İçeriğe git
Yeni koronavirüs 2020 yılında tüm dünyayı vurdu ve ofis çalışmasının geleceğini muhtemelen sonsuza dek şekillendirdi. Sanal konferans platformları, araçları ve uygulamaları iş dünyasına adeta bir patlama yarattı. App Annie’ye göre, popüler sanal toplantı uygulamalarının birçoğu, örneğin Google Meet ve House Party gibi popüler sanal toplantı uygulamalarının çoğu, pandemi sonrasında 8 ila 30 kat arasında bir büyüme kaydetti (aşağıda).
Bu dramatik değişim, birçok kişinin yeni sanal toplantı ortamında yolunu bulmakta zorlanmasına neden oldu. Video konferans görüşmelerinin arka planında yanlışlıkla açılan kedi filtreleri ve ortalıkta dolaşan çıplak aile üyeleri, neredeyse sanal toplantıların bir normu haline geldi. Sanal toplantılarınızda böyle bir durumun asla yaşanmamasını sağlamak için, video konferans görgü kuralları konusunda bazı temel kurallar belirledik.
Video konferans görgü kuralları için temel kurallar!
Evden çalışmak, özellikle video konferanslar sırasında çeşitli zorluklar getirir. Ancak, video konferans görgü kuralları kapsamında bu “yapılması gerekenler” ve “yapılmaması gerekenler” listesine uyarak bu süreci şık bir şekilde atlatabilirsiniz. Hadi başlayalım!
Video konferans görgü kuralları kılavuzumuz!
- Yapılması gereken: Şüpheye düştüğünüzde, test edin! 🧪
Önemli bir toplantıya katılacağım zaman, arka planımdan ses kalitesine, internet bağlantısına, aydınlatmaya kadar her şeyi test etmek isterdim. Bu, önemli sonuçları olan herhangi bir sanal toplantı için yapılan olağan hazırlıkların ötesinde bir şeydi. Bunu yapmak için, toplantıdan yaklaşık 30-45 dakika önce bir Google Meet test Google Meet konferans görüşmesine katılırdım. Ayrıca, bu ücretsiz Chrome uzantısı toplantı kaydedici gibi uygun bir araç kullanarak toplantıyı mutlaka kaydederdim; böylece toplantı bittikten sonra kaydı izleyerek toplantının tüm yönlerini kontrol edebilirdim. Bazen, meslektaşlarımın veya arkadaşlarımın görüşlerini almak için kaydı onlarla paylaşırdım bile.
10 üzerinden 10 puanla, tüm önemli toplantıları başlamadan önce test etmenizi şiddetle tavsiye ederim. Özellikle de sanal toplantı kurulumunuzda yeni bir araç veya donanım kullanıyorsanız!
Video konferans için temel kurallar mı? Tamam!
- Yapılması gereken: İnternet bağlantısını ve donanımı kontrol edin 📡
İnternet bağlantısının gecikmeli veya zayıf olduğu bir sanal toplantı, katılan herkes için tam bir baş belasıdır. Ağ veya geniş bant hataları, video konferans deneyimini ve elde edilebilecek sonuçları olumsuz etkiler. Önceden, örneğin çevrimiçi bir internet hız testi aracı kullanarak bağlantınızı kontrol edin ve gerekirse bağlantınızı yükseltin.
Önceden kontrol edilmesi gereken bir diğer husus da kullanılan donanımdır. Mikrofonunuz veya kameranız çalışmıyorsa, önceden hazırladığınız 10 maddelik satış konuşmanızı sunmak istemezsiniz! Bir toplantıya katılmadan veya toplantı düzenlemeden önce web kameranızın, mikrofonunuzun ve hoparlörlerinizin çalışıp çalışmadığını kontrol edin. Bu, size çok zaman kazandırır ve sanal toplantı kılavuzumuzdaki en önemli ipuçlarından biridir .
- Yapılması gereken: Sessiz bir ortam bulun
Bu, sanal toplantılar için en önemli ipuçlarından biridir ve tüm gürültü ve karmaşadan uzak, uygun bir ortam bulmanızı gerektirir. Ofisiniz çocuklara uygun değilse, çocuklarınızdan uzak bir odada olduğunuzdan emin olmaya çalışın. Aşırı sokak gürültüsünün içeri girmesine neden olan pencereleri kapatın ve telefonunuzu sessize alın. Ailenizle konuşun ve önemli toplantılarınız olduğunda onlara haber verin; hatta kapınızın dışına “rahatsız etmeyin” işareti asın!
Aslında, salgın nedeniyle evden çalışmaya (WFH) mecbur kalan birçok ebeveyn, bu soruna ilişkin bazı ilginç yaklaşımlar benimsemiştir (aşağıda).
Bu o kadar yaygın bir trend haline geldi ki (üstelik bir gereklilik de oldu), pek çok çevrimiçi mağaza, sadece evden çalışan ebeveynler için bu tür “rahatsız etmeyin” tabelalarını satmaya başladı!
- Yapmamanız gerekenler: Konuşmadığınız zamanlarda sesinizi açık bırakmayın 🔇
Çok önemli bir toplantının parçası olduğunuzu ve bu toplantıda hayati bir rolünüz olduğunu hayal edin. Mikrofonun sesini açmayı unutma hatasına düşersiniz ve çocuğunuz çığlık atmaya başlar. Ya da belki ani bir telefon gelir, komşularınız parti veriyor ya da kocanız Super Bowl’u izliyor olabilir!
Özellikle Zoom ne kadar yaygın olduğu düşünüldüğünde, video konferans görüşmelerinden en iyi şekilde yararlanmak gerçekten çok önemlidir. Bu nedenle, konuşmadığınız zamanlarda mikrofonunuzu sessize almak, sanal ortamda uyulması gereken çok önemli bir görgü kuralıdır!
Video konferans görgü kuralları kılavuzumuza eklenmesi gereken önemli bir madde mi? Evet!
- Yapılması gereken: En iyi araçları kullanın! 🛠️
Şirketinizin premium Zoom satın almak istememesi nedeniyle Zoom kesilmesinden daha kötü bir şey yoktur! Daha kapsamlı bir çevrimiçi toplantı deneyimi için Zoom Microsoft Teams ücretli planlarını kullanarak) gibi en iyi araçları kullandığınızdan emin olun; ya da basit, etkili ve ücretsiz bir sanal toplantı Google Meet tercih edin! İşte bu, video konferanslar için gerçekten önemli bir temel kuraldır!
Buna ek olarak, toplantılarınızı çok daha iyi hale getirebilecekken neden bu kadarla yetinesiniz ki? İşte toplantılarınızı en üst seviyeye çıkarmanıza yardımcı olacak bazı ücretsiz eklentiler, araçlar ve platformlar:
- tl;dv uzantısı ile toplantılarınızı ücretsiz olarak kaydedin, önemli kısımlarını vurgulayın ve paylaşın .
- Bir Kahoot! oyunu başlatın ve iş arkadaşlarınızla çevrimiçi olarak oynayarak harika bir takım kaynaşması yaşayın.
- Takım arkadaşlarınızı daha iyi tanımak için rastgele soru oluşturucusunu kullanın.
- Ya da Zoomyakında çıkacak olan Zapps özelliğini takip edin ve Zoom kişiselleştirmek için istediğiniz herhangi bir uygulamayı yükleyin!
- Yapmamanız gerekenler: Başkalarını sözünden kesmekten kaçının 🤫
İtiraf etmeliyim ki, bunu hem yüz yüze görüşmelerde hem de video konferans görüşmeleri sırasında sık sık yapıyorum! Bu istem dışı alışkanlığımın farkındayım ve bilinçli olarak bunu azaltmaya çalışıyorum.
Genellikle başkalarını sözünü kesmek, ‘sessizlik’ boşluğunu doldurma ihtiyacından kaynaklanır. Ayrıca, başkalarına yardım etmeye çalışmanın bir sonucu da olabilir (örneğin, başkalarının düşüncelerini daha iyi ifade etmelerine yardımcı olmak). Bu nedenle, bu tür durumlarda, istemeden söz kesmeyi en iyi şekilde azaltmanın yolu, konuşmadan önce bir an durup kimsenin konuşmadığından emin olmak ve sessizliğe daha rahat alışmaya çalışmaktır.
Bu , sadece sanal toplantı görgü kuralları arasında yer alan bir kural olmanın ötesinde , gerçek hayatta ve toplantılarda da uygulanması gereken çok önemli bir ipucudur!
- Yapmamanız gerekenler: Ne pahasına olursa olsun çoklu görev yapmaktan kaçının 🙅
Dikkat edilmesi gereken bir nokta, aynı anda birden fazla iş yapmaktan kaçınmaktır. Aynı anda birden fazla iş yapmak, sadece toplantınızı kesintiye uğratıp patronunuzu mutsuz etmekle kalmaz, aynı zamanda o toplantıdaki konsantrasyonunuzu da ciddi şekilde sınırlar.
Pandemi dönemini yaşadığımız bu günlerde, ara sıra birden fazla işi aynı anda yapmak artık olağan hale geldi. Ama “her şeyin fazlası zararlıdır” derler, değil mi? Bunu, çevrimiçi toplantılar için hayati önem taşıyan bir ipucu olarak değerlendirin .
Bunu video konferanslar için kesinlikle iyi bir temel kural olarak nitelendirebilirim!
- Yapılması gereken: Rolüne uygun giyin 🕴️
Tabii bu, takım elbise ve kravat giymeniz gerektiği anlamına gelmez. Ofiste normalde nasıl giyiniyorsanız öyle giyinin – belki biraz daha rahat bir şekilde. Üstte iş kıyafeti, altta gündelik kıyafet mi? Neden olmasın! Çevrimiçi toplantı sırasında ayağa kalkmayı planlamadığınız sürece, ne giyerseniz giyin!
Kıyafet konusuna gelmişken, video konferanslarda uyulması gereken bir görgü kuralı da, yarı çıplak kocanızın görüşmenizin arka planında dolaşmasına izin vermemektir. Sakın bunu yapmayın (yukarıdaki videoya bakın)! (Yukarıdaki) videodaki koca, karısının video konferans görüşmeleri sırasında bir pantolon giymenin ne demek olduğunu acı bir şekilde öğrendi!
- Yapılması gereken: Arka planınıza dikkat edin 🧹
Hepimiz evlerimizi oldukça iyi tanıyoruz. Bu nedenle, sanal toplantılarda bu ipucunu kullanarak düzgün ve iyi aydınlatılmış bir arka plan seçin.
Evinizde hem iyi aydınlatmaya hem de uygun bir ortama sahip rahat bir yer bulamıyorsanız, sade ve profesyonel görünümlü bir sanal arka plan kullanmayı tercih edebilirsiniz. Zoom Google Meet gibi birçok video konferans platformu bu seçeneği sunmaktadır.
Video konferans görgü kuralları kapsamında dikkat edilmesi gereken pek çok önemli husustan sadece biri.
- Yapmamanız gereken: Toplantınızın gizlilik ayarlarını kontrol etmeyi unutmayın! 🔒
Bu olay, bir okul yönetim kurulundaki bazı eğitimcilerin işlerini kaybetmesine neden oldu. Yönetim kurulu üyeleri, toplantılarının halka açık olduğunu ve veliler tarafından dinlendiğini fark etmeden, sanal konferans görüşmesi sırasında yanlışlıkla içlerini döktüler. Toplantılarının halka açık mı yoksa özel mi olduğunu kontrol etmemekle işlerini büyük bir riske attılar ve sonunda birçoğu istifa etti.
Bunun yanı sıra, sadece kendi mahremiyetinize değil, başkalarının mahremiyetine de özen göstermelisiniz. Avrupa’da, rıza alınmadan toplantıları kaydetmek GDPR kurallarına aykırıdır. Bu nedenle, ekran kayıt araçları (örneğin Loom) kullanarak toplantıları kaydeden profesyoneller veya şirketler, milyonlarca Euro’ya varan para cezalarıyla karşı karşıya kalabilir. Vay canına!
Bunun yerine, toplantılarınızı kaydetmek istiyorsanız, tl;dv gibi Zoom Google Meet platformu gibi kurallara uygun araçlar kullanmalısınız. Toplantı kayıt araçlarının aksine, tl;dv aslında toplantının bir tl;dv ; bu sayede toplantı kaydının yapıldığı tüm katılımcılara açıkça bildirilir.
Bu, muhtemelen en önemli (kesinlikle en pahalı!) video konferans görgü kuralıdır!
- Yapılması gereken: Dakik olun ⏲️
Zamanında gelmek, sanal toplantıların en temel kuralları arasında sayılır. Alarmınızı kurun ya da bir hatırlatma ayarlayın! Toplantıdan önce bir kahve için!
Bu çok önemlidir, çünkü siz de toplantının bir parçasısınız ve toplantıda başka birçok kişi de yer almaktadır. Bu, onların da orada bulunmak için hem zamanlarını hem de enerjilerini harcadıkları anlamına gelir. Gömleğinizi giyin, saçınızı tarayın, toplantıyı ciddiye alın ve en önemlisi, zamanında gelin!
- Yapılması gereken: Açık olun ⚠️
Sanal toplantılara ilişkin beklentiler ve planlar net bir şekilde iletilmelidir. Kurumsal toplantılarımızda, her zaman aşağıdakileri içeren çok net bir toplantı daveti hazırlamaya özen gösteriyoruz:
- Gündem
- Ön okuma listesi
- Gerekli olmayan katılımcıları “isteğe bağlı” olarak işaretleyin
- Toplantıyı otomatik olarak kaydetmek için tl;dv davet edin
Bu, video konferans görgü kuralları arasında yer alan ve gerçek hayatta da uygulanabilecek “yapılması gerekenler ve yapılmaması gerekenler”den biridir!
- Yapılması gereken: Aşırı tepki vermek 😱
İletişimin büyük ölçüde sözsüz olduğu bilinen bir gerçektir. Bazı araştırmalara göre, iletilen anlamın %93’üne varan bir kısmı, ses tonu ve beden dili gibi sözsüz ipuçları yoluyla aktarılmaktadır. Sözsüz ipuçlarımız oldukça sınırlı olduğundan, video konferans görüşmelerinde ifadelerinizi ve ses tonunuzu abartmanız iyi bir ipucu olabilir. Bir başka alternatif ise, sözsüz iletişimdeki bu eksikliği telafi etmek için normalden daha açık ve doğrudan konuşmaktır.
Bu, pek çok kişinin zaten bildiği gibi, video konferanslarda uyulması gereken temel bir görgü kuralı değildir. Ancak, konuşmacı olarak video konferans görüşmeleriniz sırasında ifade etmek istediğiniz anlamın netliğini gerçekten vurgulamak istiyorsanız, bunu başarmanın yollarından biri de budur!
- Yapmamanız gerekenler: Saçma sapan bahanelerden kaçının 💩
Bir toplantıya geç kalacaksanız ya da hiç katılamayacaksanız, en azından makul bir mazeret sunun. Bu genellikle bolca dürüstlükle olur.
Ancak, biraz daha cesur bir şey denemek istiyorsanız, çevrimiçi toplantılardan kaçınmak için 55 geçerli ve komik bahaneyi ele alan makalemize göz atın . Zekice bulunan boşluklardan çeşitli Wi-Fi ile ilgili bahanelere kadar uzanan bu listede, her durum için kesinlikle uygun bir bahane bulabilirsiniz.
- Yapmamanız gereken şey: herkesi davet etmek!🎉
Toplantınıza herkesin katılması gerekmez. İş yerleri yeni bir çalışma tarzını benimsemeye büyük ölçüde mecbur kaldıklarından beri, bu durum diğer birçok çalışma modelinin de sorgulanmasına yol açmıştır. Zoom , hızla ortaya çıkan ve şu anda tartışma konusu haline gelen bir çalışma eğilimidir.
Zoom kaçınmanın en basit yolu, daha az veya daha kısa toplantılara katılmaktır. Kolay bir yöntem de, gereksiz toplantılara katılmamak ve toplantı kaydını daha sonra izlemektir. tl;dv uzantısı gibi araçlar, Google Meet Zoom anında kaydeder ve paylaşır!
Öyleyse, gereksiz Zoom Google Meet toplantılarıyla iş arkadaşlarınızın takvimlerini tıkamak yerine, neden (davetiyede) katılımlarını isteğe bağlı olarak işaretleyip toplantıyı daha sonra izlemelerine izin vermiyorsunuz?
- Yapılması gerekenler: İpuçları, alıştırmalar ve hazırlık 💫
Programlarınızı düzenleyin, ertesi günün gündemini not alın, görüşülecek konuları belirleyin! Sanal toplantılar için bu temel kural, toplantılarınızı bir ekip olarak daha uyumlu ve hedef odaklı bir şekilde yürütmenize yardımcı olacaktır . Umuyoruz ki bu, toplantıların kalitesini ve verimliliğini artıracaktır.
- Yapılması gereken: Kadın meslektaşlarınıza destek olun 👩🚀
Araştırmalara göre, çevrimiçi toplantılar erkek meslektaşlara kıyasla kadın profesyonelleri orantısız bir şekilde etkiliyor. Eğer bir kadınsanız, sesinizi duyurarak ve kadın meslektaşlarınıza destek olarak bu durumu ortadan kaldırmak için bilinçli bir çaba gösterin. Eğer bir erkekseniz, bu durumun farkında olmaya çalışın, başkalarının sözünü kesmeyin ve kadın takım arkadaşlarınıza konuşma fırsatı vermek için çaba gösterin.
Bunun pratikte nasıl işlediğine dair gerçek hayattan bir örnek ister misiniz? İşte bir kız öğrencinin STEM toplantıları sırasında sözünün kesilmesine dair hayal kırıklığı yaratan bir örnek… hem de düzenli olarak (aşağıda). Bu, video konferans görgü kuralları kılavuzumuza eklenmesi gereken önemli bir husustur!
Video konferans görgü kuralları üzerine son düşünceler
Video konferans görgü kuralları konusunda sayısız temel kural, yapılması ve yapılmaması gerekenler vardır. Elbette, teknoloji geliştikçe ve çalışma ortamlarımız değişmeye devam ettikçe, bu video konferans görgü kuralları da zamanla değişecektir! Ancak endişelenmeyin; çünkü iş arkadaşlarınıza tıpkı yüz yüze iletişimde olduğu gibi saygılı davranmayı unutmadığınız sürece, bir sorun yaşamazsınız!
Video konferanslar için bu temel kuralları beğendiyseniz, muhtemelen bu Zoom makaleyi de beğeneceksiniz! Video konferans görgü kurallarında nelerin yapılabileceği ve yapılmaması gerektiğini düşünmekten çok daha eğlenceli!
