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Se vuoi sapere come organizzare gli appunti delle riunioni per aumentare l'efficienza, sai già quanto sia importante farlo nel modo giusto. Molte persone prendono appunti, ma non molte li utilizzano. Che senso ha?
Ad essere onesti, il vero potenziale della presa di appunti è stato scarsamente realizzato a causa della ricerca apparentemente infinita del modo migliore per organizzare gli appunti delle riunioni. Le persone annotano le cose su carta, scarabocchiando appunti illeggibili sui margini e poi si chiedono perché non ne traggono alcun valore. La risposta è semplice ed è sotto gli occhi di tutti. Gli appunti devono essere organizzati. Ma non è così semplice come sembra. Per trarre valore dai propri appunti, è necessario sapere come organizzarli per ottenere la massima efficienza.
Siamo qui per risolvere per te questo enigma secolare.
Perché è importante prendere appunti?
I team di vendita che organizzano efficacemente gli appunti delle riunioni potenziano la preparazione delle loro presentazioni commerciali e accedono alle informazioni critiche delle riunioni più rapidamente rispetto ai team con appunti disorganizzati. Questo ti offre un vantaggio competitivo netto rispetto ai tuoi concorrenti. Sarai in grado di districarti nel caos con un coltello da macellaio, mentre i tuoi concorrenti si accontenteranno di coltelli da burro. In sostanza, li lascerai nella polvere.
Il motivo è semplice. Il tuo team sarà in grado di conservare le informazioni sui potenziali clienti meglio di altri. Creerai legami più forti perché i tuoi potenziali clienti si sentiranno ricordati, rispettati e sinceramente apprezzati. Non si tratta solo di ricordare il nome di un potenziale cliente, ma anche le sue passioni, i suoi hobby, i suoi desideri, le sue esigenze e i suoi punti deboli. Se fai sentire un potenziale cliente indimenticabile, sarà molto più propenso a convertirsi rispetto a qualcuno che si sente solo un altro dato statistico.
Un approccio personalizzato è solo l'inizio. Se volete sapere come organizzare in modo efficiente gli appunti delle riunioni, questa competenza non si limita alle chiamate di vendita. Potete organizzare gli appunti delle riunioni interne allo stesso modo. Ciò crea un ambiente di lavoro ottimizzato in cui tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda e lavorano per lo stesso obiettivo.
Stili di presa appunti
Non tutti gli stili di prendere appunti sono adatti a tutte le personalità. A seconda dei singoli membri del tuo team e dello scopo degli appunti, ci sono diversi stili che potresti adottare.
Appunti frettolosi
Questi appunti sono poco dettagliati, ma si concentrano sui punti più importanti emersi durante le riunioni. Gli appunti sono spesso in formato elenco puntato e sono facili da consultare.
Questo tipo di appunti può essere soggetto a informazioni imprecise, poiché spesso vengono scritti molto velocemente. Inoltre, gli appunti sono scritti a mano, il che può portare a fraintendimenti.
Note metodologiche
Uno stile più strutturato di prendere appunti, gli appunti metodici includono maggiori dettagli e suddividono i diversi argomenti in parti più facilmente consultabili. Chi prende appunti in modo metodico spesso utilizza un modello per seguire sempre lo stesso formato.
Utilizzando questo stile, si rischia di complicare eccessivamente gli appunti. Se il vostro rappresentante commerciale si concentra sui dettagli mentre prende appunti, va benissimo, ma si sta concentrando più sugli appunti che sulla riunione? È molto facile tralasciare alcuni aspetti, in particolare quelli più sottili come il linguaggio del corpo o il tono di voce.
Note orientate ai dettagli
Simili agli appunti metodici, gli appunti dettagliati forniscono una panoramica completa ed esaustiva della riunione. Includono molti dettagli, riferimenti e dati specifici. L'obiettivo è quello di prendere appunti con precisione e accuratezza.
Come sopra, questo stile richiede tempo e concentrazione, quindi potrebbe rivelarsi difficile da mettere in pratica durante la riunione stessa senza perdere la concentrazione sulla conversazione.
Note visive
Le note visive consistono principalmente in diagrammi e schizzi relativi ai punti chiave. Possono anche includere mappe mentali o diagrammi a ragnatela per illustrare importanti contesti interconnessi.
Tuttavia, gli appunti visivi possono risultare difficili quando si documentano idee più complesse che sono difficili da rappresentare visivamente.
Note riassuntive
Gli appunti sintetici forniscono una panoramica più dettagliata, evidenziando i punti chiave senza riportarli parola per parola. Sono un modo utile per prendere appunti e comunicare in modo rapido ed efficiente le informazioni emerse durante una riunione.
Questo stile di prendere appunti può comportare il rischio di semplificare eccessivamente il contenuto, ma richiede il minimo sforzo di concentrazione.
Come prendere appunti durante una riunione in modo efficiente
Prendere appunti durante le riunioni e le telefonate è un modo importante per acquisire informazioni, ma garantire che siano accurati è ciò che migliora l'efficienza del tuo team di vendita. C'è una linea sottile da seguire tra prendere appunti di alta qualità e partecipare attivamente alla conversazione.
Ecco alcuni modi per prendere appunti durante una riunione. Li abbiamo classificati in base alla loro efficienza.
Penna e carta
Niente è meglio della buona vecchia carta e penna quando si prendono appunti durante una riunione, giusto?
Sbagliato.
Pro
- Accessibilità. La maggior partedelle persone ha sempre a portata di mano carta e penna, quindi è facile e veloce da usare.
- Naturale. È il modo più naturale per prendere appunti. Ecco perché si chiama blocconote.
- Evidenzia. Puoi annotare ed evidenziare determinate note per metterle in risalto e aumentarne la memorizzazione. Tuttavia, è importante ricordare che questo varia da persona a persona in base alle capacità individuali di prendere appunti.
Contro
- Poco chiaro. Quando si prendono appunti a mano, a volte possono risultare poco chiari o illeggibili (anche per se stessi).
- Trascrizione dispendiosa in termini di tempo. Se desideri digitalizzare gli appunti o condividerli con il tuo team, la digitazione può richiedere molto tempo.
- Difficile da condividere. La collaborazionesu appunti scritti a mano è praticamente impossibile. Per poterli condividere, è necessario trascriverli manualmente.
- Distrae dall'incontro. Quando prendi appunti a mano durante una riunione, non ti concentri sulla conversazione. Non guardi nemmeno lo schermo, il che significa che ti perdi importanti segnali del linguaggio del corpo, particolarmente utili nelle chiamate di vendita.
- Difficile da modificare. Modificare appunti scritti a mano può renderli disordinati e difficili da seguire.
Valutazione: 4/10
Può essere utile in caso di necessità, ma se vuoi sapere come organizzare gli appunti delle riunioni per ottenere la massima efficienza, dovrai lasciarti alle spalle il passato e guardare al futuro.
Digita mentre partecipi
Anche trascrivere gli appunti durante una riunione presenta vantaggi e svantaggi.
Pro
- Veloce. La maggior parte delle persone digita più velocemente di quanto scriva.
- Più facile da organizzare. Poiché gli appunti delle riunioni sono già digitati, è possibile condividerli facilmente e organizzarli altrove, ad esempio in un CRM.
- Collaborazione. A seconda dello strumento utilizzato, è possibile collaborare facilmente alle note con i colleghi.
Contro
- Informazioni chiave perse. Se stai digitando, non presti attenzione alla riunione e puoi facilmente perdere informazioni chiave.
- Coinvolgi meno il potenziale cliente. Se non ascolti attivamente, è meno probabile che tu riesca a coinvolgere il potenziale cliente o a entrare veramente in empatia con lui.
Valutazione: 5/10
Digitare potrebbe essere leggermente meglio che scrivere a mano, poiché è possibile riportare gli appunti in modo più fedele, collaborare più facilmente e organizzarli e renderli chiari più facilmente.
Tuttavia, questo ti distrae dalla riunione e ti impedisce di interagire pienamente con il potenziale cliente.
Designazione di un verbalizzatore
Avere un segretario designato che prenda appunti potrebbe risolvere il problema della concentrazione presente nei due metodi precedenti. Tuttavia, anche questo metodo presenta alcuni difetti.
Pro
- Maggiore concentrazione. Gli addetti alle vendite possono concentrarsi sulla trattativa commerciale anziché prendere appunti, aumentando così le prestazioni del team di vendita.
- Maggiore accuratezza. Assumendo una persona dedicata alla redazione dei verbali, l'accuratezza delle note sarà molto maggiore.
Contro
- Costoso. I trascrittori non sono economici. Sarà una spesa aggiuntiva per ogni singola chiamata di vendita di cui vorrai avere una trascrizione.
- Mancanzadi contesto.Probabilmentechiscrive non avrà lo stesso contesto del resto del team di vendita, il che significa che non arriverà alle stesse conclusioni dei rappresentanti di vendita.
Valutazione: 5/10
Se avete denaro da spendere, potete aumentare il rating, ma la maggior parte delle aziende cerca modi per ridurre i costi, non per aumentarli. In realtà, assumere un addetto dedicato alla presa di appunti non è fattibile per le chiamate di vendita.
Utilizza un AI Note Taker
Un assistente di scrittura basato sull'intelligenza artificiale può aiutarti a migliorare le tue prestazioni di vendita. Prende appunti per te, proprio come un segretario, ma a un costo molto inferiore. Alcuni assistenti di scrittura e strumenti di trascrizione basati sull'intelligenza artificiale sono talmente efficaci da renderequasi superfluo prendere appunti manualmente.
Se desideri prendere una nota specifica, puoi comunque farlo, ma questo ti consentirà di dedicarti alla maggior parte della chiamata, sapendo che avrai a disposizione una trascrizione completa e un riassunto dei punti chiave generato dall'intelligenza artificiale.
Se scegli di utilizzare tl;dv strumento di intelligenza artificiale, avrai anche la possibilità di rivedere la chiamata o passare ai timestamp dal riassunto dell'intelligenza artificiale per rivedere esattamente ciò che il potenziale cliente ha detto, come lo ha detto e quale sottile messaggio ha trasmesso il suo linguaggio del corpo nello stesso momento. Puoi anche utilizzarlo per programmare report ricorrenti su qualsiasi argomento desideri tratutte le chiamate del tuo team, o creare reel di clip da più riunioni diverse, parlando di un'obiezione di tua scelta. Questo è eccellente per la formazione sulle chiamate a freddo, ad esempio.
Pro
- Trascrizionecompleta. Unatrascrizione completa è un modo per ricordare l'intera conversazione.
- Registrazione della riunione. Se utilizzi uno strumento di intelligenza artificiale che registra anche la riunione, come tl;dv, puoi rivedere la registrazione per raccogliere informazioni sul tono e sul linguaggio del corpo.
- Sintesi generate automaticamente. Dopo ogni chiamata, ricevi una sintesi generata dall'intelligenza artificiale di tutti i punti chiave discussi, nonché eventuali inviti all'azione.
- Facile da condividere. Non limitarti a condividere appunti, condividi anche clip della chiamata stessa.
- Timestamp. Rivedila nota in tempo reale.
- Concentrazione totale. Mentre l'IA prende appunti, redige sintesi e trascrizioni per conto tuo, puoi concentrare tutta la tua attenzione sulla conversazione.
- Traduzioni. Le trascrizioni tl;dvpossono essere tradotte istantaneamente in oltre 30 lingue.
- Organizzazione. Per un'organizzazione di livello professionale, puoi impostare integrazioni per inoltrare gli appunti o i riassunti delle riunioni al tuo CRM preferito non appena la chiamata termina. tl;dv oltre 5.000 integrazioni!
Contro
- Richiede un abbonamento. La maggior parte degli strumenti di intelligenza artificiale richiede un abbonamento per prendere appunti e registrare le riunioni. tl;dv e trascrive tutte le tue riunioni gratuitamente, ma per le sue funzionalità avanzate di organizzazione ti costerà 20 dollari al mese per ogni utente che effettua registrazioni.
- Compatibilità. Diversi software sono compatibili con diverse piattaforme di videoconferenza. tl;dv disponibile per MS Teams, Zoom e Google Meet.
- Può richiedere tempo per imparare. Come tutti i nuovi software, è necessario impegnarsi un po' per ottenere il massimo da essi.
Valutazione: 9,5/10
Quando si confrontano gli strumenti di presa appunti basati sull'intelligenza artificiale con la scrittura a mano, la digitazione o l'assunzione di trascrittori, è facile capire perché siano i vincitori indiscussi.
Se sei qui per scoprire come organizzare gli appunti delle riunioni, gli strumenti di intelligenza artificiale sono la soluzione migliore. Immagina: hai una chiamata di vendita, concentrata completamente sul potenziale cliente, e quando hai terminato la chiamata e chiuso la scheda, una trascrizione completa, una copia registrata della chiamata, gli appunti della riunione e i riassunti sono già nel tuo CRM sotto il nome del potenziale cliente. Non puoi ottenere un'organizzazione simile altrove. Punto.
Come organizzare gli appunti delle riunioni per ottenere i migliori risultati
È fondamentale assicurarsi che gli appunti delle riunioni siano organizzati in modo chiaro, in modo da poterli consultare in modo affidabile in futuro. Se non sono coerenti, non faranno altro che confondere il processo decisionale. Noi vogliamo migliorarlo!
Abbiamo già sottolineato la necessità di un sistema di presa appunti basato sull'intelligenza artificiale, ma c'è molto altro ancora. Le piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti possono rivelarsi molto utili, ed esistono numerosi consigli e trucchi che è possibile mettere in pratica per organizzare meglio gli appunti delle riunioni.
Cominciamo con i CRM.
Piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
I CRM possono svolgere un ruolo fondamentale nell'aiutare te e il tuo team a organizzare in modo efficace gli appunti delle riunioni. Consistono in una posizione centralizzata in cui archiviare le informazioni sui tuoi potenziali clienti e sui tuoi clienti. E la cosa migliore? Puoi sincronizzare gli appunti delle riunionicon un solo clic!
Archiviando gli appunti delle riunioni sul tuo CRM, puoi averetutte le informazioni sui tuoi potenziali clienti in un unico posto. Vuoi il loro nome, indirizzo e-mail, dati demografici? È tutto lì. Vuoi gli appunti, i riassunti e i timestamp delle precedenti chiamate di vendita con loro? Anche quelli sono tutti lì. 😉
La maggior parte dei CRM offre anche modelli per prendere appunti. Se utilizzati, questi possono aumentare l'affidabilità e la coerenza dei flussi di lavoro del tuo team, poiché non ci saranno stili contrastanti tra i diversi rappresentanti di vendita. Questo è ottimo per organizzare gli appunti delle riunioni, perché significa che tutti i rappresentanti di vendita possono trovare le informazioni che cercano, anche se non hanno mai incontrato personalmente il potenziale cliente prima d'ora.
Ecco alcuni CRM leader del settore che vale la pena provare.
- Salesforce
- Hubspot
- Pipedrive
- Insightly
- Apptivo
Suggerimento n. 1: prendi appunti concisi
Se prendi appunti manualmente, cosa che è ancora possibile con la maggior parte degli strumenti di presa appunti basati sull'intelligenza artificiale, è importante essere concisi. Troppe informazioni possono portare a una mancanza di comprensione dei punti chiave e del contesto importante. Gli appunti concisi si concentrano maggiormente sui punti essenziali, riducendo il sovraccarico di informazioni e garantendo che i punti salienti della riunione siano comprensibili. Ciò migliora la chiarezza, la concentrazione e la velocità.
Le note brevi sono anche facilmente trasferibili. Gli altri membri del team possono leggerle e comunque comprendere bene il contesto. Questo rende anche molto più semplice la revisione delle note. L'ultima cosa che vorresti fare dopo una giornata intensa è sfogliare pagine di appunti disordinati. Scrivili in modo conciso e chiaro.
Questo vale ancora di più per il 12% dei dipendenti che non ricoprono posizioni dirigenziali e partecipano a più di 15 ore di riunioni alla settimana. Se scrivi qualcosa di più di brevi appunti, la tua mano si brucerà letteralmente.
@tldv.io Ha perfettamente senso. #riunione #comicità #aziendale #riunioni #9to5 #primo giorno
♬ audio originale - tldv.io - Registratore di riunioni AI
Suggerimento n. 2: prendere appunti in modo collaborativo
Fate in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda collaborando durante il processo di presa di appunti. Ogni persona può interpretare i punti in modo diverso, quindi è importante che il vostro team sia allineato per quanto riguarda le prospettive e gli obiettivi interni.
Se scegli di prendere appunti manualmente, la collaborazione è fondamentale. Questo vale anche per gli appunti dell'IA. Potreste voler aggiungere qualcosa di specifico che l'IA ha trascurato, come l'espressione del potenziale cliente quando gli è stata posta una determinata domanda o il tono sarcastico di una delle sue risposte. L'IA è ottima, ma non sempre coglie le sottili sfumature del linguaggio umano. Collaborando alla stesura degli appunti, potete assicurarvi che questi dettagli vengano riportati, in modo da non fraintendere il significato delle parole del potenziale cliente.
Suggerimento n. 3: riassumi sempre alla fine della riunione
Mentre il contenuto è ancora fresco, annota i punti più importanti che riesci a ricordare. Un modo per farlo, se opti per gli appunti manuali, è quello di scrivere una parola o una frase molto breve che ti ricordi di approfondire i dettagli al termine della riunione.
Se utilizzi un registratore di chiamate AI e desideri prendere una nota specifica, puoi aggiungere un timestamp e poi tornare dopo la fine della riunione per scrivere la tua nota. In questo modo, non perderai la concentrazione durante la chiamata.
Suggerimento n. 4: mantieni una formattazione coerente
Non c'è niente di peggio delle note non formattate. Sono difficili da sfogliare e rendono il riassunto disordinato e confuso.
Scegliete un formato e seguite quello. Incoraggiare il vostro team a strutturare i propri appunti allo stesso modo velocizzerà il processo di revisione successivo. Per organizzare in modo efficace gli appunti delle riunioni, il vostro team può seguire un modello specifico con sezioni quali:
- Ora e data
- Partecipanti
- Ordine del giorno
- Decisioni
- Azioni da intraprendere
- Aggiuntivo
Se implementi un tipo specifico di metodologia, come il Metodo Cornell, l'intero team avrà uno schema coerente per ogni riunione futura.
Diversi metodi per prendere appunti
Se sei determinato a prendere appunti manualmente, ci sono alcuni metodi che devi conoscere. Mantenendo un metodo coerente in tutto il tuo team, sarà più facile organizzare gli appunti. È così che avviene la magia e il tuo team di vendita prospera.
Ecco 4 metodi per prendere appunti in modo efficiente durante le riunioni.
- Metodo schematico. Un metodo strutturato, in cui il tuo team può dividere gli appunti in base ad argomenti e sottoargomenti. Si tratta di un modo organizzato di formattare gli appunti per annotare tutti i punti chiave senza dover digitare o scrivere parola per parola.
- Metodo Cornell. Il metodo Cornell consiste in due colonne, una piccola a sinistra e una più grande a destra. La colonna di sinistra conterrà gli argomenti e le idee chiave annotati durante la riunione, mentre quella di destra approfondirà gli argomenti. In fondo alla pagina troverete un riassunto di entrambe le colonne. È un ottimo modo per rivedere gli appunti dopo la riunione.
Per una panoramica completa su come organizzare efficacemente gli appunti delle riunioni con questo metodo, leggete questa guida alla presa di appunti con il metodo Cornell.
- Metodo di mappatura. Il metodo di mappatura è un diagramma a ragnatela o una mappa mentale con rami che suddividono l'argomento centrale in dettagli più specifici. Si tratta di una forma visiva di prendere appunti e viene utilizzata per visualizzare facilmente le relazioni. I diagrammi a ragnatela sono spesso codificati con colori diversi per una panoramica più chiara. Tuttavia, tenete presente che sarà quasi impossibile farlo durante la riunione. È qualcosa che è meglio fare alla fine di una chiamata.
- Metodo Quadrante. Il metodo dei quadranti consiste in quattro diverse sezioni quadrate. Domande in alto a sinistra, note generali in alto a destra, azioni personali da intraprendere in basso a sinistra e azioni da intraprendere per gli altri in basso a destra. Queste sezioni possono essere modificate a seconda del contesto della riunione. Bill Gates era noto per utilizzare il metodo dei quadranti per registrare i suoi appunti durante le riunioni, quando gli incontri di lavoro di persona erano ancora comuni.
Organizza i tuoi appunti
Se vuoi imparare a organizzare in modo efficiente gli appunti delle riunioni, è il momento di investire in un sistema di presa appunti basato sull'intelligenza artificiale e collegarlo al tuo CRM. Si tratta di un fattore fondamentale per comprendere il contesto chiave e conservare le informazioni delle tue riunioni. Ti consentirà di accedere rapidamente alle informazioni critiche e di agire di conseguenza, il che è indispensabile per prendere decisioni strategiche in futuro.
Sia che tu scelga di prendere appunti autonomamente utilizzando uno dei quattro metodi sopra descritti, sia che tu decida di affidarti all'intelligenza artificiale per poter concentrare tutta la tua attenzione sulla conversazione, speriamo che questo articolo ti abbia fornito indicazioni utili per organizzare gli appunti delle tue riunioni.
