효율성을 높이기 위해 회의 노트를 정리하는 방법을 알고 싶으시다면 올바른 노트 정리가 얼마나 중요한지 이미 알고 계실 것입니다. 많은 사람들이 노트를 작성하지만 실제로 사용하는 사람은 많지 않습니다. 그 이유는 무엇일까요?
솔직히 말해서, 회의 노트를 정리하는 가장 좋은 방법을 끝없이 찾느라 노트 필기의 진정한 잠재력은 거의 실현되지 못했습니다. 사람들은 종이에 무언가를 적고 여백에 읽을 수 없는 메모를 낙서한 다음 왜 그 메모의 가치가 없는지 궁금해합니다. 답은 간단하며 바로 앞에 있습니다. 노트는 정리해야 합니다. 하지만 말처럼 간단하지 않습니다. 노트의 가치를 극대화하려면 노트의 효율성을 극대화하기 위해 노트를 정리하는 방법을 알아야 합니다.
오랜 수수께끼를 풀기 위해 저희가 도와드리겠습니다.
노트 필기가 중요한 이유는 무엇인가요?
회의 노트를 체계적으로 정리하는 영업팀은 그렇지 않은 팀보다 영업 프레젠테이션 준비를 효과적으로 가속화하고 회의에서 중요한 정보에 더 빠르게 액세스할 수 있습니다. 경쟁사보다 날카로운 우위를 점할 수 있습니다. 경쟁자들이 버터 나이프를 들고 톱질하는 동안, 여러분은 고기 칼을 사용해 어수선한 틈을 비집고 들어갈 수 있습니다. 기본적으로, 당신은 그들을 먼지 속에 남겨둘 것입니다.
그 이유는 간단합니다. 팀이 잠재 고객에 대한 정보를 다른 팀보다 더 잘 보관할 수 있기 때문입니다. 잠재 고객이 기억되고, 존중받고, 진정으로 소중히 여겨진다고 느끼기 때문에 더 강한 유대감을 형성할 수 있습니다. 잠재 고객의 이름뿐만 아니라 그들의 열정, 취미, 원하는 것, 필요한 것, 고충까지 기억하는 것이 중요합니다. 잠재 고객을 잊을 수 없는 사람으로 느끼게 하면 다른 통계처럼 느껴지는 사람보다 전환할 가능성이 훨씬 높아집니다.
개인화된 접근 방식은 시작에 불과합니다. 회의 노트를 효율적으로 정리하는 방법을 알고 싶으시다면 영업 통화에만 국한되지 않습니다. 내부 회의 노트도 같은 방식으로 정리할 수 있습니다. 이렇게 하면 모두가 같은 정보를 공유하고 같은 목표를 향해 노력하는 능률적인 업무 환경이 조성됩니다.
노트 필기 스타일
모든 노트 필기 스타일이 모든 성격에 어울리는 것은 아닙니다. 팀의 각 개인과 노트 작성의 의도에 따라 몇 가지 스타일을 채택할 수 있습니다.
슬랩대시 노트
이 노트는 세부 사항은 부족하지만 회의 중 가장 중요한 요점에 초점을 맞춥니다. 노트는 대개 글머리 기호 형식으로 되어 있어 쉽게 훑어볼 수 있습니다.
이러한 메모 방식은 너무 빨리 적는 경우가 많기 때문에 부정확한 정보가 포함될 수 있습니다. 또한 손으로 직접 필기하기 때문에 오해를 불러일으킬 수 있습니다.
체계적인 메모
보다 체계적인 노트 필기 스타일인 체계적 노트는 더 자세한 내용을 담고 다양한 주제를 훑어볼 수 있는 덩어리로 세분화합니다. 체계적으로 노트를 작성하는 사람들은 템플릿을 사용해 매번 같은 형식을 따르는 경우가 많습니다.
이 스타일을 사용하면 노트가 지나치게 복잡해질 위험이 있습니다. 영업 담당자가 메모를 작성할 때 세부 사항에 집중하는 것은 좋은 일이지만 회의보다 메모에 더 집중하고 있는 것은 아닌가요? 특히 바디랭귀지나 어조 같은 미묘한 커뮤니케이션을 놓치기 쉽습니다.
세부 사항 중심 노트
체계적 노트와 마찬가지로 세부 사항 중심 노트는 회의에 대한 포괄적이고 철저한 개요를 제공합니다. 여기에는 많은 세부 사항, 참고 자료, 구체적인 데이터가 포함됩니다. 정확하고 정밀하게 메모하는 것이 목표입니다.
위와 같이 이 스타일은 시간과 집중력이 필요하기 때문에 회의 중에 대화에 집중하지 않고는 하기 어려울 수 있습니다.
비주얼 노트
시각적 노트에는 주로 핵심 요점과 관련된 도표와 낙서가 포함됩니다. 중요한 상호 연결 맥락을 설명하기 위해 마인드맵이나 스파이더 다이어그램을 포함할 수도 있습니다.
하지만 시각적으로 표현하기 어려운 복잡한 아이디어를 문서화할 때는 시각적 메모가 어려울 수 있습니다.
요약 노트
요약 노트는 보다 상세한 개요를 제공하고, 핵심 사항을 그대로 적지 않고 강조 표시합니다. 요약 노트는 회의 인사이트를 빠르고 효율적으로 전달할 수 있는 유용한 노트 필기 형식입니다.
이 스타일의 노트 필기는 내용을 지나치게 단순화할 위험이 있지만, 집중력이 가장 적게 요구됩니다.
효율적으로 회의 노트를 작성하는 방법
회의나 통화 중에 메모를 하는 것은 정보를 포착하는 중요한 방법이지만, 그 메모가 정확한지 확인하는 것이 영업팀의 효율성을 향상시키는 것입니다. 고품질의 메모를 작성하는 것과 대화에 완전히 참여하는 것 사이에는 미세한 경계가 있습니다.
다음은 회의 노트를 작성하는 몇 가지 방법입니다. 효율성을 기준으로 등급을 매겼습니다.
펜과 종이
회의 노트를 작성할 때 펜과 종이만큼 좋은 것은 없죠?
틀렸어요.
장점
- 접근성. 대부분의 사람들이 항상 펜과 종이를 가지고 있어 빠르고 쉽게 사용할 수 있습니다.
- 자연스러움. 메모를 적는 가장 자연스러운 방법입니다. 그래서 메모장이라고 불리는 것입니다.
- 하이라이트. 특정 노트에 주석을 달고 하이라이트를 지정해 눈에 띄게 하고 기억력을 높일 수 있습니다. 하지만 이는 개인의 노트 필기 능력에 따라 사람마다 다르다는 점을 기억하세요.
단점
- 불분명. 손글씨로 노트를 작성하다 보면 가끔 불분명하거나 읽을 수 없는 경우가 있습니다(심지어 본인도).
- 필사하는 데 시간이 오래 걸립니다. 노트를 디지털화하거나 팀과 공유하려는 경우, 노트를 입력하는 데 많은 시간이 걸릴 수 있습니다.
- 공유가 어렵습니다. 손으로 쓴 노트의 공동 작업은 사실상 불가능합니다. 공유하려면 수동으로 필사해야 합니다.
- 회의에 방해가 됩니다. 회의 노트를 손으로 필기할 때는 대화에 집중할 수 없습니다. 화면도 보지 않기 때문에 특히 영업 통화에서 유용한 중요한 바디랭귀지를 놓칠 수 있습니다.
- 편집이 어렵습니다. 손으로 쓴 노트를 편집하면 지저분해지고 따라가기 혼란스러워질 수 있습니다.
평점: 4/10
급할 때는 유용할 수 있지만, 효율성을 극대화하기 위해 회의 노트를 정리하는 방법을 알고 싶다면 과거를 버리고 미래로 나아가야 합니다.
참석하면서 입력
회의 중에 노트를 입력하는 것에는 장단점이 있습니다.
장점
- 빠름. 대부분의 사람들은 글을 쓰는 속도보다 타이핑하는 속도가 더 빠릅니다.
- 정리가 더 쉬워집니다. 회의 노트는 이미 입력되어 있으므로 쉽게 공유하고 CRM과 같은 다른 곳에서 정리할 수 있습니다.
- 협업. 사용하는 도구에 따라 팀원들과 손쉽게 노트 공동 작업을 할 수 있습니다.
단점
- 핵심 정보를 놓치는 경우. 타이핑을 하다 보면 회의에 집중할 수 없어 주요 정보를 놓치기 쉽습니다.
- 잠재 고객의 참여도를 낮추세요. 적극적으로 경청하지 않으면 잠재 고객의 참여를 유도하거나 진정으로 공감할 가능성이 낮아집니다.
평점: 5/10
타이핑이 손글씨보다 약간 더 나을 수 있는데, 노트를 더 사실적으로 표현하고, 더 쉽게 협업하고, 더 쉽게 정리하고 명확하게 정리할 수 있기 때문입니다.
그러나 이는 회의에서 주의를 분산시키고 잠재 고객과 완전히 소통하는 것을 방해합니다.
미닛 라이터 지정하기
지정된 분 단위 작성자가 노트를 입력하게 하면 위의 두 가지 방법에서 흔히 발생하는 집중력 문제를 해결할 수 있습니다. 하지만 이 방법에도 나름의 결함이 있습니다.
장점
- 집중력 향상. 영업 담당자는 메모 작성 대신 영업 통화에 집중할 수 있어 영업팀의 성과가 향상됩니다.
- 더 높은 정확도. 회의록 작성을 전담하는 사람을 고용하면 노트의 정확도가 훨씬 더 높아집니다.
단점
- 비싸다. 분 단위 작성기는 저렴하지 않습니다. 메모를 원하는 모든 세일즈 콜에 대해 추가 비용이 발생하게 됩니다.
- 컨텍스트 부족 . 회의록 작성자는 다른 영업팀원들과 같은 맥락을 가지고 있지 않을 가능성이 높으므로 영업 담당자와 동일한 인사이트를 얻지 못할 수 있습니다.
평점: 5/10
현금이 있다면 등급을 올릴 수 있지만 대부분의 기업은 비용을 늘리는 것이 아니라 줄일 방법을 찾고 있습니다. 현실적으로 영업 전화를 위해 전담 메모 작성자를 고용하는 것은 불가능합니다.
AI 메모 작성기 사용
AI 메모 작성기는 영업 성과 지표를 한 단계 끌어올리는 데 도움이 될 수 있습니다. 분 단위로 메모를 작성하는 사람처럼 대신 메모를 작성해 주지만 비용은 훨씬 저렴합니다. 실제로 일부 AI 메모 작성기와 전사 도구는 매우 강력하여 수기 메모를 거의 쓸모없게 만들 정도입니다.
구체적인 메모를 남기고 싶다면 여전히 가능하지만, 전체 대화 내용은 물론 나중에 핵심 요점에 대한 AI 요약이 제공되므로 대부분의 통화에서 자유로울 수 있습니다.
tl;dv를 AI 도구로 선택하면 통화를 다시 보거나 AI 요약에서 타임스탬프로 이동하여 잠재 고객이 정확히 무슨 말을 했는지, 어떻게 말했는지, 어떤 미묘한 메시지를 전달했는지 다시 볼 수 있는 기능도 이용할 수 있습니다. 모든 팀 통화에서 원하는 주제에 대한 반복 보고서를 예약하거나 여러 회의에서 선택한 반대 의견에 대해 이야기하는 클립 릴을 만드는 데 사용할 수도 있습니다. 예를 들어 콜드 콜 교육에 매우 유용합니다.
장점
- 전체 트랜스크립션. 전체 대화 내용은 전체 대화를 기억할 수 있는 방법입니다.
- 미팅 녹화. tl;dv와 같이 미팅을 녹화하는 AI 도구를 사용하는 경우, 다시 시청하여 어조와 바디랭귀지에 대한 인사이트를 수집할 수도 있습니다.
- 자동으로 생성된 요약. 각 통화가 끝나면 논의된 모든 주요 사항과 모든 CTA에 대한 AI 요약을 받아보세요.
- 간편한 공유. 메모만 공유하는 것이 아니라 실제 통화의 클립도 공유할 수 있습니다.
- 타임스탬프. 실시간으로 노트를 다시 시청하세요.
- 온전히 집중. AI가 사용자를 대신해 메모, 요약, 트랜스크립트를 작성하는 동안 사용자는 대화에 온전히 집중할 수 있습니다.
- 번역. tl;dv의 녹취록은 30개 이상의 언어로 즉시 번역할 수 있습니다.
- 조직. 전문가 수준의 조직이라면 통화가 종료되는 즉시 회의 노트나 요약 내용을 선택한 CRM으로 전달하도록 연동 기능을 설정할 수 있습니다. tl;dv에는 5,000개 이상의 연동 기능이 있습니다!
단점
- 구독이 필요합니다. 대부분의 AI 도구는 메모를 작성하고 회의를 녹음하려면 구독이 필요합니다. tl;dv는 모든 회의를 무료로 녹음 및 전사하지만, 고급 정리 기능의 경우 녹음 사용자당 월 20달러를 지불해야 합니다.
- 호환성. 소프트웨어마다 다른 화상 회의 플랫폼과 호환됩니다. tl;dv는 MS Teams, Zoom, Google Meet 에서 사용할 수 있습니다.
- 배우는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 모든 새로운 소프트웨어가 그렇듯, 소프트웨어를 최대한 활용하려면 약간의 노력이 필요합니다.
평점: 9.5/10
AI 노트 필기 도구를 손글씨, 타이핑 또는 분필 작가 고용과 비교해보면 왜 AI 노트 필기 도구가 뛰어난지 쉽게 알 수 있습니다.
회의 노트를 정리하는 방법을 찾고 계신다면 AI 도구가 가장 좋은 방법입니다. 영업 통화를 하면서 잠재 고객에게 온전히 집중하고 통화를 종료하고 탭을 닫았을 때 이미 전체 대화 내용, 녹음된 통화 사본, 미팅 노트와 요약이 잠재 고객의 이름으로 CRM에 저장되어 있다고 상상해 보세요. 다른 곳에서는 이와 같은 정리를 할 수 없습니다. 완전 끝입니다.
최상의 결과를 위해 회의 노트를 정리하는 방법
나중에 확실하게 다시 확인할 수 있도록 회의 노트를 명확하게 정리하는 것이 중요합니다. 일관성이 없으면 의사 결정 과정이 흐려질 뿐입니다. 저희는 이를 개선하고자 합니다!
이미 AI 노트 작성기의 필요성에 대해 언급했지만, 그 외에도 여러 가지 장점이 있습니다. 고객 관계 관리 플랫폼이 유용할 수 있으며, 회의 노트를 더 잘 정리하기 위해 구현할 수 있는 여러 가지 팁과 요령이 있습니다.
CRM부터 시작하겠습니다.
고객 관계 관리 플랫폼(CRM)
CRM은 회의 노트를 효과적으로 정리하는 방법과 관련하여 여러분과 여러분의 팀을 지원하는 데 중추적인 역할을 할 수 있습니다. 잠재 고객과 고객에 대한 정보를 저장할 수 있는 중앙 집중식 위치로 구성되어 있습니다. 그리고 가장 좋은 점은? 클릭 한 번으로 회의 노트를 동기화할 수 있다는 점입니다!
미팅 노트를 CRM에 저장하면 잠재 고객에 대한 모든 정보를 한 곳에서 확인할 수 있습니다. 이름, 이메일, 인구통계학적 정보를 원하시나요? 모두 여기에 있습니다. 그들과 나눈 이전 세일즈 콜의 메모, 요약, 타임스탬프가 필요하신가요? 그것도 모두 있습니다. 😉
대부분의 CRM은 메모 작성을 위한 템플릿도 제공합니다. 이러한 템플릿을 사용하면 서로 다른 영업 담당자 간에 대조되는 스타일이 없기 때문에 팀의 워크플로우의 신뢰성과 일관성을 높일 수 있습니다. 이는 모든 영업 담당자가 잠재 고객을 직접 만난 적이 없더라도 원하는 정보를 찾을 수 있다는 의미이므로 회의 노트를 정리하는 데 매우 유용합니다.
다음은 업계를 선도하는 몇 가지 CRM을 살펴볼 가치가 있습니다.
- Salesforce
- 허브스팟
- Pipedrive
- 통찰력 있게
- Apptivo
팁 #1: 메모를 간결하게 유지하세요
대부분의 AI 노트 필기 프로그램에서 여전히 가능한 수동 필기를 하는 경우, 간결하게 작성하는 것이 중요합니다. 정보가 너무 많으면 핵심 요점과 중요한 맥락을 이해하지 못할 수 있습니다. 간결한 노트는 필수 요점에 더 집중하여 정보의 과부하를 줄이고 회의의 주요 요점을 이해할 수 있도록 합니다. 이렇게 하면 명확성, 집중력, 속도가 향상됩니다.
간단한 메모도 쉽게 옮길 수 있습니다. 다른 팀원들이 읽으면서도 맥락을 잘 파악할 수 있습니다. 노트 검토도 훨씬 간편해집니다. 바쁜 하루를 보낸 후 마지막으로 하고 싶은 일은 지저분한 노트 페이지를 뒤적이는 것입니다. 짧고 간결하게 작성하세요.
주당 15시간 이상 회의에 참석하는 비관리직 직원의 12%는 더욱 그러합니다. 간단한 메모 이상의 것을 작성하다 보면 말 그대로 손이 타버릴 것입니다.
@tldv.io 완벽한 말이죠. # 회의 #코미디 #기업 #회의 #9to5 #첫날
♬ 오리지널 사운드 - tldv.io - AI 회의 녹음기
팁 #2: 협업으로 노트 필기하기
노트 필기 과정에서 협업을 통해 모두가 같은 찬송가 악보로 노래를 부르게 하세요. 개인마다 요점을 다르게 해석할 수 있으므로 팀원 모두가 잠재 고객과 내부 목표에 대해 같은 생각을 공유하는 것이 중요합니다.
수동으로 노트를 작성하는 경우 협업이 핵심입니다. 이는 AI의 노트에도 마찬가지입니다. 특정 질문을 받았을 때 잠재 고객의 표정이나 답변 중 비꼬는 듯한 어조 등 AI가 간과한 구체적인 내용을 추가하고 싶을 수도 있습니다. AI는 훌륭하지만 인간의 미묘한 뉘앙스를 항상 파악하는 것은 아닙니다. 노트에 공동 작업을 하면 잠재 고객의 의미를 오해하지 않도록 이를 참조할 수 있습니다.
팁 #3: 항상 회의가 끝날 때 요약하기
내용이 아직 생생할 때 기억할 수 있는 가장 중요한 요점을 적어 두세요. 수동 메모를 선택하는 경우 한 가지 방법은 회의가 끝난 후 더 자세히 살펴보도록 상기시켜 줄 단어나 아주 짧은 문장을 적어두는 것입니다.
AI 통화 녹음기를 사용 중이고 특정 내용을 메모하고 싶은 경우, 타임스탬프를 추가한 다음 회의가 끝난 후 돌아와서 메모를 작성할 수 있습니다. 이렇게 하면 통화 중에 집중력을 잃지 않을 수 있습니다.
팁 #4: 일관성 있는 서식 지정
형식이 없는 노트보다 더 나쁜 것은 없습니다. 훑어보기도 어렵고 요약이 어수선하고 혼란스러워지기 때문입니다.
형식을 정하고 그 형식을 고수하세요. 팀원들이 같은 방식으로 노트 정리를 하도록 장려하면 나중에 검토 프로세스의 속도를 높일 수 있습니다. 회의 노트를 효과적으로 정리하려면 팀원 모두가 다음과 같은 섹션이 있는 특정 템플릿을 따르세요:
- 시간 및 날짜
- 참석자
- 아젠다
- 의사 결정
- 작업 항목
- 추가
코넬 방법과 같은 특정 유형의 방법론을 구현하면 팀 전체가 앞으로의 모든 회의에 대해 일관된 윤곽을 갖게 됩니다.
다양한 노트 필기 방법
수동으로 노트를 작성하는 경우, 몇 가지 유의해야 할 방법이 있습니다. 팀 전체에서 일관된 방법을 유지하면 메모를 더 쉽게 정리할 수 있습니다. 바로 이때 마법이 일어나고 영업팀이 번창하게 됩니다.
회의 노트를 효율적으로 정리하는 4가지 노트 필기 방법을 소개합니다.
- 개요 방법. 팀이 주제와 하위 주제에 따라 노트를 나눌 수 있는 구조화된 방법입니다. 축어체를 입력하거나 그대로 쓰지 않고도 모든 요점을 메모할 수 있는 체계적인 서식 지정 방법입니다.
- 코넬 방법. 코넬 방식은 왼쪽의 작은 열과 오른쪽의 큰 열, 두 개의 열로 구성되어 있습니다. 왼쪽 열에는 회의에서 메모한 주제와 핵심 아이디어가 적혀 있고, 오른쪽 열에는 주제에 대해 더 깊이 있게 설명합니다. 하단에는 두 열의 요약이 표시됩니다. 회의가 끝난 후 메모를 검토하기에 좋은 방법입니다.
이 방법으로 회의 노트를 효과적으로 정리하는 방법에 대한 종합적인 개요는 Cornell 노트 필기 가이드를 참고하세요.
- 매핑 방법. 매핑 방법은 중심 주제를 더 세분화하는 가지가 있는 스파이더 다이어그램 또는 마인드맵입니다. 시각적인 형태의 노트 필기법으로, 관계를 쉽게 파악하는 데 사용됩니다. 스파이더 다이어그램은 더 명확한 개요를 위해 색상으로 구분되는 경우가 많습니다. 하지만 회의 중에는 이 작업을 수행하기가 거의 불가능하다는 점을 염두에 두세요. 통화가 끝날 때 하는 것이 가장 좋습니다.
- 사분면 방법. 사분면 방식은 네 개의 서로 다른 사각형 섹션으로 구성되어 있습니다. 왼쪽 상단에는 질문, 오른쪽 상단에는 일반 메모, 왼쪽 하단에는 개인 작업 항목, 오른쪽 하단에는 다른 사람들을 위한 작업 항목이 있습니다. 이러한 섹션은 회의의 상황에 따라 변경할 수 있습니다. 빌 게이츠는 사분면 방식을 사용하기로 악명이 높았는데요. 을 사용해 대면 비즈니스 회의가 일반적이던 시절에 회의 노트를 기록하는 것으로 유명합니다.
노트 정리하기
회의 노트를 효율적으로 정리하는 방법을 배우고 싶으시다면 AI 노트 작성기에 투자하여 CRM과 연동해 보세요. 이는 주요 맥락을 이해하고 회의에서 얻은 정보를 보관하는 데 필수적인 요소입니다. 이를 통해 중요한 정보에 빠르게 액세스하고 그에 따라 행동할 수 있는 능력을 갖추게 되며, 이는 향후 전략적 의사 결정에 필수적인 요소입니다.
위에서 설명한 네 가지 방법 중 하나를 사용해 직접 노트를 작성하든, 대화에 온전히 집중할 수 있도록 AI가 대신 노트를 작성해 주든, 이 글이 회의 노트 정리에 관한 올바른 방향을 제시해 주었기를 바랍니다.