会議のメモを整理して最大限の効率を上げる方法（トップヒント）

2024年3月26日
午前11時38分

効率アップのために会議のメモを整理する方法を知りたいなら、それがいかに重要かはもうお分かりだろう。メモを取る人はたくさんいるが、それを使う人はあまりいない。何のために？

公平を期すために言えば、会議のメモを整理する最良の方法を探し続けているように見えるため、メモを取ることの真の可能性はほとんど実現されていない。人々は紙に書き留め、余白に読みにくいメモを書き、そしてなぜそこから何の価値も得られないのか不思議に思っている。答えは簡単で、あなたの目の前にある。メモは整理する必要がある。しかし、それは口で言うほど簡単なことではない。メモから価値を得るためには、最大限の効率を得るためにメモを整理する方法を知る必要がある。

私たちはこの古くからの謎を解き明かすためにここにいる。

なぜノートを取ることが重要なのか？

会議メモを効果的に整理している営業チームは、営業ピッチの準備を加速させ、メモが整理されていないチームよりも素早く会議から重要な情報にアクセスすることができます。これにより、競合他社よりも鋭い切れ味を発揮することができる。競合他社がバターナイフで切り刻んだりノコギリで切ったりしている間に、あなたは肉切り包丁で雑然としたものを切り刻むことができる。基本的に、あなたはライバルたちを埃の中に置き去りにすることができる。

理由は簡単だ。あなたのチームは、見込み客に関する情報を他の人よりも保持することができる。見込み客が記憶され、尊敬され、純粋に大切にされていると感じることで、より強い絆が生まれる。見込み客の名前だけでなく、彼らの情熱、趣味、欲求、ニーズ、痛点を覚えることだ。あなたが見込み客に忘れられない存在だと感じさせることができれば、見込み客は統計のように感じる人よりもはるかにコンバージョンする可能性が高くなる。

個人的なアプローチは始まりに過ぎない。会議メモを効率的に整理する方法を知りたいなら、そのスキルは営業電話だけにとどまりません。社内の会議メモも同じように整理することができる。そうすることで、全員が同じページに立ち、同じ目標に向かって仕事をする、合理的な職場環境を作ることができる。

ノートの取り方

すべてのノートの取り方がすべての性格に合うとは限りません。チーム内の各個人やノートに込められた意図によって、採用できるスタイルはいくつかある。

スラップダッシュ・ノーツ

これらのノートは詳細には欠けるが、会議中の最も重要なポイントに焦点を当てている。メモは箇条書き形式が多く、目を通しやすい。

このようなメモの取り方は、メモのスピードが速いため、情報が不正確になりやすい。さらに、メモは手書きであるため、誤解を招く可能性もある。

几帳面なノート

より構造化されたノートの取り方である几帳面なノートは、より詳細な内容を含み、さまざまなトピックを読み飛ばしやすいかたまりに分解する。几帳面にノートを取る人は、毎回同じ形式に従うためにテンプレートを使うことが多い。

このスタイルでは、メモが複雑になりすぎる恐れがある。営業担当者がメモを作成する際に細部に集中しているのであれば、それはそれでよいのですが、会議よりもメモに集中していませんか？そうなると、特にボディランゲージやトーンといった微妙なコミュニケーションを見逃しやすくなります。

詳細指向のノート

几帳面なメモと同様、詳細重視のメモは、会議の包括的で徹底した概要を提供する。詳細、参考文献、具体的なデータが多く含まれる。その目的は、正確で正確なメモを取ることである。

上記のように、このスタイルには時間と集中力が必要であるため、会話への集中を切らさずに会議中に行うのは難しいかもしれない。

ビジュアル・ノート

ビジュアルノートには、重要なポイントに関連する図や落書きが含まれる。また、マインドマップやスパイダーダイアグラムで、相互に関連する重要な文脈を説明することもある。

しかし、視覚的に表現するのが難しい複雑なアイデアを文書化する場合、視覚的なメモは難しいかもしれない。

サマリーノート

サマリーノートは、逐語的にメモすることなく、重要なポイントを強調し、より詳細な概要を提供します。会議の見識を迅速かつ効率的に伝えるためのメモの取り方として有効です。

このノートの取り方は、内容を単純化しすぎる危険性があるが、最も集中力を必要としない。

会議メモの効率的な取り方

会議や通話中にメモを取ることは、情報を把握するための重要な方法ですが、そのメモが正確であることが、営業チームの効率を高めることにつながります。質の高いメモを取ることと、徹底的に会話に参加することは紙一重です。

会議のメモを取る方法をいくつかご紹介します。効率性で評価しました。

ペンと紙

会議のメモを取るのに、昔ながらのペンと紙に勝るものはないだろう？

間違っている。

長所

アクセシビリティ。 たいていの人はペンと紙をいつでも手元に置いているので、素早く簡単に使える。
自然。メモを書き留めるのに最も自然な方法だ。だからメモ帳と呼ばれる。
ハイライト。特定のノートに注釈やハイライトを付けることで、そのノートを目立たせ、記憶力を高めることができます。ただし、これは個々のノートの取り方によって個人差があることを覚えておきましょう。

短所

不明瞭。メモを手書きするとき、（自分でも）不明瞭だったり、読み取れなかったりすることがある。
書き写すのに時間がかかる。ノートをデジタル化したり、チームと共有したりする場合、入力に時間がかかることがあります。
共有が難しい。 手書きのメモを共同作業することは事実上不可能だ。共有するには、手作業で書き写す必要がある。
会議の気が散る。会議のメモを手書きしていると、会話に集中できません。また、画面を見ているわけでもないため、重要なボディランゲージを見逃すことになる。
編集が難しい。手書きのメモを編集すると、ごちゃごちゃしてわかりにくくなる。

評価4/10

いざというときには便利だが、会議のメモを最大限に効率よく整理する方法を知りたければ、過去を捨てて未来に向かう必要がある。

参加しながらタイプする

会議中にメモをタイプすることにも、メリットとデメリットがある。

長所

速い。たいていの人は、書くよりも早くタイプする。
整理が簡単。会議のメモはすでにタイプアップされているので、簡単に共有でき、CRMのように別の場所で整理することができます。
コラボレーション。使用するツールにもよりますが、チームメイトと簡単にメモを共同編集することができます。

短所

重要な情報を見逃す。タイピングをしていると、会議に注意を払わず、重要な情報を見逃しやすくなる。
見込み客との関わりを減らす。 積極的に話を聞かなければ、見込み客と関わる可能性は低くなる。

評価5/10

手書きよりもタイピングの方が、より正確にメモを取ることができ、共同作業もしやすく、整理もしやすい。

しかし、それではミーティングから気が逸れてしまい、見込み客と十分に関わることができなくなってしまう。

ミニッツライターの指名

指定された議事録作成者にノートをタイプしてもらうことで、上記2つの方法に見られる集中力の問題を解決できるかもしれない。しかし、この方法には欠点がある。

長所

集中力の向上。営業担当者はメモを取ることではなく、営業活動に集中できるため、営業チームのパフォーマンスが向上する。
より高い正確性。議事録作成専任者を雇うことで、メモの精度は格段に高くなる。

短所

高い。ミニッツライターは安くはない。メモが必要な営業電話のたびに、追加費用がかかることになる。
文脈の 欠如。つまり、営業担当者と同じような洞察はできない。

評価5/10

資金に余裕があれば、格付けを上げることもできるが、ほとんどの企業はコストを増やすのではなく、削減する方法を探している。現実には、専属のメモ係を雇うことは、営業電話では実現不可能だ。

AIノートテイカーを使う

AIノートテイカーを使えば、営業成績の指標を一段と高めることができる。ミニッツライターのようにあなたの代わりにメモを取りますが、そのコストはほんのわずかです。実際、一部のAIノートテイカーやテープ起こしツールは非常に強力で、手作業によるノート作成はほとんど時代遅れになっています。

具体的なメモを取りたい場合は、それでも構いませんが、全体の記録と重要なポイントのAI要約が後で得られることがわかるので、通話の大半を自由に過ごすことができます。

AIツールとしてtl;dv を選択した場合、通話を再視聴したり、AIのサマリーからタイムスタンプにジャンプして、見込み客が何を言ったか、どのように言ったか、同時にボディランゲージがどのような微妙なメッセージを伝えたかを正確に再視聴する機能も得られます。さらに、チームのすべての通話で、好きなトピックに関するレポートを繰り返しスケジュールしたり、複数の異なるミーティングからクリップのリールを作成し、好きな異議について話したりすることもできます。これは、例えばコールドコールのトレーニングに最適です。

長所

完全な 書き起こし。 完全な書き起こしは、会話全体を記憶する方法です。
会議の録画。 tl;dv のような、会議の録画もできるAIツールを使っている場合は、再視聴してトーンやボディランゲージに関する洞察を集めることもできる。
サマリーの自動生成。各通話の後、議論されたすべての重要なポイント、および任意のCTAのAI要約を受け取ります。
共有が簡単。メモを共有するだけでなく、実際の通話そのもののクリップを共有しましょう。
タイムスタンプ。 ノートをリアルタイムで再視聴。
完全集中。AIがあなたの代わりにメモを取り、要約し、書き起こす間、あなたは会話に全神経を集中させることができます。
翻訳。 tl;dv'sのトランスクリプトは、30以上の言語に瞬時に翻訳することができます。
組織。 専門家レベルの組織では、統合をセットアップして、通話が終わるとすぐに、会議のメモやサマリーを選択したCRMに転送することができます。tl;dv 、5,000以上の統合があります！

短所

サブスクリプションが必要。ほとんどのAIツールは、メモを取ったり会議を記録したりするためにサブスクリプションが必要です。tl;dv 、すべての会議を無料で記録・書き起こしますが、高度な整理機能を利用するには、記録ユーザー1人あたり月額20ドルが必要です。
互換性。 tl;dv は MS Teams、Zoom 、Google Meet に対応しています。
習得に時間がかかる。他の新しいソフトウェアと同じように、それらを最大限に活用するためには少しの努力が必要です。

評価9.5/10

AIノート作成ツールを、手書き、タイピング、または分単位のライターを雇うことと比較すれば、AIが傑出した勝者である理由は一目瞭然だ。

会議のメモを整理する方法をお探しなら、AIツールが最適です。想像してみてください。見込み客に完全に集中した状態でセールス・コールを行い、コールを終えてタブを閉じる頃には、CRM上に見込み客の名前で、完全なトランスクリプト、コールの録音コピー、ミーティング・ノートとサマリーがすでに存在しています。このような組織は他では手に入りません。もういい。

AIミーティングアシスタントは、多言語にわたって高い精度で会議を書き起こし、要約することができ、すべての詳細が把握され、会議後に簡単にアクセスできるようにします。

ご存知でしたか？

さらに詳しく

会議のメモを整理する方法

会議のメモは、後で確実に確認できるように、明確に整理しておくことが重要だ。まとまりがなければ、意思決定のプロセスを曇らせるだけだ。私たちはそれを強化したいのです！

AIノートテイカーの必要性はすでに指摘したが、それだけではない。顧客関係管理プラットフォームは便利で、会議のメモをよりよく整理するために実行できるヒントやトリックがたくさんある。

まずはCRMから。

顧客関係管理プラットフォーム（CRMs）

CRMは、会議のメモを効果的に整理する方法に関して、あなたとあなたのチームを支援する極めて重要な役割を果たすことができます。CRMは、見込み客や顧客に関する情報を一元的に保存する場所です。そして何より素晴らしいのはワンクリックで会議メモを同期することができます！

CRMにミーティングメモを保存すれば、見込み客に関するあらゆる情報を一元管理できます。名前、Eメール、人口統計？すべてそこにあります。その見込み客との過去の商談のメモ、サマリー、タイムスタンプが必要ですか？それもすべてそこにある。

ほとんどのCRMには、メモを取るためのテンプレートも用意されています。これを利用すれば、営業担当者ごとにスタイルが異なることがないため、チームのワークフローの信頼性と一貫性を高めることができます。これは、すべての営業担当者が、見込み客と個人的に会ったことがなくても、求める情報を見つけることができるため、ミーティングノートの整理に最適です。

ここでは、チェックする価値のある業界をリードするCRMをいくつかご紹介します。

セールスフォース
ハブスポット
パイプドライブ
インサイトリー
アプティーボ

ヒント1：メモは簡潔に

手作業でメモを取る場合（ほとんどのAIノートテイカーではまだ可能だが）、簡潔にまとめることが重要だ。情報が多すぎると、重要なポイントや重要な背景を理解できない可能性がある。簡潔なメモは、重要なポイントに焦点を当て、情報の過多を減らし、会議の主な要点が理解できるようにします。これにより、明瞭さ、集中力、スピードが向上します。

また、簡単なメモは簡単に転用できる。チームの他のメンバーが読み返しても、文脈を十分に把握することができる。あなたにとっても、メモを見直すのがずっと簡単になる。忙しい一日の最後にしたいことは、何ページにもわたる乱雑なメモを読み返すことだ。メモは短く簡潔に。

非管理職で週に15時間以上会議に出席している従業員の12％は、なおさらそうだ。簡単なメモ以上のものを書くと、文字通り手が焼ける。

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ヒント2：共同でメモを取る

メモを取るプロセスで協力し合うことで、全員が同じ賛美歌を歌うことができます。個人によってポイントの解釈は異なるため、見込み客や社内の目標に関してチーム全員が同じページにいることが重要だ。

手作業でメモを取る場合は、共同作業がカギとなる。これはAIのメモにも言えることだ。例えば、ある質問をされたときの見込み客の様子や、返答のひとつに皮肉っぽい口調があったことなどだ。AIは素晴らしいが、必ずしも人間の微妙なニュアンスを汲み取ってくれるとは限らない。メモを共同で作成することで、見込み客が何を言いたかったのかを誤解しないように、この点を参照することができる。

ヒント3：会議の最後には必ず要約する

内容がまだ新鮮なうちに、覚えている最も重要なポイントを書き留めておく。手書きのメモを選ぶのであれば、会議終了後にもっと詳しく説明することを思い出させるような言葉やごく簡単な文章を書き留めておくのもひとつの方法だ。

AIコールレコーダーを使用していて、特定のメモを作成したい場合は、タイムスタンプを追加し、会議終了後に戻ってメモを書き出すことができます。こうすれば、通話中に集中力が途切れることはない。

ヒント4：書式を統一する

整形されていないメモほど悪いものはない。読み飛ばしにくいし、乱雑で分かりにくい要約になってしまう。

書式を決め、それを守る。同じようにメモを取るようチームに促すと、後で見直すときのスピードが上がります。会議のメモを効果的に整理するには、チーム全員が以下のようなセクションからなる特定のテンプレートに従うとよい：

日時
出席者
アジェンダ
決断
アクション・アイテム
追加

コーネル・メソッドなど、特定のタイプの方法論を導入すれば、チーム全体が今後すべての会議で一貫したアウトラインを持つことになる。

さまざまなノートの取り方

手作業でメモを取ることにこだわるなら、いくつか注意すべき方法がある。チーム全体で一貫した方法を保つことで、メモを整理しやすくなります。そうすることで、魔法がかかり、営業チームが成功するのです。

会議のメモを効率的に整理する4つのメモ術を紹介しよう。

アウトライン方式。 構造化された方法で、トピックやサブトピックに基づいてノートを分けることができます。逐語的にタイプしたり書いたりすることなく、すべての重要なポイントをメモするための整理されたフォーマット方法である。
コーネル方式。 コーネル方式は、左側に小さな欄、右側に大きな欄の2つの欄で構成される。左の欄には会議のトピックや重要なアイデアを書き留め、右の欄にはトピックについてより深く掘り下げる。一番下には、両方のコラムの要約があります。会議後にメモを見直すのに最適な方法だ。
この方法で会議のメモを効果的に整理する方法の包括的な概要については、コーネルノートの取り方ガイドをお読みください。

マッピング法。 マッピング法とは、スパイダーダイアグラムやマインドマップで、中心となるトピックをより詳細に分解する枝分かれしたものである。これは視覚的なメモの取り方で、関係性を簡単に見るために使われます。スパイダーダイアグラムは、概要がわかりやすいように色分けされていることが多い。ただし、会議中にこれを行うのはほぼ不可能であることを念頭に置いてください。電話の最後に行うのがベストだ。
象限法。 クワドラント・メソッドは4つの異なる正方形のセクションで構成されている。左上に質問、右上に一般的なメモ、左下に個人的なアクションアイテム、右下に他の人のためのアクションアイテム。これらのセクションは、会議の状況に応じて変えることができる。ビル・ゲイツは有名なクワドラント・メソッドを使っていた。を使って会議のメモを記録していた。