Ефективні стратегії проведення нарад для remote гібридних команд, коли вони підготовлені і готові до роботи, є ключовими для мінімізації втрати часу.

Поки триває remote роботи (і в tl;dv .ТУТ.ДЛЯ.ЦЬОГО 👏 👏👏 👏), існує невелике припущення, що remote проводяться в дещо іншому часово-просторовому континуумі порівняно з очними. Так, немає необхідності добиратися до роботи і виходити з конференц-залу для наради з фінансовим відділом, але вони все одно вимагають часу, енергії та ресурсів. Так, це правда — продуктивний робочий час потенційно витрачається даремно.

Тож якщо ви шукаєте стратегії для проведення ефективних нарад, то ви потрапили в потрібне місце. Нижче ми виклали покроковий план дій, який допоможе навести лад і скоротити загальний час проведення нарад.

Але, перш ніж ми поринемо в це все, є одна важлива річ, на яку ми маємо звернути увагу.

tl;dv зустрічі більш ефективними

Існує безліч причин, чому це так, і ми могли б цілий день розповідати про наш онлайн-записник зустрічей. Однак, щоб заощадити час, про який ми говорили, ми будемо вказувати на це по ходу розповіді.

Визначте цілі зустрічі

Першим кроком у всіх ефективних стратегіях проведення командних зустрічей є визначення мети. Запитайте себе: «Яка мета цієї зустрічі?» 

Це засідання для прийняття рішень, обміну інформацією чи мозкового штурму?

Раніше проводилися наради, щоб обговорити наради... щоб обговорити наради. І, чесно кажучи, старі добрі особисті наради завоювали репутацію дещо марної трати часу.

Але з розвитком сучасних технологій і поширенням remote , зараз очікується, що зустрічі повинні мати чітку мету, бути цілеспрямованими та продуктивними. 

Зустрічі стали більш крутими та вишуканими.

Тому визначте свої цілі до того, як скликати людей на нараду. Так усі заздалегідь знатимуть, чого від них очікують і чого ви хочете досягти.

Створити порядок денний

Після того, як ви визначилися з метою, складіть порядок денний, щоб заздалегідь поділитися ним з учасниками зустрічі. Порядок денний надасть зустрічі структуру, що дозволить усім залишатися зосередженими та не відхилятися від теми.

Включіть теми, які потрібно обговорити, питання, на які потрібно відповісти, та будь-яку іншу інформацію, яку ви вважаєте важливою. Наявність порядку денного перед зустріччю означає, що ви всі на одній хвилі, і відхилення від теми, відступи та глибокі змістовні розмови про The Voiceне зіб'ють вас з курсу.

Ви можете зайти і вийти миттєво, при цьому все буде закрито.

Визначтеся з технологією

Сьогодні існує безліч способів проведення remote , але не варто припускати, що всі можуть скористатися Zoom. Завжди краще перевірити це у команди перед початком зустрічі.

Коли у вас гібридна команда, це ще важливіше, оскільки деякі члени команди можуть не мати можливості приєднатися дистанційно. Причиною цього можуть бути технічні проблеми, доступність, дозволи або просто завантаженість команд, яким потрібно менше зустрічей.

Однак, якщо ви вирішите використовувати Google Meet або навіть Zoom інструмент для віртуальних зустрічей, обидва вони чудово інтегруються з tl;dv.

tl;dv платформу, доступну для всіх, незалежно від того, remote працюєте ви remote в гібридному режимі. Це ідеальний інструмент для онлайн-зустрічей, який гарантує, що всі зможуть долучитися... навіть якщо технічно це неможливо. 

У цьому випадку tl;dv бути корисним, оскільки кожен може отримати доступ і відстежувати всі прийняті рішення, але про це детальніше пізніше.

Виберіть учасників

Визначившись із метою та склавши план, тепер настав час скласти список гостей. 

Якщо ви коли-небудь були на зустрічі, де вам не залишалося нічого іншого, як бездумно дивитись у далечінь, то це означає, що щось було сплановано неправильно. 

Ніхто не хоче бути на непотрібній нараді, і так само ніхто не хоче без необхідності залучати людей до наради. 

Крім того, що ви можете втратити багато продуктивного часу, іноді додавання нових голосів до загального хору може ускладнити надзвичайно прості справи.

Навіть якщо зустріч є актуальною для різних команд та окремих осіб, найкращим варіантом може бути використання tl;dv обміну інформацією після заходу. 

Завдяки часовим міткам, тегам та чудовій транскрипції, окремі особи та команди можуть швидко переглянути важливу інформацію та пропустити решту.

Призначити ролі

Як і на всіх засіданнях, тут також повинен бути керівник. Ця особа забезпечить безперебійний хід засідання, дотримуючись його мети та порядку денного.

Також хорошою практикою є призначення інших ролей, таких як хронометрист, який стежить за тим, скільки часу займає кожна тема під час зустрічі; вирішувач, який віддає вирішальний голос щодо того, що буде зроблено; або навіть секретар, який веде нотатки або просто відповідає за те, щоб tl;dv налаштований (найпростіша робота. Це НАСТІЛЬКИ просто, що навіть може бути автоматизовано!).

Надіслати запрошення до календаря (та надіслати порядок денний)

У вас є план, люди і сила... тепер залишається тільки визначитися з датою і розіслати запрошення.

Коли ви це робите, не забудьте додати до запрошення на зустріч порядок денний, а також будь-які посилання/паролі/магічні ключі для входу у віртуальну зустріч.

Забезпечення того, щоб усі заздалегідь мали все необхідне, значно спростить процес проведення зустрічі.

Також, якщо є щось, що потрібно принести або підготувати, наприклад, цифри, слайди або макраме-сови, надішліть окремий електронний лист цьому члену команди як нагадування.

Також, якщо ви використовуєте tl;dv виявляєте, що люди не можуть приділити цей час. Не хвилюйтеся! Не потрібно змінювати час, щоб задовольнити одну або двох осіб. Просто поділіться записом зустрічі після її закінчення, додавши відповідні теги та часові мітки для тих, хто не зміг бути присутнім.

Почніть зустріч!

Ви зробили всі підготовчі роботи, і час настав!

Приходьте вчасно.

Візьми трохи води.

Переконайтеся, що всі технічні питання вирішені заздалегідь, і вперед!

Встановити основні правила

Перш за все, коли всі присутні на нараді, обговоріть правила поведінки під час відеоконференції. 

Вимкніть мікрофони, бажано увімкніть екрани і просто будьте ввічливими.

Протокол ведеться автоматично

Це той момент, коли ви підтверджуєте, що особа, яка веде протокол, дійсно веде протокол...

АЛЕ,ви були надзвичайно розумні і вирішили скористатися tl;dv, тому можете пропустити цю частину.

Вся зустріч автоматично записується, і її можна миттєво поділитися, вирізати, процитувати і навіть імпортувати у вашу CRM-систему.

Ура! Ти отримав золоту зірку. ⭐

Залишайтеся на шляху (майте Карен!)

Карен мають погану репутацію, але, Боже мій, правильний тип «Карен» може тримати вас на правильному шляху.

Карен можуть бути дуже корисними. Забезпечення того, щоб зустріч проходила за планом, є ключовим фактором для отримання переваг, про які ми говорили: менше витраченого часу, менше витрачених ресурсів.

Попросіть когось взяти ситуацію під контроль і не дати розмові зійти з теми.

Але будьте ввічливі!

Час моніторингу

І хоча ви вже розподілили ролі і повинні мати хронометриста, переконайтеся, що всі стежать за часом.

Хоча, звичайно, кожному пункту порядку денного слід приділити належну увагу, подбайте про те, щоб питання були лаконічними, практичними і, що найважливіше, актуальними.

Почніть і дотримуйтесь порядку денного

Важливо дотримуватися порядку денного, але якщо хтось вважає, що щось потрібно обговорити саме зараз, переконайтеся, що всі згодні, перш ніж переходити до цього питання.

Кілька хвилин обговорення того, чи обговорювати щось, чи ні, можуть заощадити багато часу в довгостроковій перспективі.

Найкращим варіантом буде (якщо це не надзвичайно терміново) додати це до кінця зустрічі.

Однак, якщо ви все ще не зовсім впевнені, як структурувати свій порядок денний, ось спосіб вирішити, що потрібно зробити і коли:

1. Надайте пріоритет найважливішим речам

Просто, але важливо. Це те, що ви ПОВИННІ зробити до закінчення зустрічі.

2. Коротші термінові питання

Не такі великі і страшні справи, але питання, які можна швидко вирішити, делегувати або вжити заходів, щоб заощадити час.

3. Будьте логічними

Говорити про різдвяну вечірку в лютому менш логічно, ніж обговорювати плани щодо фінального збільшення продажів у першому кварталі. Намагайтеся використовувати міркування та логіку для менш важливих питань порядку денного.

4. «Предмети для похмілля»

Навіть маючи найкращі плани, ви все одно не встигнете зробити все.

Обов'язково зверніть увагу на те, що ми могли б назвати «предметами похмілля».

Це дрібні справи, які не є ні терміновими, ні надзвичайно важливими, і які не обговорювалися.

Їх можна відстежувати на tl;dv підняти знову пізніше.

Якщо ви помітили, що ці предмети кілька разів відкладаються, подумайте, чи дійсно вони важливі.

Призначати завдання

Тепер, коли основна частина зустрічі закінчилася і ми обговорили те, що нам потрібно, настав час приступити до справи.

Призначення завдань під час наради є надзвичайно важливим, інакше ваша нарада буде просто марною тратою часу.

Чітко визначте, що потрібно зробити, хто повинен це зробити і як буде відстежуватися прогрес.

Зробити це зараз означає, що не буде втрачено імпульс, а також означає, що буде задокументований момент, коли хтось отримає або візьме на себе відповідальність.

Встановити терміни

І, звичайно, встановіть терміни виконання всіх цих завдань!

Так, всі! І зафіксуйте їх назавжди. Ніяких нерішучих рішень, бо про них швидко забудуть! 

Ви завжди можете змінити терміни пізніше, але не зможете цього зробити, якщо спочатку їх не встановите.

Підсумуйте ключові рішення та дії

Перед закінченням зустрічі її керівник повинен ще раз переглянути всі прийняті рішення та заплановані дії. Це схоже на те, як офіціант повторює ваше замовлення. Таким чином, всі учасники зустрічі переконуються, що вони розуміють одне одного однаково.

Домовитися про наступну зустріч

Перш ніж ви всі закриєте цю сторінку і повернетеся до роботи, переконайтеся, що наступна зустріч вже запланована. Вона повинна бути достатньо віддаленою в часі, щоб ви мали що розповісти команді, але не надто віддаленою, щоб про неї не забули.

Завершуємо!

Не дозволяйте, щоб це затягнулося. Встановіть собі часовий ліміт для завершення зустрічі, щоб усі могли повернутися до роботи.

І все!

Ви знову провели чудову зустріч. ⭐⭐⭐

Похвали себе, випий чашку чаю або кави, яку ти заслужив, і берися за всі ці завдання!

Оцініть зустріч

О, зачекайте… ще одне!

Після закінчення зустрічі важливо оцінити, як вона пройшла. Наскільки вона була продуктивною? Що можна було б поліпшити? Чи всі брали участь у дискусії, чи лише декілька осіб домінували в розмові?

Аналізуючи кожне засідання, ви можете виявити проблеми, які необхідно вирішити, і переконатися, що вони не повторяться. Ви також можете отримати відгуки від учасників про те, що пройшло добре, а що можна було б зробити краще для майбутніх засідань.

Знову ж таки, tl;dv дати неймовірне розуміння цього. Крім можливості залучити всіх, хто не був присутній, ви можете шукати транскрипти, clip надсилати ключові ідеї іншим, а також швидко переглянути все, щоб ще раз перевірити. Це дивовижний інструмент для подальшої роботи. 

Безкоштовні шаблони для зустрічей

Хоча вищезазначений шаблон є чудовим, якщо можна так сказати, він може не підходити для всіх випадків. Ви можете проводити щотижневі наради, наради окремих відділів або навіть наради з клієнтами, які потребують дещо іншої структури.

Не хвилюйтеся, ми про все подбали! Ось кілька шаблонів для різних типів зустрічей, як remote гібридних:

Шаблон Remote Confluence
6 шаблонів для Remote Miro
Шаблони для Remote Conceptboard
Шаблони для Remote Hugo
Шаблон гібридної наради Fellow
Шаблон гібридної наради Mural

Це лише рекомендації, які допоможуть вам розпочати роботу та отримати максимальну користь від зустрічей. Важливо пам'ятати, що кожна команда є унікальною, тому адаптуйте їх відповідно до своїх потреб. 

І якщо tl;dv полегшити вам життя і зменшити кількість зустрічей, на які вам доведеться ходити... то, безумовно, варто це перевірити!