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Probabilmente ti sarà capitato di imbatterti in alcuni articoli interessanti sul remote che menzionano la "comunicazione asincrona". Probabilmente ti starai grattando la testa di fronte a questa strana parola.
Che cos'è la comunicazione asincrona e perché viene considerata il prossimo passo nella rivoluzione remote ?
Sebbene il termine " comunicazione asincrona " possa sembrare un termine tecnico super complicato che fa girare la testa, in realtà è solo un modo elegante per descrivere un concetto molto semplice.
Cosa significa comunicazione asincrona?
La comunicazione asincrona si riferisce semplicemente a qualsiasi comunicazione che non si basa sull'interazione in tempo reale, in altre parole, può esserci un ritardo nelle risposte tra le parti che comunicano. "Asincrono" significa che la comunicazione non è istantanea, o "sincrona".
Come? Forse con un salto temporale? O forse con la teoria del multiverso? Beh, no... comunicare in questo modo richiede semplicemente coordinamento, alcuni strumenti asincroni e allineamento sui principi di comunicazione.
In questo senso, la comunicazione asincrona non è una novità. Prendiamo ad esempio le e-mail! Da anni ormai comunichiamo in modo asincrono, inviando un'e-mail e aspettando pazientemente una risposta (che a volte arriva solo dopo diversi giorni)!
Una telefonata, invece, è l'esempio perfetto di comunicazione sincrona, perché richiede che almeno due persone comunichino contemporaneamente. Semplice, vero?
Che cos'è la collaborazione asincrona?
La collaborazione asincrona significa lavorare insieme senza farlo nello stesso momento. Immagina che il tuo collega dall'altra parte del mondo stia finendo di lavorare per oggi. Nel frattempo, ti versi una tazza di caffè mattutino, accedi al sistema e riprendi da dove lui o lei ha lasciato. Questo è asincrono, baby!
Che cos'è l'apprendimento asincrono?
E per quanto riguarda l'istruzione asincrona? Hai indovinato. In questo modello di istruzione, l'apprendimento e l'insegnamento non avvengono contemporaneamente. Le lezioni vengono solitamente caricate su uno spazio condiviso sotto forma di risorse video e gli studenti scelgono quando guardarle o completare i compiti. La maggior parte dei corsi online è progettata per l'apprendimento asincrono.
Perché la comunicazione asincrona è importante?
Padroneggiare l'arte della comunicazione asincrona in un ambiente di lavoro remote ibrido offre numerosi vantaggi.
I vantaggi della comunicazione asincrona includono:
- Un migliore equilibrio tra vita lavorativa e vita privata per i dipendenti, che possono stabilire autonomamente il proprio orario di lavoro in base al proprio stile di vita e al proprio fuso orario.
- La possibilità di collaborare con persone sparse in tutto il mondo, indipendentemente dal fuso orario in cui si trovano.
- Una minore necessità di partecipare alle riunioni dal vivo, il che significa che nessuno dovrà più alzarsi alle 6 del mattino per partecipare alle chiamate con l'ufficio di Singapore.
- L'adozione di strumenti, metodi e principi di comunicazione più intelligenti ed efficienti in termini di tempo.
- Una cultura della trasparenza, perché la comunicazione asincrona si basa su un lavoro chiaramente documentato.
- Maggiore produttività dei dipendenti. Se non ci si aspetta che un dipendente sia raggiungibile durante determinati orari, questi può disattivare le notifiche e concentrarsi sul "lavoro approfondito".
La comunicazione asincrona è molto più che la semplice possibilità di iniziare la giornata lavorativa quando si desidera (attenzione: un approccio lassista al lavoro asincrono non consentirà a questo concetto di decollare). Una collaborazione asincrona efficace richiede disciplina, fiducia, trasparenza, strumenti collaborativi e il giusto atteggiamento, sia da parte dei singoli individui che dell'intero ambiente di lavoro.
Comunicazione sincrona vs. comunicazione asincrona
Le riunioni possono essere fantastiche. Chi non ama una riunione produttiva e motivante? tl;dv esiste tl;dv per rendere le riunioni virtuali ancora più straordinarie. Come? Trasformiamo tutte le vostre riunioni in preziose risorse asincrone, in modo che nessuna informazione emersa durante una chiamata vada persa nel vuoto.
tl;dv registra Zoom o Google Meet in modo tale che qualsiasi collega che non ha partecipato alla chiamata possa rapidamente mettersi al corrente dei punti salienti della riunione. Come tl;dv , non è nemmeno necessario condividere la registrazione completa. È possibile modificare un clip, taggare un collega in un momento specifico o semplicemente contrassegnare con un timestamp le parti rilevanti per un team.
Ti è mai capitato di ritrovarti bloccato in una riunione che avrebbe potuto tranquillamente essere sostituita da un'e-mail? Ti viene regolarmente richiesto di partecipare a chiamate anche se solo 10 minuti dell'ora di discussione sono rilevanti per te? Sì, hai bisogno di una fetta di quella torta chiamata comunicazione asincrona. 🥧🥧
Non fraintendeteci. La comunicazione sincronacomunicazione sincrona è molto vantaggiosa in alcuni casi. Sebbene il brainstorming e la risoluzione dei problemi possano essere effettuati in modo asincrono tramite canali come Slack, Trello e persino la semplice e-mail, c'è sicuramente un certo je ne sais quoi nel pensiero in tempo reale che aiuta a far fluire la creatività.
Questa collaborazione in tempo reale è ciò che definiamo comunicazione sincrona. Forse un progetto è estremamente complesso e le conseguenze di una comunicazione errata sono troppo gravi. Forse c'è una questione critica sul posto di lavoro che richiede l'impegno di tutti. Forse stai inserendo un nuovo collega nel team per la prima volta. In determinate situazioni, la comunicazione istantanea o "in diretta" è semplicemente più appropriata.
Ma questo processo "IRL" non è ovviamente molto flessibile. Richiede maggiore impegno e sforzo mentale. Con la comunicazione sincrona, i conflitti di calendario sono comuni, gli arretrati spesso devono essere riorganizzati, i fusi orari diventano un grattacapo e, a volte, *GASP* ci si aspetta addirittura che ci rechiamo fisicamente in un luogo (!?!?!).
La buona notizia è che sempre più attività stanno diventando sempre meno dipendenti dalla comunicazione sincrona grazie alla tecnologia e a un approccio più aperto al lavoro. (Viva la rivoluzione remote !).
Ciò significa che possiamo svolgere più attività lavorative quotidiane e persino progetti a lungo termine in modo asincrono. Più un ambiente di lavoro adotta i principi della comunicazione asincrona, più diventa flessibile e resiliente. Evviva!
Essere ignorata o lasciata in sospeso è la cosa che mi dà più fastidio. 😂 Mi sento davvero mancare di rispetto.
— ♚ Groovy ♚ (@GroovyRandall) 21 aprile 2019
(È innegabile che la comunicazione asincrona sia meno apprezzata al di fuori dell'ambiente di lavoro.)
Quali sono alcuni esempi di strumenti e tecniche di comunicazione asincrona?
Esistono tantissimi modi diversi per ottenere una comunicazione asincrona efficace. I metodi e gli strumenti asincroni possono essere utilizzati singolarmente o in combinazione tra loro. Esistono numerosi strumenti e piattaforme che consentono di integrare tutto in modo automatico. Esaminiamo alcuni aspetti da considerare se il vostro ambiente di lavoro sta passando all'asincronia.
Piattaforme di messaggistica
Che si tratti di Slack, WhatsApp, e-mail, Intercom e persino Facebook Messenger, tutti questi strumenti possono essere utilizzati per lasciare messaggi ai colleghi che potranno essere letti in un secondo momento. Anche se stai mostrando un piccolo logo con una palma che indica che ti stai godendo una splendida vacanza, i messaggi dei tuoi colleghi saranno al sicuro e pronti per essere letti al tuo ritorno. Slack ti consente persino di programmare i messaggi per una data e un'ora specifiche.
Strumenti per la gestione dei progetti
Ce ne sono tantissimi tra cui scegliere. Monday, Atlassin, Trello, Basecamp, Asana e Notion... devo aggiungere altro? Qualunque sia il tuo settore, la tua attività o il tuo obiettivo, esistono strumenti che ti aiutano a creare un ecosistema di informazioni e pianificazione. Qui puoi caricare documenti, aggiungere note, assegnare compiti e pianificare progetti. Inutile dire che questi strumenti sono essenziali per i team asincroni. Potresti eseguire un intero progetto tramite strumenti di gestione dei progetti senza parlare nemmeno una volta con il tuo team.
Riunioni asincrone e video
Che si tratti di registrare lo schermo con Loom o Slack, o di registrare una Zoom con tl;dv il video è uno dei mezzi più efficaci di comunicazione asincrona. Il video cattura le sfumature emotive, l'espressività e la personalità delle persone.
Con le registrazioni dello schermo, puoi registrare te stesso mentre mostri un nuovo software e poi caricare questa risorsa didattica in uno spazio condiviso. Con Zoom e le estensioni Google Meet come tl;dv, puoi clip momenti salienti delle sessioni di ricerca sugli utenti, dei colloqui con i candidati, delle chiamate di vendita e delle presentazioni per condividerli con i colleghi. Potranno così mettersi al passo con facilità, quando lo desiderano.
Non vogliamo vantarci, ma utilizzando tl;dv al vostro software per riunioni potrete anche aggiungere tante note interessanti, evidenziazioni e persino trascrizioni da condividere con tutto il team.
Perché adottare la comunicazione asincrona sul posto di lavoro?
Ora che sappiamo di cosa si tratta, in che modo la comunicazione asincrona può essere vantaggiosa per te e il tuo team?
La comunicazione asincrona fa risparmiare tempo
Il tempo è una risorsa preziosa. Anche se molti sostengono che sia un concetto creato dall'uomo, e persino Einstein affermava che fosse un'illusione (ok, non divaghiamo troppo nella filosofia...), esso è, almeno nel mondo del lavoro, sia finito che fisso. Se avete una scadenza... beh, avete semplicemente una scadenza.
Ma se passi tutto il tuo tempo ad aspettare che gli altri portino a termine i loro compiti per poter completare i tuoi, allora ti renderai conto che stai sprecando tempo invece di impiegarlo in modo produttivo, felice e semplicemente fantastico.
Puoi bloccare il tempo a tuo piacimento, ma se Simon della produzione non ti dà il "sì/no" perché è impegnato in una riunione, finirai per girare sulla sedia della scrivania fino a quando il pranzo non ti tornerà su.
Adottando un flusso di lavoro asincrono alla base della tua attività, avrai la possibilità di staccare la spina e completare altre attività di tua iniziativa, sapendo che la risposta a "quell'altra cosa" alla fine arriverà.
Il risultato? Si lavora di più e si ottiene una forte scarica di dopamina spuntando tutte le voci dalla lista delle cose da fare. Simon alla fine riesce a scappare dalla riunione e tu hai la tua risposta.
La comunicazione asincrona è migliore per il benessere mentale
It also allows you to adopt some pretty neat concepts that can supercharge your productivity to make that >*iLluSioN*< of time really count.
Dallo sfruttamento del potere del Pomodoro alla padronanza del Deep Work, la comunicazione asincrona ti dà il potere di costruire una giornata lavorativa come meglio credi. Non sarai più schiavo dell'orologio, né subirai più interruzioni da parte dei colleghi. Basta concentrarsi e lavorare fino a raggiungere il risultato desiderato.
Immagina di non doverti preoccupare di trovare il tempo per andare in palestra durante la pausa pranzo. Immagina di non sentirti sotto pressione per rispondere immediatamente a un messaggio su Slack e di poter tranquillamente rifiutare una riunione sapendo che gli argomenti importanti ti verranno comunque riportati in seguito.
Scoprirai che ti sentirai meno in colpa se dormirai un po' più a lungo o ti prenderai quel tempo così importante per la tua salute mentale. Il lavoro verrà comunque svolto e con un alto livello di qualità.
Per ovvie ragioni, la flessibilità garantita dal lavoro asincrono include un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata e una maggiore produttività. Se un dipendente preferisce dormire fino a tardi e poi sbrigare il proprio lavoro in fretta la sera, il lavoro asincrono glielo consente! I luoghi di lavoro asincroni potrebbero persino prevenire il burnout e ridurre i giorni di malattia.
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(La collaborazione asincrona è la chiave per un migliore equilibrio tra vita lavorativa e vita privata E per una maggiore produttività: è una soluzione vantaggiosa per tutti!)
Padroneggia la documentazione e non perderai mai più un appunto
Uno degli aspetti migliori della #asynclife è che non perderai mai più una nota, un'idea o un messaggio.
La mente umana può essere una meraviglia, ma ha i suoi limiti. La memoria di lavoro del cervello non è in grado di ricordare fisicamente più di quattro cose contemporaneamente. Quindi, in un ambiente frenetico e dinamico, quando si è impegnati in più attività, progetti e scadenze, è molto facile che qualcosa venga detto e immediatamente dimenticato. Tutti hanno provato quel momento agghiacciante in cui si rendono conto di aver dimenticato di inviare un rapporto via e-mail o di firmare un documento importante.
Fortunatamente, poiché tutte le comunicazioni asincrone vengono scritte e documentate, non perderai mai nemmeno una nota. *Uff*
Non dimenticherai più alcuni punti d'azione che hai annotato su un blocco note e poi perso immediatamente. Non puoi dimenticare ciò che Mary ha detto durante quella sessione di brainstorming perché è proprio lì sulla tua tl;dv (e anche ricercabile!).
Ci sono RICEVUTE per tutto.
Nessuna idea andrà più persa e avrai sempre una riserva di idee brillanti pronte per essere messe in pratica al momento giusto.
La comunicazione asincrona crea una cultura di onestà e trasparenza
Sai perché le persone possono essere cattive su Internet? È a causa di un piccolo fenomeno chiamato "disinibizione online". E anche se il trolling non è bello (#BeNice), questo stesso concetto psicologico può effettivamente creare un modo più diretto di comunicare, in particolare per coloro che si considerano più introversi.
"Questa invisibilità dà alle persone il coraggio di andare in posti e fare cose che altrimenti non farebbero." Suler
Sfruttando lo stesso concetto di comunicazione online aperta in uno scenario lavorativo asincrono, gli individui sono meno inclini a provare ansia nei confronti dell'autorità.
Oltre ad avere il tempo e lo spazio per pianificare esattamente ciò che stanno dicendo, le persone possono essere più sincere e parlare liberamente senza il timore di essere giudicate o ridicolizzate. Questo, a sua volta, consente alle persone di condividere idee senza timore, di prendersi il tempo necessario per riflettere sulle proprie risposte senza la pressione di qualcuno che si aspetta una risposta immediata e, in generale, permette semplicemente una comunicazione più ponderata.
La comunicazione sincrona presenta degli svantaggi?
Finora sembra tutto davvero fantastico, vero?
Certo, ma ci sono alcune sfide da superare con la comunicazione asincrona. Non tutti i luoghi di lavoro sono abbastanza maturi da incorporare la comunicazione asincrona nella loro cultura. Se la tua organizzazione intende adottare il lavoro asincrono, è necessario che ci sia fiducia, allineamento sui principi chiave della comunicazione e competenza nella tecnologia asincrona.
Con i protocolli adeguati e una comunicazione efficace, è ovviamente possibile ridurre al minimo le difficoltà.
Comunicazione errata
Questo è il punto cruciale. Affinché la collaborazione asincrona funzioni, le persone devono essere estremamente consapevoli di come le loro parole possono essere interpretate.
Rispondere ai messaggi è fantastico, ma ti è mai capitato di ricevere quel messaggio inquietante e vago da un responsabile diretto che diceva "Dobbiamo parlare"?
In definitiva, nel 99% dei casi si tratta di messaggi del tutto innocenti, ma che possono facilmente suscitare paura.
Un modo per contrastare questo fenomeno è utilizzare video e voce per comunicare. Anche se una videoconferenza non deve necessariamente essere in tempo reale, un video registrato può aggiungere contesto e sfumature che riducono l'eccessiva analisi da parte del destinatario. Elementi come il tono di voce, il linguaggio del corpo e l'inflessione generale possono aiutare il cervello a capire che "Ahhh, questa non è una minaccia".
Il video sarebbe un po' eccessivo per la comunicazione necessaria? Non preoccuparti! Basta inserire un'emoji o un meme amichevole nel tuo messaggio. Anche se non è propriamente "professionale", una semplice faccina sorridente può dissipare immediatamente l'ansia. 😊😊😊
Isolamento
Gli esseri umani sono creature sociali. Anche se insistiamo nel dire il contrario, abbiamo effettivamente bisogno di interagire quotidianamente con i nostri simili.
È facile cadere un po' di morale quando si trascorrono le giornate da soli. Quando lavoravamo in ufficio, molti di noi davano per scontata la quantità di socializzazione che avveniva sul posto di lavoro. Ora, molte persone hanno scoperto di dipendere più di quanto pensassero dalle chiacchiere con Karen davanti al distributore dell'acqua.
Alcuni scelgono di lavorare in coworking proprio per questo motivo. Altri sono circondati da persone in un bar o su una spiaggia (non siamo gelosi, davvero, non lo siamo...😢) – ma gli altri? Beh, potrebbero alzare lo sguardo e rendersi conto che non escono di casa da un mese e che indossano gli stessi pantaloni della tuta di maggio.
Ancora una volta, la comunicazione video è un ottimo modo per rompere questa routine di isolamento, e può essere fatta anche in modo asincrono.
Allo stesso modo, un altro modo per rompere l'isolamento è quello di utilizzare le app di messaggistica non solo per lavoro. Contatta i colleghi e i membri dello staff, invia loro un TikTok divertente o anche solo un messaggio vocale per dire "Ciao".
Fortunatamente, la flessibilità del lavoro asincrono consente anche ai dipendenti di dedicare più tempo e attenzione alla propria vita sociale. Se ti accorgi di trascorrere troppo tempo da solo mentre lavori, vale la pena prendere l'abitudine di fare almeno una cosa sociale (non legata al lavoro) ogni giorno.
Ritardo temporale
Il modello asincrono può comportare dei ritardi. Potresti avere bisogno di una risposta immediata, ma la persona che può dartela si trova 12 ore avanti nel fuso orario e sta dormendo sonni tranquilli.
Sebbene possa essere allettante iniziare a inviare messaggi per inseguire qualcuno, questo comportamento può essere corretto con alcune semplici azioni.
Stabilisci scadenze precise, con piccoli traguardi intermedi da raggiungere, in modo da essere sicuro di ottenere una risposta quando necessario.
È anche possibile implementare un sistema di prioritizzazione basato sui "semafori": rosso, giallo, verde. Questo permetterà ai colleghi di capire quando qualcosa è estremamente urgente. Tuttavia, anche questo sistema richiede che tutti siano consapevoli e utilizzino il "rosso" con parsimonia.
Riassumere i punti salienti delle riunioni è anche un modo per far risparmiare tempo ai tuoi colleghi. Usa tl;dv per contrassegnare i momenti salienti della riunione o taggare direttamente i colleghi durante la chiamata.
Spostamento dei confini
Di tanto in tanto ci sarà qualcuno che non "capisce". In genere si tratta di persone che in passato hanno vissuto un ambiente di lavoro piuttosto tossico. Annuiscono e sorridono in segno di approvazione, ma poi iniziano a superare i limiti di ciò che è accettabile. Sì, puoi mandare un messaggio a qualcuno alle 2 del mattino riguardo al rapporto della settimana successiva, ma no, non inseguirlo con 17 messaggi quasi immediatamente dopo.
Questo problema può essere affrontato comunicando e concordando delle linee guida sul "fair play". Creare una cultura di ciò che è accettabile e ciò che non lo è. Piuttosto che punire i trasgressori, approfondire il PERCHÉ stanno compiendo queste azioni.
Forse sono stressati da una scadenza. Forse sentono di avere troppo lavoro da svolgere o stanno affrontando un problema personale. Comunicando apertamente e stabilendo dei limiti per tutti, il concetto funzionerà in modo più efficace.
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(Quando si lavora in modo asincrono, è importante prestare attenzione a stabilire dei limiti...)
Noi ❤️❤️❤️❤️❤️❤️ Comunicazione asincrona
Il vecchio modo di lavorare, in cui tutti devono essere prontamente disponibili in orari prestabiliti, non è compatibile con remote efficace. Anche se ci saranno sempre alcuni luoghi di lavoro in cui i colleghi devono trovarsi nello stesso posto allo stesso tempo, quasi sempre c'è la possibilità di rendere più attività asincrone. Per molte aziende, almeno il 90% del lavoro può essere svolto remote in modo asincrono.
Con una solida base di confini, aspettative e buona comunicazione (oltre a strumenti asincroni come tl;dv a tua disposizione), puoi costruire un'attività incredibile che valorizza la creatività, la produttività e il benessere del tuo team.
Pronti ad abbracciare lo stile di vita asincrono? Qui a tl;dv, per parafrasare i grandi Hall & Oates, 🎵♬ Siamo qui per realizzare i vostri sogni asincroni, (Tu, tu, tu, ooh ooh ooh, tu) 🎵♬
Viviamo e respiriamo la nostra filosofia. Il nostro intero team è remote al 100% remote asincrono al 100%. E siamo riusciti a creare uno strumento di collaborazione asincrona pluripremiato per Zoom Google Meet, il che è una bella testimonianza della potenza dell'asincronia, giusto?
