Przejdź do treści
Spotkania. Przeszkoda w każdym kalendarzu. Koszmar administracyjny każdego przeciętnego pracownika. Rzecz, którą będziesz robić, kiedy powinieneś robić coś innego.
Jednakże, mimo że narzekamy na nie, spotkania nie są luksusem, ale koniecznością w biznesie.
Właśnie dlatego skuteczne narzędzia do prowadzenia spotkań mogą mieć tak duże znaczenie.
W książce Cala Newporta „Cyfrowy minimalizm”król koncentracji opowiada o tym, że SMS-y, powiadomienia i inne formy komunikacji nie zastąpią rozmowy i spotkania z drugą osobą – nawet jeśli odbywa się to za pośrednictwem wideokonferencji.
Jednak spotkania muszą być PRODUKTYWNE. Szczerze mówiąc, w przeszłości wiele osób interpretowało produktywność jako połączenie obecności w miejscu pracy, niejasności co do znaczenia słowa „obowiązkowe” oraz czerpania satysfakcji z rezerwacji sali konferencyjnej. Jednak obecność na sali niekoniecznie oznaczała, że coś zostało zrobione.
Wszystko to się sumuje. Badanie przeprowadzone przez Reclaim wykazało, że przeciętny pracownik, pracujący 40 godzin tygodniowo, spędza średnio około 50% swojego czasu na różnego rodzaju spotkaniach. Tak, to prawda —połowę swojego tygodnia pracy.
Nawet wzrost popularności remote nie powstrzymał tego trendu. W rzeczywistości spowodowało to nawet wzrost liczby spotkań. Badania przeprowadzone przez Microsoft wykazały, że od 2020 r. czas spędzany na spotkaniach w aplikacji Teams wzrósł o 250%. Również spotkania, które nigdy się nie odbywają, mogą być równie nieefektywne. Statystyki Booqed pokazują, że czas stracony na odwołane lub niepotrzebne spotkania każdego tygodnia ma wpływ na około 71% pracowników.
Prawo Parkinsona mówi, że praca rozszerza się, aby wypełnić dostępny czas. To samo dotyczy spotkań. Jeśli nie będziesz ostrożny, możesz przeładować siebie i swoje zespoły spotkaniami, które obniżą produktywność wszystkich, nie przynosząc żadnych konkretnych rezultatów.
Badanie przeprowadzone w 2014 roku przez firmę Bain & Co wykazało, że firma z listy Fortune 500, która regularnie organizowała 90-minutowe spotkania dla kierowników średniego szczebla, mogła ponosić koszty wynagrodzeń w wysokości około 15 milionów dolarów rocznie.
Jeśli więc spotkania są konieczne, ale nieefektywne, jak możemy sprawić, by były bardziej produktywne?
Narzędzia, oczywiście!
Oto nasza lista najlepszych narzędzi, które przy prawidłowym wdrożeniu mogą zdecydowanie zaoszczędzić czas, pieniądze i energię podczas spotkań.
Najlepsze narzędzia zwiększające produktywność spotkań
tl;dv
Zacznijmy od tl;dv. Dostępny zarówno dla Google Meet Zoom, ten rejestrator spotkań transkrybuje i zapewnia oparte na sztucznej inteligencji notatki oraz najważniejsze informacje ze spotkania.
To naprawdę się sprawdza, bo dzięki temu nie marnuje się czasu, a spotkania mogą być krótsze. Nagrywanie i transkrypcja oznaczają, że nie trzeba już wymagać obowiązkowej obecności. Możesz zaoszczędzić czas pracowników I na bieżąco informować ich o tym, co się działo na spotkaniu, na którym nie byli.
Użytkownicy mogą oznaczyć współpracowników, aby mogli oni dołączyć do odpowiedniej części spotkania. Nawet po zakończeniu spotkania, dzięki przechowywaniu w chmurze, każde spotkanie jest zapisywane do wykorzystania w przyszłości. Dostępne są nawet funkcje znakowania czasem, znakowania czasem opartego na sztucznej inteligencji oraz wyszukiwania słów kluczowych, aby ułatwić dostęp do treści. Idealne rozwiązanie do wysyłania podsumowań spotkań lub tworzenia zestawień najważniejszych informacji.
Dzięki tym wszystkim informacjom na wyciągnięcie ręki szansa na spotkanie w sprawie, która została już omówiona, natychmiast maleje.
tl;dv kwintesencja wydajności inteligentnego rejestratora spotkań opartego na sztucznej inteligencji. Co więcej, działa zarówno z Google Meet Zoom, co oznacza, że jest idealnym narzędziem do sporządzaniaZoom zarówno Google Meet , jak i Zoom . Oferuje również bezpłatną wersję!
Calendly
Jeśli nie jesteś medium lub jakimś super zorganizowanym geniuszem, zarządzanie całą masą kalendarzy jest niemożliwe. Nawet próba spotkania się ze starymi znajomymi na drinka może być koszmarem.
To samo dotyczy spotkań w miejscu pracy, gdzie należy uwzględnić wiele kalendarzy, zespołów i lokalizacji. Samo myślenie o tym wystarczy, aby wywołać kołatanie serca.
Dzięki Bogu, że wynaleziono Calendly. Serio, ten program do planowania spotkań to prawdziwy wybawiciel, który uratował wiele projektów, spotkań i rozmów handlowych przed całkowitym zapomnieniem i problemami z planowaniem.
Calendly pomaga użytkownikom szybko i łatwo zsynchronizować swoje kalendarze z kalendarzami współpracowników, eliminując konieczność wysyłania e-maili i szukania terminu dogodnego dla wszystkich. Wystarczy tylko zadbać o aktualność swojego kalendarza, a reszta jest tak prosta, jak rezerwacja terminu.
To nawet więcej – pomaga w planowaniu spotkań w wielu lokalizacjach, w różnych strefach czasowych i językach.
Możesz tworzyć różne rodzaje spotkań (idealne dla różnych projektów, działów i długości) i nawet dodawać niestandardowe pytania do zaproszeń.
Podsumowując, Calendly to absolutnie niezbędna aplikacja dla każdego, kto zajmuje się planowaniem i zarządzaniem spotkaniami. Pozwala zaoszczędzić czas i zachować zdrowie psychiczne!
Calendly współpracuje z Google Meet, Zoom i Microsoft Teams. Chociaż konfiguracja może wymagać niewielkich zmian, Calendly może automatycznie generować link do spotkania w momencie dodania rezerwacji do kalendarza.
Przejrzyste spotkania
Połowa sukcesu produktywnego spotkania polega na przygotowaniu. Nie ma nic gorszego niż sytuacja, w której uczestnicy nie mają planu działania lub ktoś nie przyniósł odpowiednich danych. Nawet jeśli uda się nadrobić straty, nadal pozostaje czas stracony na nadrobienie zaległości.
Lucid Meetings może naprawdę pomóc w całym procesie planowania. To trochę tak, jakby mieć osobistego dżina spotkań na wyciągnięcie ręki.
Narzędzie to może pomóc w planowaniu porządku obrad spotkania, przydzielaniu zadań konkretnym członkom zespołu, sporządzaniu notatek, a nawet monitorowaniu działań po zakończeniu spotkania.
Lucid Meetings może sprawić, że Twoje spotkania będą bardziej angażujące dzięki fajnym funkcjom, takim jak wirtualne tablice i ankiety. Możesz dostosować szablony spotkań do indywidualnych potrzeb i atmosfery swojego zespołu.
Pożegnaj się więc z nudnymi, nieproduktywnymi spotkaniami i powitaj bardziej zorganizowany i przyjemniejszy sposób realizacji zadań. Lucid Meetings współpracuje z Zoom, Google Meet, Microsoft Teams i Skype.
Kolega
Jeśli szukasz super wydajnego sposobu na planowanie spotkań i organizację, Fellow może Ci w tym pomóc. Fellow nie tylko synchronizuje się z Twoim kalendarzem, ale także pozwala śledzić zadania, projekty i cele.
To tak, jakbyś miał wirtualnego asystenta, który pomaga wysyłać zaproszenia, planować spotkania, a nawet przygotowywać agendy – dzięki czemu nie musisz się już tym zajmować. Dodatkowo, integruje się z aplikacją Slack, aby natychmiast powiadamiać Ciebie i cały zespół o zaplanowanych lub odwołanych spotkaniach.
Fellow posiada również funkcję automatycznego sporządzania notatek, więc bez względu na to, jak chaotyczne jest spotkanie, każdy może uzyskać dostęp do dokładnego zapisu tego, co zostało omówione. A jeśli po spotkaniu konieczne jest podjęcie dalszych działań, Fellow dba o to, aby nic nie zostało pominięte, a zadania zostały szybko przydzielone.
Narzędzie integruje się z Microsoft Teams, GSuite, Slack i Zoom.
Timer połączeń dla Google Meet
Często spotkania wymykają się spod kontroli czasowej, ponieważ wszyscy po prostu mówią, a nikt nie pamięta o ustawieniu timera.
Call Timer dla Google Meet jest tutaj, aby uratować sytuację (hurra!). To proste rozszerzenie jest niezwykle pomocne dla wszystkich, którzy Google Meet korzystają z Google Meet i chcą, aby ich spotkania przebiegały zgodnie z planem.
Chociaż jest kompatybilny tylko z Google Meet, naprawdę świetnie sprawdza się w zapewnianiu wydajności spotkań i dotrzymywaniu harmonogramu. Pozwala ustawić timer określający czas trwania spotkania i może wyświetlać szybkie wizualne przypomnienia, które pomagają wszystkim uczestnikom dotrzymać harmonogramu.
Koniec z trzygodzinnymi spotkaniami w sprawie, która zajmuje 20 minut! I to za darmo. Super!
Czas rozmowy w Google Meet
Skoro już poruszamy temat rozmów, posiadanie timera jest świetnym rozwiązaniem, ale bezużytecznym, jeśli ktoś DOMINUJE całą rozmowę. Talk Time for Google Meet to kolejne rozszerzenie, które można podłączyć do Google Meet. Jednak zamiast mierzyć czas rozmowy, mierzy ono czas wypowiedzi poszczególnych osób. Dzięki temu łatwo jest zauważyć, kto nie wnosi wkładu do dyskusji, ale także uzyskać pewne odpowiedzi na pytanie, dlaczego tak się dzieje (podpowiedź: to ta gadatliwa Kathy, którą wszyscy znamy i kochamy).
Ponownie, świadomość czasu stanowi większość problemu. Kiedy jesteś świadomy czasu, ludzie traktują go z większą ostrożnością. A jeśli ludzie widzą, że przejmują kontrolę nad rozmową lub marnują cenny czas nieistotnymi anegdotami, mogą przestać to robić. Lub ich szef lub współpracownicy mogą delikatnie zwrócić im uwagę lub uwzględnić to w ich planie rozwoju.
Ponownie, ta bezpłatna wersja jest przeznaczona WYŁĄCZNIE dla Google Meet, ale zdecydowanie warto poświęcić na nią czas (haha, rozumiecie?).
Wzmacniacz spotkań
Jeśli szukasz kompleksowego systemu, który obejmuje OGROMNĄ liczbę zadań, takich jak ustalanie porządku obrad, sporządzanie notatek ze spotkań, śledzenie czasu... czyli wszystko, co się da, poznaj Meeting Booster.
Meeting Booster nie tylko obejmuje wszystkie podstawowe funkcje, takie jak tworzenie harmonogramów i przydzielanie zadań, ale także pozwala śledzić postępy w czasie i mierzyć wydajność. Posiada również panel analityczny, więc jeśli Twoje spotkania trwają zbyt długo, masz wykresy i diagramy, które uzasadniają skrócenie ich czasu trwania.
Działa jednak tylko z Microsoft Teams. Chociaż zapewnia integrację ze Slackiem i HubSpotem, nie musi pozostawać wyłącznie w ekosystemie Microsoftu.
Evernote
Evernote to naprawdę przydatne narzędzie do tworzenia notatek. A także wirtualne narzędzie do spotkań, które może znacznie zwiększyć efektywność pracy.
Możesz używać Evernote do tworzenia cyfrowych szafek na notatki ze spotkań, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że clip potrzebne, i uporządkujesz to w jednym miejscu. Oprócz tego możesz też korzystać z takich funkcji, jak szablony spotkań, nagrania audio i funkcje udostępniania, aby wysyłać informacje po spotkaniu.
Chociaż Evernote nie jest oparty na sztucznej inteligencji, jak niektóre inne wspomniane narzędzia, nadal jest świetnym źródłem informacji, idealnym do przygotowywania spotkań, robienia notatek i utrzymywania porządku. Można go połączyć z niemal każdym innym narzędziem, z którego korzystasz, w tym Slackiem lub Zoom. Wymaga to jednak użycia narzędzia innej firmy, takiego jak Zapier.
Evernote integruje się ze wszystkimi Twoimi ulubionymi aplikacjami i usługami, takimi jak Kalendarz Google, Zoom, Microsoft Office, Apple Notes, Dropbox i innymi narzędziami innych firm, pomagając zwiększyć ich wydajność i produktywność. Ponadto jest całkowicie bezpłatny!
Hugo
Nie wiemy jak wy, ale my jesteśmy typem ludzi, którzy lubią żyć niebezpiecznie. A to znaczy, że spojrzeliśmy na zegarek, zdaliśmy sobie sprawę, że za 20 minut mamy spotkanie, a nie przygotowaliśmy żadnego planu.
To znaczy, niepokój, jaki może wywołać, jest nie do opisania.
Dzięki Bogu za Hugo.
Hugo to przyjaciel, który pozwala ci kopiować wszystkie swoje zadania domowe, ale w formie narzędzia do spotkań.
Chociaż jest to bardzo proste, oznacza to, że zawsze masz plan awaryjny, jeśli nie masz czasu na przygotowania. I chociaż nie zalecamy opierania się wyłącznie na szablonach, w przypadku zapewnienia skuteczności spotkań z pewnością są one pomocne.
Ponadto można przeglądać notatki z poprzednich spotkań, udostępniać agendę innym osobom uczestniczącym w spotkaniu, a następnie rejestrować i wysyłać zadania do wykonania.
Integruje się z większością kalendarzy i platform, w tym Zoom, Google Meet innymi. Dodatkową zaletą jest to, że zaczyna się od bezpłatnego poziomu!
Koszt spotkania
Na początku tego artykułu wspomnieliśmy o przerażającej kwocie 15 milionów dolarów wydanej na spotkania personelu, podanej przez firmę Bain & Co. Chociaż była to firma z listy Fortune 500, problem marnowania czasu na spotkania może dotknąć każdą firmę – zarówno dużą, jak i małą.
Narzędzie Cost of Meeting jest interaktywnym, choć nieco przerażającym narzędziem. Wprowadzając kilka liczb, takich jak wynagrodzenie, czas poświęcony itp., można obliczyć „koszt” przeprowadzenia spotkania. Jeśli organizujesz kilka spotkań w tygodniu, możesz zacząć dostrzegać, jak ten czas (i pieniądze!) można by wykorzystać w inny sposób.
Możesz używać tego prostego narzędzia w taki sam sposób, jak zespół marketingowy oblicza zwrot z inwestycji w działania marketingowe. Dzięki temu łatwo sprawdzić, czy warto organizować spotkanie dla całej firmy, czy może jest inne rozwiązanie. Nawet jeśli spotkanie jest niezbędne, możesz zamiast tego zaprosić przedstawicieli lub kierowników działów w odpowiednim czasie, używając narzędzia takiego jak tl;dv następnie udostępnić nagranie całemu zespołowi.
Możesz również zastanowić się, jak zwiększyć efektywność logistyki spotkań. Na przykład, czy spotkania naprawdę muszą trwać godzinę? A może wystarczy pół godziny? Czy w razie potrzeby można zorganizować wirtualne spotkania przy kawie lub rozmowy telefoniczne zamiast spotkań osobistych lub wideokonferencji?
Albo nawet przerażające zdanie…„
” (Czy to może być e-mail?)
Miro
Każdy ma swój własny sposób przyswajania i zapamiętywania danych; dla niektórych najlepiej sprawdzają się przedstawienia wizualne. W takich sytuacjach narzędzie do tworzenia tablic, takie jak Miro, może naprawdę pomóc w zintegrowaniu zespołu (i sprawić, że nikt nie będzie całkowicie zdezorientowany po szybkiej telekonferencji).
Tablica suchościeralna pomaga wprowadzić do spotkań element współpracy wizualnej w czasie rzeczywistym, co może pomóc w lepszym wyjaśnianiu pomysłów, strategii i wyników. Możesz odhaczać zadania, przeprowadzać burzę mózgów i przydzielać obowiązki, korzystając z tablic, diagramów i karteczek samoprzylepnych – wszystko w jednym miejscu.
Możesz udostępniać tablicę wszystkim zespołom, dzięki czemu od samego początku wszyscy będą na bieżąco, a przeglądanie postępów w czasie będzie łatwe. Ponadto nie zgubi się ona tak jak kartki z notatkami.
Miro integruje się bezpośrednio z Zoom, Google Meet i Microsoft Teams, co oznacza, że każdy może je zobaczyć i używać. Bardzo skuteczne i niezwykle przydatne dla zespołów wizualnych i osób indywidualnych.
Krosno
Czy kiedykolwiek uczestniczyłeś w spotkaniu, które było w zasadzie tylko ulepszoną sesją szkoleniową? Być może chodziło o zaprezentowanie nowego oprogramowania. Albo kierownik liniowy lub szef chciał omówić z Tobą i zespołem pewne dane liczbowe lub wskaźniki KPI.
Czy kiedykolwiek uczestniczyłeś w spotkaniu, podczas którego Twoja rola jako uczestnika była bardziej pasywna niż aktywna?
Prawie na pewno, jak można sobie wyobrazić.
Rzecz w tym, że spotkanie – nawet remote – MOŻE być pomocne w takich okolicznościach. Daje ono możliwość zadawania pytań; wszystko można zobaczyć w czasie rzeczywistym. Jednak pod względem efektywności czasowej może istnieć lepszy sposób.
Możesz zamienić te spotkania na Loomy. „Czym jest Loom?” – zapytacie. Jest to narzędzie do nagrywania ekranu, które pozwala prezenterowi nagrywać swój ekran na żywo wraz z narracją, tworząc w ten sposób rodzaj mini webinaru. Następnie nagranie jest przekształcane w hostowane wideo, udostępniane za pomocą linku i dystrybuowane do poszczególnych osób lub nawet całego zespołu. Możesz nagrywać swoje wiadomości w dowolnym miejscu i czasie – bez konieczności koordynowania harmonogramów lub martwienia się o strefy czasowe. Po prostu nagraj swoją wiadomość, a Twój zespół będzie mógł ją obejrzeć w dogodnym dla siebie czasie.
Może to również zaoszczędzić sporo czasu. Loomy, ponieważ dotyczą konkretnych zagadnień, są zazwyczaj krótsze i bardziej konkretne, dzięki czemu można zaoszczędzić czas i przejść od razu do ważnych spraw. Można również tworzyć znaczniki czasu.
Loom jest raczej narzędziem do nagrywania ekranu niż narzędziem do spotkań, co oznacza, że nie musi być zintegrowany z platformą do wideokonferencji.
Narzędzia powinny być PRODUKTYWNE, a nie rozpraszać uwagę
Jak widać na podstawie powyższych narzędzi, mogą one naprawdę zwiększyć wartość spotkań, czyniąc je bardziej efektywnymi. Spotkania powinny być funkcjonalne i jak najkrótsze, aby zmaksymalizować ilość pracy, którą można wykonać poza nimi. Ponadto, jeśli działasz asynchronicznie, narzędzia powinny służyć usprawnieniu spotkań, aby to wspierać (a nawet eliminować wymóg obecności wszystkich uczestników).
Pamiętaj, że chociaż narzędzia mogą pomóc nam w komunikacji i współpracy, nie powinny one rozpraszać uwagi ani być wykorzystywane ze szkodą dla innych zadań. Jeśli korzystasz z wielu narzędzi do prowadzenia spotkań, pamiętaj, aby zwracać uwagę na to, ile czasu spędzasz na każdym z nich i jakie korzyści z tego czerpiesz.
Ostatecznie spośród wszystkich powyższych narzędzi najskuteczniejsze tl;dv . Gdy spotkania są jak najkrótsze i jak najbardziej konkretne oraz odbywają się przy minimalnych zakłóceniach, w krótkim czasie można osiągnąć naprawdę niesamowicie dużo. Pomyśl, ile pracy uda Ci się teraz wykonać.
