Es ist eine schwierige Aufgabe, ein 30-minütiges Meeting freihändig zu transkribieren, ganz zu schweigen von Meetings, die 3 Stunden oder länger dauern. Irgendjemand redet immer zu viel oder zu schnell, oder er redet einen Haufen Fachjargon, dem man nicht folgen kann... Ehe man sich versieht, hat man den Überblick über das Sitzungsprotokoll verloren und ist nicht mehr in das Gespräch eingebunden. 

Wussten Sie, dass die durchschnittliche Zeit für die Transkription einer Stunde Audio ungefähr vier Stunden beträgt? Manche Transkriptionisten geben jedoch vier Stunden als Minimum an, da es leicht bis zu 10 Stunden dauern kann.

Haben Sie Angst vor Ihrer nächsten Besprechung? Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Besprechung auf möglichst einfache Weise transkribieren können. Aber zuerst: Was ist eine Besprechungstranskription?

Inhaltsübersicht

Was ist eine Besprechungstranskription?

Die Transkription einer Besprechung ist der Prozess der Umwandlung von gesprochenen Gesprächen(Umwandlung von Video oder Audio in Text) aus einer Besprechung in schriftlichen Text. Dies kann manuell (die mühsame Art) oder automatisch mithilfe von KI-gestützter Software (die schnelle und einfache Art) erfolgen.

Moderne Transkriptionssoftware kann transkribieren und aufzeichnen die Gespräche während der Sitzungen mit einem hohen Maß an Genauigkeit aufzeichnen. Die Transkription ist gängige Praxis bei Bürobesprechungen, Vorstandssitzungen, Vorstellungsgesprächen und sogar bei Gerichtsverfahren.

KI-gestützte Tools erleichtern die Zusammenfassung von Gesprächen, die Überprüfung der wichtigsten Punkte und die Sicherstellung der Verantwortlichkeit! Noch besser ist, dass viele dieser Transkriptionstools Ihre Arbeitsabläufe nach dem Gespräch automatisieren können, indem sie Besprechungsnotizen automatisch mit Ihrem CRM-System synchronisieren oder auf der Grundlage des Gesprächskontextes Folgeerinnerungen senden.

Warum Meetings transkribieren?

Bevor wir in die schrittweise Anleitung eintauchen, ist es wichtig, die Vorteile der Transkription eines Meetings zu kennen. Manch einer mag denken, dass dies nicht notwendig ist, aber heutzutage ist es unerlässlich, Abschriften auch aus dem Blickwinkel der KI zu betrachten.

Mit KI-Analysen können Sie Informationen aus den Kundengesprächen Ihres Teams abrufen und diese nutzen, um schnell und effizient Strategien und Taktiken zu entwickeln und Prioritäten anzupassen. Effektive Besprechungen verbessern die Teamleistung um 25 %, da klare Ziele und umsetzbare Ergebnisse die Effizienz steigern, daher ist es wichtig, dies richtig zu machen.

Hier sind vier wichtige Gründe, warum Sie Ihre Sitzungen protokollieren sollten:

  • Es wird ein Besprechungs-Repository erstellt.
  • Sie macht Informationen zugänglich.
  • Es macht Besprechungsdaten durchsuchbar.
  • Es trägt dazu bei, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

1. Es erstellt ein Meeting-Repository

Mit der Niederschrift einer Besprechung erhalten Sie eine dauerhafte Aufzeichnung Ihrer Diskussion. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Teile, Aktionspunkte und festgelegten Zuständigkeiten nachverfolgt werden können und für künftige Referenzen leicht zugänglich sind.

So können Sie schnell auf vergangene Diskussionen zurückgreifen, was die Verantwortlichkeit erhöht und die Organisation aufrechterhält. Es ist auch eine gute Möglichkeit, Missverständnisse zwischen Teammitgliedern auszuräumen.

2. Es macht Informationen zugänglich

Die Transkription von Sitzungen spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, gehörlosen oder schwerhörigen Personen einen gleichberechtigten Zugang zu Informationen zu ermöglichen. Ohne eine Transkription oder Untertitel können viele Menschen nur schwer an den Diskussionen teilnehmen, was es schwierig macht, wichtige Entscheidungen, Aktionspunkte und den Gesamtkontext der Sitzung zu verfolgen.

Mit einer schriftlichen Aufzeichnung stellen Sie Ihrem Team ein anderes Medium zur Verfügung, um sich denselben Informationen zu nähern. Außerdem helfen Abschriften den Nutzern, die Besprechungen in ihrem eigenen Tempo durchzugehen. Dies ist besonders hilfreich, um Teammitglieder zu informieren, die aus dem einen oder anderen Grund nicht in Echtzeit an der Besprechung teilnehmen konnten. Dies ist eine großartige Praxis für asynchrone Arbeitsteams.

3. Es macht Besprechungsdaten durchsuchbar

Abschriften machen es den Nutzern sehr leicht, die wichtigsten Punkte, Maßnahmen und Entscheidungen in einer Besprechung zu finden. Mit KI-Zusammenfassungen und Notizen geht dies noch einen Schritt weiter, da die wichtigen Punkte hervorgehoben und mit Nachdruck präsentiert werden.

Wenn Sie jedoch etwas Bestimmtes in einer Besprechung suchen, ist es viel einfacher, eine Mitschrift mit einer Aufzeichnung zu haben, da Sie nach einem Stichwort oder Thema suchen können, um bestimmte Bereiche der Diskussion zu finden.

4. Es trägt dazu bei, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen

Das große "C" kann ein wenig abschreckend wirken, aber in der Berufswelt müssen strenge Richtlinien befolgt werden, insbesondere wenn es um sensible Daten geht. Dies gilt für die juristische Arbeit, das Gesundheitswesen, aber auch für den Umgang mit Kunden.

Sie benötigen aktuelle und genaue Sitzungsaufzeichnungen, um sicherzustellen, dass sie Datenvorschriften wie die GDPR einhalten. Abschriften sind die Antwort auf Ihre Compliance-Probleme, da sie Ihnen dabei helfen, rechtliche und regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen.

Transkription einer Besprechung: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie transkribiert man eine Besprechung?

Die Transkription einer Besprechung kann langwierig, mühsam und kräftezehrend sein, oder sie kann schnell, einfach und effizient sein. Alles hängt davon ab, ob Sie die Besprechung manuell transkribieren oder eine KI-Software zur Hilfe nehmen. 

Schauen wir uns an, wie man eine Besprechung mit beiden Methoden transkribiert, damit Sie entscheiden können, welche Methode für Sie und Ihr Unternehmen besser geeignet ist (obwohl wir glauben, dass wir das schon wissen!).

Manuell transkribieren

Bei der manuellen Transkription muss eine Person einem Meeting zuhören und das Gesagte entweder in Echtzeit oder von einer Aufzeichnung abtippen. Dies ermöglicht zwar eine höhere Genauigkeit und Kontextsensibilität, ist jedoch auch zeit- und arbeitsintensiv.

Bei einer Live-Transkription kann Kurzschrift dabei helfen, mit dem Gespräch Schritt zu halten, bei längeren Anrufen kann jedoch Ermüdung einsetzen. Dies kann zu Fehlern führen, die einer KI einfach nicht unterlaufen würden. Bei längeren Besprechungen eignet sich die manuelle Transkription am besten für Situationen, in denen Präzision wichtiger ist als Geschwindigkeit, wie z. B. in juristischen, medizinischen oder Forschungskontexten.

Vorteile der manuellen Transkription

  • Höhere Genauigkeit. Ein Mensch kann Nuancen wie Tonfall, Akzente und sich überschneidende Sprache besser erkennen als KI.
  • Besseres Kontextbewusstsein. Menschen können Zusammenfassungen erstellen, Fehler korrigieren und den Text natürlicher formatieren.
  • Anpassbare Formatierung. Die manuelle Transkription ermöglicht eine individuelle Strukturierung, z. B. eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte oder eine deutlichere Unterscheidung zwischen den Sprechern.

Nachteile der manuellen Transkription

  • Zeitaufwendig. Je nach Tippgeschwindigkeit kann die Transkription einer einstündigen Besprechung 3-4 Stunden dauern. Wenn Sie mit der Hand schreiben, können Sie es genauso gut vergessen.
  • Arbeitsintensiv. Erfordert ein hohes Maß an Konzentration und kann bei langen Sitzungen anstrengend sein.
  • Teuer. Die Beauftragung professioneller Transkriptionisten oder Dienste kann kostspielig sein.

Bei kleinen Meetings mit minimalem Dialog kann eine manuelle Transkription sinnvoll sein. Bei längeren oder komplexeren Diskussionen kann jedoch eine Kombination aus manuellem Korrekturlesen und automatisierten Tools ein Gleichgewicht zwischen Genauigkeit und Effizienz bieten.

Verlassen Sie sich auf die Automatisierung

Bei der automatisierten Transkription werden KI-gestützte Tools eingesetzt, um Sprache in Echtzeit oder aus einer Aufzeichnung in Text umzuwandeln. Viele KI-gesteuerte Dienste bieten Spracherkennung, Sprecheridentifizierung und Zeitstempel. Fortschrittlichere Tools können sogar eine Stimmungsanalyse durchführen und den Tonfall des Nutzers analysieren.

Das Beste an automatisierten Protokollen ist jedoch, dass sie schnell, kostengünstig und leicht durchsuchbar sind. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie Probleme bemerken, Kommentare zum Protokoll hinzufügen und sogar Zusammenfassungen und Besprechungsnotizen (in bestimmten Vorlagen) erstellen. Und schließlich können Sie damit automatisch Ihre CRM- oder Dokumentations-Tools ausfüllen, so dass Sie keinen Finger krumm machen müssen.

Um eine Besprechung mit automatisierten Werkzeugen zu transkribieren, müssen Sie einfach wie gewohnt an der Besprechung teilnehmen und sicherstellen, dass Ihr Besprechungsrekorder ebenfalls an der Besprechung teilnimmt. Er transkribiert Ihre Diskussion automatisch im Hintergrund, so dass Sie sich voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren können.

Vorteile der automatisierten Transkription

  • Schnell und effizient. Abschriften werden in Minuten statt in Stunden erstellt. Da die KI nicht müde wird, gibt es auch keine Nachlässigkeiten, d. h. Sie können Abschriften in großem Umfang erstellen.
  • Kostengünstig. Viele KI-Tools bieten kostenlose oder kostengünstige Pläne im Vergleich zur Anstellung eines menschlichen Transkriptionisten.
  • Durchsuchbar und bearbeitbar. KI-generierter Text kann leicht durchsucht werden, was ihn für Dokumentation und Überprüfung nützlich macht.

Nachteile der automatisierten Transkription

  • Die Genauigkeit schwankt. KI kann mit Akzenten, Hintergrundgeräuschen und mehreren Sprechern, die sich gegenseitig überstimmen, Probleme haben. Sie kann auch wichtige Terminologie, Akronyme oder branchenspezifischen Jargon übersehen, wenn sie nicht darauf vorprogrammiert ist.
  • Probleme bei der Sprecheridentifizierung. Einige Tools ordnen Sprache falsch zu, was manuelle Korrekturen erfordert.
  • Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes. Die Speicherung von Audiodaten und Protokollen in cloudbasierten Diensten kann Sicherheitsrisiken bergen, insbesondere bei sensiblen Sitzungen.

Automatisierte Abschriften eignen sich am besten für große Besprechungen mit mehreren Sprechern, bei denen es auf Schnelligkeit ankommt. Unternehmen, die eine schnelle Dokumentation benötigen, aber keine 100-prozentige Genauigkeit voraussetzen, finden KI-Tools äußerst hilfreich. Sie eignen sich auch für routinemäßige Teambesprechungen, Webinare und Brainstorming-Sitzungen.

So wählen Sie das richtige Tool zur Transkription von Meetings

Da es unzählige verfügbare Transkriptionstools gibt, muss die Auswahl des richtigen Tools für Ihre Anforderungen sorgfältig überlegt werden. Sie müssen Funktionen, Benutzerbewertungen, Benutzerfreundlichkeit und Preis-Leistungs-Verhältnis abwägen. Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Faktoren:

  • Genauigkeit und KI-Funktionen. Nutzt das Tool erweiterte Spracherkennung? Verfügt es über Funktionen wie Multi-Meeting-Intelligence, sodass es Erkenntnisse aus mehreren Anrufen gleichzeitig vergleichen kann? Verfügt es über KI-Agenten-Workflows für die Automatisierung nach dem Anruf?
  • Anpassungsoptionen. Können Sie die KI mit benutzerdefinierter Terminologie oder Namen trainieren, die in Ihren Meetings häufig verwendet werden? Kann sie Füllwörter automatisch entfernen, um Ihre Transkripte zu bereinigen?
  • Sprechererkennung. Wie gut unterscheidet sie zwischen mehreren Sprechern und sind manuelle Anpassungen möglich?
  • Integration und Zugänglichkeit. Funktioniert Ihr Transkriptionstool mit Videokonferenzplattformen wie Zoom , Microsoft Teams , Und Google Meet ? Können Transkripte in verschiedene Formate exportiert werden? Lässt es sich in Ihre CRM- und Projektmanagement-Tools integrieren, um nahtlose Arbeitsabläufe zu ermöglichen?
  • Sicherheit und Compliance. Ist das Tool datenschutzkonform? Bietet es verschlüsselten Speicher und sichere Zugriffskontrolle?

Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie ein Transkriptionstool auswählen, das die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt und gleichzeitig Genauigkeit, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit gewährleistet.

Verwenden von tl;dv zum Transkribieren Ihrer Meetings

tl;dv ist ein beliebter KI-Meeting-Assistent, der Ihre Meetings kostenlos aufzeichnen, transkribieren und zusammenfassen kann. Es funktioniert, indem es Ihren Meetings über beliebte Videokonferenzplattformen wie Zoom, Google Meet und MS Teams. 

Mit tl;dv können Sie benutzerdefinierte Vorlagen für Besprechungsnotizen erstellen . Auf diese Weise können Sie der KI von tl;dv mitteilen, wie Ihre Notizen formatiert und strukturiert sein sollen. So können Sie unabhängig von der Situation effektive Besprechungsnotizen erstellen . 

Im Wesentlichen organisiert es Ihr Transkript, Ihre Zusammenfassungen und Ihre Notizen, damit sie lesbar und leicht zu überfliegen sind. Seine Anpassbarkeit hebt es von den meisten anderen Transkriptionstools ab, obwohl es einige gibt, die eine ähnliche Funktion bieten. Fireflies , Tactiq und Otter fallen mir da ein.

Ein weiterer Vorteil von tl;dv und ähnlichen Plattformen ist, dass Sie Besprechungsnotizen automatisch mit Ihrem CRM synchronisieren können. Die Zeiten, in denen Sie Ihr CRM nach jedem Kundenanruf manuell ausfüllen mussten, sind vorbei. Sie können ihnen einfach Lebewohl sagen, da sie ihren Platz neben DFÜ-Verbindungen, MySpace und VHS-Leihvideos einnehmen. Durch die Optimierung der Arbeitsabläufe nach dem Anruf sparen Mitarbeiter und Agenten unglaublich viel Zeit, die anderswo besser eingesetzt werden könnte.

Benutzerdefinierte Meeting-Vorlagen tl;dv

Wenn Sie ein Meeting transkribieren möchten, um den Überblick über Ihre Verkaufsgespräche zu behalten, ist es eine gute Idee, ein Tool mit einem Sprecheranalyse-Dashboard zu wählen, damit Sie die Leistung Ihres Verkaufsteams überwachen und überprüfen können, wie genau es Ihren Verkaufsskripten folgt. tl;dv hat genau dieses Dashboard. Das ist etwas, das Fireflies , Tactiq , Und Otter bieten diese nicht an, Sie können sich jedoch Gong , Modjo oder Avoma für ähnliche, verkaufsorientierte Funktionen ansehen.

Als Vertriebsleiter können Sie mit tl;dv auch wiederkehrende Berichte erstellen, um regelmäßige Updates zu erhalten, die gewünschte Themen über mehrere Anrufe hinweg gleichzeitig abdecken. Sie können beispielsweise einen wöchentlichen Bericht erhalten, der alle Anrufe Ihrer Vertriebsmitarbeiter abdeckt, die Einwände bezüglich des Preises enthalten. Sie legen die Häufigkeit fest. Sie legen das Thema fest. tl;dv fasst die Anrufe Ihres Teams zusammen und stellt einen detaillierten Bericht mit Zeitstempeln bereit, sodass Sie direkt zu den wichtigen Teilen springen können. Von allen anderen bisher aufgeführten Tools ist nur Gong verfügt über diese Funktion, aber Sie zahlen dafür einen Aufpreis.

Wenn Sie Ihre Google Meet Aufzeichnungen oder andere Transkripte übersetzen möchten, ist es eine gute Idee, ein Tool zu wählen, das in mehrere Sprachen übersetzt, auch in solche, die während des Anrufs selbst nicht gesprochen wurden. Die meisten Tools tun dies, aber es gibt einige Unterschiede in der Menge. Beispielsweise übersetzt tl;dv in über 40 Sprachen, während Otter ist auf nur 3 begrenzt.

Bewährte Praktiken für die Transkription von Sitzungen

Eine gut strukturierte Besprechungstranskription ist klar, genau und einfach zu navigieren. Ganz gleich, ob Sie manuell transkribieren oder ein KI-gestütztes Tool verwenden, die Einhaltung dieser Best Practices gewährleistet, dass Ihre Transkripte nützlich und professionell sind.

Sicherstellung von Klarheit und Vollständigkeit

Eine Niederschrift muss die gesamte Besprechung erfassen und gleichzeitig leicht verständlich sein. Wenn Sie Ihre Gespräche manuell transkribieren, sollten Sie sie aufzeichnen, damit Sie schwierige Abschnitte noch einmal durchgehen können, um die Genauigkeit sicherzustellen.

Wenn ein Sprecher beispielsweise nuschelt oder zu schnell spricht, kann das erneute Anhören einer Aufnahme helfen, unklare Wörter zu klären. Wenn Ihr Team häufig Akronyme wie SEO (Search Engine Optimization) oder KPI (Key Performance Indicator) verwendet, buchstabieren Sie diese mindestens einmal, um Verwirrung bei denjenigen zu vermeiden, die das Transkript später lesen.

Stellen Sie sicher, dass jeder Sprecher richtig identifiziert wird . Automatisierte Transkriptionstools sollten dies für Sie tun, aber überprüfen Sie es immer doppelt, da ihnen manchmal Fehler unterlaufen. Wenn beispielsweise zwei Personen eine ähnliche Stimme haben, kann die KI ihre Zitate falsch zuordnen, was bei Folgemaßnahmen zu Verwirrung führt.

Entfernen Sie nach Möglichkeit Füllwörter, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Sie müssen nicht jedes „ähm“ und „äh“ in das Transkript aufnehmen. Einige automatisierte Transkriptionstools entfernen Füllwörter automatisch. Beispielsweise statt:

„Ähm, also ich denke, wir sollten wahrscheinlich das Budget erhöhen, wissen Sie?“

Eine saubere Transkription würde lauten:

„Ich denke, wir sollten das Budget erhöhen.“

Korrektorat und Lektorat für Genauigkeit

Auch bei KI-generierten Abschriften können Fehler aufgrund von Akzenten, Hintergrundgeräuschen oder sich überschneidender Sprache auftreten. Um sicherzustellen, dass Ihre Abschriften korrekt sind, gehen Sie sie durch und korrigieren Sie alle Fehler.

Beispielsweise könnte die KI „unsere Umsätze steigen rasant“ falsch interpretieren als „unsere Segel steigen rasant“, wenn sie schnell gesprochen wird. Wenn es um Finanzen geht, könnte ein solcher Fehler unnötige Verwirrung stiften.

Suchen Sie nach fehlenden Wörtern, Lücken oder falsch verstandenen Sätzen . Wenn es Interpunktions- oder Grammatikfehler gibt, ist es jetzt an der Zeit, diese zu bereinigen. Beispielsweise haben „Lass uns essen, Oma“ und „Lass uns essen, Oma“ allein aufgrund der Interpunktion völlig unterschiedliche Bedeutungen. Glauben Sie uns: Sie möchten nicht, dass ein solches Problem in Ihren Aktionspunkten auftaucht!

Stellen Sie abschließend sicher, dass technische Akronyme korrekt transkribiert werden . Insbesondere KI-Tools können bei der Transkription von Akronymen auf Probleme stoßen. Wenn jemand beispielsweise „CMS“ (Content Management System) sagt, könnte die KI dies als „Siehe Chaos“ fehlinterpretieren, was die Transkription irreführend macht.

Formatierung von Abschriften zur besseren Lesbarkeit

Abschriften sind schließlich dazu da, gelesen zu werden. Sie sollten sie übersichtlich gestalten und leicht zu scannen sein, damit Ihre Kollegen sie optimal nutzen können.

Verwenden Sie Sprecherbezeichnungen deutlich und markieren Sie sie fett, damit das Transkript leicht verständlich ist:

John: „Wir müssen das Budget für das dritte Quartal fertigstellen.“
Sarah: „Einverstanden, lass uns nächste Woche einen Folgetermin vereinbaren.“

Wenn jemand lange spricht, unterteilen Sie den Text in Abschnitte. Lange Absätze sind schwer zu überfliegen. Beispiel:

„Wir hatten ein großartiges Quartal und haben unsere Umsatzziele vorzeitig erreicht. Unser Marketingteam hat maßgeblich dazu beigetragen, indem es erfolgreiche Kampagnen auf mehreren Plattformen gestartet hat, darunter Social Media, E-Mail und bezahlte Suche. Wir konnten auch eine deutliche Steigerung des Kundenengagements verzeichnen.“

Teilen Sie es wie folgt auf:

„Wir hatten ein großartiges Quartal und haben unsere Umsatzziele vorzeitig erreicht.

Unser Marketingteam war maßgeblich an der Verwirklichung dieses Ziels beteiligt, indem es erfolgreiche Kampagnen auf mehreren Plattformen startete, darunter:

  • Soziale Medien
  • E-Mail
  • Bezahlte Suche

Wir konnten außerdem eine deutliche Steigerung des Kundenengagements verzeichnen.“

Fügen Sie bei Bedarf Zeitstempel für wichtige Informationen hinzu . Wenn beispielsweise um [12:35] eine wichtige Entscheidung getroffen wurde, können Sie später schnell darauf zurückgreifen, indem Sie die Zeit notieren. Ein KI-Transkriptionstool sollte Transkripte selbst so formatieren, dass sie lesbar sind, aber es schadet nie, dies zu überprüfen.

Zu beachtende Dinge

Um eine möglichst genaue und qualitativ hochwertige Transkription zu erhalten, sind einige grundlegende Dinge zu beachten. Stellen Sie sicher, dass die folgenden Punkte befolgt werden, und Sie sollten keine Probleme haben:

Genauigkeit: Machen Sie das Transkript so klar wie möglich

Eine der größten Herausforderungen bei der Transkription besteht darin, die Genauigkeit sicherzustellen, insbesondere beim Umgang mit Fachjargon, branchenspezifischer Terminologie oder mehreren Akzenten.

Wenn ein medizinisches Team beispielsweise über „Myokardinfarkt“ (einen Herzinfarkt) spricht, kann es sein, dass eine KI den Begriff fälschlicherweise als „Migrationsfraktion“ transkribiert, wenn sie nicht in der medizinischen Terminologie geschult ist. Ein Tool mit einer benutzerdefinierten Vokabelfunktion würde es Ihnen ermöglichen, Fachbegriffe vorab zu laden, um eine höhere Genauigkeit zu erzielen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Team über eine hochwertige Audio-Ausstattung verfügt. Schlechte Mikrofone können den Ton verzerren, was zu Fehlern führen kann, z. B. dass „Datenleck“ als „Datenstrand“ verwechselt wird. Die Verwendung externer Mikrofone und die Gewährleistung einer klaren Aussprache der Sprecher können Transkriptionsfehler drastisch reduzieren.

Korrekturlesen Sie das Transkript anschließend manuell, um die Zeichensetzung zu verfeinern und eventuelle Fehler zu finden.

Sprecheridentifikation: Meeting-Teilnehmer richtig kennzeichnen

Ein gut strukturiertes Transkript identifiziert jeden Sprecher eindeutig, sodass es einfacher ist, Diskussionen zu verfolgen und herauszufinden, wer was gesagt hat. Die automatische Sprechererkennung ist jedoch nicht immer perfekt.

Wenn beispielsweise zwei Personen mit ähnlicher Stimme sprechen, wie etwa John und Sam , kann die KI Sams Worte fälschlicherweise John zuschreiben. Gehen Sie die Aussagen immer durch und nehmen Sie bei Bedarf manuelle Korrekturen vor.

Eine weitere Möglichkeit, die Sprecheridentifikation zu verbessern, besteht darin, bei Besprechungen klare Sprecherwechsel zu fördern . Wenn mehrere Personen durcheinanderreden, kann die KI ihre Aussagen zu einer einzigen zusammenfassen, was zu Sätzen wie diesen führt:

„Ja, ich denke, das sollten wir – stimme völlig zu, aber was ist mit dem Marketing – es ist eine großartige Idee!“

Durch die Förderung klarer Übergänge zwischen den Sprechern wird die Lesbarkeit sowohl live als auch in der Transkription verbessert.

Vertraulichkeit: Schützen Sie sensible Informationen

Beim Transkribieren von Besprechungen werden häufig vertrauliche Unternehmensinformationen wie Finanzberichte, Rechtsgespräche oder persönliche Mitarbeiterdaten gespeichert. Ohne entsprechende Sicherheit können Transkripte anfällig für Lecks oder unbefugten Zugriff sein.

Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten , verwenden Sie ein Transkriptionstool, das je nach Branche Datenschutzgesetzen wie DSGVO, CCPA, HIPAA oder SOC2 entspricht. Wenn Sie beispielsweise im Gesundheitswesen tätig sind, ist die Einhaltung des HIPAA unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Patienteninformationen vertraulich bleiben.

Eine weitere bewährte Methode besteht darin, den Zugriff auf Transkripte einzuschränken. Wenn ein Besprechungsprotokoll beispielsweise Gehaltsdiskussionen enthält, sollte es nur für die Personalabteilung und die zuständigen Führungskräfte zugänglich sein. Passwortgeschützter Speicher oder rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) können dazu beitragen, die Offenlegung einzuschränken.

Für hochsensible Gespräche sollten Sie selbst gehostete Transkriptionstools oder verschlüsselten Cloud-Speicher in Betracht ziehen. Eine Anwaltskanzlei könnte sich beispielsweise für eine lokale Transkriptionssoftware entscheiden, um sicherzustellen, dass Kundeninformationen niemals ihr internes Netzwerk verlassen.

In manchen Fällen kann es auch notwendig sein, Diskussionen zu anonymisieren, bevor Transkripte weitergegeben werden. Beispielsweise statt:

„James aus der Finanzabteilung hat bestätigt, dass wir das Marketingbudget um 15 % kürzen werden.“

Sie könnten schreiben:

„Ein Vertreter des Finanzteams bestätigte, dass das Marketingbudget um 15 % gekürzt wird.“

Häufige Fehler bei Transkriptionen 

Auch bei Verwendung hochentwickelter Tools können Transkriptionsfehler auftreten. Hier finden Sie einige häufige Fehlerquellen und wie Sie diese bei Ihren Transkriptionen vermeiden können.

  • Falsche Zeichensetzung oder fehlender Kontext. Die KI könnte „ Let’s eat Tim “ statt „ Let’s eat, Tim “ transkribieren. Lesen Sie immer Korrektur, um Klarheit zu gewährleisten.
  • Homophone und Fehlinterpretationen. Die KI könnte „ the board met “ als „ the bored met “ missverstehen, wenn die Aussprache unklar ist. Eine manuelle Überprüfung stellt eine kontextuell korrekte Formulierung sicher.
  • Füllwörter konnten nicht entfernt werden. Statt „ Ähm, ich denke, wir sollten, also, ähm, die Verkäufe steigern “ sollten Sie es besser zu „ Ich denke, wir sollten die Verkäufe steigern “ ändern. Einige Tools bieten die automatische Entfernung von Füllwörtern.
  • Falsch geschriebene Namen und Fachjargon. Die KI könnte „ Wi-Fi “ als „ Why fi “ transkribieren, was den Text verwirrend macht. Benutzerdefinierte Vokabelfunktionen können helfen, dies zu verhindern.

FAQs

Wir haben hier einige der am häufigsten gestellten Fragen zur Transkription von Besprechungen zusammengestellt, damit Sie alle Antworten an einem Ort finden. Mitarbeiter verbringen 392 Stunden pro Jahr in Besprechungen. Da ist es nur natürlich, dass Fragen zur Transkription auftauchen. Setzen Sie ein Lesezeichen für diese Seite und kommen Sie wieder, wenn Sie eine schnelle Antwort benötigen.

1. Wie lange dauert die Fertigstellung einer Transkription normalerweise?

Je nach Tool kann eine KI-gestützte Transkription während der Besprechung oder innerhalb weniger Minuten nach Beendigung des Gesprächs erstellt werden. Wenn es sich jedoch um eine komplexe Diskussion handelt, müssen Sie die Abschrift möglicherweise bearbeiten.

Eine manuelle Transkription ist im Allgemeinen ein langwieriger Prozess. Allein die Transkription eines einstündigen Meetings kann 4-6 Stunden dauern.

2. Wie funktionieren automatisierte Transkriptionstools?

Automatisierte Transkriptionstools nutzen KI und NLP (Natural Language Processing), um gesprochene Sprache in Text umzuwandeln. Diese Tools zerlegen das Audiomaterial in der Regel in phonetische Komponenten, um Wörter zu identifizieren. Durch die Analyse der Grammatik und Syntax kann die KI den Kontext verstehen und sogar verschiedene Sprecher identifizieren.

Das KI-Tool formatiert und interpunktiert das Transkript für eine einfache Lesbarkeit und verfeinert es nach dem Gespräch, um Notizen, Zusammenfassungen und Highlights zu extrahieren. 

3. Wie genau sind KI-generierte Abschriften?

Die Genauigkeit von KI-gestützten Transkripten hängt von mehreren Faktoren ab:

  • Audioqualität. Klare Aufnahmen mit minimalen Hintergrundgeräuschen liefern genauere Ergebnisse.
  • Klarheit des Sprechers. Eine klare und flüssige Sprache verbessert die Transkriptionsqualität. Wenn Sie nuscheln oder zu schnell sprechen, transkribiert die KI möglicherweise nicht so genau.
  • Fachchinesisch. Wenn es keine benutzerdefinierte Vokabelfunktion gibt, hat die KI möglicherweise Probleme mit Fachjargon.
  • Akzente. Je nach KI-Software können regionale Akzente einen Einfluss auf die Genauigkeit der Abschrift haben.
  • Komplexität des KI-Modells. Viele der auf dem Markt erhältlichen KI-Tools erreichen eine Genauigkeit von 85-90 %, aber fast immer müssen Sie kleinere Fehler korrigieren.

Für juristische, medizinische oder unternehmerische Zwecke ist es am besten, KI-generierte Abschriften zu überprüfen und zu bearbeiten, um 100%ige Präzision zu gewährleisten.

4. Können Sitzungsprotokolle auf Fehler hin bearbeitet werden?

Ja! Die meisten Transkriptionsprogramme erlauben eine manuelle Bearbeitung, um Ungenauigkeiten zu korrigieren. In der Regel können Sie Abschnitte des Audiomaterials mit dem entsprechenden Teil der Abschrift vergleichen, um alles zu bearbeiten, was die KI falsch gemacht hat. Es ist auch eine gute Idee, Sprecherbezeichnungen zu überprüfen und Grammatik- oder Zeichensetzungsfehler zu korrigieren.

5. Welche Branchen profitieren am meisten von der Transkription von Meetings?

Die Transkription von Besprechungen ist in vielen Branchen von großem Nutzen, da sie die Dokumentation, Zugänglichkeit und Produktivität verbessert. Hier sind einige der Branchen, in denen sie am nützlichsten ist:

  • Wirtschaft und Unternehmen. Abschriften helfen Unternehmen, Entscheidungen nachzuvollziehen, Zusammenfassungen zu erstellen und die Einhaltung von Branchenvorschriften zu gewährleisten. Sie eignen sich auch hervorragend für Kundenanrufe von Vertrieb und Kundendienst.
  • Juristisch. Anwälte verwenden Transkriptionen für Zeugenaussagen, Gerichtsverhandlungen und Mandantenbesprechungen, um genaue juristische Unterlagen zu führen.
  • Gesundheitswesen. Ärzte und medizinisches Fachpersonal sind auf Transkriptionen für Patientenakten, Konsultationen und die Einhaltung des HIPAA angewiesen.
  • Bildung & Forschung. Professoren, Forscher und Studenten nutzen die Transkription für Vorlesungen, Interviews und qualitative Forschung. 

Beginnen Sie noch heute mit der Transkription Ihrer Meetings

Die Transkription von Besprechungen ist mehr als nur eine Annehmlichkeit - sie ist ein leistungsfähiges Instrument, das die Produktivität, Zugänglichkeit und Dokumentation verbessert. Manuelle Transkriptionen sind zwar in der Regel genauer, dauern aber viel länger und verschwenden Arbeitskraft, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnte. Verwenden Sie manuelle Transkriptionen nur, wenn die Genauigkeit absolut unerlässlich ist.

KI-generierte Transkripte hingegen liefern blitzschnelle Abschriften mit hoher Genauigkeit, Sprechererkennung sowie Zusammenfassungen, Notizen und Hervorhebungen.

Unabhängig davon, welche Methode Sie für die Transkription einer Besprechung wählen, ist es immer wichtig, eine schriftliche Aufzeichnung zu haben, um sicherzustellen, dass wichtige Erkenntnisse, Entscheidungen und Aktionspunkte nicht verloren gehen. Wenn Sie die hier beschriebenen Best Practices befolgen, können Sie dafür sorgen, dass Ihre Abschriften klar und präzise sind und von Ihren Teamkollegen leicht gelesen werden können.

Worauf warten Sie also noch? tl;dv bietet unbegrenzt kostenlose Gesprächsaufzeichnungen, Transkriptionen und Zusammenfassungen!