Las reuniones de estrategia son bastante impresionantes, y aunque durante ellas se pueden conseguir muchas cosas, te estarás preguntando: "¿Quién debe asistir a una reunión de estrategia?".
La respuesta, en pocas palabras: todos y cada uno de los que tienen un interés en el resultado de tu estrategia... bueno, hasta cierto punto.
Puede tratarse de directores generales, directores financieros, directores de marketing, vicepresidentes de ventas y marketing, jefes de producto, jefes de desarrollo de negocio... básicamente cualquiera de los principales actores.
Sin embargo, dejando a un lado la respuesta simple, las reuniones de estrategia -y quién debe asistir a ellas- pueden ser un poco más matizadas y estar más implicadas que las simples personas que tienen un cargo que también es un acrónimo. ¿DE ACUERDO?
¿Qué es una reunión estratégica?
Empecemos de forma super sencilla. Una reunión estratégica es una sesión de planificación estratégica que reúne a muchas partes interesadas, responsables de la toma de decisiones y personas influyentes de una organización para debatir la estrategia de la empresa o la estrategia de un proyecto.
Suele incluir a altos directivos, personal operativo y representantes de varios departamentos.
El objetivo de la reunión es generar ideas, aportar soluciones a los retos organizativos, debatir tácticas para aplicar estrategias y crear planes.
Aunque la mayoría de las organizaciones tendrán reuniones periódicas, sincronizaciones, informes y demás, una reunión de estrategia es una reunión de planificación y ruta para planificar proyectos. Incluso puede utilizarse para ayudar a crear un resumen u hoja de ruta para el futuro de toda la empresa.
Son útiles y permiten que distintas personas de muchas áreas de la empresa se reúnan y compartan ideas.
Pueden ser eventos largos o incluso una serie de eventos cortos. El objetivo final es salir con una cosa: ¡una estrategia!
¿Qué puedes conseguir con una reunión estratégica?
En una reunión de estrategia, puedes debatir los objetivos actuales de la empresa y desarrollar un plan de acción que ayude a la organización a alcanzar sus metas. También puedes identificar los riesgos y oportunidades potenciales, decidir cómo asignar los recursos, crear métricas de rendimiento, revisar los avances respecto a los planes y mucho más. Todo ello contribuye a crear una estrategia eficaz que ayude a tu organización a tener éxito a largo plazo.
Una reunión estratégica puede ser conceptual. Puede servir para proponer ideas y escupir estrategias generales.
Por otra parte, si tienes una visión clara de dónde estás y adónde quieres llegar, una reunión estratégica puede ser más granular, y analizar los pormenores de la consecución de esos objetivos. Es ideal para fijar objetivos a un nivel empresarial más amplio.
¿A quién debo incluir en una reunión estratégica?
Los asistentes deben elegirse cuidadosamente, teniendo muy en cuenta quién contribuirá mejor al debate.
He aquí algunos ejemplos de personas que podrían asistir:
Equipo directivo superior
Los altos directivos de la organización deben estar presentes para proporcionar orientación, ideas y comentarios. Serán decisivos para asegurarse de que la reunión sigue por el buen camino y de que se alcanzan todos los objetivos, al tiempo que su asistencia también permite que las ideas y conceptos no sean demasiado "exagerados" o inconcebibles como parte de los objetivos empresariales generales.
Los altos directivos pueden tener la tentación de entrar y dirigir toda la reunión, pero una reunión de estrategia debe consistir, en última instancia, en escuchar y comunicar con transparencia, más que en dictar lo que va a ocurrir según una persona.
Jefes de Departamento
Los Jefes de Departamento son necesarios para garantizar que los departamentos estén representados y que sus perspectivas únicas se incluyan en el debate.
Aunque todos los jefes de departamento tienen la oportunidad de participar, suele ser una buena idea ser estratégico con las invitaciones. Considera qué departamentos tienen más impacto en la organización y dales prioridad.
Personal operativo
El personal operativo puede ofrecer información valiosa sobre los procesos y operaciones actuales, así como sobre las posibles oportunidades de mejora.
Pueden hacer que toda la reunión, y la estrategia general, tengan un fundamento, no necesariamente el dinero y el impuesto sobre el latón en sí, sino la capacidad de entrega y la logística en su conjunto.
Considéralos tu amigo sensato que te devuelve a la realidad cuando empiezas a hacerte ideas descabelladas sobre atravesar el Sáhara el mes que viene.
Consultores y expertos externos
Los consultores externos pueden aportar un asesoramiento y una experiencia inestimables que serían difíciles de adquirir internamente. También pueden ayudar a proporcionar una perspectiva más amplia, ya que algunas de sus experiencias procederán de fuera de la organización.
Son especialmente útiles para estar al día de las últimas tendencias e investigaciones del sector, así como para conocer a los competidores.
Aunque puede que tengas que pagar para que asistan estas personas y a precios de experto no sea barato, la inversión de un consultor externo puede ahorrar dinero, tiempo y energía (¡probablemente incluso lágrimas de los empleados!) a largo plazo.
Defensores de los trabajadores
Está muy bien crear esas increíbles estrategias y objetivos, pero tienes que estar en contacto con lo que tu personal y tus empleados pueden realmente gestionar y hacer.
Mantener la moral alta es una parte importante de cualquier empresa, y todos los empleados deben poder compartir sus pensamientos, sentimientos y preocupaciones.
Aunque contar con la presencia de todos los empleados podría causar fricciones -tanto en tiempo como en recursos-, si invitas a un representante de los que están haciendo el trabajo y no sólo a su jefe de departamento, podrás calibrar si los plazos son factibles y cuáles podrían ser los obstáculos que se presenten.
Recuerda que hay una delgada línea entre la negatividad y la crítica constructiva, por lo que la elección del empleado debe considerarse cuidadosamente. Del mismo modo, no traigas sólo a la persona "Sí" de la oficina. Alguien ansioso por complacer puede no ser el mejor representante para todos los empleados.
La voz del cliente
Aunque puede que no sea factible invitar a un cliente real a tu reunión de estrategia, aunque sólo sea por el hecho de que no es un miembro remunerado del equipo, es estupendo traer a alguien que pueda hablar en nombre de tu cliente, clientes, público y posibles clientes de alguna forma o manera.
Esta experiencia debe basarse en algo más que "sensaciones", sino en alguien que tenga experiencia en datos cuantitativos, cualitativos, o de ambos tipos, sobre tus usuarios finales. Tener a bordo a alguien que pueda respaldar sus opiniones con datos concretos puede ser muy valioso para identificar lo que el cliente necesita y quiere.
Reunir a todo el mundo en un mismo lugar para discutir la estrategia puede parecer abrumador, pero estos actores principales pueden ayudar a garantizar que tu organización vaya en la dirección correcta. Tampoco es necesario que todos participen al mismo tiempo. Siempre que haya aportaciones y la posibilidad de opinar sobre las distintas partes de lo que se planifica, puede hacerse tanto en tiempo real como de forma asíncrona.
Cómo dirigir una reunión de planificación
Ahora que tenemos una idea más clara de a quién vamos a invitar a la reunión, ¿cómo vamos a dirigirla y ejecutarla?
Dirigir con éxito una reunión estratégica requiere una cuidadosa preparación y planificación. La reunión en sí es probablemente la parte más fácil.
Asegúrate de planificarla con suficiente antelación fijando los objetivos de la reunión, creando un orden del día y un calendario, decidiendo a quién hay que invitar, asegurándote de que todo el mundo está preparado y de acuerdo antes de asistir, asignando tareas a los participantes y ultimando las decisiones al final de la sesión.
¿Debo invitar a todos a una reunión estratégica al mismo tiempo?
Sencillamente, ¡no!
Aunque la lista que hemos ofrecido más arriba sobre a quién invitar es bastante exhaustiva, no es necesario invitar a todo el mundo a una reunión de estrategia al mismo tiempo.
Es importante asegurarse de que las personas que asistan representen diferentes áreas de experiencia, aporten contribuciones significativas y puedan tomar decisiones con implicaciones a largo plazo.
Sin embargo, invitar a demasiadas personas puede llevar a confusión y empantanar el proceso. Intenta invitar sólo a aquellos cuyos conocimientos y experiencia sean necesarios para tomar decisiones estratégicas.
Asegurándote de que asiste el equilibrio adecuado de partes interesadas, de modo que se escuchen las perspectivas de todos y las decisiones puedan tomarse en colaboración.
También es importante que el número de asistentes sea manejable: demasiada gente puede crear confusión y desbaratar el proceso.
En última instancia, si te aseguras de contar con las personas adecuadas en la sala para tu reunión estratégica, podrás garantizar que se toman las decisiones correctas y ahorrarte un montón de problemas (por no mencionar el tiempo, la energía y, posiblemente, incluso más lágrimas de los empleados).
¿Pero hay alguna forma de implicar a todo el mundo?
Por supuesto. El aumento del trabajo remote ha hecho que las reuniones estratégicas puedan celebrarse virtualmente y grabadoras de reuniones online pueden resolver el problema de tener TODAS las voces en la reunión... sin que en realidad haya demasiadas personas.
tl;dv también puede ayudarte a dar en el clavo en esa reunión de estrategia general, con un mínimo de personas implicadas en la reunión de vídeo en tiempo real, pero todo el mundo sigue teniendo voz y voto.
Gracias a esta herramienta, todo el mundo en la empresa puede descargar grabaciones de Zoom , o descargar vídeos grabados de Google Meet , y verlos cuando quiera.
Incluso puedes recortar las partes aburridas (¡o las partes sensibles!)
Sólo tienes que configurarlo para que grabe y tu reunión estratégica también se transcribirá automáticamente (nada menos que en más de 20 idiomas).
Edita las grabaciones de Google Meet con facilidad, edita las grabaciones de Zoom sin complicaciones, resalta los momentos clave marcando el tiempo y recortando sólo las partes importantes.
Puedes incluso etiquetar a personas o a departamentos enteros con notificaciones push a Slack, alertándoles sólo cuando se requiera su aportación.
También funciona como una excelente herramienta de seguimiento, permitiendo una total transparencia y registro de todo lo discutido, planificado e incluso programado.
¿Cómo puedo compartir el seguimiento de una reunión estratégica?
Otra de las ventajas del tl;dv, y de aplicar una estrategia general de colaboración asíncrona, es que se necesita un registro experto, pero la herramienta lo hace todo por ti y se asegura de que se pueda utilizar con eficacia.
No más notas perdidas.
No hay planes de acción mal interpretados.
¡Se acabó la falta de comunicación!
Todo está ahí, tanto en vídeo como en transcripción escrita.
¿Qué se ha decidido, cuándo hay que hacerlo y quién va a hacerlo?
Gracias a ello, dispones de una excelente lista de control para hacer un seguimiento y controlar los logros de los planes en general.
Aún mejor es que puedes introducirlo directamente en los sistemas CRM y enviar los planes a toda la empresa.
De este modo, todo el mundo puede implicarse en los objetivos de la empresa, ¡no sólo los presentes en la reunión original!
Las reuniones estratégicas son estupendas... ¡pero no todo el mundo tiene que estar allí!
Aunque celebrar reuniones multitudinarias con las partes interesadas era sin duda algo habitual en el pasado, también suponía un gran coste de tiempo, recursos y dinero.
¿Te imaginas lo que cuesta el catering y el café para este tipo de cosas?
Estos eventos caros, que consumían mucho tiempo y requerían una planificación increíble, sencillamente no son necesarios en este mundo de trabajo remote .
Las reuniones estratégicas, celebradas por videoconferencia y utilizando herramientas inteligentes como el tl;dv, han cambiado la forma de trabajar de las empresas, y lo harán para siempre.
Reduciendo el número de personas que asisten a una reunión, pero manteniendo una transparencia y un compromiso plenos con todos los miembros de la empresa, puedes organizar una reunión estratégica eficiente y eficaz que ayude a impulsar los proyectos.
Puedes implicar a todo el mundo, ¡sin que estén allí! De hecho, ¡incluso podrían estar de vacaciones!
Es democrático para todos: ¡no más horarios incómodos, no más tiempo perdido viajando!
Son reuniones estratégicas hechas mejor y de forma más inteligente. Ahora... si pudiéramos hacer que nos trajeran ese catering buffet a casa, sería genial.
¿Con quién tenemos que hablar de eso?
