Tanto si trabajas a distancia como en una oficina, no hay nada peor que estar en un profundo estado de flujo y que te interrumpan. La interrupción puede durar sólo unos segundos, pero a menudo tardas siglos en deshacerte de las secuelas.
No se trata sólo de la pérdida de tiempo, ni siquiera de la absoluta frustración de ser interrumpido. También hay un impacto masivo en los ingresos de la empresa cuando empiezas a sumar todas estas interrupciones en el trabajo.
Estadísticas de interrupción del trabajo
El Think Tank alemán Next Work Innovation acaba de presentar un nuevo informe en el que se destacan las estadísticas sobre interrupciones en el trabajo. El estudio reveló que los empleados de profesiones intensivas en conocimiento son interrumpidos una media de 15 veces por hora. Esto equivale a una interrupción cada cuatro minutos.
¿El impacto financiero? El Think Tank comprobó, a partir de las cifras, que sumadas todas las interrupciones cuestan a las empresas de todo el mundo unos 58.000 millones de euros al año.
Y no se trata sólo de interrupciones por correos electrónicos, compañeros de trabajo, llamadas telefónicas u otros sospechosos habituales. Los participantes en el estudio también pasaban, de media, un día y medio en reuniones a la semana e intentaban realizar varias tareas a la vez al menos dos veces por hora.
Este estado constante de flujo suele provocar falta de concentración y eficacia, así como agobio y estrés.
Para poner todo esto en perspectiva, se trata de la misma cantidad de tiempo, energía y recursos que la plantilla entera de Siemens consiguió en 2021: ¡son 303.000 empleados en todo el mundo!
La revisión también descubrió que por cada interrupción de un empleado, se añadía entre un 15% y un 24% más de tiempo a la tarea, dependiendo de la complejidad. Incluso tomándolo de forma conservadora en un 15%, eso supone una media de tres días laborables completos al mes perdidos exclusivamente por las interrupciones.
¡YIKES!
Resumen de las conclusiones sobre la interrupción del trabajo:
- El trabajador del conocimiento medio es interrumpido una media de 15 veces por hora
- Eso es una interrupción cada cuatro minutos
- La pérdida de productividad derivada de las interrupciones cuesta a las empresas unos 58.000 millones de euros al año (en todo el mundo)
- La mayoría de los trabajadores del conocimiento intentan realizar varias tareas a la vez al menos dos veces cada hora
- Por término medio, los trabajadores del conocimiento pasan un día y medio a la semana en reuniones
- Cada interrupción hace que una tarea tarde entre un 15% y un 24% más en completarse
- Incluso si se trata del extremo inferior (sólo el 15%), esto supondría tres días laborables completos perdidos por interrupciones al mes
- Los correos electrónicos son responsables de la mayoría de las interrupciones
¿Cómo nos interrumpen en el trabajo?
En el estudio, no había un culpable principal de las interrupciones, sino una verdadera mezcla de influencias. Sin embargo, ninguna fue enormemente sorprendente.
Los participantes descubrieron que su trabajo se ve interrumpido con mayor frecuencia por los correos electrónicos, una media de 3,3 veces por hora.
Sin embargo, los servicios de chat no se quedaron atrás, y aunque muchos servicios como Slack y las aplicaciones de mensajería están diseñados para hacer que la comunicación sea más eficiente, se están utilizando sobre todo de forma reactiva, en lugar de "dejar un mensaje" a los compañeros para que lo recojan en un momento en que no estén ocupados.
Además, las reuniones online -un pilar de nuestra cultura laboral tras la pandemia- son un gran motivo de discordia para muchos a la hora de realizar el trabajo. Con tantas consideradas "obligatorias", el estudio descubrió que muchas personas accedían a asistir sólo para mantener sus cámaras apagadas y trabajar en otras tareas al mismo tiempo.
Ni la reunión ni las tareas laborales reciben toda la atención del individuo, lo que puede dar lugar a errores, prisas y falta de concentración en general.
Aunque nos ENCANTARÍA decir que todas las interrupciones tienen su origen en la empresa, lamentablemente no es sólo la extraña notificación por correo electrónico lo que nos aparta de nuestro trabajo. En el fondo, somos criaturas que buscan dopamina. Puede ser un vistazo con el móvil a las redes sociales, mirar por la ventana a un vehículo que pasa, o incluso ir a tomar el café número 46 del día.
El informe descubrió que los participantes en el estudio desbloqueaban sus teléfonos 56 veces al díay los miraron 88 veces. ¿Esto estaba relacionado con el trabajo? No. Fue sobre todo para utilizar las redes sociales y consultar las noticias. Aunque el informe recomendaba dejar el teléfono lejos de la mesa, por suerte se dieron cuenta de que no es factible (¡y un poco cruel en los tiempos que corren!).
¿Por qué siguen produciéndose interrupciones constantes en el trabajo?
Según el informe, uno de los principales factores que contribuyen a este problema es que los lugares de trabajo carecen a menudo de procesos y estructuras de comunicación claros, lo que hace que la gente tenga expectativas poco claras. Otra posibilidad es que existan para los empleados, pero que los altos directivos no se atengan a las mismas normas.
Muchas cosas que se consideraban útiles para medir el rendimiento son ahora conceptos obsoletos. Cosas que conducen, de hecho, al presentismo digital: horas extraordinarias, asistencia a todas las reuniones y aplazamiento de las vacaciones.
Seguir así puede conducir a una cultura de trabajo performativo. En la que los empleados "parecen ocupados" y "se sienten ocupados", pero se hace menos trabajo en general, ya que están más centrados en su apariencia.
Esto crea un entorno en el que los empleados sienten que no pueden completar sus tareas sin ayuda o aportaciones de los demás. Además, como las organizaciones recurren cada vez más a soluciones digitales como Slack y el correo electrónico para comunicarse internamente, estos canales tienden a sobrecargarse, lo que provoca más distracciones.
Las aplicaciones de chat como Slack deberían utilizarse para detener la avalancha de correos electrónicos. Pero el resultado ha sido a menudo un desbordamiento adicional de Slack. Y la avalancha de correos electrónicos no ha disminuido en absoluto lo suficiente como para ahorrar tiempo y distracciones. Si acaso se ha incrementado añadiendo un nuevo medio a tener en cuenta, desviando la atención de las tareas.
También hay que tener en cuenta que no todo el mundo se ve afectado de la misma manera. Mientras que a muchas personas les encanta trabajar desde casa, como a los introvertidos, a otras les puede resultar difícil. Trabajar en un gran escritorio puede ser estupendo para los sociables charlatanes, pero para los que requieren una concentración profunda, toda la situación comunal les distrae increíblemente.
¿Quién es Next Work Innovation y Vera Starker?
Next Work Innovation es un grupo de reflexión con sede en Berlín que investiga nuevas metodologías de trabajo y asesora a las empresas que aplican estos cambios.
Dirigida por su cofundadora, Vera Starker, Starker es psicóloga empresarial y abogada con un MBA en desarrollo organizativo por la Universidad Johns Hopkins, y está especializada en coaching de equipos y empresas. Es coach senior miembro de la Asociación Federal Alemana de Coaching (DBVC). Además, Vera escribe guías sobre el cambio y la gestión de conflictos en la era digital.
¿Y cuál era el estudio?
Para averiguar cuánto cuestan las interrupciones del trabajo a las empresas alemanas y los efectos de las interrupciones y distracciones en la productividad y los niveles de estrés, se encuestó a 637 empleados entre diciembre de 2021 y febrero de 2022. Los participantes, todos ellos de 25 empresas basadas en el conocimiento de doce sectores, rellenaron un cuestionario en línea y llevaron un diario en Internet.
Cómo afrontar las interrupciones en el trabajo
Hay varias cosas que puedes hacer para intentar reducir las interrupciones y aumentar tu productividad.
En primer lugar, piensa en cuándo contestas a los correos electrónicos o respondes a los mensajes: reservar momentos específicos del día para ello te ayudará a asegurarte de que no te quita demasiado tiempo.
También tenemos que analizar cómo vemos las reuniones y la interacción "cara a cara" en el lugar de trabajo. Muchas reuniones siguen considerándose obligatorias, cuando sencillamente no son necesarias.
Siendo más selectivo sobre cuándo y dónde aceptas asistir o celebrar una reunión, puedes reducir la cantidad de tiempo que te consume el día.
Utilizar una grabadora de reuniones como tl;dv, y adoptar una cultura de trabajo asíncrona, es una forma estupenda de trastocar esta narrativa.
Fomentar una cultura que permita a las personas "ponerse al día" en las reuniones a la hora que les convenga, o incluso que sólo necesiten ver ciertas partes relevantes, crea una vida laboral mucho más productiva y eficiente.
Además del ahorro de tiempo y dinero, simplemente hay menos resentimiento y estrés por la ampliación del alcance o por sentirse obligado a tareas o actividades que no servirán para nada. Nadie está pendiente de las notificaciones de Slack, y la gente tiene confianza y libertad para establecer sus plazos y prácticas de trabajo.
También permite mantener despejado un canal de comunicación de "emergencia" cuando sea necesario, sin embargo, un entorno de trabajo más tranquilo y eficiente dará lugar a menos banderas rojas y pánicos de última hora.
En última instancia, ser consciente de lo que estás haciendo y de cómo contribuye a tu productividad puede ayudarte a reducir las distracciones y a mantenerte centrado en el trabajo que tienes entre manos.
También puedes intentar adaptarte al concepto de Trabajo Profundoy concederte periodos largos y regulares para hacer las cosas sin interrupciones. O poner en práctica el método Pomodoro, en el que te centras en una tarea durante periodos de tiempo asignados, con mini-descansos para permitir estas distracciones de forma controlada.
Las pausas en sí mismas pueden ayudarte a mantener la concentración y evitar que te sientas abrumado por la carga de trabajo. Tomarte unos minutos lejos de tu escritorio puede ayudarte a despejar la mente y volver renovado y preparado para retomar el trabajo.
Apóyate en las interrupciones de la oficina
Las interrupciones siempre van a formar parte de la vida. Ya se trate de nuestra vida personal, laboral, de trabajar en una oficina o de trabajar desde casa. Pero poniendo en práctica algunos de los consejos anteriores, podemos mantenernos bajo control y evitar sentir que se nos escapa el día. Con un poco de esfuerzo consciente, podemos mantener la concentración y aprovechar al máximo nuestra jornada laboral.
Todo empieza con el autoconocimiento, el establecimiento de límites y una sólida cultura de trabajo transparente. A continuación, invierte en herramientas que te ayuden a ser más productivo y, por último, tómate unos minutos para alejarte de tu escritorio y darte un respiro antes de volver a la rutina. ¡Que tengas suerte!
