, wenn wir um die besten Talente konkurrieren wollten, war eine schnelle Rekrutierung wahrscheinlich der beste Weg für uns. Also haben wir diese Einstellungsstrategie getestet, und ich werde unsere Ergebnisse mit Ihnen teilen.

In diesem Artikel:

Warum schnell einstellen?

Die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung deutet eindeutig auf eine Chance für schnelle Einstellungen hin
Quelle: Statistica. Das obige Schaubild zeigt deutlich, dass Start-ups die Möglichkeit haben, durch eine schnelle Einstellungsstrategie auf dem Einstellungsmarkt Fuß zu fassen.

Erstens: Warum habe ich überhaupt eine schnelle Einstellungsstrategie in Betracht gezogen? Abgesehen von den offensichtlichen persönlichen Vorteilen für meinen Terminkalender wollte ich eine Möglichkeit finden, die Effizienz des Rekrutierungsprozesses zu verbessern und gleichzeitig unserem Startup die Chance zu geben, die bestmöglichen Talente zu gewinnen.

Im Jahr 2017 zeigte Workable, dass die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung in der Informationsdienstleistungsbranche 33 Arbeitstage betrug. Es gibt kaum Anzeichen für eine Verbesserung, und die Zahlen für 2018 zeigen ähnliche Ergebnisse, wobei viele Angestelltenbranchen laut Statistica im Durchschnitt über 30 Tage benötigen. 

Im Gegensatz dazu werden die besten Talente so schnell abgeworben, dass viele behaupten, die besten Kandidaten seien innerhalb von 10 Tagen wieder vom Markt. Größere (und potenziell wettbewerbsfähigere) Unternehmen haben oft mit internen Prozessen zu kämpfen, die ihre Einstellungsprozesse verlangsamen. Ein Wettbewerbsvorteil von Start-ups ist daher ihre Fähigkeit, schnell zu handeln und die besten Talente einzustellen, bevor sie vom Markt verschwinden oder von größeren Unternehmen eingestellt werden. Größere Unternehmen mit tieferen Taschen als das Ihre.

Ganz zu schweigen von den zusätzlichen Vorteilen, die sich aus der Einsparung von Zeit und Geld für langwierige Einstellungsverfahren ergeben. Und schließlich fühlen sich die Bewerber durch rechtzeitige Antworten respektiert. Wenn Sie einen Beweis brauchen, schauen Sie sich ein beliebiges Einstellungsforum an und Sie werden schnell herausfinden, dass "langsame Antworten" die häufigste Beschwerde von Bewerbern ist. Eine gute Dosis Respekt kann also nie schaden. Abgesehen davon, dass sie den Bewerbern ein angenehmeres Erlebnis verschafft, könnte sie später in ihren Entscheidungsprozess einfließen. Wussten Sie schon, dass "52 % der Bewerber, die am Ende des Tages, an dem sie ein Vorstellungsgespräch hatten, ein berufsbezogenes Feedback erhielten, angaben, dass sie ihre Beziehung zum Unternehmen eher ausbauen würden??

Das ist die Theorie, aber wie sieht es in der Praxis aus?

Schnelle Rekrutierungsstrategie: Wie wir es geschafft haben

Wir hatten also unsere Strategie für die schnelle Rekrutierung festgelegt, jetzt ist es an der Zeit, sie umzusetzen! Unser Kerngedanke war einfach: Wir wollten unseren Prozess auf das Nötigste reduzieren, und dazu gehörte:

  • 1. kulturelles Gespräch: Sie lernen den Bewerber als Person kennen und erfahren, welche Bedürfnisse der Bewerber hat, um seine Arbeit zufriedenstellend zu gestalten. 
  • 2-Stunden-Aufgabe: Sehen Sie, wie der Bewerber die Arbeit bewältigt. 
  • 2. Vorstellungsgespräch: Besprechen Sie die Aufgabe mit einem anderen Gründer, um herauszufinden, wie der Bewerber mit Aufgaben umgeht, denkt und Probleme löst.
  • 3. 20-minütiges Gespräch: Der dritte Mitbegründer lernt den endgültigen Bewerberkreis kennen. Das Ziel ist es, die Zustimmung aller Gründer zu erhalten. 
  • Nach jedem Vorstellungsgespräch haben wir versucht, jedem Bewerber innerhalb von 24 Stunden zu antworten.
  • Alles kann innerhalb von 7 Tagen passieren.

Es gab einige Schlüsselbereiche, die unsere Fähigkeit, schnell zu rekrutieren, ebenfalls verbesserten. Erstens sollten die Vorstellungsgespräche nicht länger als 2 Stunden dauern. Zweitens haben wir alle Gespräche aufgezeichnet, mit Zeitstempeln versehen und gemeinsam genutzt. Dadurch konnten wir die Durchlaufzeit für internes Feedback und die Entscheidungsfindung in jeder Einstellungsphase verkürzen.

Aber die Aufzeichnung unserer Gespräche brachte noch weitere unerwartete Vorteile mit sich... und hier spürten wir, wie unsere Einstellungsstrategie auf Hochtouren lief!

Schnelle Rekrutierung: Einstellen auf Steroiden

Falls Sie es noch nicht erraten haben, wir haben unsere Gespräche mit einer praktischen kleinen Plattform namens tl;dv aufgezeichnet. Dies ist zufällig unser Produkt, und bei unserer Suche nach neuen Mitarbeitern entdeckten wir eine Fülle von neuen Anwendungsfällen für die Aufzeichnung von Einstellungsgesprächen, darunter:

Lernen Sie die Kandidaten wirklich kennen

Ein Beispiel aus unserer Strategie der schnellen Rekrutierung
Wir konnten eine Verbindung zwischen einem Kandidaten (jetzt beliebtes Teammitglied) und einem Mitbegründer (Allan) herstellen, der beim Vorstellungsgespräch nicht anwesend war, indem wir ihn in einem wichtigen Moment markierten.

Der bei weitem größte Nutzen für das Team bestand darin, schnell ein tieferes Verständnis für den Charakter des Bewerbers zu bekommen und eine emotionale Bindung aufzubauen. Das ist etwas, was die Notizen nach dem Vorstellungsgespräch kaum leisten können. Teamsynergie ist für jedes Startup mit einem so kleinen und eng verbundenen Team unerlässlich. Daher sind Entscheidungen über die kulturelle Eignung von entscheidender Bedeutung. 

"Ich hatte das Gefühl, dass ich jeden als Mensch jenseits des Lebenslaufs bewertete. Auf dem Papier hätte ich mich für ganz andere Leute entschieden und es hätte wahrscheinlich nicht geklappt." - Ruben Calzacorta - Full Stack Developer.

Meine persönliche Erfahrung mit der Nutzung von tl;dv für die Personalbeschaffung ist, dass der Austausch von schnellen emotionalen Einsichten mit unserem Team die wahre Superkraft von tl;dv ist. Tatsächlich ist ein zweiter Artikel über die Vorteile von Human-First-Hiring und die Suche nach der kulturellen Passung in Vorbereitung. 

Austausch von Besprechungshöhepunkten innerhalb des Teams

Während des gesamten Einstellungsverfahrens gab es einige erstaunliche Momente, die uns von dem Potenzial des Bewerbers begeistert haben. Was haben wir also getan? Einfach teilen, markieren oder mit Zeitstempeln versehene Highlights dieser großartigen Momente mit dem Team festlegen! Dadurch, dass wir die Highlights von Meetings einfach teilen konnten, haben wir festgestellt, dass sich mehr Teammitglieder am Kennenlernen der Kandidaten beteiligt haben, als ursprünglich beabsichtigt, da das Teilen so einfach und angenehm war. Das bedeutete mehr Feedback!

Zeit sparen

Wir haben festgestellt, dass wir Einstellungsleitern und Personalverantwortlichen bei der Beurteilung der kulturellen Eignung und der technischen Fähigkeiten Zeit sparen. Bei der Filterung der kulturellen Eignung konnten die Personalverantwortlichen (oder in unserem Fall die Gründer) einfach das Treffen Revue passieren lassen und einen guten Eindruck von der Persönlichkeit des Kandidaten gewinnen. Der zweite Personalverantwortliche (oder der Gründer) muss also in einem nachfolgenden Gespräch nicht weiter danach filtern und kann sich darauf konzentrieren, ein noch tieferes Verständnis für die Fähigkeiten und die Eignung des Bewerbers zu erlangen, und das zweite Gespräch sogar verkürzen.

Beim Filtern nach technischen Fähigkeiten haben wir Zeit gespart, indem wir: (1) Einfaches Markieren von Themenexperten, wo dies relevant ist, auf tl;dv. In unserem Fall (ein kleines Start-up) sind die Personalverantwortlichen auch Teammitglieder. So konnten die Personalverantwortlichen/Teammitglieder die Kompetenzen der Bewerber schneller bewerten, indem sie nur die relevanten getaggten/hervorgehobenen Abschnitte ansahen und andere irrelevante Themen vermieden. (2) Da die Personalverantwortlichen bereits nach dem ersten Gespräch nach Kompetenzen gefiltert haben, werden diese im zweiten Gespräch oft nicht mehr benötigt. Dies bedeutet eine unschätzbare Zeitersparnis für unsere Teammitglieder/Einstellungsmanager, die in diesem Fall aus dem Produktteam stammen. Das ist wertvolle Zeit, die wir in die Verbesserung und Entwicklung unseres Produkts stecken können. 

Die Zusammenfassung...

Wir haben festgestellt, dass wir die Zeit bis zur Einstellung durch die Durchführung unserer Vorstellungsgespräche um etwa 40 % verkürzen konnten:

  • Verringerung der für die Personalbeschaffung aufgewendeten Arbeitszeit, indem die Anzahl der Personen, die an diesen Gesprächen teilnehmen müssen (insbesondere die Personalleiter), verringert wird und durch Speed-Watching-Meetings schneller gefiltert werden kann.
  • Erhöhung der Geschwindigkeit und Qualität des Feedbacks, wodurch die Entscheidungs- und Reaktionsgeschwindigkeit erhöht wird. 

Darüber hinaus hatten unsere Teammitglieder mehr Vertrauen in unsere (gemeinsamen) Entscheidungen. Wir hatten auch das Gefühl, dass die Bewerber von diesem Prozess profitierten. Abgesehen von der kurzen Bearbeitungszeit erhielten die Bewerber auch ein wertvolles Feedback zu den Vorstellungsgesprächen, da sie ihre eigenen Gespräche beobachten und mit ihren Mentoren teilen konnten. Bemerkenswert ist, dass ein Kandidat sogar vier weitere Vorstellungsgespräche mit anderen Arbeitgebern geführt hat. 

Schnelle Rekrutierung: die Ergebnisse

Während dieser schnellen Einstellungserfahrung stellten wir fest, dass eine schnelle Einstellung nicht nur ein viel besserer und angenehmerer Prozess war, sondern uns auch dabei half, uns die besten Talente zu sichern. Darüber hinaus entdeckten wir bei der Durchführung der Vorstellungsgespräche, wie wir die Gespräche effizient unter den internen Beteiligten aufteilen können. Dies führte zu einem schnelleren und qualitativ hochwertigeren Feedback, einer höheren Akzeptanz und kürzeren Reaktionszeiten. Dies sind unsere Einstellungsstatistiken:

  • Von über 300 Bewerbungen auf 4 ausgeschriebene Stellen konnten wir innerhalb von 20 Tagen 4 Kandidaten auswählen. So konnten wir eine Einstellungsentscheidung im Durchschnitt in 10 Tagen für 2 Stellen treffen.
  • Im Durchschnitt haben wir innerhalb von 14 Tagen 2 Bewerber eingestellt, einschließlich der Unterzeichnung des offiziellen Vertrags. 
  • Insgesamt konnten alle vier Stellen innerhalb von 4 Wochen besetzt werden. 
  • 4/4 Angebote angenommen, und wir haben unsere Wunschkandidaten bekommen!
  • Der erste Vertrag wird innerhalb von 14 Tagen unterzeichnet.
  • Ein Bewerber begann 5 Wochen nach der Stellenausschreibung. 

Es ist nun 4 Monate her, dass wir eingestellt haben, und wir freuen uns, berichten zu können, dass sich alles gut entwickelt. Unsere neuen Mitarbeiter haben sich wunderbar in die Unternehmenskultur integriert (und auch ihre eigene Note eingebracht) und erbringen zudem gute Leistungen. Seitdem haben wir unsere Nutzung von tl;dv für die Rekrutierung verdoppelt, da es unsere zweite Einstellungswelle im Jahr 2021 angetrieben hat (Beispiel unten).

Schnelle Rekrutierung und schnelle Einstellung mit tl;dv
Schnelles Anwerben und schnelles Einstellen mit tl;dv.

Abschließende Überlegungen

Ich lüge! Ich habe zwar meine Gedanken zum Thema schnelle Personalbeschaffung zusammengefasst, aber ich habe noch viel mehr über das Thema Personalbeschaffung und -einstellung zu lernen. Dieser Artikel wird also definitiv nicht meine "letzten Gedanken" sein. Es ist unsere Arbeitsphilosophie, zu experimentieren, zu lernen und zu verbessern. Durch die Anwendung dieses Konzepts auf unseren Rekrutierungsprozess haben wir einen Weg gefunden, nicht nur die Geschwindigkeit der Rekrutierung zu erhöhen (und damit auch Geld zu sparen), sondern auch die Qualität der gewonnenen Kandidaten und die interne Unterstützung für diese Einstellungen zu verbessern. 

Wenn Sie wissen möchten, wie eine tl;dv'ed Google Meet aussieht, dann hören Sie sich unseren Vodcast an! Wir sprechen mit Nico Blier-Silvestri, CEO und Mitbegründer von Platypus.io, einem Experten für kulturorientierte Personalbeschaffung.