Skuteczne strategie spotkań dla zespołów remote hybrydowych, gdy są dobrze przygotowane i gotowe do działania, mają kluczowe znaczenie dla minimalizacji strat czasu.

Podczas gdy remote trwa (a tl;dv w tl;dv .GOTOWI.NA.TO 👏 👏👏 👏), istnieje pewne założenie, że remote odbywają się w nieco innym kontinuum czasowo-przestrzennym niż spotkania na miejscu. Chociaż nie ma dojazdów do pracy i nie trzeba wychodzić z sali konferencyjnej na spotkanie zespołu finansowego, nadal wymagają one czasu, energii i zasobów. Tak, to prawda – produktywny czas pracy może być potencjalnie marnowany.

Jeśli więc szukasz strategii skutecznego prowadzenia spotkań, to trafiłeś we właściwe miejsce. Poniżej przedstawiamy szczegółowy harmonogram działań, które pozwolą uporządkować sprawy i skrócić czas trwania spotkań.

Zanim jednak przejdziemy do sedna sprawy, musimy zwrócić uwagę na jedną ważną kwestię.

tl;dv spotkania tl;dv bardziej efektywne

Istnieje wiele powodów, dla których tak jest, i moglibyśmy przez cały dzień opowiadać o zaletach naszego rejestratora spotkań online. Jednak w duchu oszczędzania czasu, o którym rozmawialiśmy, będziemy o tym informować na bieżąco.

Określ cele spotkania

Pierwszym krokiem we wszystkich skutecznych strategiach dotyczących spotkań zespołowych jest określenie celu. Zadaj sobie pytanie: „Jaki jest cel tego spotkania?”. 

Czy jest to sesja poświęcona podejmowaniu decyzji, wymianie informacji czy burzy mózgów?

W dawnych czasach organizowano spotkania, aby rozmawiać o spotkaniach… aby rozmawiać o spotkaniach. I szczerze mówiąc, stare, dobre spotkania osobiste zyskały reputację nieco czasochłonnych.

Jednak dzięki nowoczesnej technologii i rosnącej popularności remote obecnie oczekuje się, że spotkania powinny mieć określony cel, być skoncentrowane i produktywne. 

Spotkania stały się bardziej interesujące i profesjonalne.

Zanim więc zwołasz wszystkich, ustal jasno swoje cele. Dzięki temu każdy będzie wiedział z góry, czego się od niego oczekuje i co należy osiągnąć.

Utwórz agendę

Po ustaleniu celu należy stworzyć porządek obrad, aby można było podzielić się nim z uczestnikami spotkania z wyprzedzeniem. Porządek obrad zapewni strukturę spotkania, umożliwiając wszystkim skupienie się na temacie.

Uwzględnij tematy, które wymagają omówienia, pytania, na które należy odpowiedzieć, oraz wszelkie inne informacje, które uważasz za istotne. Przygotowanie agendy przed spotkaniem oznacza, że wszyscy jesteście na tej samej stronie, a dygresje, odbiegnięcia od tematu i głębokie, znaczące rozmowy o The Voicenie zakłócą przebiegu spotkania.

Możesz wejść i wyjść w mgnieniu oka, mając wszystko pod kontrolą.

Wybierz technologię

Obecnie istnieje wiele sposobów na zorganizowanie remote , ale nie należy zakładać, że wszyscy mogą korzystać z Zoom. Najlepiej jest skontaktować się z zespołem przed rozpoczęciem spotkania.

W przypadku zespołów hybrydowych jest to jeszcze ważniejsze, ponieważ niektórzy członkowie zespołu mogą nie mieć możliwości uczestniczenia w spotkaniach zdalnie. Może to wynikać z ograniczeń technicznych, dostępności, uprawnień lub po prostu z faktu, że zespoły są bardzo zajęte i potrzebują mniej spotkań.

Jeśli jednak zdecydujesz się na Google Meet lub nawet Zoom narzędzie do wirtualnych spotkań, oba te rozwiązania doskonale integrują się z tl;dv.

tl;dv platformę dostępną dla wszystkich, niezależnie od tego, czy pracujesz remote w trybie hybrydowym. Jest to idealne narzędzie do spotkań online, które gwarantuje, że każdy może dołączyć... nawet jeśli technicznie nie jest to możliwe. 

W tym przypadku tl;dv być pomocne, ponieważ każdy może uzyskać dostęp do wszystkich podjętych decyzji i śledzić je, ale więcej na ten temat później.

Wybierz uczestników

Po ustaleniu celu i planu działania nadszedł czas, aby ustalić listę gości. 

Jeśli kiedykolwiek uczestniczyłeś w spotkaniu, podczas którego nie miałeś nic do roboty poza bezmyślnym wpatrywaniem się w dal, to znaczy, że coś nie zostało odpowiednio zaplanowane. 

Nikt nie chce uczestniczyć w niepotrzebnym spotkaniu, podobnie jak nikt nie chce niepotrzebnie zapraszać ludzi na spotkanie. 

Pomijając fakt, że można stracić tak wiele produktywnego czasu, czasami dodanie kolejnych głosów do dyskusji może skomplikować bardzo proste sprawy.

Nawet jeśli spotkanie dotyczy różnych zespołów i osób, najlepszym rozwiązaniem może być wykorzystanie tl;dv nadrobienia zaległości po wydarzeniu. 

Dzięki znacznikom czasu, tagowaniu i doskonałej transkrypcji osoby indywidualne i zespoły mogą przejrzeć najważniejsze fragmenty i pominąć pozostałe.

Przypisz role

Podobnie jak w przypadku wszystkich spotkań, potrzebny jest lider. Osoba ta zapewni sprawny przebieg spotkania, pozostając wierna celowi i porządkowi obrad.

Dobrą praktyką jest również wyznaczenie innych ról, takich jak osoba mierząca czas, która pilnuje, ile czasu zajmuje omówienie każdego tematu podczas spotkania; osoba podejmująca decyzje, która ma decydujący głos w sprawie tego, co zostanie zrobione; a nawet osoba sporządzająca notatki, która robi notatki lub po prostu odpowiada za tl;dv (najłatwiejsza praca na świecie. Jest tl;dv BARDZO proste i można to nawet zautomatyzować!).

Wysyłanie zaproszeń kalendarzowych (i wysyłanie agendy)

Masz plan, ludzi i siłę... teraz musisz tylko zdecydować się na termin i wysłać zaproszenia.

Kiedy to robisz, pamiętaj, żeby do zaproszenia na spotkanie dołączyć agendę, a także wszelkie linki/kody dostępu/magiczne klucze potrzebne do wejścia na wirtualne spotkanie.

Zapewnienie wszystkim niezbędnych materiałów przed spotkaniem znacznie ułatwi jego przebieg.

Ponadto, jeśli jest coś, co należy przynieść lub przygotować, np. dane liczbowe, slajdy lub sowy wykonane techniką makramy, warto wysłać osobną wiadomość e-mail do danego członka zespołu, aby mu o tym przypomnieć.

Ponadto, jeśli korzystasz z tl;dv okazuje się, że niektórzy nie mogą się dopasować czasowo, nie ma problemu! Nie musisz zmieniać terminu spotkania dla jednej lub dwóch osób. Po prostu udostępnij nagranie ze spotkania po jego zakończeniu, dodając odpowiednie tagi i znaczniki czasu dla tych, którzy nie mogli w nim uczestniczyć.

Rozpocznij spotkanie!

Wszystkie przygotowania już za Tobą i nadszedł ten moment!

Przyjdź punktualnie.

Weź trochę wody.

Upewnij się, że wszystkie kwestie techniczne zostały wcześniej rozwiązane i ruszajmy!

Ustal podstawowe zasady

Po pierwsze, kiedy wszyscy są już na spotkaniu, omów zasady zachowania podczas wideokonferencji. 

Wyłączcie mikrofony, włączcie ekrany i po prostu bądźcie mili.

Protokoły są sporządzane automatycznie.

W tym momencie należy potwierdzić, że osoba sporządzająca protokół faktycznie to robi...

ALE,byłeś niesamowicie sprytny i zdecydowałeś się użyć tl;dv, więc możesz pominąć tę część.

Całe spotkanie jest automatycznie transkrybowane, gotowe do udostępnienia, wycinania, odwoływania się do niego, a nawet wciągnięcia do systemu CRM w dowolnym momencie.

Woohoo! Dostajesz złotą gwiazdkę. ⭐

Trzymaj się planu (mieć Karen!)

Karen mają złą reputację, ale, na litość boską, odpowiedni rodzaj „Karen” może utrzymać cię na właściwej drodze.

Karens mogą być bardzo pomocne. Zapewnienie, że spotkanie przebiega zgodnie z planem, ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia korzyści, o których mówiliśmy – mniej straconego czasu, mniej zmarnowanych zasobów.

Poproś kogoś, aby przejął kontrolę i nie dopuścił do zbaczania z tematu rozmowy.

Ale zachowajcie uprzejmość!

Czas monitorowania

I chociaż role zostały już przydzielone i powinieneś mieć osobę odpowiedzialną za mierzenie czasu, upewnij się, że wszyscy zwracacie uwagę na zegar.

Oczywiście każda kwestia poruszana podczas spotkania powinna otrzymać odpowiednią ilość czasu, ale należy zadbać o to, aby punkty były zwięzłe, możliwe do realizacji i, co najważniejsze, poruszające.

Rozpocznij i trzymaj się planu

Ważne jest, aby trzymać się planu spotkania, ale jeśli ktoś uważa, że należy omówić jakąś kwestię w danym momencie, przed przystąpieniem do dyskusji należy upewnić się, że wszyscy wyrażają na to zgodę.

Kilka minut dyskusji na temat tego, czy coś omówić, czy nie, może w dłuższej perspektywie zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Najlepszym rozwiązaniem byłoby (chyba że jest to niezwykle pilna sprawa) dodanie tego do końca spotkania.

Jeśli jednak nadal nie masz pewności, jak ułożyć swój plan dnia, oto sposób na podjęcie decyzji, co należy zrobić i kiedy:

1. Najpierw zajmij się najważniejszymi sprawami.

Proste, ale ważne. Są to rzeczy, które MUSISZ zrobić przed zakończeniem spotkania.

2. Krótsze pilne sprawy

Nie są to duże i przerażające zadania, ale kwestie, które można szybko rozstrzygnąć, delegować lub zrealizować, aby zaoszczędzić czas.

3. Zachowaj logikę

Rozmowa o imprezie bożonarodzeniowej w lutym jest mniej logiczna niż dyskusja o planach dotyczących końcowej promocji sprzedaży w pierwszym kwartale. Staraj się kierować rozumowaniem i logiką w przypadku mniejszych punktów porządku obrad.

4. „Przedmioty związane z kacem”

Nawet najlepiej opracowane plany nie gwarantują, że uda się zrealizować wszystkie zamierzenia.

Pamiętaj, aby zwrócić uwagę na to, co można nazwać „elementami kaca”.

Są to drobne sprawy, które nie są ani pilne, ani super ważne, i które nie zostały omówione.

Można je śledzić na tl;dv podnieść ponownie w późniejszym terminie.

Jeśli zauważysz, że te elementy są kilkakrotnie przesuwane, zastanów się, czy są one naprawdę ważne.

Przypisywanie zadań

Teraz, gdy najważniejsza część spotkania dobiegła końca i omówiliśmy nasze potrzeby, nadszedł czas, aby zabrać się do pracy.

Przydzielanie zadań podczas spotkania jest niezwykle ważne, w przeciwnym razie spotkanie będzie po prostu stratą czasu.

Wyjaśnij, co należy zrobić, kto ma to zrobić i w jaki sposób będzie monitorowany postęp prac.

Zrobienie tego teraz oznacza, że nie ma utraty trakcji, a także oznacza, że istnieje udokumentowany moment, w którym ktoś otrzymuje lub przejmuje odpowiedzialność.

Ustal terminy

I oczywiście ustal terminy realizacji wszystkich tych zadań!

Tak, wszystkie! I niech będą zapisane na kamieniu. Żadnych niejasności, bo wtedy o nich zapomną! 

Zawsze można później zmienić terminy, ale nie można tego zrobić, jeśli nie zostaną one wcześniej ustalone.

Podsumuj kluczowe decyzje i działania

Przed zakończeniem spotkania osoba prowadząca powinna powtórzyć wszystkie podjęte decyzje i działania. To trochę tak, jak kelner, który czyta zamówienie klientowi. Dzięki temu wszyscy mają pewność, że wszyscy są na bieżąco.

Uzgodnij termin następnego spotkania

Zanim wszyscy klikniecie i wrócicie do pracy, upewnijcie się, że następne spotkanie zostało już zaplanowane. Musi ono odbyć się w wystarczająco odległym terminie, abyście mieli co przedstawić zespołowi, ale nie za daleko, aby wszystko nie zostało zapomniane.

Zapakuj to!

Nie pozwól, aby spotkanie się przedłużało. Wyznacz sobie limit czasowy na zakończenie spotkania, aby wszyscy mogli wrócić do pracy.

I to wszystko!

Kolejne spotkanie zakończyło się sukcesem. ⭐⭐⭐

Pochwal się sobą, napij się zasłużonej filiżanki herbaty lub kawy i zabierz się do pracy!

Oceń spotkanie

Och, czekaj... jeszcze jedna rzecz!

Po zakończeniu spotkania ważne jest, aby ocenić, jak przebiegło. Jak bardzo było produktywne? Co można było poprawić? Czy wszyscy brali udział w dyskusji, czy też tylko kilka osób dominowało w rozmowie?

Analizując każde spotkanie, możesz zidentyfikować wszelkie kwestie, które wymagają rozwiązania, i zadbać o to, aby nie powtórzyły się w przyszłości. Możesz również uzyskać opinie od uczestników na temat tego, co poszło dobrze, a co można by poprawić podczas przyszłych spotkań.

Ponownie, tl;dv zapewnić niesamowity wgląd w tę kwestię. Oprócz możliwości włączenia wszystkich osób nieobecnych, można przeszukiwać transkrypcje, clip wysyłać innym kluczowe informacje, a także ogólnie rzucić okiem, aby wszystko dokładnie sprawdzić. To niesamowite narzędzie do kontynuacji działań. 

Darmowe szablony spotkań

Chociaż powyższy szablon jest świetny, jeśli możemy tak powiedzieć, może nie być uniwersalny. Możesz organizować cotygodniowe spotkania, spotkania poszczególnych działów, a nawet spotkania z klientami, które wymagają nieco innej struktury.

Nie martw się, mamy dla Ciebie rozwiązanie! Oto kilka szablonów dla różnych rodzajów spotkań, zarówno remote hybrydowych:

Szablon Remote Confluence
6 szablonów Remote Miro
Szablony Remote Conceptboard
Szablony Remote Hugo
Szablon hybrydowego spotkania Fellow
Szablon spotkania hybrydowego Mural

To tylko wskazówki, które pomogą Ci zacząć i jak najlepiej wykorzystać spotkania. Pamiętaj, że każdy zespół jest inny, więc dostosuj je do swoich potrzeb. 

A jeśli tl;dv Ci to ułatwić i sprawić, że będziesz musiał chodzić na mniej spotkań… cóż, na pewno warto to sprawdzić!