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Documentare le riunioni è molto importante nel mondo professionale. Disporre di una buona serie di appunti o verbali delle riunioni garantisce una registrazione chiara di ciò che è stato detto. Inoltre, consente di conservare le decisioni e i punti d'azione per riferimento futuro. Tuttavia, appunti delle riunioni o verbali? Esiste la possibilità di sovrapposizione tra appunti delle riunioni e verbali delle riunioni. Cosa li distingue esattamente?
Assicurarsi che voi e il vostro team conosciate la differenza tra appunti di riunione e verbali può migliorare il vostro processo di documentazione. Inoltre, anche avere una chiara comprensione di cosa sia un efficace metodo di prendere appunti e redigere verbali può essere d'aiuto.
Gli appunti delle riunioni hanno uno scopo diverso dai verbali delle riunioni, ma entrambi sono importanti.
In parole povere, gli appunti sono un riferimento rapido a ciò che è stato detto. Evidenziano il succo della discussione.
I verbali, invece, sono documenti più formali. Possono essere utilizzati in ambito legale e spesso sono collegati anche all'amministrazione finanziaria.
Essere consapevoli delle differenze è fondamentale per chiunque partecipi alle riunioni. Infatti, solo una minima parte delle riunioni (11%) è considerata produttiva, quindi è molto importante assicurarsi di ottenere le informazioni necessarie da esse.
Che tu sia la persona che prende appunti o solo un partecipante, questo può aiutarti a comprendere meglio lo svolgimento della riunione.
Approfondiamo le differenze.
Indice dei contenuti
Comprendere la documentazione delle riunioni
La documentazione delle riunioni è cambiata molto nel corso degli anni. Un tempo era un semplice strumento di archiviazione, solitamente gestito da un addetto alla segreteria che digitava o utilizzava la stenografia. Oggi, grazie all'evoluzione tecnologica, è diventato uno strumento in grado di creare incredibili file ricchi di dati su cui lavorare.
È anche molto importante per la responsabilità e la conformità nel mondo moderno. Molte aziende e industrie richiedono appunti chiari e ben documentati di ogni riunione, che possano essere consultati in un secondo momento.
Un tema chiave che emerge ogni volta che si parla di documentazione delle riunioni è l'impatto in termini di tempo delle riunioni inefficaci. Un sondaggio condotto da Atlassian ha rilevato cheil costo delle riunioni inutili per le aziende statunitensi ammonta a 37 miliardi di dollari. Questa cifra sottolinea l'alto prezzo delle riunioni improduttive, non solo in termini di perdita finanziaria, ma anche di perdita di produttività e insoddisfazione dei dipendenti. Il motivo per cui la documentazione è così direttamente collegata a questo aspetto è la quantità di tempo speso a ripetere le stesse cose durante le riunioni. Spesso, quando le riunioni non vengono documentate o condivise correttamente, le stesse cose vengono discusse più volte.
Cosa sono gli appunti delle riunioni?
Gli appunti delle riunioni sono una registrazione di ciò che è stato discusso durante una riunione. Possono essere organizzati per argomento piuttosto che in ordine cronologico. Sono anche molto meno formali e riportano i punti chiave e le azioni da intraprendere.
Sebbene i verbali delle riunioni debbano essere dettagliati, essi servono come ausilio mnemonico piuttosto che come documentazione ufficiale.
Gli appunti possono essere presi da più di una persona ed è importante collaborare insieme. Prendere appunti manualmente o in modo analogico può portare le persone a lasciarsi influenzare dalla propria esperienza personale. È davvero importante assicurarsi che gli appunti siano equilibrati e basati sui fatti, in modo che gli altri membri del team possano comprenderli e coglierne i punti chiave. Ciò è particolarmente importante se i membri del team non hanno partecipato alla riunione.
Un altro punto chiave quando si tratta di appunti di riunione è che questi sono spesso la base per l'inizio degli appunti di riunione per le riunioni future.
Per prendere appunti efficaci, prova i seguenti suggerimenti:
- Le frasi devono essere brevi e incentrate sui punti chiave.
- Assicurati di identificare e dare la massima priorità alle azioni da intraprendere e alle decisioni da prendere.
- Prendi nota di eventuali scadenze o date importanti per i punti d'azione.
- Assicurati di rivedere e chiarire eventuali ambiguità con gli altri partecipanti alla riunione.
- Assicurarsi che gli appunti della riunione vengano inviati tempestivamente a coloro che ne hanno bisogno dopo la riunione.
- Cerca di utilizzare uno strumento digitale per prendere appunti e organizzarti facilmente, soprattutto se la riunione si svolge a distanza.
Cosa sono i verbali delle riunioni?
A differenza degli appunti di riunione, i verbali di riunione sono una registrazione formale delle decisioni prese durante una riunione. Si tratta di un documento legale che garantisce la registrazione dettagliata delle discussioni, delle azioni, delle votazioni e delle decisioni prese durante una riunione.
Questi sono solitamente guidati da un ordine del giorno distribuito prima della riunione. Inoltre, anche i verbali delle riunioni precedenti saranno utilizzati come punti di discussione. I verbali delle riunioni includono anche un elenco dei partecipanti, una sintesi di ciascun punto all'ordine del giorno e l'esito della decisione.
È davvero importante redigere i verbali delle riunioni. Si tratta di documenti legali necessari per la governance aziendale. Essi devono fornire un resoconto trasparente delle azioni e delle decisioni prese dal consiglio di amministrazione. In genere, in qualsiasi causa legale, anche questi documenti vengono presi in considerazione. Offrono una visione chiara e imparziale della situazione, essenziale per le tracce di audit e per dimostrare la dovuta diligenza e integrità.
Di solito c'è una sola persona incaricata di redigere il verbale della riunione, solitamente un segretario designato o un verbalizzatore. Questi dovrebbe ascoltare attivamente e prendere nota dei punti chiave e di chi li ha espressi durante la riunione. Al termine della riunione, questi appunti dovrebbero essere formalizzati in una struttura di verbale, verificati per verificarne l'accuratezza e la completezza prima di essere distribuiti.
Devono essere distribuiti a tutti i partecipanti alla riunione e alle parti interessate per la revisione e l'approvazione. Ciò garantisce che tutti siano allineati sulle decisioni prese e sulle azioni richieste. C'è anche la possibilità di apportare correzioni o chiarimenti.
Trattandosi di documenti formali, è opportuno consultare alcune linee guida relative ai verbali delle riunioni in base alla propria località.
Le differenze principali: appunti delle riunioni e verbali
Per un rapido riferimento sulle differenze tra appunti di riunione e verbali di riunione, ecco una breve lista di controllo.
Formalità
- Gli appunti delle riunioni sono informali e servono come supporto personale o di gruppo.
- I verbali delle riunioni sono documenti formali che fungono da riferimento ufficiale in materia di legge, politica aziendale o azioni finanziarie.
Contenuto
- I verbali delle riunioni riassumono i punti chiave, le azioni, le discussioni importanti e le date.
- I verbali delle riunioni riportano in modo esaustivo le discussioni, le decisioni specifiche, i risultati delle votazioni e le azioni ufficiali.
Casi d'uso
- Gli appunti delle riunioni sono destinati a contesti più informali, come riunioni di gruppo e incontri di progetto. L'obiettivo principale è quello di raccogliere idee e compiti.
- I verbali delle riunioni sono più formali e devono essere utilizzati per le riunioni del consiglio di amministrazione, le assemblee generali annuali e gli incontri più formali. Qualsiasi riunione importante relativa alle finanze o alle risorse umane deve disporre di tali verbali per motivi di conformità legale e aziendale.
Distribuzione
- Gli appunti delle riunioni devono essere condivisi tra i partecipanti e messi a disposizione di chiunque sia coinvolto nel progetto.
- I verbali delle riunioni devono essere distribuiti a tutte le parti interessate e devono essere gestiti con attenzione se contengono informazioni sensibili.
Scegliere tra appunti di riunione, verbali di riunione o entrambi
È molto importante assicurarsi di avere la documentazione corretta, soprattutto se in seguito la riunione dovrà essere esaminata per motivi legali.
Un uso efficace dei due mezzi può garantire che le vostre riunioni siano efficienti, ben documentate e produttive.
Se non sei sicuro di quali documenti ti serviranno per una riunione, poniti queste tre domande:
- Qual è lo scopo della riunione?
- Chi sono i destinatari della documentazione?
- Quali sono i requisiti di conformità e archiviazione?
Una nota sull'influenza organizzativa
La natura stessa della tua attività o del tuo settore può influire sul tipo di appunti che devi prendere. Per una piccola start-up, è probabile che ci saranno molti incontri e conversazioni "informali". Per un'azienda Fortune 500, con consigli di amministrazione e molti stakeholder, è probabile che sia più formale.
L'uso degli strumenti digitali
Oggi esistono numerose app che consentono di documentare le riunioni in modo molto più efficiente. Queste app possono supportare sia gli appunti che i verbali delle riunioni. Oltre a poter documentare in tempo reale ciò che è stato detto e chi lo ha detto, consentono anche di archiviare i dati in modo sicuro e di distribuirli in modo più efficiente.
L'uso di questa tecnologia significa che, sebbene all'inizio di una riunione possano essere necessari degli appunti, se poi si rende necessario redigere un verbale più formale, è possibile farlo. È quindi possibile selezionare l'opzione migliore tra le due e formalizzare qualsiasi documentazione che deve essere redatta dopo la riunione.
Migliori pratiche per prendere appunti e redigere verbali durante le riunioni
Che tu stia prendendo appunti o redigendo il verbale di una riunione, ci sono una serie di cose che dovrebbero essere fatte come parte delle migliori pratiche generali.
- Chiarezza e concisione: sia che si tratti di prendere appunti o di redigere verbali, è fondamentale che la documentazione sia chiara e concisa. Concentrati sulle decisioni, sulle azioni da intraprendere e sui punti chiave della discussione.
- Utilizza modelli di riunione: standardizza il processo con i modelli. Ciò garantisce che tutte le informazioni necessarie siano raccolte in modo coerente e facilmente comprensibili.
- Ascolto attivo: Partecipa attivamente alla riunione per garantire una documentazione accurata e completa. Riassumi le discussioni con parole tue per coglierne l'essenza.
- Strumenti digitali e software: sfruttate la tecnologia per migliorare l'efficienza. L'utilizzo di un software di registrazione delle chiamate come tl;dv anche introdurre un elemento di intelligenza artificiale, consentendovi di tenere la riunione e di agire in modo efficiente su tutto in modo retrospettivo.
- Gestione delle informazioni sensibili: prestare sempre attenzione alla riservatezza. Conservare in modo sicuro i documenti contenenti dati sensibili. Limitare l'accesso a coloro che hanno necessità di conoscerli.
Seguendo queste linee guida e utilizzando gli strumenti giusti, potrai garantire che i tuoi appunti e verbali delle riunioni siano utili e sicuri.
Di seguito troverai una guida rapida ad alcuni dei punti chiave delle migliori pratiche da seguire durante le riunioni virtuali.
Migliora la produttività delle riunioni grazie a una documentazione efficace
Le riunioni sono una parte fondamentale di qualsiasi attività commerciale, ma assicurarsi che funzionino è altrettanto importante.
Avere un intero team che conosce le migliori pratiche e la differenza tra appunti di riunione e verbali può trasformare la tua efficienza e produttività.
Le tre cose più importanti da tenere a mente, sia che si tratti di appunti o di verbali, sono:
- Preparazione: assicurati che ogni riunione, anche se si tratta di una piccola riunione informale, abbia un obiettivo e un ordine del giorno chiari. Anche se quelle meno formali non devono essere comunicate in anticipo, stabilisci chiaramente quali risultati dovrebbero emergere dalla riunione.
- Azioni concrete: chiarire quali sono le azioni da intraprendere dopo la riunione, chi ne è responsabile e entro quale termine devono essere completate (o almeno alcune tappe fondamentali). Ciò garantisce una chiara attribuzione delle responsabilità e la possibilità di dare seguito alle azioni in modo corretto.
- Rivedere e riassumere: assicurarsi che vi sia una qualche forma di documentazione dell'incontro. Gli incontri senza documentazione possono portare a risultati astratti, idee dimenticate e nessuna azione.
Una migliore documentazione delle riunioni porta a risultati migliori
Che tu sia l'organizzatore della riunione o solo un partecipante, è fondamentale avere un'idea chiara dei risultati che si desidera ottenere. Ciò determinerà anche lo stile e la funzione della documentazione richiesta, che si tratti di appunti o verbali.
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