Nous sommes donc ici pour parler des réunions et des appels de lancement ! Une réunion de lancement est cruciale pour le succès de tout nouveau projet. Une réunion de lancement difficile n'est pas de bon augure pour une campagne qui vient de démarrer.
Nous allons donc vous expliquer ce qu'est exactement une réunion ou un appel de lancement et ce qui en fait un succès. Nous vous proposons également des modèles de réunions de lancement, des ordres du jour et des actions à entreprendre pour que votre prochaine réunion de lancement se déroule sans accroc !
Dans ce guide de réunion de lancement et cette liste RSS
Qu'est-ce qu'une réunion de lancement ou un appel de lancement ?
Une réunion de lancement est un moyen de démarrer un nouveau projet. Il peut s'agir de n'importe quoi, du lancement d'un tout nouveau produit à une campagne de marketing pluriannuelle de 10 millions de dollars.
L'objectif principal de toute réunion ou appel de lancement est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de travailler ensemble vers le même objectif, quel qu'il soit. Qu'il s'agisse de vendre pleinement votre prochaine grande idée à la direction ou aux clients, mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et travailler ensemble vers le même objectif est essentiel pour réussir.
En résumé, le sens de la réunion de lancement est une réunion qui rassemble tout le monde pour lancer un nouveau projet.
Aussi, en résumé, le but d'une réunion de lancement est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde pour faciliter la réussite du projet.
Comment organiser une réunion de lancement ?
La première partie d'une réunion de lancement doit toujours inclure un examen de la documentation qui a été produite autour du projet. À ce stade, vous devez discuter de toutes les questions ou incertitudes qui peuvent découler de cet examen.
La deuxième partie d'une réunion de lancement consiste à donner aux personnes impliquées une idée de ce qui sera exigé d'elles pour que le projet aboutisse. C'est à ce moment-là qu'il est temps de diviser votre projet en étapes et en échéances afin que chacun puisse se mettre d'accord sur le moment où les objectifs seront atteints.
La dernière partie d'une réunion de lancement est l'examen de ce qui se passera après le projet. Y aura-t-il une autre réunion ? Si oui, quand ? Qui doit approuver les versions finales ? Qui décidera si le projet a réussi ou non une fois terminé ?
À ce stade, les réunions et appels de lancement peuvent prendre toutes sortes de directions. À partir de là, vous pouvez discuter de la création d'un plan de projet et du calendrier pour le mener à bien. Les réunions de lancement sont un excellent moyen d'amener tous les membres de votre équipe à travailler ensemble vers le même objectif.
Exemple d'ordre du jour de la réunion de lancement
Bon, assez de bavardage, passons aux exemples. Voici à quoi peut ressembler l'ordre du jour d'une réunion de lancement typique :
Exemple d'ordre du jour de la réunion de lancement
- Présentation du chef de projet et des membres de l'équipe
- Examen des documents (le cas échéant)
- Définition/objectif du projet, que doit-on accomplir à la fin ? Jalons, délais, produits livrables. À quoi cela ressemble-t-il ? Quand doivent-ils être remis ? Qui les approuve ?
- Plan de projet (le cas échéant)
- Comment allons-nous mesurer le succès ?
Nos ressources préférées pour les réunions de lancement : modèles, documents et échantillons.
Nous avons compilé notre liste de ressources préférées, afin que vous puissiez préparer votre réunion de lancement rapidement et facilement.
Ordre du jour de la réunion de lancement
Vous pouvez télécharger un modèle vierge ou le modifier dans Google Docs.
Ce modèle de réunion de lancement est disponible au format Microsoft Word afin que vous puissiez l'utiliser pour tous vos projets. Le téléchargement comprend également une liste de contrôle imprimable pour vous guider tout au long du processus.
Modèle de réunion de lancement
Voici un autre modèle de réunion de lancement qui vous permet de remplir toutes les informations dont vous avez besoin.
Objectifs et actions de la réunion de lancement
Parfois, un ordre du jour écrit ne suffit pas à garder tout le monde sur la bonne voie pour une réunion de lancement réussie. C'est là que les listes d'objectifs et d'actions entrent en jeu ! Elles vous aideront à planifier, hiérarchiser et exécuter votre projet dès le départ. Téléchargez cette liste facile d'objectifs et de mesures à prendre pour la réunion de lancement.
Liste de contrôle pour le lancement du projet
Tout le monde devrait avoir une liste de choses à faire avant tout projet, mais soyons honnêtes - qui se souvient de chaque petite chose ? Cette liste de contrôle vous sauvera la vie ! Elle vous aidera à vous souvenir de tous les détails importants qui pourraient autrement vous échapper. Imprimez-la !
Réunion de lancement PDF
Voici un autre modèle de réunion de lancement qui vous permet de remplir toutes les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez télécharger ce modèle au format Microsoft Word ou PDF. N'oubliez pas d'inclure ces documents à la fin de votre réunion de lancement afin que les nouveaux venus dans le projet puissent se mettre à niveau !
Modèle de notes de réunion de lancement
Le modèle de notes de réunion de lancement est une autre excellente ressource pour organiser votre projet. Vous pouvez l'utiliser comme guide pour vous assurer de tout couvrir lors de vos réunions, ou même l'imprimer et ajouter des informations supplémentaires directement sur le modèle.
Exemple d'ordre du jour de la réunion de lancement
Ordre du jour de la réunion de lancement
Projet : ____________________
Date : _______________
Heure : ____ (durée de la réunion)
Participants : (en personne, par téléphone, par vidéoconférence, etc.) Liste et titre de chaque participant et désignation des rôles "présent" ou "par téléphone".
Indiquez l'objectif de la réunion et donnez un aperçu du projet.
1er point de l'ordre du jour : (Introduction du projet)
2e point de l'ordre du jour : (Contexte et justification du projet) - La formation des fournisseurs est un facteur important de la réussite des projets, surtout si elle permet aux employés d'acheminer efficacement les produits d'un endroit à un autre.
3ème point de l'ordre du jour : (Objectifs du projet) - Identifiez les aspects les plus importants du projet en répondant aux questions quoi, comment et pourquoi.
4e point de l'ordre du jour : (portée du projet et produits livrables) : Qu'est-ce qui est dans le champ d'application ? Qu'est-ce qui est hors du champ d'application ? Comment saurons-nous que le projet est terminé ? Quels sont vos délais initiaux ? Comment allez-vous mesurer le succès ?
5e point de l'ordre du jour : (Plan du projet) - Il peut s'agir de jalons, de délais et de produits à livrer. Un équipement/logiciel spécial est-il nécessaire pour ce projet ? Quelqu'un devra-t-il être formé à l'exécution de certaines tâches ou à l'utilisation de certains équipements/logiciels ?
6e point de l'ordre du jour : (Mesures à prendre) - Qui est responsable de l'exécution de chaque tâche et quand sera-t-elle terminée ? Devront-ils travailler avec d'autres personnes (par exemple, d'autres membres de l'équipe, des experts en la matière) ?
7ème point de l'ordre du jour : (équipe de projet) - Cette section comprend les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe, ainsi que ce qu'ils doivent savoir sur le projet.
8e point de l'ordre du jour : (Communication de l'équipe) - Cette section doit indiquer à quelle fréquence vous vous rencontrerez ou entendrez parler les uns des autres et qui est responsable de l'envoi des ordres du jour et des procès-verbaux des réunions.
9ème point de l'ordre du jour : (Calendrier du projet) - Que ferez-vous en premier, en second, etc. Quand chaque activité sera-t-elle terminée ? Y aura-t-il des échéances, des jalons ou des personnes à qui rendre des comptes ?
10ème point de l'ordre du jour : (Documentation) - Cette section doit indiquer comment la documentation du projet sera partagée avec les autres. Vous pouvez envisager de créer un emplacement centralisé pour tous les documents du projet, c'est-à-dire un partage de fichiers ou un dossier Google Drive.
11ème point de l'ordre du jour : (Informations supplémentaires) - Cette section peut inclure d'autres questions qui ont été soulevées lors de la réunion de lancement ou d'autres suivis qui doivent avoir lieu.
12e point de l'ordre du jour : (Examen des mesures à prendre) - Qui a assumé quelles responsabilités depuis la dernière réunion ?
13ème point de l'ordre du jour : (Ajourné) - C'est ici que vous verrez "réunion ajournée", tout modèle de gestion de projet, etc.
Meilleures pratiques pour les réunions de lancement
La réunion de lancement est une étape essentielle pour guider votre équipe vers le succès. Utilisez cette liste de contrôle des meilleures pratiques pour vous assurer que votre projet démarre du bon pied.
Quel est le meilleur moment pour organiser une réunion de lancement ? Au moins un autre membre de l'équipe doit être présent lors de la réunion de lancement, mais vous pouvez certainement organiser des réunions plus larges incluant d'autres parties prenantes. Si vous planifiez votre calendrier idéal, il est recommandé d'organiser cette réunion après que le projet a été approuvé par votre responsable ou votre entreprise.
Qui invitez-vous ? Invitez toute personne impliquée dans la planification et l'exécution du projet afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Vous pouvez également inviter une personne extérieure à votre entreprise, mais elle ne doit participer à la réunion que si son expertise apporte de la valeur à la discussion. La personne qui assiste à la réunion doit être disponible pour y participer activement.
Combien de temps cela prend-il ? Les réunions de lancement peuvent durer de 30 minutes à une heure ou plus, selon le type de projet sur lequel vous travaillez et le nombre de personnes qui doivent y participer. Le planificateur de la réunion fixe l'ordre du jour. Veillez donc à prévoir suffisamment de temps pour couvrir tous les points nécessaires.
Comment vous préparer ? Rassemblez toutes les informations de base existantes sur votre projet ainsi que tous les documents d'appui qui pourraient être utiles pendant la réunion. Vous devriez également avoir une liste des sujets de discussion à l'ordre du jour et déterminer qui animera chaque partie de la réunion.
Quelle est une bonne structure pour une réunion de lancement ? Vous pouvez commencer par vous présenter et souhaiter la bienvenue aux participants. Ensuite, vous pouvez faire le tour de la salle et demander à chaque participant de se présenter et de dire quelques mots sur sa contribution au cours de la réunion. Vous pouvez également donner un aperçu de ce qu'est le projet et pourquoi il est important.
Dernières réflexions sur les réunions de lancement
Merci de lire notre article sur les réunions de lancement ! Il est important de garder à l'esprit que les réunions de lancement sont essentielles pour guider votre équipe tout au long du projet. Si vous travaillez sur un nouveau projet, le fait d'avoir un ordre du jour peut vous aider à vous assurer que vous couvrirez tous les sujets nécessaires pendant la réunion.
Si vous planifiez votre première réunion de lancement, vous pouvez consulter notre modèle de réunion de lancement pour vous en inspirer ! Vous pouvez également vous renseigner sur d'autres bonnes pratiques de gestion de projet, comme la création d'un calendrier de projet et les techniques de communication efficaces.
Si nous avons manqué quelque chose, n'hésitez pas à nous le faire savoir dans la section des commentaires ci-dessous.
