Kurz gesagt: Ist es illegal, jemanden ohne dessen Einwilligung aufzunehmen?

  • Jemanden ohne Erlaubnis aufzunehmen, ist nicht immer illegal, aber die Vorschriften hängen davon ab, wo man sich befindet und wie die Aufnahme verwendet wird
  • In den Vereinigten Staaten gilt im Allgemeinen das Modell der Einwilligung einer Partei, doch in einigen Bundesstaaten, darunter Florida und Kalifornien, verlangen sie, dass alle Beteiligten zustimmen, bevor ein Gespräch aufgezeichnet werden darf
  • An vielen Orten ist es möglich, ein Gespräch, an dem man beteiligt ist, aufzuzeichnen, doch im beruflichen Kontext kommen Datenschutzgesetze ins Spiel
  • Wenn auf einer Aufzeichnung Personen zu erkennen sind, handelt es sich wahrscheinlich um personenbezogene Daten, die ordnungsgemäß behandelt werden müssen
  • Am sichersten ist es, die Aufzeichnung deutlich sichtbar zu machen, die Gründe dafür zu erläutern und alles zu vermeiden, was den Eindruck erweckt, als würde etwas verheimlicht
  • Wenn die Menschen nicht wissen, dass sie aufgezeichnet werden, fangen dort meist die Probleme an 
Inhaltsübersicht

Ist es illegal, jemanden ohne dessen Einwilligung aufzunehmen?

Kurz gesagt: manchmal.

Moment mal. Bevor das jetzt zu seltsam wird: Nein, es geht hier nicht darum, deine Nachbarn heimlich aufzunehmen oder irgendeine Art von Überwachung aufzubauen. Was du in deiner Freizeit machst, ist eine Sache zwischen dir und deiner Ring-Türklingel.

Hier geht es um die Arbeit.

Das Aufzeichnen von Besprechungen, Verkaufsgesprächen, Interviews, Übergaben und all den Gesprächen, die den täglichen Ablauf am Laufen halten. Eine Art der Aufzeichnung, die sich still und leise zum Standard entwickelt hat, insbesondere da remote und KI-Protokollführer einen immer größeren Teil der Arbeit übernehmen.

Das Aufnehmen ist mittlerweile ganz normal, die Regeln dafür jedoch nicht.

Man kann mit Leuten aus verschiedenen Ländern telefonieren, die alle leicht unterschiedliche Vorstellungen davon haben, was erlaubt ist. Man kann ein Tool nutzen, das automatisch aufzeichnet, ohne wirklich darüber nachzudenken, was das bedeutet. Man kann davon ausgehen, dass es in Ordnung sein muss, weil es ja alle so machen, aber in Wirklichkeit ist eses ist nicht so einfach.

Die Frage sollte also nicht nur lauten, ob es illegal ist, jemanden ohne Erlaubnis aufzunehmen, sondern vielmehr, welche Regeln tatsächlich gelten, wenn man Besprechungen im beruflichen Umfeld aufzeichnet. Wo liegt bei der Aufzeichnung von Personen die Grenze? Und wie geht man vor, ohne dass sich das später rächt?

Wie Einwilligungsgesetze weltweit funktionieren

Zunächst einmal muss ganz klar gesagt werden, dass es keine einheitliche, weltweit geltende Regelung für die Aufzeichnung von Gesprächen gibt.

Jedes Land legt seine eigenen Standards fest, und diese Standards bewegen sich auf einem Kontinuum. Manche sind lockerer, manche sind weitaus strenger, und die meisten liegen je nach Situation irgendwo dazwischen.

Im Großen und Ganzen läuft der Unterschied darauf hinaus, wie viel Kontrolle das Gesetz der aufgezeichneten Person einräumt. Nehmen wir zum Beispiel an, ich bin in Großbritannien und telefoniere mit Leuten in Deutschland, Kanada, Brasilien und Australien. Wenn Weihnachten naht, reichen allein die Kosten für den Versand von Karten schon aus, um einen an seinen Lebensentscheidungen zweifeln zu lassen.

Das ist ein einziges Team. Ein Anruf. Viele Erwartungen.

Dann gibt es noch die zweite Ebene: Was passiert mit der Aufnahme?

Eine kurze Notiz für sich selbst aufzunehmen ist eine Sache, aber ein aufgezeichnetes Verkaufsgespräch, das im Team gespeichert, weitergegeben und analysiert wird, ist etwas ganz anderes. Hier kommen Datenschutzgesetze, interne Richtlinien und einfach gesunder Menschenverstand ins Spiel. 

Der Grund dafür ist, dass es nicht nur um die Vorschriften Ihres eigenen Landes geht. Sie müssen auch Rücksicht auf alle anderen Teilnehmer der Telefonkonferenz nehmen, und schon eine einzige Person an einem Ort mit strengeren Vorschriften kann den Maßstab für alle setzen.

Anstatt also zu versuchen, jedes einzelne Gesetz im Blick zu behalten, verfolgen die meisten Teams einen einfacheren Ansatz: Sie deutlich zu machen, dass eine Aufzeichnung stattfindet, den Grund dafür zu nennen und die Ergebnisse ordnungsgemäß zu behandeln.

Einverständnis einer Partei vs. Einverständnis aller Parteien – erklärt

Sieh dir das an, das ist die korrekte Fachterminologie. Das sind also zwei Schlüsselbegriffe, die vielen Aufzeichnungsgesetzen zugrunde liegen, auch wenn sie im Alltag eigentlich niemand so nennt.

Einverständnis einer Partei

Bei der Einverständniserklärung einer Partei muss nur eine Person im Gespräch der Aufzeichnung zustimmen. Das können Sie sein. Wenn Sie an dem Gespräch teilnehmen, können Sie es aufzeichnen, ohne andere davon in Kenntnis zu setzen – je nachdem, wo Sie sich befinden. 

Einvernehmliche Zustimmung aller Parteien 

Wenn alle Beteiligten zustimmen, müssen alle vor Beginn der Aufzeichnung darüber informiert sein und dem zustimmen. Wenn auch nur eine Person nicht weiß, dass sie aufgezeichnet wird, begeben Sie sich bereits auf dünnes Eis.

Dann fügen Sie KI-Besprechungsassistenten hinzu.

Automatische Aufzeichnung, botfreie Aufzeichnung, Vorgänge, die ohne einen klaren Moment einsetzen, in dem jeder weiß, was gerade passiert. Genau hier wird aus der Theorie etwas, das tatsächlich Probleme verursachen kann. Bequemlichkeit ist großartig, aber es muss sichergestellt werden, dass die Automatisierung so gestaltet ist, dass Transparenz gewährleistet ist und rechtlich riskante Vorfälle verhindert werden. 

Am einfachsten lässt sich das so erklären.

Wer muss von dieser Aufzeichnung wissen, und habe ich das deutlich gemacht?

Wenn du diese Frage nicht sicher beantworten kannst, solltest du an dieser Stelle innehalten und dir darüber klar werden, bevor du

Wie die Aufzeichnungsvorschriften in der EU funktionieren

Die EU hat keine einfache „Ja“- oder „Nein“-Regel für die Aufzeichnung von Gesprächen. Was sie gibt , ist die DSGVO, und das verändert die Frage von „Darf ich das aufzeichnen?“ zu „Auf welcher Grundlage zeichne ich das auf, habe ich die Betroffenen darüber informiert und was mache ich anschließend mit den Daten?“

Das ist insbesondere deshalb von Bedeutung, weil eine Besprechungsaufzeichnung in der Regel personenbezogene Daten darstellt. Stimmen, Namen, Meinungen, Berufsbezeichnungen, Leistungsbewertungen, Kundendaten – all das kann eine Person identifizieren. Sobald dies der Fall ist, fällt die Aufzeichnung unter das EU-Datenschutzrecht, was bedeutet, dass Sie eine rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung benötigen, transparent damit umgehen müssen und die Betroffenen Rechte an diesen Daten haben.

Genau hier geraten viele Leute in Verwirrung, wenn es um die Einwilligung geht. Nach der DSGVO ist die Einwilligung nur eine mögliche Rechtsgrundlage. Ein Unternehmen kann sich zwar auf die Einwilligung stützen, aber je nach Zweck auch auf berechtigte Interessen oder eine andere Rechtsgrundlage. Der Punkt ist nicht, dass man im Sinne der DSGVO immer eine Einwilligung benötigt. Der Punkt ist, dass man immer eine Rechtsgrundlage benötigt und diese begründen können muss.

Dann gibt es noch die zweite Ebene, das nationale Recht. Die DSGVO gilt EU-weit, doch die Mitgliedstaaten können weiterhin eigene Vorschriften in Bezug auf das Fernmeldegeheimnis, das Arbeitsrecht, die Beweisführung und Straftaten im Zusammenhang mit heimlichen Aufzeichnungen erlassen. Deutschland ist hierfür das klassische Beispiel. § 201 des deutschen Strafgesetzbuchs stellt unter bestimmten Umständen die unbefugte Aufzeichnung nicht öffentlicher Äußerungen unter Strafe.

Für EU-Teams gilt also: Behandeln Sie die Aufzeichnung nicht als eine beiläufige Verwaltungsfunktion. Behandeln Sie sie als Datenverarbeitung. Machen Sie deutlich, dass eine Aufzeichnung stattfindet, seien Sie in der Lage zu erklären, warum, beschränken Sie den Zugriff streng, bewahren Sie Aufzeichnungen nicht unbegrenzt auf und stellen Sie sicher, dass Ihr Tool keine Unklarheiten darüber schafft, wann die Aufzeichnung beginnt oder was mit den Aufzeichnungen geschieht. Das ist nicht nur eine bewährte Vorgehensweise, sondern entscheidet darüber, ob Sie organisiert oder nachlässig wirken.

Wie lauten die Aufzeichnungsvorschriften in den USA und Kanada?


Zunächst einmal eine kurze Entschuldigung an Kanada, dass ich euch hier mit den USA in einen Topf geworfen habe. Ihr hättet eigentlich einen eigenen Abschnitt verdient, aber da die Leute so suchen, wie sie suchen, bleibt ihr vorerst zusammen.

In den USA sind die Gesetze zur Aufzeichnung auf Bundes- und Landesebene aufgeteilt.

Auf Bundesebene gilt das Einverständnis einer Partei. Das bedeutet: Wenn Sie an einem Gespräch beteiligt sind, können Sie es aufzeichnen, ohne die andere Person darüber zu informieren. Das ist die Grundregel.

Kompliziert wird es auf der auf Landesebene. In einigen Bundesstaaten reicht die Zustimmung einer Partei aus. In anderen ist die Zustimmung aller Beteiligten erforderlich, was bedeutet, dass alle Teilnehmer des Gesprächs vor Beginn der Aufzeichnung darüber informiert sein und zustimmen müssen.

Bundesstaaten wie Kalifornien und Florida sind bekannt für ihre strengeren Vorschriften. Wenn sich einer der Gesprächsteilnehmer dort befindet, sollten Sie das gesamte Gespräch als „All-Party Consent“ behandeln, um auf der sicheren Seite zu sein.

In der Praxis gibt es also keine einheitliche Regelung für Anrufe in die USA. Es handelt sich um eine Mischung aus verschiedenen Bestimmungen, und man muss die strengsten Vorschriften des jeweiligen Bundesstaates berücksichtigen.

Rechtlich gesehen ist Kanada etwas sauberer.

In Kanada gilt ebenfalls das Prinzip der Einverständniserteilung durch eine Partei auf Bundesebene, was bedeutet, dass Sie ein Gespräch aufzeichnen dürfen, wenn Sie daran beteiligt sind. Dies fällt unter das Strafrecht.

Aber – und hier sieht es schon eher nach der EU aus – sobald die Aufzeichnung in einen geschäftlichen Kontext rückt, kommen Datenschutzgesetze ins Spiel. Nach PIPEDA und ähnlichen Gesetzen auf Provinzebene wird von Organisationen erwartet, dass sie bei der Erhebung personenbezogener Daten, einschließlich aufgezeichneter Gespräche, Transparenz walten lassen.

Selbst wenn das Aufzeichnen an sich erlaubt ist, sind mit der Verwendung dieser Aufzeichnung für berufliche Zwecke dennoch bestimmte Erwartungen hinsichtlich Offenlegung, Verwendungszweck und Umgang damit verbunden.

Ist es in Großbritannien legal, jemanden aufzuzeichnen?

 Genau, Großbritannien. Das macht nach dem Brexit einfach sein eigenes Ding. Das kannst du interpretieren, wie du willst. Ich habe es schon getan *weint*.

Im Vereinigten Königreich zieht das Gesetz eine klare Grenze zwischen der Aufzeichnung und dem, was danach geschieht.

Wenn Sie an einem Gespräch teilnehmen, können Sie dieses für Ihren persönlichen Gebrauch aufzeichnen. Dies steht im Einklang mit den britischen Gesetzen zu Kommunikation und Überwachung und gilt auch dann, wenn die Aufzeichnung auf Ihrem Smartphone gespeichert oder in der Cloud gesichert wird, solange sie für den persönlichen Gebrauch bestimmt bleibt.

Die Situation ändert sich jedoch, sobald diese Aufzeichnung darüber hinausgeht.

Sobald diese Daten weitergegeben, für berufliche Zwecke genutzt oder in einem weiteren Kontext herangezogen werden, fallen sie unter die britische DSGVO und das Datenschutzgesetz. Wenn eine Aufzeichnung identifizierbare Informationen enthält – was bei den meisten Besprechungen der Fall ist –, gelten diese als personenbezogene Daten. Das bedeutet, dass sie auf faire, rechtmäßige und transparente Weise verarbeitet werden müssen.

Die ICO stellt klar, dass für die Erhebung personenbezogener Daten während Telefonaten eine rechtmäßige Grundlage vorliegen muss, dass die Betroffenen verstehen müssen, was geschieht, und dass sie Rechte an diesen Daten haben.

Es gibt zwar spezielle Vorschriften, die es Unternehmen erlauben, Anrufe zu Zwecken wie Schulung oder Überwachung aufzuzeichnen, doch ändert dies nichts an der Erwartung, dass die Betroffenen darüber informiert werden.

Ja, man darf in Großbritannien ein Gespräch ohne Erlaubnis aufzeichnen, wenn man selbst daran beteiligt ist, allerdings nur im Rahmen des privaten Gebrauchs. Sobald es diesen Rahmen verlässt, gelten andere Regeln.

Und was ist mit dem Rest der Welt?

Klar, ich werde nicht jedes Land auf der Welt behandeln. 

Zum Hintergrund: tl;dv in über 40 Sprachen, daher gibt es hier große Unterschiede. Ich habe ein paar Beispiele herausgesucht, aber diese Liste ist nicht vollständig, und falls ich Ihr Land nicht erwähnt habe, tut es mir leid.

Brasilien ist ein guter Ausgangspunkt. Das dortige Datenschutzgesetz (Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD) konzentriert sich auf den Umgang mit personenbezogenen Daten. Enthält eine Aufzeichnung identifizierbare Informationen – was bei den meisten Arbeitsbesprechungen der Fall ist –, wird von Unternehmen erwartet, dass sie über eine rechtmäßige Grundlage verfügen, dies offen kommunizieren und die Daten ordnungsgemäß verarbeiten.

In Australien wird es kompliziert. Es gibt keine einheitliche nationale Regelung, auf die man sich verlassen kann. Die Gesetze unterscheiden sich je nach Bundesstaat und Territorium, und die Erwartungen hinsichtlich der Einwilligung variieren je nach Wohnort. Was in einem Bundesstaat in Ordnung ist, kann in einem anderen zu Problemen führen.

In Japan sieht die Lage wieder etwas anders aus. Das japanische Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (APPI) konzentriert sich darauf, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen wird. Sobald eine Aufzeichnung über das ursprüngliche Gespräch hinaus weitergegeben oder genutzt wird, kommen Verpflichtungen hinsichtlich des Verwendungszwecks und des Umgangs mit den Daten zum Tragen.

Dann gibt es Orte, an denen die Vorschriften für Aufzeichnungen lockerer sind, wenn man selbst an dem Gespräch beteiligt ist. Einige Teile der USA fallen in diese Kategorie, ebenso wie eine Reihe anderer Länder.

Da denkst du vielleicht: „Na gut, dann verlasse ich mich eben darauf.“ 

Aber selbst wenn es technisch möglich ist, heißt das noch lange nicht, dass es eine gute Idee ist. Sobald die Aufzeichnung nicht mehr nur dem persönlichen Gebrauch dient oder Teil der Arbeit wird, ändern sich die Erwartungen schlagartig.

Und wenn wir mal ganz ehrlich sind: Ob legal oder nicht, die meisten Menschen möchten nicht ohne ihr Wissen aufgezeichnet werden. Das ist keine rechtliche Frage, sondern einfach nur grundlegende menschliche Rücksichtnahme.

Anstatt also herauszufinden, wie weit man in jedem Land genau gehen kann, ist der sicherere Ansatz viel einfacher.

Machen Sie deutlich, dass aufgezeichnet wird, erklären Sie, warum, und gehen Sie bei der Aufzeichnung ordnungsgemäß vor. Das kommt viel besser an, als sich hinter technischen Details zu verstecken.

Darf ich jemanden heimlich aufnehmen?

An dieser Stelle hört die Theorie auf und es kommt ein ungutes Gefühl auf.

Das heimliche Aufnehmen von Personen am Arbeitsplatz mag in manchen Situationen zwar erlaubt sein, ist aber nur sehr selten eine gute Idee.

Wenn jemand herausfindet, dass er ohne sein Wissen aufgezeichnet wurde, geht es nicht mehr nur um rechtliche Fragen, sondern um ein Vertrauensproblem.

Hier kommt es auch auf Ihre Vorbereitung an. Wenn die Aufzeichnung still im Hintergrund läuft oder die Leute selbst herausfinden müssen, ob sie überhaupt stattfindet, schaffen Sie eine Situation, die Sie später erklären müssen. Die meisten Teams vermeiden das gänzlich.

Die Aufzeichnung wird ordnungsgemäß angekündigt, die Leute wissen, wann sie beginnt, und es gibt kein Rätselraten. Wenn du das Gefühl hast, du müsstest sie verbergen, ist das meist ein Zeichen dafür, dass du es nicht so machen solltest.

Was passiert, wenn man jemanden illegal aufzeichnet?

Das hängt davon ab, wo du dich befindest, aber wahrscheinlich lohnt sich keines der Ergebnisse.

Einerseits zeigt sich dies intern: Beschwerden, die Einbeziehung der Personalabteilung, Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien – also Dinge, die schnell zu Spannungen führen und oft lange nachwirken.

Andererseits kann dies zu einem rechtlichen Problem werden, insbesondere wenn die Aufzeichnung personenbezogene Daten enthält und ohne rechtmäßige Grundlage gespeichert, weitergegeben oder verwendet wurde. In einigen Rechtsordnungen gelten das Aufzeichnen von Gesprächen ohne entsprechende Einwilligung zudem als Straftat.

Es gibt auch einen praktischen Aspekt, der oft übersehen wird. Eine Aufzeichnung, die unter Verstoß gegen das Gesetz oder gegen Arbeitsvorschriften angefertigt wurde, kann zwar dennoch als Beweismittel verwendet werden, hat jedoch möglicherweise weniger Gewicht und kann zu Komplikationen bei der Handhabung führen.

Und dann sind da noch die Auswirkungen auf den Ruf. Wenn Kunden, Bewerber oder Kollegen erfahren, dass sie ohne ihr Wissen aufgezeichnet wurden, kommt das selten gut an und kann sich auf Beziehungen, Geschäfte und das Ansehen Ihres Unternehmens auswirken.

Ja, es besteht zwar ein rechtliches Risiko, doch meistens gerät man dadurch lediglich in eine Situation, in der man erklären muss, was man getan hat und warum – was sich in der Regel vermeiden lässt, wenn die Aufzeichnung von Anfang an ordnungsgemäß gehandhabt wird.

Bewährte Verfahren für die rechtmäßige Aufzeichnung von Gesprächen

Wenn Sie rechtlich und praktisch auf der sicheren Seite bleiben wollen, muss das gar nicht kompliziert sein.

Das Ziel ist einfach: Die Menschen sollten wissen, dass sie aufgezeichnet werden, verstehen, warum dies geschieht, und darauf vertrauen können, was als Nächstes passiert.

Machen Sie deutlich, dass gerade aufgezeichnet wird

Es sollte keine Unklarheiten geben. Weisen Sie gleich zu Beginn des Gesprächs darauf hin. Verwenden Sie Tools, die anzeigen, wann die Aufzeichnung beginnt. Vermeiden Sie alles, was leise im Hintergrund geschieht.

Wenn sich jemand fragen muss, ob er aufgezeichnet wird, bist du bereits auf dem falschen Weg.

Machen Sie deutlich, warum Sie die Aufzeichnung machen

Du brauchst keine lange Erklärung, aber du brauchst eine ehrliche.

Notizen machen, Nachfassaktionen, Schulungen – all das ist sinnvoll. „Nur für den Fall“ hingegen nicht.

Die Menschen fühlen sich viel wohler, wenn der Zweck klar ist und mit etwas Nützlichem verbunden ist.

Aufzeichnen mit Absicht, nicht automatisch

Nicht jedes Gespräch muss aufgezeichnet werden.

Eine pauschale automatische Datenerfassung erzeugt mehr Daten, als realistisch zu bewältigen ist, und erhöht das Risiko, ohne nennenswerten Mehrwert zu schaffen.

Sei wählerisch. Nimm nur die Gespräche auf, bei denen dies wirklich sinnvoll ist.

Behandeln Sie Aufzeichnungen wie personenbezogene Daten

Weil es so ist.

Das bedeutet, dass man sich überlegen muss, wer darauf zugreifen kann, wo sie gespeichert werden und wie lange sie aufbewahrt werden. Es bedeutet auch, dass man erklären können muss, was nach Beendigung des Gesprächs mit ihnen geschieht.

Wenn Sie es nicht ohne Weiteres erklären könnten, ist es wahrscheinlich nicht richtig eingerichtet.

Verwenden Sie Tools, die Transparenz fördern

Ihr Aufzeichnungssystem sollte Ihnen dabei helfen, die Vorschriften einzuhalten, und nicht behindern.

Das bedeutet:

  • Deutliche Anzeigen beim Start der Aufzeichnung
  • Kontrolle darüber, wann die Aufzeichnung stattfindet
  • Einfache Zugriffsverwaltung
  • Einfache Einstellungen zum Löschen oder Behalten

 

Hier kommt die sichtbare Aufzeichnung besonders zum Tragen. Wenn die Aufzeichnung in den Ablauf der Besprechung integriert ist, anstatt im Hintergrund zu laufen, wird ein Großteil der Unsicherheit beseitigt.

Einfach halten

Sie müssen sich nicht jedes Gesetz in jedem Land merken.

Wenn Sie bei der Aufzeichnung von Gesprächen klar, bewusst und respektvoll vorgehen, vermeiden Sie die meisten Probleme, die überhaupt erst entstehen können.

Warum Ihre Aufnahmetechnik im Jahr 2026 wichtiger ist, als Sie denken

Mittlerweile ist Ihnen wahrscheinlich klar geworden, dass die Antwort auf die Frage„Ist es illegal, jemanden ohne dessen Einwilligung aufzuzeichnen?“davon abhängt, wo Sie sich befinden und was Sie anschließend mit der Aufzeichnung machen. Das Gesetz legt die Grenzen fest, doch die meisten Probleme ergeben sich daraus, wie die Aufzeichnung während des Gesprächs tatsächlich erfolgt.

Überlegen Sie einmal, wie das normalerweise abläuft. Ein Meeting beginnt, irgendwo wird eine Aufzeichnung gestartet, und niemand spricht das wirklich an. Die Leute reden einfach weiter und gehen davon aus, dass alle anderen wissen, was gerade passiert. Später wird diese Aufzeichnung gespeichert, weitergegeben, zusammengefasst und in andere Systeme übertragen. Es gab nie einen klaren Moment, in dem jemand innegehalten und erklärt hätte, was da aufgezeichnet wird und warum.

Wenn Aufzeichnungen so gehandhabt werden, dass die Menschen dies bemerken und verstehen, wirkt das Ganze ganz anders. Es gibt einen klaren Ausgangspunkt, die Menschen können mitverfolgen, was geschieht, und niemand muss im Unklaren bleiben. Das zieht sich durch alles, was folgt – insbesondere jetzt, da Aufzeichnungen nicht nur gespeichert, sondern auch transkribiert, zusammengefasst, durchsucht und teamübergreifend genutzt werden.

Genau hier kommen Tools wie tl;dv nützlich sind. Anstatt etwas in den Hintergrund zu schieben und zu hoffen, dass es bemerkt wird, wird die Aufzeichnung sichtbar und Teil des Meetings selbst. Es ist offensichtlich, wann sie beginnt, das Ergebnis ist so strukturiert, dass es tatsächlich nützlich ist, und es gibt keine Unklarheiten darüber, was während des Gesprächs geschieht. tl;dv versendettl;dv vor geplanten Meetings Einwilligungserklärungen, sodass die Teilnehmer ohne unangenehme Gespräche oder das Erinnern an eine Frage umfassend über die Gesprächsaufzeichnung informiert werden können. Es ist zudem unglaublich transparent, was bei lokal basierten Aufzeichnungslösungen wie Hyprnote oder dem KI-Besprechungsassistenten von Notion möglicherweise nicht der Fall ist. Zwar bieten diese visuelle Hinweise, damit jemand die Frage stellen kann, doch wenn die Frage nicht gestellt wird, sind nicht sie dafür verantwortlich – sondern Sie. 

Wenn Leute also fragen, ob es illegal ist, jemanden ohne Erlaubnis aufzuzeichnen, wollen sie eigentlich herausfinden, ob sich die Art und Weise, wie sie dabei vorgehen, richtig anfühlt und standhält. Wenn es sich heimlich oder unklar anfühlt, fangen die Probleme meist genau dort an. Wenn es offensichtlich ist, erklärt wird und fest in den Ablauf des Treffens integriert ist, bist du in einer viel stärkeren Position.

Häufig gestellte Fragen zur rechtmäßigen Aufzeichnung von Sitzungen

Nicht immer. Dashängt davon ab, wo Sie sich befinden, ob Sie an dem Gespräch beteiligt sind und wie die Aufzeichnung verwendet wird. An vielen Orten ist das Aufzeichnen erlaubt, wenn Sie selbst Teilnehmer sind; sobald die Aufzeichnung jedoch weitergegeben oder für berufliche Zwecke genutzt wird, gelten in der Regel Datenschutzgesetze.

Oftmals ja. In vielen Ländern ist es erlaubt, ein Gespräch aufzuzeichnen, an dem man selbst beteiligt ist, doch ändern sich die Regeln, wenn andere davon nichts wissen oder wenn die Aufzeichnung über den persönlichen Gebrauch hinaus verwendet wird. Bei geschäftlichen Telefonaten ist es sicherer, die Teilnehmer darüber zu informieren.

Aufzeichnungen werden zu einer Frage der DSGVO, sobald sie personenbezogene Daten betreffen.

Das ist ein niedrige Hürde.

Wenn eine Aufzeichnung die Stimme, den Namen, Meinungen oder sonstige Angaben einer Person enthält, die deren Identifizierung ermöglichen, fällt sie unter diese Regelung. Die meisten Besprechungen, Telefonate und Interviews fallen in diese Kategorie, was bedeutet, dass Sie nicht nur ein Gespräch aufzeichnen, sondern personenbezogene Daten verarbeiten.

Und die Verarbeitung beschränkt sich nicht nur darauf, auf „Aufnahme“ zu drücken. Dazu gehören auch das Speichern der Datei, das Transkribieren, das Zusammenfassen, das Weitergeben oder die Weiterleitung an andere Tools. Sobald Sie eine dieser Tätigkeiten ausführen, greift die DSGVO.

Die DSGVO ist ein EU-Gesetz, gilt jedoch nicht nur innerhalb der EU. Wenn Sie mit Personen in der EU zu tun haben, kann sie auch dann Anwendung finden, wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz anderswo hat. Selbst wenn sie streng genommen nicht gilt, hat sie den Maßstab dafür gesetzt, wie Menschen erwarten, dass mit ihren Daten umgegangen wird.

Damit stellt sich nun eine andere Frage.

Nicht „Darf ich das aufnehmen?“
sondern „Darf ich erklären, was ich damit mache?“

In der Praxis bedeutet dies, dass eine Rechtsgrundlage vorliegen muss, dass offen darauf hingewiesen wird, dass eine Aufzeichnung stattfindet, und dass die Daten nach ihrer Erfassung ordnungsgemäß behandelt werden.

Einige Unternehmen versuchen, Reibungsverluste in Besprechungen zu verringern, indem sie Bots entfernen; dadurch entfällt jedoch auch ein eindeutiges visuelles Signal dafür, dass eine Aufzeichnung stattfindet. Ohne dieses Signal liegt es in der Verantwortung des Unternehmens, die Aufzeichnung deutlich sichtbar zu machen, was jedoch übersehen werden kann und Risiken mit sich bringt.

Wählen Sie eine Konfiguration, bei der die Aufzeichnung für alle Teilnehmer der Konferenz deutlich sichtbar ist und zu Beginn angekündigt wird, zum Beispiel tl;dv. Dies vermeidet Verwirrung hinsichtlich unterschiedlicher rechtlicher Standards und stellt sicher, dass die Teilnehmer wissen, dass sie aufgezeichnet werden, unabhängig von ihrem Standort.

Nein. Die Einhaltung der Vorschriften hängt davon ab, wie das Tool eingesetzt wird und wie mit den Daten umgegangen wird. Selbst wenn ein Tool Daten korrekt aufzeichnet und transkribiert, müssen Unternehmen dennoch für Transparenz, eine rechtmäßige Nutzung und eine ordnungsgemäße Datenverwaltung sorgen.

Ja. Wenn eine Aufzeichnung identifizierbare Informationen enthält, gelten diese als personenbezogene Daten. Das bedeutet, dass die im Jahr 2026 eingesetzten Tools die rechtmäßige Verarbeitung, Transparenz und die Nutzerrechte gemäß der DSGVO und ähnlichen Datenschutzgesetzen gewährleisten müssen.

Fragen Sie direkt, ob das Gespräch aufgezeichnet wird und wofür die Aufzeichnung verwendet wird. Wenn Ihnen das unangenehm ist, können Sie verlangen, dass die Aufzeichnung beendet wird, oder das Gespräch beenden. Sie können Ihre Bedenken auch bei Ihrer Organisation oder einer zuständigen Datenschutzbehörde vorbringen.