Besprechungen müssen nicht die zeit- und energiefressenden Vampire Ihres Berufslebens sein. Wir leben in einem Zeitalter des Besprechungswahns, aber als Gastgeber können Sie ein besseres Beispiel geben. Ganz gleich, ob Ihr Team ein gemischtes Team ist oder remote, mit diesen einfachen Tipps werden die Besprechungen kurz, kurzweilig und effizient.
Raumschiffe der Föderation sind der ideale Arbeitsplatz. Sieht man einmal von der allgegenwärtigen Bedrohung durch feindliche Aliens ab, die in den Körpern Ihrer Kollegen hausen, gibt es eine Menge zu lieben. Schicke Weltraumuniformen, Essensreplikatoren, interplanetarische Abenteuer - und natürlich, effektive Meetings. In Star Trek finden Meetings nur in Notfällen statt. Jeder ist mit seinem Beitrag vorbereitet, und die Sitzung endet, wenn eine Entscheidung getroffen wurde. Die Zukunft sieht effizient aus. Danke, Vulkanier!
Aber was kann man heute tun, wenn die Abhängigkeit Ihres Teams von Besprechungen schon an Besessenheit grenzt? Wie können wir die gefährliche Gewohnheit ablegen, jede einzelne Sitzungseinladung anzunehmen?
Meetings können fantastisch für Brainstorming, Entscheidungsfindung, Moralsteigerung und allgemeine Diskussionen sein. Viele Unternehmen machen sich jedoch auf ungesunde Weise von ihnen abhängig und akzeptieren Meetings, die von einem Tag auf den anderen stattfinden, als Norm. Da Unternehmen zunehmend remote werden, wird das Problem nur noch schlimmer. Unsere Terminkalender sind vollgestopft wie der Flohmarkt einer Oma. Das Ergebnis? Endlose Besprechungsmüdigkeit, Arbeitsunzufriedenheit und Produktivitätseinbußen.
Warum sind Meetings in einer Remote und hybriden Welt so ineffektiv geworden?
Im Jahr 2020 veröffentlichte das MIT eine Studie, die besagt nur 50 % der Sitzungszeit effektiv genutzt wird. Für jeden, der schon einmal einen zweistündigen Workshop über sich ergehen lassen musste, um festzustellen, dass nur 10 Minuten für ihn relevant waren, wird diese Statistik nicht überraschend sein. Aber es kommt noch schlimmer. Eine Studie der Harvard Business Review zeigt, dass 71 % der Manager der Meinung sind dass Meetings ihre Organisation Gewinn- und Produktivitätsverluste kosten. Igitt. Infolge der Umstellung auf remote und der hybriden Welt finden in vielen Unternehmen mehr Besprechungen statt als je zuvor.
Und wissen Sie was? Das ist verständlich. Wenn Sie Susan nicht mehr am Wasserspender über etwas informieren können, ist es wahrscheinlicher, dass Sie sie in ein Gespräch mit Zoom ziehen. Außerdem sehen Manager mit Vertrauensproblemen regelmäßige Videoanrufe vielleicht als eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz sind (Wenn Sie ein Manager mit Vertrauensproblemen sind, gehen Sie bitte zu einem Therapeuten).
Aber verständlich ist nicht gleichbedeutend mit entschuldbar. All dies bedeutet, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter etwa 85 % seiner Zeit in Besprechungen verbringt. Das bedeutet natürlich, dass extrem wenig Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt. Es hat sich gezeigt, dass Ermüdung und Ineffizienz in Meetings auch negative Auswirkungen haben auf sich negativ auf das psychische Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken.
Tipps für effektive Meetings (inspiriert von Vulkaniern)
- Stellen Sie fest, ob das Treffen unbedingt notwendig ist.
- Insgesamt weniger Sitzungen abhalten.
- Laden Sie weniger Teilnehmer ein.
- Achten Sie streng auf die Dauer der Treffen.
- Bereiten Sie sich vor - aber nicht übermäßig.
- Definieren Sie sofort das Ziel.
- Teilen Sie Tagesordnung und Sitzungsunterlagen im Voraus.
- Lernen Sie aus aufgezeichneten Sitzungen.
- Bleiben Sie auf Kurs.
- Erlauben Sie den Teilnehmern, die Veranstaltung jederzeit zu verlassen.
- Optimieren Sie Ihren Fokus und Ihre Aufmerksamkeit.
- Ermutigen Sie zu sozialen Gesprächen außerhalb von Sitzungen.
- Halten Sie Emotionen aus der Sitzung heraus.
Reibungslose Besprechungen sind nicht alles, wenn es um den Erfolg Ihres Unternehmens geht, aber sie sind ein wichtiger Faktor. Mit YouTube, das nur einen Klick entfernt ist, und der Stummschalttaste ist es einfacher denn je, sich aus einem langweiligen Meeting herauszuziehen.
Das bedeutet, dass es wichtiger denn je ist, dass jede Besprechung ein Erfolg wird. remote Bei tl;dv ist Effizienz das Prinzip, das wir leben - hier finden Sie unsere besten Tipps für die Durchführung effektiver Meetings.
Moment - brauchen Sie WIRKLICH ein Treffen?
Fordern Sie die innere Stimme heraus, die instinktiv "Ja" schreit! Besprechungen sind wie Kuscheldecken, die wir überwerfen, wenn wir mit einem Problem, etwas Unbekanntem oder etwas Komplexem konfrontiert werden. Es ist unser Instinkt, jedes Mal eine Besprechung einzuberufen, wenn bei der Arbeit etwas Neues auftaucht. Wie dem auch sei, das Planen und die Teilnahme an Besprechungen stören die "tiefe Arbeit" und den "Fluss" erheblich.
Das MIT hat den Begriff "Meeting Recovery Syndrome" geprägt, um die Zeit zu beschreiben, die direkt nach einem Meeting vergeudet wird, wenn die Teilnehmer sich erschöpft fühlen und sich nur schwer wieder in das einfinden können, was sie vor dem Meeting getan haben.
Wir müssen anfangen, Sitzungen als Ausnahmen zu betrachten - nicht als die Norm.
Fragen Sie sich also: "Ist es das wirklich wert? Manchmal lautet die Antwort "ja", aber in den meisten Fällen werden Sie feststellen, dass ein Treffen nicht so notwendig ist.
Die erfolgreiche Anpassung an eine remote oder hybride Welt bedeutet, moderne Alternativen zu Meetings zu finden. Eine hervorragende Möglichkeit ist die Verwendung eines Bildschirm- und Sprachaufzeichnungsgeräts, mit dem Sie Ihren Kollegen schnell zeigen können, woran Sie gerade arbeiten. Überspringen Sie das Meeting und nehmen Sie stattdessen ein Tutorial auf. Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, Ihren Beitrag in kurzen Videos zu erläutern, können Sie Einladungen ablehnen.
Außerdem ist eine zweiminütige clip viel schneller zu produzieren und zu konsumieren als ein langer Text, der über Slack verschickt wird. Apropos Slack - wussten Sie, dass die Plattform über eine integrierte Kamera, Sprach- und Bildschirmaufzeichnung? Dies ist eine großartige Alternative zu Meetings und den gefürchteten aufsatzlangen Nachrichten.
Ein weiterer Vorteil von kurzen und erklärenden Videos ist, dass sie asynchron angesehen und beantwortet werden können. Wenn Sie das nächste Mal etwas überprüfen oder erklären wollen, versuchen Sie es über clip - oder sogar nur über eine Sprachnachricht.
Weniger Sitzungen (buchstäblich die Hälfte der Sitzungen)
Weniger ist mehr". Wer auch immer diesen Satz geprägt hat, er bezog sich definitiv auf Sitzungen. Hier ist eine Herausforderung, die es wert ist, angenommen zu werden: Versuchen Sie, die Anzahl der monatlichen Sitzungen um 50 % zu reduzieren. Wahrscheinlich werden Sie feststellen, dass die gleiche Menge an Arbeit erledigt wird (wenn nicht sogar mehr!), und das mit deutlich weniger Kopfschmerzen.
Ein häufig genannter Grund für häufige Besprechungen ist die Schwierigkeit, alle zur gleichen Zeit zusammenzubringen. Wenn Sie nicht die ganze Mannschaft versammeln können, machen Sie einfach ein zweites Treffen - richtig?
Falsch.
Oh, und jedes Mal, wenn eine neue Person in ein Projekt eingeführt wird, sollten wir eine weitere einstündige Einführungssitzung abhalten, ja?
Stahp.
Ein asynchroner Ansatz reduziert den Bedarf an Mehrfachbesprechungen. Durch die Aufzeichnung von Besprechungen und die Bereitstellung dieser Aufzeichnungen für alle, die nicht teilnehmen konnten, können Ihre Kollegen die Informationen in ihrer eigenen Zeit nachholen.
Außerdem kann so die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert werden. Verweisen Sie sie einfach auf wichtige oder lehrreiche frühere Sitzungen. Der Zugang zu einer Bibliothek mit aufgezeichneten Demos, Workshops und Präsentationen sorgt für eine möglichst reibungslose Einarbeitung - für den Neuling und für Sie.
Google Meet und Zoom -Erweiterungen wie tl;dv können Sie wichtige Momente in aufgezeichneten Meetings mit einem Zeitstempel versehen, sodass Sie die wichtigsten Teile sofort mit allen teilen können, die nicht dabei sein konnten. Mehr als 85 % unserer Nutzer geben an, dass dieser Prozess ihnen Stunden an Zeit spart. Nicht schlecht für ein kostenloses Browser-Plug-in.
Weniger Teilnehmer einladen
Sie sollten nicht nur weniger Sitzungen abhalten, sondern auch weniger Teilnehmer einladen. Untersuchungen haben ergeben, dass bei Sitzungen mit mehr als vier Teilnehmern die Gefahr besteht, dass der Beitrag eines Mitarbeiters übersehen wird. Forbes empfiehlt nicht mehr als sieben Teilnehmer. Wir würden die Zahl viel niedriger ansetzen - wenn Sie allerdings eine ganze Gruppe von Personen einladen müssen, können anonyme Eingabetools wie Menti dazu beitragen, die Beiträge der ruhigeren Typen zu fördern.
Schließlich können große Meetings einschüchternd sein. Bei so vielen Teilnehmern ist es unvermeidlich, dass jemand schweigend dasitzt und sich nicht traut, seinen Beitrag zu leisten, wenn schon so viel Platz von den gesprächigeren, dominanteren Typen beansprucht wird.
Größere Besprechungen sind auch chaotischer - und wenn es nicht gelingt, jedem Teilnehmer ein angenehmes Umfeld zu bieten, in dem er seinen Beitrag leisten kann, könnte dies Ihr Unternehmen wertvolles Fachwissen und Erkenntnisse kosten.
Verringern Sie die Größe von Besprechungen und geben Sie jedem die Möglichkeit, sich Gehör zu verschaffen.
Seien Sie strikt bei der Dauer der Treffen
Wenn wir in einer einstündigen Besprechung über ein Thema sitzen, das nur 20 Minuten diskutiert werden muss, wird uns das Gefühl der Dringlichkeit fehlen, das uns sonst ermutigen würde, konzentriert zu bleiben. Es spielt keine Rolle, ob das Thema "Shrimps" lautet - wenn die Sitzung eine Stunde dauert, werden die Teilnehmer einen Weg finden, eine Stunde lang über Shrimps zu sprechen. Das ist ein wirklich faszinierendes Phänomen des Arbeitslebens.
Der Organisationspsychologe Steven Rogelberg ist bekannt für sein Buch über die Unterstützung von Teams bei der Erreichung von Spitzenleistungen". Sein wichtigster Tipp zur Verbesserung der Qualität von Besprechungen ist einfach: Fassen Sie sich kurz.
Marissa Mayer, die CEO von Yahoo, nimmt nur an Sitzungen teil, die nicht länger als zehn Minuten dauern. Wenn wir Besprechungen kürzer gestalten, ermutigen wir die Teilnehmer, in kürzerer Zeit mehr Themen zu behandeln.
Mit anderen Worten: Ein kurzes und knackiges Meeting sorgt dafür, dass wir auf den Punkt kommen. Besprechungen sollten selten länger als dreißig Minuten dauern.
In den Ausnahmefällen, in denen eine Besprechung länger als eine Stunde dauert, sollten Sie dafür sorgen, dass es Pausen gibt. Ermutigen Sie die Teilnehmer, aufzustehen und sich zu strecken, einen Tee zu kochen, aus dem Fenster zu schreien oder etwas anderes Entspannendes zu tun. Sie werden erfrischt und dankbar zu dem Gespräch zurückkehren.
Vorbereiten (aber nicht übertreiben)
Die Sitzung selbst ist nicht der einzige Zeitfresser. Auch bei der Vorbereitung vergehen Stunden. Andererseits wird man bei einem schlecht vorbereiteten Meeting rot im Gesicht, wenn man während der Bildschirmfreigabe panisch nach der richtigen PDF-Datei aus den Downloads sucht und hofft, dass niemand die Datei mit dem Titel ryan-gosling-holding-puppy.jpg bemerkt hat.
Die richtige Balance zu finden ist entscheidend. Sie wollen selbstbewusst in die Besprechung gehen, mit all Ihren Präsentationsunterlagen, die auf Ihrem Bildschirm geladen sind. Gleichzeitig sollten Sie aber auch nicht zu viel darüber nachdenken. Wenn Sie mit einer sehr starren Vorstellung davon, wie die Diskussion verlaufen soll, in eine Besprechung gehen, kann das die Kreativität hemmen. Erlauben Sie ein wenig Spontaneität - insbesondere in Workshops und anderen kreativen Sitzungen.
Definieren Sie sofort das Ziel
Effektive Meetings sollten sich auf ein bestimmtes Ziel konzentrieren, wie z.B.
a) gemeinsam etwas zu lernen
b) Probleme zu lösen
c) Austausch von Neuigkeiten
d) Brainstorming
Der erste Schritt besteht darin, den genauen Schwerpunkt und das gewünschte Ergebnis der Besprechung zu kennen. Als Gastgeber sind Sie dafür verantwortlich, in regelmäßigen Abständen auf das Ziel zurückzukommen, um sicherzustellen, dass die Diskussion auf dem richtigen Weg bleibt.
Tagesordnung und Materialien im Vorfeld austauschen
Eine Sitzung ohne Tagesordnung zu veranstalten ist, als würde man zu einem Kajakrennen ohne Ruder erscheinen. Sie werden nicht sehr weit kommen.
Die Tagesordnung definiert nicht nur das Ziel, sondern gibt auch klare Hinweise darauf, wie viel Zeit die Teilnehmer für die einzelnen Unterpunkte aufwenden sollten. Sie gibt den Eingeladenen eine bessere Vorstellung davon, ob ihre Anwesenheit wirklich notwendig ist - und wenn ja, werden sie sehen, wann sie in der Sitzung mehr oder weniger beitragen sollten.
Bei der Zeiteinteilung für die einzelnen Tagesordnungspunkte sollten Sie immer ein paar zusätzliche Minuten für zusätzliche Diskussionen einplanen. Wenn eine Diskussion die zugewiesene Zeit überschreitet, legen Sie einen Zeitstempel an, um die Diskussion erneut zu führen (wir empfehlen ein Zeitstempel-Tool wie tl;dv). Sie können dann die nicht abgeschlossenen Themen zu einem anderen Zeitpunkt wieder aufgreifen.
Ebenso ist es eine gute Idee, Berichte, Folien oder andere Präsentationsmaterialien im Voraus zur Verfügung zu stellen, um den Eingeladenen die Möglichkeit zu geben, sich vor der Telefonkonferenz mit dem Thema vertraut zu machen. Geben Sie allen, die nicht an der Telefonkonferenz teilnehmen können, einen kurzen Überblick über die Inhalte.
Aus aufgezeichneten Sitzungen lernen
Wenn Ihre Besprechungen immer wieder entgleisen und Sie nicht wissen, warum, warum nicht noch einmal auf die Besprechung zurückkommen, um den Schwerpunkt und den Verlauf zu analysieren? Wenn Sie eine vergangene Besprechung mit den Fragen "Was ist gut gelaufen?" und "Was hätte besser sein können?" angehen, gewinnen Sie Erkenntnisse, die Sie für die Zukunft nutzen können.
Vielleicht stellen Sie fest, dass ein Teilnehmer regelmäßig überredet wurde. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Steven völlig unvorbereitet war und fünf Minuten lang mit seiner PowerPoint-Präsentation herumgefummelt hat. Gab es Momente, die sich hingezogen haben? Wurde die Telefonkonferenz rechtzeitig und in einer umsetzbaren Weise beendet? Hat eine schlechte Internetverbindung die Dinge verlangsamt? Der erste Schritt zur Beseitigung ineffektiver Besprechungen besteht darin, die häufigsten Schuldigen zu identifizieren.
Parken Sie diesen Gedanken
Manchmal wird in einer Sitzung eine fantastische Idee geäußert, die zwar für die Tagesordnung völlig irrelevant ist, aber dennoch näher untersucht werden sollte. Als Gastgeber sollten Sie in der Lage sein, zu erkennen, wann die Besprechung eine unerwartete (aber potenziell wertvolle) Wendung nimmt, und entscheiden, ob Sie für einen Moment von der Tagesordnung abweichen oder das Thema für ein anderes Mal "parken". Wenn Sie ein wichtiges Thema "parken", stellen Sie sicher, dass Sie einen Zeitstempel anbringen oder den Moment im Gespräch hervorheben,
Sagen Sie den Teilnehmern, dass sie gehen können, wann sie wollen
Warum ist es so ein Tabu, zu sagen: "Diese Besprechung ist für mich nicht mehr relevant, ich steige aus"? Wenn Sie in einer Besprechung gefangen sind, von der Sie wissen, dass sie Ihnen bei Ihrer Arbeit nicht weiterhilft, gehen Sie einfach.
Eine Unternehmensleiterin beeindruckte mich einmal dadurch, dass sie sofort erkannte, dass zwei Mitarbeiter unnötigerweise in die Sitzung geschleppt worden waren. Sie forderte sie auf, das Gespräch nach nur zwei Minuten zu verlassen. Mit dieser einfachen Maßnahme gewannen zwei Mitarbeiter eine Stunde ihrer Zeit zurück, die sonst völlig vergeudet worden wäre.
Selbst Elon Musk sagte einmal: "Verlassen Sie eine Besprechung oder beenden Sie ein Gespräch, sobald klar ist, dass Sie keinen Beitrag leisten. Es ist nicht unhöflich zu gehen, aber es ist unhöflich, jemanden zum Bleiben zu bewegen und seine Zeit zu verschwenden."
Manchmal hat dieser anime-liebende, psychedelisch angehauchte, egomanische Milliardär doch noch etwas Relevantes zu sagen.
Optimieren Sie Fokus und Aufmerksamkeit
Kein Multitasking. Kameras an. Handys unerreichbar. Diese Grundregeln gelten sowohl für die Gastgeber als auch für die Eingeladenen - und obwohl solche Grundsätze nicht durchgesetzt werden sollten erzwingenAber wenn man sie regelmäßig als "Sitzungsziele" kommuniziert, werden sich mit der Zeit immer mehr Leute daran halten.
Letztlich handelt es sich dabei weniger um "Grundregeln" als um "Tipps zur Konzentration". Viele Meeting-Plattformen haben ganz offen mit ihrer Aufmerksamkeitsspanne zu kämpfen, so dass einige Teilnehmer es wirklich zu schätzen wissen, wenn der Gastgeber das Gespräch mit einer kurzen Erinnerung an die "Konzentrationstipps" beginnt.
Als Gastgeber ist es auch Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das Meeting interessant ist. Der Wechsel zwischen den Formaten (z. B. von Miro zu Menti) kann eine gute Möglichkeit sein, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erhalten. Ansonsten sollten Sie alle daran erinnern, dass sie eingeladen wurden, weil ihre Teilnahme wirklich notwendig ist.
Ermutigung zu sozialen Gesprächen außerhalb von Sitzungen
Hybride und remote Arbeit kann einsam machen. Vor allem für extrovertierte Menschen bieten Meetings die dringend benötigte Gelegenheit, von Angesicht zu Angesicht mit anderen Menschen zu sprechen. Es ist schwer, nicht über die neuesten Sendungen auf Netflix oder die Tatsache zu sprechen, dass Susan eine neue Katze hat.
Um es klar zu sagen: Soziales Geplauder (sogar Klatsch und Tratsch, offensichtlich!) unter Teammitgliedern kann die Beziehungen stärken. Schon der Austausch von ein paar Witzen kann das Gefühl der Verbundenheit verbessern und gleichzeitig die Zusammenarbeit und das allgemeine Wohlbefinden steigern. Dennoch gibt es eine Zeit und einen Ort für Netflix und Katzengespräche.
Indem Sie formell verschiedene Zeiten in der Woche für zwanglose Gespräche außerhalb der Arbeit festlegen, kann sich Ihr Team außerhalb der Besprechungszeiten sozial engagieren, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sich alle in den eigentlichen Besprechungen an die Tagesordnung halten (eine Tagesordnung, die leider nicht Susans Katze beinhaltet).
Leidenschaftliche Debatten sind großartig - bis sie es nicht mehr sind
Es kommt immer wieder vor, dass eine Sitzung eine emotionale Wendung nimmt. Stellen Sie es sich vor: Gary möchte die Schriftart der Schaltfläche "Kontakt" von Arial in Verdana ändern, aber Susan besteht darauf, dass die Schriftart so gut ist, wie sie ist. Ein dritter Sitzungsteilnehmer erhöht den Einsatz, indem er behauptet, die ideale Schriftart sei in Wirklichkeit Comic Sans. Der vierte Teilnehmer sieht einfach nur äußerst unbeholfen aus.
Ein bisschen lebhafte Diskussion von Zeit zu Zeit ist ein Zeichen für leidenschaftliche, engagierte Mitarbeiter, die zu ihren Überzeugungen stehen und das Beste für ihr Team wollen. Selbst eine hitzige Debatte kann von Vorteil sein, weil sie Themen anspricht, die den Menschen offensichtlich am Herzen liegen.
Wenn eine Debatte jedoch in einen angespannten Streit umzuschlagen droht, bei dem sich eine oder mehrere Personen aufregen könnten, ist das Gespräch nicht mehr produktiv. Zu den Sitzungen, bei denen die Gefahr besteht, dass sie emotional werden, gehören Feedback-Sitzungen, Personalangelegenheiten und die Überprüfung erfolgloser Kampagnen.
Bestimmte Themen sollten einfach nicht in einer aufgezeichneten Sitzung mit mehreren Teilnehmern behandelt werden - schreiten Sie also ein und moderieren Sie, bevor die Emotionen zu hoch kochen. Lassen Sie die Luft zwischen den Kollegen abkühlen, bevor Sie das Thema erneut ansprechen.
Sind Sie bereit, die Kunst der effektiven Besprechung zu meistern? Wenn Sie feststellen, dass sich unproduktive Gewohnheiten hartnäckig halten, sollten Sie sich einfach an die wichtigsten Grundsätze erinnern: Machen Sie es kurz, laden Sie weniger Teilnehmer ein, schreiben Sie eine tolle Tagesordnung, gehen Sie mit klaren Zielen in die Sitzung und zeichnen Sie die wichtigen Momente auf und versehen Sie sie mit einem Zeitstempel. Wir garantieren Ihnen, dass die Befolgung dieser einfachen Tipps Ihre Meeting-Kultur in eine gesunde verwandeln wird, so dass jedes Gespräch zählt und alle Beteiligten eine Menge Zeit sparen.
