Pouvez-vous imaginer une réunion où tout le monde se trouve dans la même pièce, mais où personne n'est réellement présent ? Cela peut sembler relever de la science-fiction, mais c'est en fait une réalité ! Les réunions asynchrones permettent aux professionnels d'être présents sans l'être. Grâce à la technologie, les travailleurs du site remote peuvent participer à des réunions sans avoir à quitter leur domicile ou leur bureau. Cette méthode de travail révolutionnaire est en train de changer notre façon de travailler. En savoir plus sur les réunions asynchrones et sur la manière dont elles peuvent vous aider à rester productif !
Que sont les réunions asynchrones ?
Les réunions asynchrones sont celles où la communication se déroule dans un "format de réunion" typique, mais sans que tous les participants soient présents en même temps. Les messages vidéo Loom ou les réunions enregistrées que les autres peuvent regarder et revoir ultérieurement en sont des exemples courants.
Quand les réunions asynchrones sont-elles utilisées ?
L'avantage des réunions asynchrones est que vous pouvez les organiser à n'importe quel moment de la journée, même si vos collègues ne sont pas au bureau. Cela signifie que les réunions asynchrones peuvent être programmées pendant les heures de travail, alors que certains participants sont encore occupés à travailler au bureau, tandis que d'autres ne peuvent participer qu'à l'heure du déjeuner.
Les réunions asynchrones sont parfaites pour obtenir la contribution des membres de votre équipe, même s'ils ne peuvent pas assister à la réunion elle-même ou s'ils préfèrent travailler en dehors des heures de bureau. Les réunions asynchrones vous offrent une certaine souplesse et vous permettent de lancer des idées, de poser des questions et de discuter de stratégies avec votre équipe à partir de la salle de réunion.
Avant de nous plonger dans les réunions asynchrones, nous vous invitons à vous familiariser rapidement avec la communication asynchrone.
Qu'est-ce que la communication asynchrone ?
La communication asynchrone est tout type d'interaction où les messages sont envoyés sans retour immédiat. Cela signifie que la communication asynchrone ne nécessite pas de réponses en temps réel aux messages et peut être traitée ultérieurement.
Que sont les réunions synchrones ?
Une réunion synchrone est un type de réunion où tous les participants se trouvent dans le même fuseau horaire. Les fuseaux horaires peuvent se trouver ou non dans la même zone géographique. La réunion se déroule soit en ligne, soit en face à face.
Qu'est-ce que la communication synchrone ?
Une communication synchrone est une interaction où les messages sont envoyés et où la réponse est immédiate. Cela signifie que la réponse doit être donnée au moment de la réception du message, et non à un stade ultérieur.
Inconvénients des réunions synchrones
Les propriétaires d'entreprises commettent souvent l'erreur de penser que tous leurs employés sont disponibles pour travailler aux mêmes heures. Cela conduit souvent à ce que les réunions synchrones soient programmées à des heures qui ne conviennent qu'à quelques-uns des participants. Cela signifie que certains de vos employés doivent choisir entre être productifs et rester connectés au travail ou passer du temps avec leur famille.
Réunions asynchrones vs. réunions synchrones
Quelles sont les principales différences entre asynchrone et synchrone ? Les réunions asynchrones peuvent avoir lieu à tout moment de la journée, quel que soit l'endroit où se trouvent les participants. Par exemple, vous pouvez avoir des collègues qui vivent dans différentes parties du monde ou des employés qui travaillent de nuit ou la nuit. Alors que les réunions asynchrones exigent que chaque personne soit disponible pendant une partie de la réunion, les réunions synchronisées exigent que tout le monde soit présent en même temps.
Enfin, les réunions asynchrones ne sont qu'un moyen de communication, alors que les réunions synchronisées sont bidirectionnelles.
Conseils pour les réunions asynchrones
Quelles sont les astuces pour rester productif, concentré et en contact avec vos collègues, tout en communiquant via une réunion asynchrone ? Les réunions asynchrones peuvent être un excellent moyen de rester productif, concentré et en contact avec vos collègues. Cependant, il y a certaines choses que vous pouvez faire pour en tirer le meilleur parti !
1. Assurez-vous d'être disponible pour la réunion. Cela signifie désactiver les notifications et mettre votre téléphone en mode silencieux. Essayez de trouver un endroit calme où vous pourrez vous concentrer sur la réunion.
2. La préparation est essentielle ! Veillez à ce que toutes les informations et tous les documents pertinents soient prêts avant le début de la réunion.
3. Restez concentré ! Les réunions asynchrones peuvent être une tentation de multitâche, mais il est important de se concentrer sur la réunion en cours.
4. Si vous avez besoin de faire une pause, prévenez vos collègues. Il est très distrayant pour les gens de se demander où vous êtes ou ce que vous faites.
5. À la fin de la réunion, n'oubliez pas de remercier chacun pour son temps et sa contribution, même si cela n'a pas fonctionné. N'oubliez pas que les réunions asynchrones sont une excellente occasion de faire passer des sujets importants sans prendre trop de temps.
6. Avec le temps, les réunions asynchrones deviendront plus courtes et seront de moins en moins utilisées. Alors n'oubliez pas de rester organisé, de vous préparer correctement et de suivre les conseils ci-dessus, tout le monde profitera des réunions asynchrones !
Que ne pas faire lors de l'envoi de messages de communication asynchrones et de réunions ?
N'utilisez pas le mode asynchrone comme une conversation de type "water cooler". Les réunions asynchrones ne sont pas le moment de bavarder avec des collègues sur des sujets non liés au travail, mais doivent plutôt être réservées à des conversations ciblées. Gardez le mode asynchrone strictement orienté vers le travail et revenez ensuite au mode "hors ligne".
N'utilisez pas le mode asynchrone lorsque vous avez des nouvelles urgentes à partager. Si un message est sensible au facteur temps, il doit être envoyé en temps réel afin que toute l'équipe soit au courant de la situation en même temps.
N'abusez pas des outils de communication asynchrones juste parce qu'ils existent. Assurez-vous que vous utilisez l'asynchronisme pour une véritable communication asynchrone et pas seulement parce qu'il s'agit d'une alternative plus facile que d'être réellement présent lors d'une réunion avec vos collègues.
Enfin, évitez d'utiliser le mode asynchrone lorsque vous souhaitez avoir le temps de réfléchir à la manière de formuler un message ou d'organiser vos idées avant de les envoyer par câble. La beauté du mode asynchrone est que les gens peuvent vous laisser le temps de réfléchir avant de répondre, mais lorsque des réponses rapides sont nécessaires, n'envoyez pas de message en mode asynchrone.
Fournisseurs de réunions asynchrones ?
tl;dv
tl;dv une nouvelle société qui travaille sur les réunions asynchrones. Elle a créé un site Web où les gens peuvent enregistrer, transcrire et partager leurs réunions en ligne afin de pouvoir les regarder plus tard. Les réunions asynchrones sont de plus en plus courantes car il est plus facile d'avoir des fuseaux horaires différents représentés au même moment.
tl;dv Les réunions asynchrones peuvent sembler être une étape supplémentaire, mais elles sont en fait plus efficaces que les réunions synchrones traditionnelles. En utilisant le mode asynchrone, vous pouvez parler avec vos collègues sans qu'ils aient besoin d'être en ligne exactement au même moment que vous. Un autre avantage est que le mode asynchrone vous permet de vérifier votre travail ou de faire des recherches sans interrompre vos collègues ni manquer les conversations importantes qui ont lieu au sein de l'équipe pendant le mode asynchrone. Considérez le mode asynchrone comme la possibilité de tenir une réunion de toute l'équipe, sans pour autant la tenir.
Comment télécharger l'extension Google Chrome tl;dv ?
- Tout d'abord, ouvrez le magasin Web de Chrome et tapez "tl;dv" dans la barre de recherche.
- Ensuite, cliquez sur le bouton bleu "Ajouter à Chrome", puis sur le bouton "Ajouter une extension" qui s'affiche.
- Vous verrez maintenant une petite icône tl;dv dans votre barre d'outils Chrome. Cliquez dessus pour ouvrir l'extension.
- Pour commencer à enregistrer une réunion, cliquez sur le bouton rouge "Start Recording". Vous pouvez également choisir de lancer l'enregistrement en appuyant sur Ctrl+Shift+R (sous Windows) ou Cmd+Shift+R (sous Mac).
- Lorsque vous avez fini d'enregistrer, appuyez sur Ctrl+Shift+S (sous Windows) ou C
Yac
Yac est un autre fournisseur de réunions asynchrones. Il vous permet d'envoyer des messages vocaux au lieu de tenir une réunion. De cette façon, les réunions asynchrones peuvent être à sens unique et vous pouvez écouter au lieu de taper votre réponse en retour.
Comment envoyer un message vocal sur Yac ?
- Tout d'abord, téléchargez l'application depuis le Play Store ou l'App Store.
- Ensuite, saisissez votre adresse électronique et créez un mot de passe pour vous inscrire.
- Cliquez sur "Rencontre" et saisissez l'adresse électronique de la personne avec laquelle vous souhaitez parler.
- Cliquez sur "Envoyer un message !" et une fenêtre pop-up apparaîtra où vous pourrez enregistrer votre message vocal.
- Enfin, appuyez sur "envoyer" !
Métier à tisser
Loom est un outil populaire utilisé pour envoyer des messages vidéo, c'est-à-dire des réunions asynchrones. Vous pouvez enregistrer jusqu'à 30 secondes de vidéo dans votre compte, ce qui signifie que vous ne manquerez plus jamais une réunion.
Comment utiliser Loom ?
Loom est extrêmement facile à utiliser. Voici un bref aperçu :
- Il suffit de créer un compte sur loom.io et de télécharger l'application sur iOS ou Android.
- Une fois que vous avez téléchargé l'application, il vous suffit de vous connecter et de choisir une vidéo que vous souhaitez envoyer.
- Vous verrez ensuite le nombre d'étapes nécessaires à la réalisation de votre message.
- Une fois que votre message est prêt, cliquez sur "Envoyer" et voilà ! Votre vidéo a été envoyée !
Dernières réflexions sur les réunions asynchrones
Les réunions asynchrones sont un outil essentiel pour toute entreprise qui doit faire participer des personnes situées dans des fuseaux horaires ou des régions géographiques différents. Les fournisseurs de réunions asynchrones comme tl;dv Les réunions asynchrones peuvent sembler être une étape supplémentaire, mais elles sont en fait plus efficaces que les réunions synchrones traditionnelles. En utilisant le mode asynchrone, vous pouvez parler avec vos collègues sans qu'ils aient besoin d'être en ligne exactement au même moment que vous. Un avantage supplémentaire est que le mode asynchrone vous permet de vérifier votre travail ou de faire des recherches sans interrompre vos collègues ou manquer les conversations importantes qui ont lieu au sein de l'équipe pendant le mode asynchrone.
Considérez le mode asynchrone comme la possibilité d'organiser une réunion d'équipe complète, sans pour autant en avoir une !
