Vai al contenuto
Il nuovo coronavirus ha colpito il mondo nel 2020 e ha probabilmente cambiato per sempre il futuro del lavoro d'ufficio. Le piattaforme, gli strumenti e le app per conferenze virtuali hanno invaso il mondo del lavoro. Secondo App Annie, molte delle app più popolari per riunioni virtuali, come Google Meet e House Party, hanno registrato una crescita da 8 a 30 volte superiore dopo la pandemia (vedi sotto).
Questo drastico cambiamento ha lasciato molti alle prese con il nuovo panorama delle riunioni virtuali. Filtri accidentali con gatti e famiglie nude che bighellonano sullo sfondo delle videochiamate sono diventati quasi una norma nelle riunioni virtuali. Per assicurarci che questo non accada mai durante le vostre riunioni virtuali, abbiamo delineato alcune regole di base per il galateo delle videoconferenze.
Regole di base per il galateo delle videoconferenze!
Lavorare da casa comporta diverse sfide, specialmente durante le videoconferenze. Tuttavia, seguire queste regole di comportamento da tenere e da evitare durante le videoconferenze può aiutarti a superare la prova con stile. Cominciamo!
La nostra guida al galateo delle videoconferenze!
- Da fare: in caso di dubbio, fai il test! 🧪
Ogni volta che dovevo partecipare a una riunione importante, volevo testare tutto, dal mio sfondo alla qualità audio, dalla connessione Internet all'illuminazione, ecc. Questo oltre alla normale preparazione necessaria per qualsiasi riunione virtuale di alto livello. Per farlo, mi bastava partecipare a una Google Meet di prova Google Meet circa 30-45 minuti prima. Mi assicuravo anche di registrare la riunione utilizzando uno strumento adeguato, come questa estensione gratuita di Chrome per la registrazione delle riunioni, in modo da poter controllare tutti gli aspetti della riunione dopo la sua conclusione tramite la registrazione. A volte, potevo anche condividerla con i miei colleghi o amici per avere la loro opinione.
Consiglio vivamente di testare tutte le riunioni importanti prima di iniziare. Soprattutto se avete un nuovo strumento o hardware nella vostra configurazione per le riunioni virtuali!
Regole di base per le videoconferenze? Ok!
- Da fare: controllare la connessione Internet e l'hardware 📡
Una riunione virtuale con una connessione Internet lenta o debole è una vera seccatura per tutti i partecipanti. Gli errori di rete o di banda larga compromettono l'esperienza di videoconferenza e i potenziali risultati. Verificate in anticipo la vostra connessione, magari utilizzando uno strumento come un tester di velocità Internet online, e se necessario effettuate un upgrade.
Un altro aspetto che deve essere verificato in anticipo è l'hardware utilizzato. Non vorrai certo presentare la tua precedente presentazione di vendita in 10 punti se il microfono o la videocamera non funzionano! Controlla che la webcam, il microfono e gli altoparlanti funzionino prima di partecipare o ospitare una riunione. Questo ti farà risparmiare molto tempo ed è uno dei consigli principali delle nostre linee guida per le riunioni virtuali.
- Da fare: trovare un ambiente tranquillo
Questo è uno dei consigli più importanti per le riunioni virtuali e richiede di trovare un ambiente adeguato, lontano da ogni tipo di distrazione. Se il vostro ufficio non è adatto ai bambini, cercate di assicurarvi di essere in una stanza lontana dai vostri figli. Chiudete tutte le finestre che lasciano entrare rumori molesti provenienti dalla strada e mettete il telefono in modalità silenziosa. Parlate con la vostra famiglia e informate i vostri familiari quando avete riunioni importanti, o addirittura mettete un cartello "Non disturbare" fuori dalla vostra porta!
Infatti, molti genitori, costretti a lavorare da casa (WFH) a causa della pandemia, hanno adottato alcuni approcci interessanti a questo problema (vedi sotto).
Questa tendenza è diventata così diffusa (e necessaria) che molti negozi online hanno iniziato a vendere cartelli "Non disturbare" appositamente pensati per i genitori che lavorano da casa!
- Da non fare: lasciare l'audio attivo quando non si sta parlando 🔇
Immagina di partecipare a una riunione molto importante, in cui hai un ruolo fondamentale da svolgere. Commetti l'errore di lasciare il microfono acceso e tuo figlio inizia a urlare. Oppure ricevi una chiamata improvvisa, i tuoi vicini stanno dando una festa o tuo marito sta guardando il Super Bowl!
È davvero importante sfruttare al meglio le videochiamate, soprattutto considerando quanto sia diffusa Zoom . Pertanto, una regola di galateo virtuale molto importante è quella di tenere il microfono in modalità silenziosa quando non si parla!
Un'aggiunta importante alla nostra guida al galateo delle videoconferenze? Sì!
- Da fare: usa gli strumenti migliori! 🛠️
Non c'è niente di peggio che vedere Zoom tua Zoom interrotta perché la tua azienda non ha voluto acquistare Zoom premium Zoom ! Assicurati di utilizzare gli strumenti migliori, come Zoom Microsoft Teams utilizzando i loro piani a pagamento) per un'esperienza di riunione online più completa, oppure Google Meet una riunione virtuale semplice, efficace e gratuita! Quindi, questa è una regola di base davvero importante per le videoconferenze!
Oltre a ciò, perché fermarsi qui quando le tue riunioni potrebbero essere molto migliori? Ecco alcuni componenti aggiuntivi, strumenti e piattaforme gratuiti che ti aiuteranno a portare le tue riunioni al massimo livello:
- Registra, evidenzia e condividi le tue riunioni gratuitamente con l'estensionetl;dv .
- Avvia un gioco Kahoot! e gioca online con i tuoi colleghi per rafforzare lo spirito di squadra.
- Utilizza un generatore di domande casuali per conoscere meglio i tuoi compagni di squadra.
- Oppure tieni d'occhio gli imminenti Zapps Zoom e installa qualsiasi app desideri per personalizzare Zoom tua Zoom !
- Da non fare: Evita di interrompere gli altri 🤫
Lo ammetto, lo faccio spesso sia di persona che durante le videoconferenze! Sono consapevole di questa abitudine involontaria ed è qualcosa che sto cercando consapevolmente di limitare.
Di solito, interrompere le persone deriva dal bisogno di riempire lo spazio del "silenzio". Inoltre, può essere la conseguenza del tentativo di aiutare gli altri (ad esempio, aiutare gli altri a esprimere il proprio punto di vista). Pertanto, in questi casi, ritengo che il modo migliore per mitigare le interruzioni accidentali sia quello di fare una pausa prima di parlare, per assicurarsi che nessuno stia parlando, e anche esercitarsi a sentirsi più a proprio agio con i silenzi.
Più che una semplice regola di galateo per le riunioni virtuali, questo è un consiglio essenziale anche per il galateo nella vita reale e nelle riunioni!
- Da non fare: Evitare il multitasking a tutti i costi 🙅
Una cosa da tenere presente è evitare il multitasking. Il multitasking non solo interromperà la riunione e renderà infelice il tuo capo, ma limiterà anche seriamente la tua concentrazione durante la riunione.
Ora che stiamo attraversando un periodo di pandemia, il multitasking è diventato la norma. Ma sapete cosa si dice quando si esagera con le cose belle, vero? Considerate questo un consiglio fondamentale per le riunioni online.
La definirei sicuramente una buona regola di base per le videoconferenze!
- Da fare: Vestirsi in modo adeguato 🕴️
Questo non significa che devi indossare giacca e cravatta. Basta vestirsi come si fa normalmente in ufficio, magari con capi un po' più comodi. Abbigliamento formale nella parte superiore e casual nella parte inferiore? Perché no! A meno che tu non abbia intenzione di alzarti durante la riunione online, va bene qualsiasi cosa!
A proposito di abbigliamento, una buona regola di galateo per le videoconferenze è quella di non lasciare che il marito semisvestito cammini sullo sfondo durante la chiamata. Non fatelo (guardate il video qui sopra)! Il marito nel video (sopra) ha imparato a proprie spese a indossare un paio di pantaloni durante le videoconferenze della moglie!
- Da fare: curare il proprio background 🧹
Conosciamo tutti abbastanza bene le nostre case. Quindi, usa questo consiglio per le riunioni virtuali per scegliere uno sfondo che sia decente e abbia una buona illuminazione.
Se non riesci a trovare un posto comodo nella tua casa che abbia sia una buona illuminazione che un ambiente adeguato, puoi scegliere di applicare uno sfondo virtuale semplice e dall'aspetto professionale. Diverse piattaforme di videoconferenza offrono questa opzione, come Zoom Google Meet.
Solo una delle tante cose importanti da fare e da non fare nell'etichetta delle videoconferenze.
- Da non fare: dimenticare di controllare la privacy della riunione! 🔒
Questo episodio è costato il posto di lavoro ad alcuni professionisti dell'istruzione membri di un consiglio scolastico. Il consiglio ha accidentalmente dato sfogo alle proprie emozioni durante una videoconferenza senza rendersi conto che la riunione era pubblica e che veniva ascoltata dai genitori. Semplicemente non verificando se la riunione fosse pubblica o privata, hanno messo a rischio il proprio posto di lavoro e molti di loro hanno finito per dimettersi.
Oltre a ciò, dovresti essere consapevole non solo della tua privacy, ma anche di quella degli altri. In Europa, registrare riunioni senza consenso non è conforme al GDPR. Pertanto, i professionisti o le aziende che registrano riunioni utilizzando strumenti come i registratori dello schermo (ad esempio Loom) potrebbero incorrere in multe fino a milioni di euro. Accidenti!
Se invece desideri registrare le tue riunioni, devi utilizzare strumenti conformi, come la piattaforma Google Meet tl;dv Zoom Google Meet . A differenza dei registratori di riunioni, tl;dv effettivamente un partecipante alla riunione, garantendo così la piena trasparenza della registrazione della riunione a tutti i partecipanti.
Questa è probabilmente la regola di galateo più importante (e sicuramente la più costosa!) per le videoconferenze!
- Da fare: Essere puntuali ⏲️
Essere puntuali è considerata una delle migliori pratiche fondamentali per le riunioni virtuali. Imposta la sveglia o un promemoria! Bevi un caffè prima della riunione!
Questo è fondamentale perché tu sei parte integrante della riunione, alla quale partecipano anche altre persone. Ciò significa che anche loro stanno investendo il loro tempo e le loro energie per essere presenti. Indossa una camicia, pettinati, prendi sul serio la riunione e, soprattutto, sii puntuale!
- Da fare: essere chiari ⚠️
Le aspettative e i piani relativi alle riunioni virtuali devono essere comunicati in modo chiaro. Nelle nostre riunioni organizzative, cerchiamo sempre di creare un invito alla riunione molto chiaro che includa/faccia quanto segue:
- Ordine del giorno
- Pre-letture
- Contrassegna i partecipanti non essenziali come facoltativi
- Invita tl;dv riunione per la registrazione automatica della riunione
Questo è uno dei comportamenti da seguire e da evitare durante una videoconferenza, ma che può essere applicato anche nella vita reale!
- Da fare: Esprimersi in modo esagerato 😱
È risaputo che la comunicazione è prevalentemente non verbale. Alcuni studi hanno riportato che fino al 93% del significato comunicato avviene tramite segnali non verbali quali il tono e il linguaggio del corpo. Poiché i nostri segnali non verbali sono drasticamente limitati, un consiglio può essere quello di esagerare le espressioni e il tono durante le videoconferenze. Un'altra alternativa è quella di essere più espliciti o diretti del normale, per compensare la mancanza di comunicazione non verbale.
Non si tratta di una regola essenziale di galateo per le videoconferenze, poiché molti ne sono già consapevoli. Tuttavia, se tu, in qualità di relatore, desideri davvero trasmettere con precisione il significato delle tue parole durante le videoconferenze, questo è un modo per farlo!
- Da non fare: Evita scuse del cavolo 💩
Se pensi di arrivare in ritardo a una riunione, o addirittura di saltarla, almeno fornisci una buona scusa. Di solito basta una buona dose di sincerità.
Tuttavia, se hai voglia di qualcosa di un po' più audace, dai un'occhiata al nostro articolo sulle 55 scuse legittime e divertenti per evitare le riunioni online. Con scuse che vanno da abili espedienti a varie scuse legate al Wi-Fi, ce n'è sicuramente una adatta a ogni occasione.
- Da non fare: invitare tutti!🎉
Non tutti devono partecipare alla tua riunione. Poiché i luoghi di lavoro sono stati costretti ad adottare un nuovo stile di lavoro, questo ha portato a mettere in discussione anche molti altri concetti lavorativi. Zoom è una tendenza lavorativa in rapida ascesa che ora viene messa in discussione.
Il modo più semplice per evitare Zoom è semplicemente partecipare a riunioni meno frequenti o più brevi. Un metodo facile consiste semplicemente nel non partecipare alle riunioni non essenziali e recuperare in seguito la registrazione della riunione. Strumenti come l'estensione tl;dv registrano e condividono istantaneamente Zoom tue Zoom Google Meet Zoom !
Quindi, invece di intasare i calendari dei tuoi colleghi con inutili riunioni Google Meet Zoom Google Meet , perché non contrassegnare la loro partecipazione come facoltativa (nell'invito) e lasciare che si aggiornino sulla riunione in un secondo momento?
- Da fare: consigli, pratica e preparazione 💫
Lavora sui tuoi programmi, annota gli ordini del giorno del giorno successivo, stabilisci i punti di discussione! Questa regola di base per le riunioni virtuali ti aiuterà a gestire le riunioni come una squadra in modo più coeso e orientato agli obiettivi. Si spera che ciò porti a una maggiore qualità delle riunioni e a risultati migliori.
- Da fare: sostieni le tue colleghe 👩🚀
Secondo alcune ricerche, le riunioni online stanno influenzando in modo sproporzionato le professioniste donne rispetto agli uomini. Se sei una donna, fai uno sforzo consapevole per contrastare questa tendenza intervenendo attivamente e aiutando le tue colleghe. Se sei un uomo, cerca di essere consapevole di questo fenomeno, non interrompere gli altri e fai uno sforzo per dare alle tue colleghe l'opportunità di parlare.
Vuoi un esempio concreto di come funziona nella realtà? Ecco un esempio deludente di una studentessa che viene interrotta regolarmente durante le riunioni STEM (vedi sotto). Si tratta di un'aggiunta importante alla nostra guida al galateo delle videoconferenze!
Considerazioni finali sulle regole di galateo per le videoconferenze
Esistono numerose regole di base e consigli su cosa fare e cosa non fare durante una videoconferenza. Sicuramente, con il progresso della tecnologia e il continuo cambiamento dei nostri ambienti di lavoro, anche queste regole di comportamento durante le videoconferenze sono destinate a evolversi! Ma non preoccuparti: basta ricordare di trattare i colleghi con rispetto, proprio come faresti di persona, e non potrai sbagliare!
Se ti sono piaciute queste regole di base per le videoconferenze, probabilmente ti piacerà anche questo articolo Zoom ! È molto più divertente che pensare alle cose da fare e da non fare nel galateo delle videoconferenze!
