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Le riunioni. L'ingombro di ogni calendario. L'incubo amministrativo di ogni dipendente medio. Quello che farai quando dovresti fare qualcos'altro.
Tuttavia, per quanto ci lamentiamo, le riunioni non sono un lusso, ma una necessità nel mondo degli affari.
Ecco perché strumenti efficaci per le riunioni possono fare davvero la differenza.
Nel libro di Cal Newport Digital Minimalism, il Re della Concentrazione parla di come messaggi, ping, notifiche e tutto il resto non possano sostituire il parlare e il vedere qualcuno di persona, anche se tramite videoconferenza.
Tuttavia, le riunioni devono essere PRODUTTIVE. E, ad essere sinceri, in passato molte persone interpretavano la produttività più come un misto di presenteismo, confusione sul significato della parola "obbligatorio" e desiderio di esercitare il proprio potere prenotando una sala conferenze. Tuttavia, il fatto che i partecipanti fossero seduti ai loro posti non significava necessariamente che il lavoro venisse svolto.
Tutto questo ha senso. Un sondaggio condotto da Reclaim ha rivelato che un dipendente medio, che lavora 40 ore alla settimana, trascorre in media circa il 50% del proprio tempo in riunioni di vario tipo. Sì, proprio così:metà della propria settimana lavorativa.
E nemmeno l'aumento del remote ha fermato questa tendenza. Anzi, di conseguenza, le riunioni sono aumentate. Una ricerca condotta da Microsoft ha rilevato che dal 2020 il tempo dedicato alle riunioni su Teams è aumentato del 250%. Inoltre, anche le riunioni che non si tengono possono essere altrettanto dispendiose. Una statistica di Booqed ha dimostrato che il tempo sprecato ogni settimana a causa di riunioni cancellate o inutili ha un impatto su circa il 71% dei dipendenti .
La legge di Parkinson afferma che il lavoro tende ad espandersi fino a riempire tutto il tempo a disposizione. Lo stesso vale anche per le riunioni. Se non stai attento, potresti sovraccaricare te stesso e i tuoi team con riunioni che ridurranno la produttività di tutti senza ottenere risultati tangibili.
Uno studio condotto nel 2014 da Bain & Co ha rilevato che un'azienda Fortune 500 che organizzava regolarmente riunioni di 90 minuti per i manager di livello intermedio poteva costare all'azienda circa 15 milioni di dollari all'anno in salari.
Quindi, se le riunioni sono necessarie ma inefficienti, come possiamo renderle più produttive?
Gli strumenti, ovviamente!
Ecco la nostra lista dei migliori strumenti che, se utilizzati correttamente, possono davvero farvi risparmiare tempo, denaro ed energia durante le vostre riunioni.
I migliori strumenti per la produttività nelle riunioni
tl;dv
Iniziamo con tl;dv. Disponibile sia per Google Meet Zoom, questo registratore di riunioni trascrive e fornisce appunti basati sull'intelligenza artificiale e punti salienti della riunione.
Questo strumento è davvero utile perché garantisce che non si sprechi tempo e che le riunioni possano essere più brevi. La registrazione e la trascrizione consentono di eliminare l'obbligo di partecipazione. È possibile far risparmiare tempo ai dipendenti E tenerli aggiornati su ciò che è stato discusso durante la riunione a cui non hanno partecipato.
Gli utenti possono taggare i colleghi in modo che possano partecipare alla parte della riunione che li interessa. Anche dopo la riunione, grazie all'archiviazione basata su cloud, ogni riunione viene salvata per riferimento futuro. Sono disponibili anche la marcatura temporale, la marcatura temporale basata sull'intelligenza artificiale e la ricerca per parole chiave per renderla ancora più accessibile. Perfetto per inviare sintesi delle riunioni o creare filmati con i momenti salienti.
Tutte queste informazioni a portata di mano riducono immediatamente la possibilità di tenere una riunione su un argomento già discusso.
tl;dv la definizione pura di efficienza per un registratore intelligente di riunioni basato sull'intelligenza artificiale. Inoltre, funziona sia con Google Meet con Zoom, il che lo rende lo strumento ideale Zoom sia Google Meet che Zoom . È disponibile anche una versione gratuita!
Calendly
A meno che tu non sia un sensitivo o una sorta di prodigio iperorganizzato, gestire un sacco di calendari è impossibile. Anche solo cercare di incontrare i vecchi amici per bere qualcosa insieme può diventare un incubo.
Lo stesso vale per le riunioni sul posto di lavoro, dove occorre tenere conto di più calendari, team e sedi. Anche solo pensarci è sufficiente per provocare palpitazioni cardiache.
Grazie al cielo hanno inventato Calendly. Seriamente, questo strumento per pianificare le riunioni è davvero provvidenziale e ha salvato molti progetti, riunioni e chiamate commerciali dall'oblio totale e dai problemi di pianificazione.
Calendly aiuta gli utenti a sincronizzare rapidamente e facilmente i propri calendari con quelli dei colleghi, eliminando la necessità di scambiarsi e-mail e cercare di trovare un orario adatto a tutti. Tutto quello che devi fare è assicurarti che il tuo calendario sia aggiornato; il resto è semplice come prenotare un appuntamento.
Ma non solo: ti aiuta anche a pianificare riunioni in più sedi con fusi orari e lingue diversi.
È possibile creare diversi tipi di riunioni (ideali per vari progetti, reparti e durate) e persino aggiungere domande personalizzate agli inviti.
Nel complesso, Calendly è uno strumento indispensabile per chiunque si occupi di pianificazione e gestione delle riunioni. Consente di risparmiare tempo e mantiene la sanità mentale!
Calendly funziona con Google Meet, Zoom e Microsoft Teams. Anche se la configurazione potrebbe richiedere qualche piccola modifica, Calendly può generare automaticamente un link per la riunione contemporaneamente all'inserimento della prenotazione nel calendario.
Riunioni lucide
La metà del lavoro per una riunione produttiva consiste nella preparazione. Non c'è niente di peggio che iniziare con il piede sbagliato quando le persone non hanno un ordine del giorno o qualcuno non ha portato i dati giusti. Anche se si riesce a recuperare, si perde comunque tempo per rimettersi al passo.
Lucid Meetings può davvero aiutare nell'intero processo di pianificazione preliminare. È un po' come avere un genio personale a portata di mano per le riunioni.
Questo strumento può aiutarti a pianificare l'ordine del giorno della riunione, assegnare compiti a membri specifici del team, prendere appunti e persino dare seguito alle azioni da intraprendere una volta terminata la riunione.
Lucid Meetings può rendere le tue riunioni più coinvolgenti grazie a fantastiche funzionalità come lavagne virtuali e sondaggi. Puoi personalizzare i modelli delle riunioni in base alle esigenze e all'atmosfera specifiche del tuo team.
Quindi dite addio a quelle riunioni noiose e improduttive e date il benvenuto a un modo più organizzato e divertente di portare a termine il lavoro. Lucid Meetings funziona con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e Skype.
Compagno
Se stai cercando un modo super efficiente per pianificare gli incontri e organizzarti, Fellow può sicuramente aiutarti. Fellow non solo si sincronizza con il tuo calendario, ma ti permette anche di tenere traccia dei tuoi compiti, progetti e obiettivi.
È come avere un assistente virtuale che ti aiuta a inviare inviti, pianificare riunioni e persino preparare gli ordini del giorno, sollevandoti da tutto il lavoro più impegnativo. Inoltre, si integra con Slack per avvisare immediatamente te e tutto il team quando vengono pianificate o cancellate delle riunioni.
Fellow dispone anche di una funzione automatica per prendere appunti, quindi, indipendentemente da quanto caotica possa diventare la riunione, tutti possono accedere a una registrazione accurata di ciò che è stato discusso. E se dopo la riunione è necessario intraprendere ulteriori azioni, Fellow fa in modo che nulla venga dimenticato e che i compiti vengano assegnati tempestivamente.
Lo strumento si integra con Microsoft Teams, GSuite, Slack e Zoom.
Timer di chiamata per Google Meet
Molto spesso, le riunioni sfuggono al controllo in termini di tempo perché tutti continuano a parlare e nessuno si ricorda di impostare un timer.
Call Timer per Google Meet è qui per salvarvi la giornata (evviva!). Questa semplice estensione è utilissima per chiunque utilizzi Google Meet e desideri mantenere le proprie riunioni in linea con i tempi previsti.
Sebbene sia compatibile solo con Google Meet, è davvero ottimo per garantire l'efficienza e la puntualità delle riunioni. Consente di impostare un timer per la durata della riunione e può fornire un rapido promemoria visivo per aiutare tutti a rispettare i tempi.
Niente più riunioni di 3 ore per una questione che richiede 20 minuti! E in più è gratis. Evviva!
Tempo di conversazione per Google Meet
A proposito di conversazioni, avere un timer è fantastico, ma inutile se c'è qualcuno che DOMINA l'intera chiamata. Talk Time for Google Meet è un'altra estensione che si integra con Google Meet. Questa, tuttavia, invece di cronometrare la chiamata, può anche cronometrare i relatori. Ciò significa che è facile individuare chi non contribuisce alla discussione, ma fornirà anche alcune risposte sul perché (indizio: è quella chiacchierona che tutti conosciamo e amiamo).
Ancora una volta, la consapevolezza del tempo è la parte più importante della questione. Quando si è consapevoli del tempo, le persone lo trattano con più attenzione. E se le persone si rendono conto che stanno monopolizzando la conversazione o facendo perdere tempo prezioso con aneddoti irrilevanti, questo permette loro di smettere. Oppure permette al loro capo o ai loro colleghi di dirglielo con gentilezza o di includerlo nel loro piano di sviluppo.
Anche in questo caso, questa versione gratuita è SOLO per Google Meet, ma vale sicuramente la pena provarla (haha, capito?).
Booster per riunioni
Per un sistema all-in-one che copre una quantità ENORME di attività, come l'impostazione dell'agenda, la registrazione degli appunti delle riunioni, il monitoraggio dei tempi... insomma, tutto quanto, scopri Meeting Booster.
Meeting Booster non solo copre tutte le funzioni di base, come la creazione di programmi e l'assegnazione di compiti, ma consente anche di monitorare i progressi nel tempo e misurare l'efficienza. Dispone anche di un pannello di analisi, quindi se le vostre riunioni durano troppo a lungo, avete a disposizione grafici e tabelle per giustificare la necessità di accorciarle.
Funziona solo con Microsoft Teams, però. Sebbene fornisca integrazioni per Slack e HubSpot, non è necessario che rimanga esclusivamente nell'ecosistema Microsoft.
Evernote
Evernote è uno strumento per prendere appunti davvero utile. E sicuramente uno strumento per riunioni virtuali che può rendere la vita molto più efficiente.
Puoi usare Evernote per creare archivi digitali delle note delle tue riunioni, assicurandoti di clip ti serve e di organizzare tutto insieme. Oltre a questo, puoi anche utilizzare funzioni come modelli di riunione, registrazioni audio e funzioni di condivisione per inviare follow-up dopo la riunione.
Sebbene Evernote non sia basato sull'intelligenza artificiale come alcuni degli altri strumenti citati, rimane comunque un'ottima risorsa, perfetta per preparare riunioni, prendere appunti e organizzarsi. Inoltre, è possibile collegarlo praticamente a qualsiasi altro strumento che si utilizza, compresi Slack o Zoom. Tuttavia, ciò richiede l'uso di uno strumento di terze parti come Zapier.
Evernote si integra con tutte le tue app e i tuoi servizi preferiti, come Google Calendar, Zoom, Microsoft Office, Apple Notes, Dropbox e altri strumenti di terze parti, contribuendo a renderli più efficienti e produttivi. Inoltre, è completamente gratuito!
Hugo
Non sappiamo voi, ma noi siamo il tipo di persone a cui piace vivere pericolosamente. E con questo intendiamo dire che abbiamo dato un'occhiata all'orologio, ci siamo resi conto che abbiamo una riunione tra 20 minuti e non abbiamo preparato alcun ordine del giorno.
Voglio dire, l'ansia che può provocare è alle stelle.
Grazie al cielo c'è Hugo.
Hugo è l'amico che ti permette di copiare tutti i suoi compiti, ma sotto forma di strumento per riunioni.
Sebbene sia molto semplice, significa che avrai sempre un piano di riserva se non hai tempo per prepararti. E anche se non consigliamo di affidarsi esclusivamente ai modelli, nel caso di riunioni efficaci, sono sicuramente un valido aiuto.
Inoltre, è possibile rivedere gli appunti delle riunioni precedenti, condividere l'ordine del giorno con altre persone che partecipano alla riunione e quindi acquisire e inviare le attività di follow-up.
Si integra con la maggior parte dei calendari e delle piattaforme, tra cui Zoom, Google Meet altre piattaforme. Un ulteriore vantaggio è che offre un piano gratuito!
Costo della riunione
All'inizio di questo articolo abbiamo citato la cifra spaventosa di 15 milioni di dollari spesa in riunioni del personale, secondo i dati di Bain & Co. Sebbene si trattasse di un'azienda Fortune 500, questo dato può avere un impatto su qualsiasi azienda, grande o piccola che sia, quando si tratta di sprechi di tempo in riunioni.
Lo strumento Cost of Meeting è uno strumento interattivo, anche se un po' terrificante da usare. Inserendo alcuni dati, come lo stipendio, il tempo impiegato, ecc., è possibile calcolare il "costo" di una riunione. Se si tengono diverse riunioni a settimana, è possibile rendersi conto di come quel tempo (e denaro!) potrebbe essere impiegato altrove.
È possibile utilizzare questo semplice strumento nello stesso modo in cui un team di marketing calcolerebbe il ritorno sull'investimento delle proprie attività di marketing. È quindi piuttosto facile capire se vale la pena tenere una riunione aziendale o se esiste un'alternativa. Anche se la riunione è indispensabile, è possibile invitare i rappresentanti o i responsabili dei reparti nei momenti opportuni utilizzando uno strumento come tl;dv poi condividere la registrazione con tutto il team.
Puoi anche pensare a come rendere più efficiente la logistica delle riunioni. Ad esempio, è davvero necessario che le riunioni durino un'ora? O mezz'ora? Se necessario, potresti organizzare incontri virtuali o chiacchierare al telefono invece che di persona o tramite videochiamata?
Oppure, anche la temuta frase... "
" potrebbe essere un'e-mail?
Miro
Ognuno ha il proprio modo di assimilare e memorizzare le informazioni; per alcuni, una rappresentazione visiva è la soluzione migliore. È qui che uno strumento come Miro può davvero aiutare a riunire il team (e assicurarsi che nessuno rimanga completamente confuso dopo una breve teleconferenza).
La lavagna bianca contribuisce ad aggiungere un elemento di collaborazione visiva e in tempo reale alle riunioni, aiutando a spiegare meglio idee, strategie e risultati. È possibile spuntare le attività, raccogliere idee e assegnare responsabilità utilizzando lavagne, diagrammi e post-it, il tutto in un unico posto.
È possibile condividere la lavagna tra i team in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda fin dal primo giorno e che sia facile verificare i progressi compiuti nel tempo. Inoltre, non si perde come i foglietti di carta scarabocchiati.
Miro si integra direttamente con Zoom, Google Meet e Microsoft Teams, il che significa che tutti possono vederlo e utilizzarlo. Estremamente efficace e incredibilmente pratico per i team e gli individui che lavorano con immagini.
Telaio
Hai mai partecipato a una riunione che era essenzialmente solo una sessione di formazione glorificata? Forse si trattava di un nuovo software che dovevi imparare a usare. Oppure un responsabile diretto o un capo voleva illustrare a te e al tuo team alcuni dati o KPI.
Ti è mai capitato di partecipare a una riunione in cui il tuo ruolo di partecipante è stato più passivo che attivo?
Quasi certamente, immaginiamo.
Il fatto è che una riunione, anche remote , PUÒ essere utile in queste circostanze. Offre la possibilità di porre domande e di vedere tutto in tempo reale. Tuttavia, potrebbe esserci un modo migliore in termini di efficienza temporale.
Potresti invece trasformare quelle riunioni in Loom. "Cos'è Loom?", vi chiederete. È uno strumento di registrazione dello schermo che consente al relatore di registrare il proprio schermo in diretta, con una narrazione, per creare una sorta di mini webinar. Questo viene poi trasformato in un video ospitato, condiviso con un link e distribuito a singoli individui o anche all'intero team. È possibile registrare il proprio messaggio in qualsiasi momento e ovunque, senza bisogno di coordinare gli orari o preoccuparsi dei fusi orari. Basta registrare il messaggio e il team potrà guardarlo quando lo desidera.
Può anche far risparmiare molto tempo. I loom, poiché trattano argomenti specifici, sono solitamente più brevi e concisi, quindi è possibile risparmiare tempo e andare direttamente alle cose importanti. È anche possibile creare timestamp.
Loom è uno strumento di registrazione dello schermo piuttosto che uno strumento per riunioni in sé, quindi non ha bisogno di integrarsi con una piattaforma di videoconferenza.
Gli strumenti dovrebbero essere PRODUTTIVI, non fonte di distrazione
Come puoi vedere dagli strumenti sopra elencati, essi possono davvero aggiungere valore alle riunioni rendendole più efficienti. Le riunioni dovrebbero essere funzionali e il più brevi possibile per massimizzare la quantità di lavoro approfondito che può essere svolto al di fuori di esse. Inoltre, se operi in modo asincrono, gli strumenti dovrebbero servire a migliorare le riunioni per supportare questo approccio (e persino a combattere l'esigenza che tutti siano presenti).
Ricordate che, sebbene gli strumenti possano aiutarci nella comunicazione e nella collaborazione, non devono distrarci o essere utilizzati a scapito di altre attività. Se utilizzate molti strumenti basati sulle riunioni, assicuratevi di prestare attenzione al tempo che dedicate a ciascuno di essi e ai risultati che ottenete.
In definitiva, tra tutti gli strumenti sopra citati, tl;dv quello che può rivelarsi più efficace. Quando le riunioni sono brevi e concise e possono svolgersi con il minimo disturbo, è incredibile quanto si possa ottenere in poco tempo. Pensate a quanto lavoro potrete portare a termine ora.
