İçeriğe geç
Toplantılar. Her takvimin tıkanma noktası. Her ortalama çalışanın idari kabusu. Başka bir şey yapmanız gerektiğinde yapacağınız şey.
Ancak, ne kadar şikayet etsek de, toplantılar iş dünyasında bir lüks değil, bir gerekliliktir.
Bu nedenle etkili toplantı araçları büyük fark yaratabilir.
Cal Newport'un kitabı Dijital Minimalizm'de, Konsantrasyon Kralı, mesajlaşma, pingleme, bildirimler ve tüm bunların, biriyle gerçekten konuşmak ve onu görmekten daha iyi bir alternatif olmadığını anlatıyor – video konferans yoluyla olsa bile.
Ancak toplantılar VERİMLİ olmalıdır. Dürüst olmak gerekirse, geçmişte birçok kişi verimliliği daha çok işyerinde bulunma zorunluluğu, "zorunlu" kelimesinin yarattığı kafa karışıklığı ve konferans salonu rezervasyonu yapmanın verdiği güç hissi olarak yorumluyordu. Ancak koltuklarda oturanların olması, işlerin yapıldığı anlamına gelmiyordu.
Hepsi de mantıklı geliyor. Reclaim tarafından yapılan bir ankete göre, haftada 40 saat çalışan ortalama bir çalışan, zamanının yaklaşık %50'sini bir tür toplantıda geçiriyor. Evet, doğru duydunuz,çalışma haftasının yarısı.
remote yaygınlaşması bile bunu engelleyemedi. Hatta bunun sonucunda toplantı sayısı daha da arttı. Microsoft'un araştırmasına göre, 2020'den bu yana Teams toplantılarında geçirilen süre %250 arttı. Ayrıca, hiç gerçekleşmeyen toplantılar da aynı derecede zaman kaybına neden olabilir. Booqed'in istatistiklerine göre, her hafta iptal edilen veya gereksiz toplantılar nedeniyle boşa harcanan zaman , çalışanların yaklaşık %71'ini etkiliyor .
Parkinson Yasası, işin izin verilen süreyi doldurmak için genişlediğini belirtir. Aynı şey toplantılar için de geçerlidir. Dikkatli olmazsanız, kendinizi ve ekiplerinizi, somut bir sonuç elde etmeden herkesin üretkenliğini azaltacak toplantılarla aşırı yükleyebilirsiniz.
Bain & Co tarafından 2014 yılında yapılan bir araştırma, orta kademe yöneticiler için düzenli olarak 90 dakikalık toplantılar düzenleyen bir Fortune 500 şirketinin, bu toplantılar nedeniyle yılda yaklaşık 15 milyon dolarlık maaş maliyeti ile karşı karşıya kaldığını ortaya koydu.
Öyleyse, toplantılar gerekli ama verimsizse, onları nasıl daha üretken hale getirebiliriz?
Tabii ki aletler!
İşte doğru şekilde uygulandığında toplantılarınızdan kesinlikle zaman, para ve enerji tasarrufu sağlayabilecek en iyi araçların listesi.
En İyi Toplantı Verimlilik Araçları
tl;dv
Öncelikle tl;dv ile başlayalım. Hem Google Meet Zoom için kullanılabilen bu toplantı kaydedici, toplantınızı transkribe eder ve AI destekli not alma ve toplantınızın önemli noktalarını özetler.
Zaman kaybı yaşanmamasını ve toplantıların daha kısa sürmesini sağladığı için gerçekten çok faydalıdır. Kayıt ve transkripsiyon özelliği sayesinde zorunlu katılım artık gerekli değildir. Çalışanlarınızın zamanından tasarruf edebilir VE toplantıya katılmadıkları sırada toplantıda neler olduğunu onlara aktarabilirsiniz.
Kullanıcılar, toplantının ilgili kısmına katılabilmeleri için iş arkadaşlarını etiketleyebilirler. Toplantı bittikten sonra bile, bulut tabanlı depolama sayesinde her toplantı ileride başvurmak üzere kaydedilir. Daha da erişilebilir hale getirmek için zaman damgası, yapay zeka destekli zaman damgası ve anahtar kelime arama özellikleri de mevcuttur. Toplantı özetlerini göndermek veya önemli bilgileri içeren özet videolar oluşturmak için mükemmeldir.
Tüm bu bilgiler parmaklarınızın ucunda olduğu için, daha önce tartışılmış bir konu hakkında toplantı yapma olasılığı hemen azalır.
tl;dv akıllı bir AI toplantı kaydedicisi için verimliliğin tam anlamıyla tl;dv . Dahası, hem Google Meet Zoom ile çalışır, yani ideal bir Google Meet alıcı VE Zoom alıcıdır. Ayrıca ücretsiz bir sürümü de vardır!
Calendly
Psişik ya da aşırı derecede organize bir dahi değilseniz, bir sürü takvimi yönetmek imkansızdır. Eski arkadaşlarınızla bir şeyler içmek için buluşmaya çalışmak bile bir kabusa dönüşebilir.
Aynı durum işyerindeki toplantılar için de geçerlidir; birden fazla takvim, ekip ve konumun hepsinin dikkate alınması gerekir. Sadece bunu düşünmek bile kalp çarpıntısına neden olabilir.
Neyse ki Calendly icat edildi. Cidden, bu toplantı planlayıcı tam bir kurtarıcı ve birçok projeyi, toplantıyı ve satış görüşmesini tamamen unutulmaktan ve planlama sorunlarından kurtardı.
Calendly, kullanıcıların takvimlerini iş arkadaşlarıyla hızlı ve kolay bir şekilde senkronize etmelerine yardımcı olur, böylece e-posta gönderip almaya ve herkes için uygun bir zaman bulmaya çalışmaya gerek kalmaz. Tek yapmanız gereken takviminizin güncel olduğundan emin olmak; gerisi bir zaman aralığı ayırtmak kadar basit.
Hatta bunun da ötesine geçerek, farklı zaman dilimlerinde ve dillerde birden fazla konumda toplantılar planlamanıza yardımcı olur.
Farklı türde toplantılar oluşturabilir (çeşitli projeler, departmanlar ve süreler için ideal) ve davetiyelerinize özel sorular bile ekleyebilirsiniz.
Sonuç olarak, Calendly, zamanlama ve toplantı yönetimi ile uğraşan herkes için kesinlikle sahip olunması gereken bir uygulamadır. Hem zamandan hem de akıl sağlığından tasarruf etmenizi sağlar!
Calendly, Google Meet, Zoom ve Microsoft Teams ile uyumludur. Kurulum için biraz ayar yapmanız gerekebilir, ancak Calendly'nin rezervasyon takviminize eklendiği anda otomatik olarak bir toplantı bağlantısı oluşturmasını sağlayabilirsiniz.
Lucid Toplantıları
Verimli bir toplantının yarısı hazırlık aşamasında kazanılır. Katılımcıların gündemi yoksa veya birisi doğru verileri getirmediyse, toplantı yanlış bir başlangıç yapar. Geri dönseniz bile, hız kazanmak için zaman kaybedersiniz.
Lucid Meetings, tüm ön planlama sürecinde gerçekten yardımcı olabilir. Sanki parmaklarınızın ucunda kişisel bir toplantı cini varmış gibi.
Bu araç, toplantı gündeminizi planlamanıza, belirli ekip üyelerine görevler atamanıza, notlar almanıza ve hatta toplantı bittikten sonra eylem maddelerini takip etmenize yardımcı olabilir.
Lucid Meetings, sanal beyaz tahtalar ve anketler gibi harika özelliklerle toplantılarınızı daha ilgi çekici hale getirebilir. Toplantı şablonlarınızı ekibinizin benzersiz ihtiyaçlarına ve atmosferine uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz.
Uykulu ve verimsiz toplantılara veda edin ve işleri daha organize ve eğlenceli bir şekilde halletmenin yoluna merhaba deyin. Lucid Meetings, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ve Skype ile uyumludur.
Arkadaş
Toplantı planlama ve organize olma konusunda süper verimli bir yol arıyorsanız, Fellow size kesinlikle yardımcı olabilir. Fellow, takviminizle senkronize olmakla kalmaz, aynı zamanda görevlerinizi, projelerinizi ve hedeflerinizi takip etmenizi de sağlar.
Davetiyeleri göndermek, toplantıları planlamak ve hatta toplantı gündemlerini hazırlamak gibi tüm zor işleri üstlenen sanal bir toplantı asistanına sahip olmak gibidir. Ayrıca, Slack ile entegre olarak toplantılar planlandığında veya iptal edildiğinde sizi ve tüm ekibi anında bilgilendirir.
Fellow ayrıca otomatik not alma özelliğine sahiptir, böylece toplantı ne kadar kaotik olursa olsun, herkes tartışılan konuların doğru bir kaydına erişebilir. Toplantıdan sonra herhangi bir takip eylemi gerekiyorsa, Fellow hiçbir şeyin unutulmamasını ve görevlerin derhal atanmasını sağlar.
Bu araç Microsoft Teams, GSuite, Slack ve Zoom ile entegre çalışır.
Google Meet için Arama Zamanlayıcı
Çoğu zaman, toplantılar zaman açısından kontrolden çıkar çünkü herkes konuşmaya devam eder ve kimse zamanlayıcıyı ayarlamayı hatırlamaz.
Google Meet için Call Timer, günü kurtarmak için burada (Yaşasın!) Bu basit uzantı, Google Meet kullanan ve toplantılarını planlandığı gibi sürdürmek isteyen herkes için çok yararlıdır.
Yalnızca Google Meet ile uyumlu olsa da, toplantılarınızı verimli ve zamanında tutmak için gerçekten harika bir iş çıkarır. Toplantının ne kadar süreceği için bir zamanlayıcı ayarlamanıza olanak tanır ve herkesin zamanı takip etmesine yardımcı olmak için hızlı bir görsel hatırlatma sunar.
20 dakikalık bir sorun için 3 saatlik toplantılar artık yok! Üstelik ücretsiz. Yaşasın!
Google Meet için Konuşma Süresi
Konuşma konusuna gelmişken, zamanlayıcıya sahip olmak harika bir şey, ancak tüm görüşmeyi DOMİNE EDEN biri varsa hiçbir işe yaramaz. Talk Time for Google Meet, Google Meet eklenebilen başka bir uzantıdır. Ancak bu uzantı, görüşmenizin süresini ölçmek yerine, konuşanların süresini de ölçebilir. Bu, tartışmaya katkıda bulunmayan kişiyi kolayca tespit etmenizi sağlar, ancak bunun nedenini de ortaya çıkarır (ipucu: hepimizin tanıdığı ve sevdiği o geveze Kathy'dir).
Yine, zamanın farkında olmak bu sorunun büyük bir kısmını oluşturur. Zamanın farkında olduğunuzda, insanlar ona daha dikkatli davranır. Ve insanlar, konuşmayı ele geçirdiklerini veya alakasız anekdotlarla değerli zamanı boşa harcadıklarını görebilirse, bunu durdurabilirler. Ya da patronları veya meslektaşları onlara nazikçe bir uyarıda bulunabilir veya bunu gelişim planlarına dahil edebilir.
Yine, bu ücretsiz sürüm SADECE Google Meet için geçerlidir, ancak kesinlikle zaman ayırmaya değer (haha, anladınız mı?).
Toplantı Güçlendirici
Gündem belirleme, toplantı notları alma, zaman takibi gibi çok sayıda görevi kapsayan hepsi bir arada bir sistem arıyorsanız, Meeting Booster ile tanışın .
Meeting Booster, program oluşturma ve görev atama gibi tüm temel işlevleri yerine getirmekle kalmaz, aynı zamanda zaman içindeki ilerlemeyi takip etmenize ve verimliliği ölçmenize de olanak tanır. Ayrıca bir analiz paneli de içerir, böylece toplantılarınız çok uzun sürüyorsa, bunları kısa tutmak için gerekli gerekçeleri gösteren grafikler ve çizelgeler elde edebilirsiniz.
Ancak, yalnızca Microsoft Teams ile çalışır. Slack ve HubSpot için entegrasyonlar sağlasa da, yalnızca Microsoft ekosisteminde kalması gerekmez.
Evernote
Evernote gerçekten kullanışlı bir not alma aracıdır. Ve elbette, hayatı çok daha verimli hale getirebilen bir sanal toplantı aracıdır.
Evernote'u kullanarak toplantılarınızda aldığınız notları dijital dosya dolaplarında saklayabilir, ihtiyacınız olan clip bir araya getirebilirsiniz. Buna ek olarak, toplantı şablonları, ses kayıtları ve toplantı sonrası takip mesajları göndermek için paylaşım işlevleri gibi özellikleri de kullanabilirsiniz.
Evernote, bahsedilen diğer bazı araçlar gibi yapay zeka tabanlı olmasa da, toplantı hazırlığı, not alma ve düzenli kalmak için mükemmel bir kaynaktır. Ayrıca Slack veya Zoom dahil olmak üzere kullanabileceğiniz hemen hemen tüm diğer araçlara bağlayabilirsiniz. Ancak bunun için Zapier gibi bir üçüncü taraf aracı kullanmanız gerekir.
Evernote, Google Takvim, Zoom, Microsoft Office, Apple Notes, Dropbox ve diğer üçüncü taraf araçlar gibi en sevdiğiniz tüm uygulamalar ve hizmetlerle entegre olarak, bunların daha verimli ve üretken olmasını sağlar. Üstelik tamamen ücretsizdir!
Hugo
Sizi bilmiyoruz ama biz tehlikeli yaşamayı seven insanlarız. Yani, saate baktık, 20 dakika sonra bir toplantımız olduğunu fark ettik ve hiçbir gündem hazırlamadık.
Yani, bunun yol açabileceği endişe çok büyük.
Hugo'ya şükürler olsun.
Hugo, tüm ödevlerini kopyalamanıza izin veren arkadaşınız, ancak toplantı aracı biçiminde.
Çok basit olsa da, hazırlık için zamanınız olmadığında her zaman bir yedek planınız olduğu anlamına gelir. Yalnızca şablonlara dayanarak yaşamayı önermiyoruz, ancak toplantıları etkili hale getirmek söz konusu olduğunda şablonlar kesinlikle yardımcı olur.
Bunun yanı sıra, önceki toplantıların notlarını gözden geçirebilir, gündemi toplantıya katılacak diğer kişilerle paylaşabilir ve ardından takip görevlerini kaydedip gönderebilirsiniz.
Zoom, Google Meet diğer platformlar dahil olmak üzere çoğu takvim ve platformla entegre olur. Ekstra avantajı ise ücretsiz bir sürümle başlamasıdır!
Toplantı Maliyeti
Bu makalenin başında, Bain & Co'nun personel toplantılarına harcanan 15 milyon dolarlık korkutucu rakamından bahsetmiştik. Bu rakam bir Fortune 500 şirketine ait olsa da, toplantı zamanının boşa harcanması konusunda büyük veya küçük tüm işletmeleri etkileyebilir.
Toplantı Maliyet Aracı, kullanımı etkileşimli ancak biraz ürkütücü bir araçtır. Maaş, harcanan zaman vb. gibi birkaç rakam girerek, bir toplantının "maliyetini" hesaplayabilirsiniz. Haftada birkaç toplantı düzenliyorsanız, bu zamanın (ve paranın!) başka yerlerde nasıl harcanabileceğini görmeye başlayabilirsiniz.
Bu basit aracı, pazarlama ekibinin pazarlama faaliyetlerinin yatırım getirisini hesapladığı şekilde kullanabilirsiniz. Böylece, şirket çapında bir toplantı düzenlemenin faydalı olup olmadığını veya başka bir yol olup olmadığını kolayca görebilirsiniz. Toplantı gerekli olsa bile, tl;dv gibi bir araç kullanarak ilgili zamanlarda temsilcileri veya departman başkanlarını toplantıya davet edebilir tl;dv ardından kaydı tüm ekiple paylaşabilirsiniz.
Toplantı lojistiğinde nasıl daha verimli olabileceğinizi de düşünebilirsiniz. Örneğin, toplantılar gerçekten bir saat sürmek zorunda mı? Ya da yarım saat? Gerekirse, yüz yüze veya video görüşmesi yerine sanal kahve içme veya telefonla sohbet etme imkanı var mı?
Ya da, korkunç ifade...
bu bir e-posta olabilir mi?
Miro
Herkesin verileri algılama ve saklama yöntemi farklıdır; bazıları için görsel sunum en etkili yöntemdir. İşte bu noktada Miro gibi bir beyaz tahta aracı, ekibi bir araya getirmeye (ve hızlı bir konferans görüşmesinden sonra kimsenin kafasının karışmamasını sağlamaya) gerçekten yardımcı olabilir.
Beyaz tahta, toplantılara görsel ve gerçek zamanlı bir işbirliği unsuru getirerek fikirlerin, stratejilerin ve sonuçların daha iyi açıklanmasına yardımcı olur. Görevleri işaretleyebilir, fikirler üzerinde beyin fırtınası yapabilir ve tahtalar, diyagramlar ve Post-It notları kullanarak sorumlulukları atayabilirsiniz – hepsi tek bir yerde.
Tahtayı ekipler arasında paylaşarak herkesin ilk günden itibaren aynı sayfada olmasını sağlayabilir ve zaman içinde kaydedilen ilerlemeyi kolayca gözden geçirebilirsiniz. Ayrıca, karalanmış kağıt parçaları gibi kaybolmaz.
Miro, Zoom, Google Meet ve Microsoft Teams ile doğrudan entegre olur, yani herkes onu görebilir ve kullanabilir. Görsel ekipler ve bireyler için son derece etkili ve inanılmaz derecede kullanışlıdır.
Dokuma tezgahı
Aslında sadece abartılı bir eğitim oturumu olan bir toplantıya hiç katıldınız mı? Belki de size gösterilmesi gereken yeni bir yazılımdır. Ya da bir bölüm müdürü veya patron, size ve ekibinize bazı rakamları veya KPI'ları açıklamak istemiştir.
Katılımcı olarak rolünüzün aktif olmaktan çok pasif olduğu bir toplantıya hiç katıldınız mı?
Neredeyse kesin olarak, öyle olduğunu tahmin ediyoruz.
Mesele şu ki, bu gibi durumlarda toplantılar – remote bile – faydalı olabilir. Toplantılar soru sorma fırsatı sunar; her şeyi gerçek zamanlı olarak görebilirsiniz. Ancak, zaman verimliliği açısından daha iyi bir yol olabilir.
Bu toplantıları Loom 'a dönüştürmek isteyebilirsiniz. "Loom nedir?" diye soruyorsunuz. Sunum yapan kişinin canlı ekranını, anlatımla birlikte kaydederek bir tür mini web semineri oluşturmasını sağlayan bir ekran kayıt aracıdır. Bu kayıt daha sonra barındırılan bir videoya dönüştürülür, bir bağlantı ile paylaşılır ve bireylere veya hatta daha geniş bir ekibe dağıtılır. Mesajınızı istediğiniz zaman, istediğiniz yerde kaydedebilirsiniz; programları koordine etmek veya saat dilimleri hakkında endişelenmek gerekmez. Mesajınızı kaydedin, ekibiniz de uygun oldukları zaman izlesin.
Ayrıca çok zaman kazandırabilir. Loom videoları, belirli bir konuyu ele aldıkları için genellikle daha kısadır ve konuya odaklanırlar, böylece zaman kazanabilir ve doğrudan önemli noktalara geçebilirsiniz. Ayrıca zaman damgaları da oluşturabilirsiniz.
Loom, bir toplantı aracı olmaktan ziyade bir ekran kaydedici olduğu için, bir video konferans platformuyla entegre olmasına gerek yoktur.
Araçlar dikkat dağıtıcı değil, ÜRETKEN olmalıdır.
Yukarıdaki araçlardan da görebileceğiniz gibi, bu araçlar toplantılara gerçekten değer katarak onları daha verimli hale getirebilir. Toplantılar işlevsel ve mümkün olduğunca kısa olmalıdır, böylece toplantı dışında gerçekleştirilebilecek derinlemesine çalışmaların miktarı en üst düzeye çıkarılabilir. Ayrıca, eşzamansız çalışıyorsanız, araçlar bunu desteklemek için toplantıları iyileştirmeye yönelik olmalıdır (hatta herkesin orada olması gerekliliğini ortadan kaldırmaya yönelik olmalıdır).
Araçlar iletişim ve işbirliğinde bize yardımcı olabilir, ancak dikkatimizi dağıtmamalı veya diğer görevlerin aleyhine kullanılmamalıdır. Çok sayıda toplantı tabanlı araç kullanıyorsanız, her birinde ne kadar zaman harcadığınızı ve bunlardan ne elde ettiğinizi dikkatlice düşünün.
Sonuç olarak, yukarıdaki araçların arasında en etkili olanı tl;dv . Toplantılar mümkün olduğunca kısa ve öz tutulduğunda ve en az kesinti ile gerçekleştirildiğinde, kısa sürede ne kadar çok şey başarılabileceği inanılmazdır. Şimdi ne kadar çok iş yapabileceğinizi bir düşünün.
