2022 : tout sur la SÉANCE PLÉNIÈRE

Alors, qu'est-ce qu'une session plénière ?

Tout d'abord, qu'est-ce qu'une session plénière ?

Signification de la session plénière

Une session plénière est définie comme : "une réunion au cours de laquelle tous les membres d'une organisation (telle qu'une assemblée législative) ou tous les membres d'une commission ou d'une section particulière de celle-ci peuvent se réunir et traiter des affaires".

Qu'est-ce que cela signifie exactement ? Eh bien, cela signifie que tout le monde se réunit et que vous êtes tous en mesure de communiquer en même temps - en gros, ce que nous appellerions aujourd'hui une conférence téléphonique. Et ce que nous connaissions sous le nom de conférence téléphonique, c'est ce que nous pouvions faire, mais au fil du temps, la technologie a évolué et maintenant nous pouvons en fait faire du chat vidéo et collaborer avec encore plus de personnes !

Mais qu'en est-il des fuseaux horaires ?

Comment faire en sorte que tout le monde puisse être présent en même temps ? C'est là que les sessions plénières s'avèrent très pratiques, car il est beaucoup plus facile pour plusieurs membres de différentes régions du monde (pensez à des endroits éloignés comme l'Australie ou l'Europe) d'y participer. Comment faire ? Il y a deux éléments principaux :

1. La logistique :

La première chose à faire est de décider quel sera l'objectif de cette session plénière. D'après ce que nous pouvons dire, cela semble assez simple : si votre objectif est de réunir dans une même pièce tous les membres d'une équipe à travers le monde pour qu'ils puissent interagir et collaborer par chat vidéo, alors c'est ce qu'il faudra !

2. La communication :

Si vous tenez simplement une conversation par téléphone ou par courrier électronique, cela fonctionnera également, mais que faire si le sujet implique que les personnes doivent prendre la parole et lever la main ? Dans ce cas, vous aurez besoin d'un équipement audiovisuel (un logiciel permettant de relier ce que vous dites à ce que dit une autre personne via votre microphone, par exemple).

Sœurs des sessions plénières

Il existe un certain nombre de types de réunions en ligne similaires aux sessions plénières. Il s'agit notamment des assemblées générales, des réunions de groupe, des synchronisations d'équipe et de tout autre format de réunion d'équipe ou d'entreprise.

Séances plénières : avantages

Alors, qu'en est-il des sessions plénières, et pourquoi devrais-je m'y intéresser ? Eh bien, voici ce que nous avons à dire :

1. Le rapport coût-efficacité :

Tout d'abord, ce sera beaucoup moins cher que de faire venir tout le monde en avion et de les loger à l'hôtel juste pour quelques heures de collaboration !

2. La productivité :

Les sessions plénières vous permettent de réunir des personnes de toutes les équipes ou départements différents afin qu'elles puissent travailler ensemble vers les mêmes objectifs. Cela signifie que les choses avancent beaucoup plus vite dans chaque domaine, car il n'y a pas d'obstacles dus au fait que plusieurs équipes travaillent simultanément sur des objectifs différents. Une équipe termine ce qu'elle doit faire et passe ensuite à la tâche suivante pendant que l'autre travaille sur la sienne.

3. Efficacité :

Cela peut sembler un peu bizarre, mais les sessions plénières vous permettent en fait d'être plus productif car il n'y a pas de temps perdu ! En d'autres termes, cela signifie que les participants ne partent pas chacun de leur côté et ne se perdent pas dans le processus.

4. Collaboration :

Une séance plénière permet aux membres de différentes équipes de collaborer entre eux, même s'ils n'ont pas l'habitude de travailler ensemble. Et ce que cela apporte à votre entreprise, c'est que chacun peut apporter ce qu'il fait de mieux (ses connaissances, ses compétences et son expérience) à la table, ce qui donne à ce sur quoi vous travaillez un potentiel beaucoup plus grand que ce qu'un individu pourrait accomplir seul !

Ces types de sessions font de grands événements en direct et numériques. La meilleure partie de ces sessions est qu'elles ouvrent la communication entre les participants, les orateurs et les sponsors, ce qui génère plus d'articles de blog, de tweets et de buzz - ce que nous aimons appeler l'engagement.

Comment organiser une session plénière qui déchire ?

Comment s'assurer que votre session plénière est attrayante, éducative et intéressante ? Comment vous assurer que tous les participants à la session plénière tirent profit de la réunion ? Voici nos conseils préférés !

- Rendez-le éducatif

- Limitez votre session à un seul objectif ou sujet

- Assurez-vous que ce que vous dites est réellement entendu par tout le monde afin qu'ils puissent apprendre ce qui est présenté.

- Prévoyez un temps de questions et réponses structuré.

- Assurez-vous que ce que vous dites correspond à ce qu'ils écoutent.

- Organisez une activité amusante ou créative, comme une journée de bénévolat dans l'entreprise (cela rapproche vraiment les équipes).

- Rendez la session plénière interactive et ouvrez-la périodiquement aux questions.

- Soyez prêt ! N'improvisez pas, préparez toutes vos ressources à l'avance pour pouvoir y accéder facilement en cas de besoin.

- Amusez-vous ! Si ce que vous faites n'est pas engageant, les gens vont se désintéresser très rapidement. Veillez donc à ce que ce que vous présentez soit non seulement instructif mais aussi divertissant. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les histoires des autres, des exemples de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas, ou même des vidéos d'autres projets ou présentations inspirants.

Que NE PAS faire pendant une session plénière ?

Lorsque vous accueillez ou participez à une session plénière, ne faites pas ces choses.

- Ne prenez pas la tangente

- Ne rendez pas ce que vous dites trop compliqué.

- Ne racontez pas n'importe quoi et ne leur enfoncez pas ce qui a été présenté dans la gorge - laissez les gens réfléchir à ce qu'ils ont appris pendant un moment avant de passer à autre chose.

- Ne vous laissez pas entraîner par ce que font les autres et ne vous demandez pas pourquoi ils ne participent pas comme vous le souhaitez. Si ce que vous dites n'est pas entendu, c'est que ce que vous dites n'est pas pertinent pour eux, alors changez ce dont vous parlez. Il existe d'autres moyens de communiquer ce qui doit être dit que de le dire à haute voix. Soyez créatif !

- Enfin, ne parlez pas par-dessus les gens lorsque vous posez des questions ou tenez des conversations informatives avec eux. Si ce que vous dites n'est pas ce qu'ils veulent entendre, ils n'ont aucune raison de vous parler, alors laissez-les finir ce qu'ils ont à dire avant d'intervenir.

Les sessions plénières ne sont pas utilisées par toutes les organisations ou entreprises, alors qu'est-ce que cela signifie ?

Toutes les organisations ne ressentent pas le besoin d'organiser des sessions plénières, mais si votre entreprise a besoin d'une activité de team building qui déchire, c'est peut-être l'un des meilleurs événements que vous puissiez choisir ! Il est idéal pour rassembler des personnes qui n'auraient normalement pas l'occasion de travailler ensemble, ce qui signifie que tous les membres de votre équipe pourront travailler sur ce qu'ils font le mieux quand vient le temps des grands projets. De plus, les participants y trouveront leur compte, car ils pourront rencontrer de nouvelles personnes, établir des liens avec ces personnes qu'ils pourront utiliser comme futurs partenaires ou clients, et toute entreprise a besoin de plus de contenu ! En fait, vous générez une tonne de médias qui vous apporteront des prospects, des clients et des revenus. Quelle meilleure façon de générer de la valeur pour votre entreprise ?

Qu'est-ce que cela signifie pour ma session plénière ?

Cela signifie que si ce que vous recherchez est un événement où chacun peut apprendre ce qui se passe au sein de son organisation, parce que ce qui est discuté pendant ces sessions ne quitte pas la salle de réunion.

Qu'est-ce qu'un podcast de session plénière ?

À quoi cela ressemble-t-il exactement (dans le contexte professionnel) ? Eh bien, c'est assez simple : tout l'équipement dont vous avez besoin pour vous assurer que tout le monde peut se voir et s'entendre pour communiquer efficacement.

Mais qu'en est-il lorsque les gens n'utilisent pas leur propre équipement mais partagent plutôt un ensemble d'appareils ? Oui, cela arrive aussi ! Et bien que cela puisse être considéré comme moins préférable que de permettre à chacun de communiquer via son propre appareil (afin que ce qu'il dit ne soit pas influencé par ce que quelqu'un d'autre dit), gardez à l'esprit que ce système fonctionne très bien lorsqu'il n'y a pas assez de temps avant la session plénière pour que les gens installent leur propre équipement.

Dernières réflexions sur les sessions plénières

Vous savez donc maintenant ce qu'est une session plénière - génial ! Vous savez également à quoi servent les sessions plénières et comment elles se déroulent en général - génial ! Et quelle meilleure façon de terminer notre article de blog que de vous expliquer ce que les sessions plénières peuvent apporter à votre entreprise.

Les sessions plénières vous permettent d'être beaucoup plus productif en passant en revue chaque domaine beaucoup plus rapidement (parce qu'il n'y a pas de temps perdu lorsque chacun travaille sur ses propres objectifs). Elles vous permettent de collaborer avec d'autres personnes qui ne travaillent pas toujours ensemble, ce qui crée un potentiel beaucoup plus important dans ce que vous faites. De plus, les sessions plénières créent un environnement plus engageant car les personnalités compétentes, qualifiées et expérimentées de chacun sont mises à contribution, ce qui permet à chacun de se sentir important et valorisé. Enfin, ce qui rend les sessions plénières si formidables, c'est ce qu'elles peuvent apporter à votre entreprise.