Strategie efficaci per riunioni di team remote ibridi, quando sono ben preparate e pronte per essere messe in atto, sono fondamentali per ridurre al minimo lo spreco di tempo.

Mentre la remote continua (e tl;dv di tl;dv SIAMO PER QUESTO 👏 👏👏 👏), si tende a pensare che remote si svolgano in un continuum spazio-temporale leggermente diverso rispetto a quelle in sede. È vero, non c'è bisogno di spostarsi e non è necessario uscire dalla sala riunioni per il briefing del team finanziario, ma comunque richiedono tempo, energia e risorse. Sì, è vero: il tempo di lavoro produttivo rischia di andare sprecato.

Quindi, se siete alla ricerca di strategie per condurre riunioni efficaci, siete nel posto giusto. Di seguito abbiamo elaborato una tabella di marcia dettagliata per organizzare tutto alla perfezione e ridurre i tempi complessivi delle riunioni.

Ma, prima di addentrarci nell'argomento, c'è una cosa importante che dobbiamo sottolineare.

tl;dv le riunioni più efficienti

Ci sono moltissimi motivi per cui è così, e potremmo parlare con entusiasmo del nostro registratore di riunioni online per tutto il giorno. Tuttavia, nello spirito di risparmiare tutto il tempo di cui abbiamo discusso, lo segnaleremo lungo il percorso.

Definire gli obiettivi della riunione

Il primo passo in tutte le strategie efficaci per le riunioni di gruppo è definire l'obiettivo. Chiediti: "Qual è lo scopo di questa riunione?" 

Si tratta di una sessione decisionale, di condivisione delle informazioni o di brainstorming?

Un tempo, le riunioni venivano organizzate per parlare delle riunioni... per parlare delle riunioni. E, ad essere onesti, le buone vecchie riunioni di persona si sono guadagnate la reputazione di essere un po' una perdita di tempo.

Ma con la tecnologia moderna e l'aumento del remote , ora ci si aspetta che le riunioni abbiano un obiettivo, siano mirate e produttive. 

Le riunioni sono diventate più interessanti e più eleganti.

Quindi, definisci chiaramente i tuoi obiettivi prima di convocare le persone. In questo modo, tutti sapranno in anticipo cosa ci si aspetta da loro e cosa devi ottenere.

Crea un'agenda

Una volta stabilito l'obiettivo, crea un ordine del giorno in modo da poterlo condividere in anticipo con i partecipanti alla riunione. L'ordine del giorno fornirà una struttura alla riunione, consentendo a tutti di rimanere concentrati e in tema.

Includi argomenti che devono essere discussi, domande che richiedono una risposta e qualsiasi altra informazione che ritieni rilevante. Avere un ordine del giorno prima della riunione significa che siete tutti sulla stessa lunghezza d'onda, e che divagazioni, digressioni e conversazioni profonde e significative su The Voicenon interromperanno il flusso della discussione.

Puoi entrare e uscire in un batter d'occhio, con tutto coperto.

Decidere la tecnologia

Oggigiorno ci sono MOLTISSIMI modi per tenere una remote , ma non date per scontato che tutti sappiano usare Zoom. È sempre meglio verificare con il team prima dell'inizio della riunione.

Quando si ha un team ibrido, questo aspetto è ancora più importante perché alcuni membri del team potrebbero non essere in grado di partecipare da remoto. Ciò potrebbe essere dovuto a motivi tecnici, di accessibilità, di autorizzazioni o semplicemente al fatto che alcuni team sono molto impegnati e necessitano di un minor numero di riunioni.

Tuttavia, se decidi di utilizzare Google Meet o anche Zoom strumento preferito per le riunioni virtuali, entrambi si integrano perfettamente con tl;dv.

tl;dv una piattaforma accessibile a tutti, sia che si tratti di remote ibrido. È lo strumento perfetto per le riunioni online, che consente a tutti di partecipare... anche se tecnicamente non è possibile. 

In questo caso, tl;dv essere utile perché tutti possono accedere e tenere traccia di tutte le decisioni prese, ma ne parleremo più avanti.

Scegli i partecipanti

Una volta definito l'obiettivo e stabilito il programma, è ora il momento di stilare la lista degli invitati. 

Se ti è mai capitato di partecipare a una riunione in cui non avevi altro da fare che fissare il vuoto con lo sguardo assente, allora significa che qualcosa non è stato pianificato correttamente. 

Nessuno vuole partecipare a una riunione inutile, e allo stesso modo nessuno vuole coinvolgere inutilmente altre persone in una riunione. 

A parte il fatto che si può perdere molto tempo produttivo, a volte aggiungere più voci al mix può complicare questioni semplicissime.

Anche se la riunione è rilevante per diversi team e individui, utilizzare tl;dv aggiornarsi dopo l'evento potrebbe essere l'opzione migliore. 

Grazie ai timestamp, ai tag e alla straordinaria trascrizione, singoli individui e team possono individuare rapidamente ciò che è importante e saltare il resto.

Assegnare ruoli

Come in tutte le riunioni, è necessario che ci sia un leader. Questa persona garantirà che la riunione si svolga senza intoppi, rimanendo fedele all'obiettivo e all'ordine del giorno.

È anche buona norma assegnare altri ruoli, come quello del cronometrista, che tiene d'occhio il tempo dedicato a ciascun argomento durante la riunione; quello del decisore, che esprime il voto decisivo su ciò che viene fatto; o anche quello del segretario, che prende appunti o semplicemente si occupa di assicurarsi che tl;dv impostato (il lavoro più facile che ci sia. È semplicissimo e può anche essere automatizzato!).

Invia inviti calendario (e invia l'ordine del giorno)

Hai il piano, le persone e il potere... ora devi solo decidere la data e inviare gli inviti.

Quando lo fai, assicurati di allegare l'ordine del giorno all'invito alla riunione, insieme a eventuali link/codici di accesso/chiavi magiche per partecipare alla riunione virtuale.

Assicurarsi che tutti abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno in anticipo renderà le cose molto più semplici quando arriverà il momento della riunione.

Inoltre, se c'è qualcosa che deve essere portato o preparato, figure, diapositive o gufi in macramè, forse è meglio inviare una breve e-mail separata a quel membro del team come promemoria.

Inoltre, se utilizzi tl;dv ti accorgi che alcune persone non riescono a partecipare in quel momento, non preoccuparti! Non è necessario modificare l'orario per soddisfare le esigenze di una o due persone. Basta condividere la registrazione della riunione dopo l'evento, con tag e timestamp pertinenti, per coloro che non hanno potuto partecipare.

Inizia la riunione!

Hai fatto tutti i preparativi e il momento è arrivato!

Arriva puntuale.

Prendi dell'acqua.

Assicurati che tutti i tuoi problemi tecnici siano stati risolti in anticipo e poi via!

Stabilire le regole di base

Per prima cosa, quando tutti sono presenti alla riunione, chiarisci alcune regole di comportamento da seguire durante la videoconferenza. 

Microfoni spenti, schermi accesi preferibilmente, e siate gentili.

Il verbale viene redatto automaticamente

Questo è il momento in cui dovresti confermare che la persona incaricata di redigere il verbale lo stia effettivamente facendo...

MA,sei stato incredibilmente intelligente e hai deciso di usare tl;dv, quindi puoi saltare questa parte.

L'intera riunione viene trascritta automaticamente, pronta per essere condivisa, ritagliata, consultata e persino inserita nel tuo CRM in qualsiasi momento.

Evviva! Ti meriti una stella d'oro. ⭐

Rimani sulla strada giusta (avere una Karen!)

Le Karen hanno una cattiva reputazione, ma, santo cielo, il tipo giusto di "Karen" può tenerti sulla retta via.

Le Karen possono essere molto utili. Assicurarsi che la riunione proceda secondo i piani è fondamentale per ottenere i vantaggi di cui abbiamo parlato: meno tempo speso, meno risorse sprecate.

Trova qualcuno che faccia rispettare l'ordine e impedisca alla conversazione di deviare dall'argomento.

Ma sii gentile!

Tempo di monitoraggio

E anche se avrete già stabilito i ruoli e dovreste avere un cronometrista, assicuratevi che tutti teniate d'occhio l'orologio.

Sebbene ovviamente ogni punto all'ordine del giorno debba ricevere il tempo che merita, assicurati che i punti siano concisi, attuabili e, soprattutto, stimolanti.

Inizia e rispetta l'ordine del giorno

È fondamentale rispettare l'ordine del giorno, ma se qualcuno ritiene che sia necessario discutere di qualcosa in quel momento, assicurati che tutti siano d'accordo prima di affrontare l'argomento.

Discutere per qualche minuto sull'opportunità o meno di discutere qualcosa può far risparmiare molto tempo nel lungo periodo.

La cosa migliore da fare sarebbe (a meno che non sia davvero super urgente) aggiungere questo punto alla fine della riunione.

Tuttavia, se non sei ancora del tutto sicuro di come strutturare la tua agenda, ecco un modo per decidere cosa fare e quando:

1. Dai priorità alle cose più importanti

Semplice, ma importante. Queste sono le cose che DEVI fare prima che la riunione finisca.

2. Argomenti urgenti più brevi

Non sono cose grandi e spaventose da fare, ma punti che possono essere rapidamente decisi, delegati o messi in atto per risparmiare tempo.

3. Mantieni la logica

Parlare della festa di Natale a febbraio è meno logico che discutere i piani per una spinta finale alle vendite nel primo trimestre. Cerca di usare il ragionamento e la logica per i punti meno importanti dell'ordine del giorno.

4. "Oggetti post-sbornia"

Anche con i piani migliori, non riuscirai comunque a fare tutto.

Assicurati di prendere nota di quelli che potremmo chiamare "articoli postumi".

Si tratta di piccole cose che non sono né urgenti né particolarmente importanti, che non sono state discusse.

Possono essere monitorati su tl;dv riproposti in un secondo momento.

Se ti accorgi che questi oggetti vengono spostati più volte, chiediti se sono davvero importanti.

Assegnare compiti

Ora che la parte più importante della riunione è terminata e abbiamo discusso di ciò che ci serve, è ora di mettersi al lavoro.

Assegnare i compiti durante la riunione è fondamentale, altrimenti la riunione sarà stata solo una perdita di tempo.

Chiarisci cosa deve essere fatto, chi deve farlo e come verrà monitorato il progresso.

Farlo ora significa che non si perde terreno e significa anche che c'è un momento documentato in cui qualcuno riceve o assume la responsabilità.

Fissare le scadenze

E, naturalmente, fissate delle scadenze per tutte queste cose!

Sì, tutti quanti! E rendili definitivi. Niente di vago, perché finirebbe per essere dimenticato! 

È sempre possibile modificare le scadenze in un secondo momento, ma non è possibile farlo se non vengono fissate in anticipo.

Riassumere le decisioni e le azioni chiave

Prima della conclusione della riunione, il responsabile dovrebbe rivedere tutte le decisioni prese e le azioni intraprese. Un po' come quando un cameriere ripete l'ordine al cliente. In questo modo, tutti sono sicuri di essere sulla stessa lunghezza d'onda.

Concordare la prossima riunione

Prima di chiudere la pagina e tornare al lavoro, assicuratevi che sia stata fissata la prossima riunione. Il tempo che intercorre tra le due riunioni deve essere sufficientemente lungo da consentire di raccogliere materiale da presentare al team, ma non troppo lungo da far dimenticare tutto.

Concludiamo!

Non lasciare che la riunione si protragga all'infinito. Stabilisci un limite di tempo per concludere la riunione, in modo che tutti possano tornare al lavoro.

E questo è tutto!

Hai fatto un altro incontro da urlo. ⭐⭐⭐

Congratulati con te stesso, prenditi una meritata tazza di tè o caffè e mettiti al lavoro!

Valutare la riunione

Oh, aspetta... un'altra cosa!

Una volta terminata la riunione, è importante valutare come è andata. Quanto è stata produttiva? Cosa si sarebbe potuto migliorare? Tutti hanno contribuito e partecipato alla discussione o solo alcuni hanno dominato la conversazione?

Riflettendo su ogni riunione, è possibile identificare eventuali problemi che devono essere affrontati e assicurarsi che non si ripetano. È inoltre possibile ottenere feedback dai partecipanti su ciò che ha funzionato bene e su ciò che potrebbe essere migliorato per le riunioni future.

Ancora una volta, tl;dv fornire informazioni incredibili al riguardo. Oltre a poter coinvolgere tutti i non partecipanti, è possibile cercare nelle trascrizioni, clip inviare informazioni chiave ad altri e, in generale, dare una rapida occhiata per ricontrollare tutto. È uno strumento di follow-up straordinario. 

Modelli gratuiti per riunioni

Sebbene il modello sopra riportato sia fantastico, se possiamo dirlo noi stessi, potrebbe non essere adatto a tutte le situazioni. Potresti avere riunioni settimanali, riunioni di reparti specifici o persino riunioni con i clienti che richiedono una struttura leggermente diversa.

Non preoccuparti, ci pensiamo noi! Ecco alcuni modelli per diversi tipi di riunioni, sia remote ibride:

Modello per Remote Confluence
6 modelli per Remote Miro
Modelli per Remote Conceptboard
Modelli per Remote Hugo
Modello per riunioni ibride Fellow
Modello per riunioni ibride Mural

Queste sono solo linee guida per aiutarti a iniziare e ottenere il massimo dai tuoi incontri. È importante ricordare che ogni team è diverso, quindi adattale di conseguenza. 

E se tl;dv semplificarti la vita e farti partecipare a meno riunioni... beh, vale sicuramente la pena provarlo!