Un inserimento efficiente dei nuovi assunti è fondamentale per i neoassunti, poiché determina il tono dell'intero periodo di permanenza in azienda. Remote può essere un ottimo modo per semplificare il processo di inserimento, ma non è privo di difficoltà. 

Uno dei principali ostacoli remote è garantire che tutti remote abbiano accesso alla tecnologia e agli strumenti di comunicazione necessari. Ciò potrebbe includere software per riunioni virtuali, videoconferenze, condivisione di file e altro ancora. 

Un'altra sfida consiste nel garantire che remote siano in grado di rimanere in contatto con gli altri membri del team. Ciò può essere ottenuto tramite check-in regolari o chiamate di gruppo, nonché tramite strumenti di gestione collaborativa dei progetti o piattaforme di collaborazione online come Slack o Trello.

Per superare queste sfide, è importante sottolineare la flessibilità e la comodità remote . Con gli strumenti e la preparazione adeguati, remote può essere un processo semplice ed efficiente che aiuta sia i dipendenti che i datori di lavoro a ottenere il massimo dalla loro esperienza lavorativa. Inoltre, è importante essere proattivi nel fornire remote tutte le informazioni necessarie per avere successo nei loro nuovi ruoli. Ciò potrebbe includere materiale di formazione online, liste di controllo per l'onboarding o altri strumenti e risorse digitali.

Tuttavia, creare un processo di inserimento efficiente può essere più facile se si sa cosa cercare in ogni fase, specialmente quando si lavora da remoto. Con tante opzioni e modi per farlo, può essere difficile sapere da dove iniziare. Questa semplice checklist remote ti aiuterà a creare un processo semplificato che sia sia efficace che efficiente.

Una semplice checklist Remote per creare onboarding efficienti

Diamo un'occhiata a una semplice checklist remote che puoi utilizzare per semplificare il processo.

1. Tecnologia e strumenti di comunicazione

Hai messo in atto tutte le misure necessarie affinché remote abbiano accesso alla tecnologia e agli strumenti di comunicazione necessari? Questi potrebbero includere software per riunioni virtuali come Donut per riunioni di aggiornamento programmate e attività sociali come giochi, videoconferenze come Zoom Google Meet riunioni e formazione dal vivo, condivisione di file come Google Drive, Dropbox o Onedrive, strumenti di documentazione come Notion e Google Docs e altro ancora.

In caso contrario, valuta la possibilità di fornire questi strumenti o di offrire ai dipendenti una formazione su come utilizzarli in modo efficace. tl;dv uno strumento eccellente da utilizzare per la creazione di video standard, come quelli che aiutano i nuovi dipendenti e i clienti a utilizzare determinate funzionalità e strumenti. Nel complesso, disporre di uno strumento di gestione dei dipendenti a 360 gradi come Workday ed Eddy può essere fondamentale per ottenere tassi di successo elevati in termini di fidelizzazione e produttività dei dipendenti, poiché ti aiutano a gestire ogni dipendente a livello personale e organizzativo. 

Cose da considerare:

  1. Assicurarsi che il nuovo dipendente abbia accesso a tutti gli strumenti di videoconferenza utilizzati dall'azienda. 
  2. Aiuta i dipendenti a configurare videoconferenze personalizzate e fornisci loro l'accesso ai manuali utente.
  3. Assicurarsi che la connessione Internet del dipendente non costituisca un ostacolo e sia sufficientemente stabile da consentire lo svolgimento di videoconferenze e attività lavorative. Per facilitare lo svolgimento di riunioni online e attività lavorative generali, è necessario disporre di una connessione con una velocità minima di 1,5 Mbps. 
  4. Tutti i dispositivi tecnologici, sia software che hardware, sono stati configurati correttamente per o dal dipendente? 
  5. Inviare tutte le attrezzature della postazione di lavoro, inclusi computer, cuffie, mouse, tastiera e altri strumenti di lavoro. 
  6. Organizza una sessione con il team IT

2. Rimanete connessi

Esiste un piano per consentire remote di rimanere in contatto con gli altri membri del team? Ciò potrebbe includere check-in regolari o chiamate di gruppo, nonché strumenti di gestione collaborativa dei progetti o piattaforme di collaborazione online come tl;dv, Google Docs, Slack o Trello.

Introduci sistemi efficaci come il coaching, il mentoring e il buddy system per aiutare i tuoi nuovi dipendenti ad integrarsi correttamente nella cultura aziendale. Se questi sistemi fossero formalizzati, i dipendenti sarebbero anche più disponibili a comunicare con queste figure. Zavvy è un ottimo strumento che non solo ti aiuta ad automatizzare i processi di gestione dei dipendenti, ma ti aiuta anche a semplificare il tuo buddy system per assicurarti che non metta pressione indebita su altri dipendenti come coach, mentori e altri colleghi.

L'ideale è organizzare delle sessioni di aggiornamento. Donut può aiutarti a creare un programma automatizzato di tutte le sessioni di aggiornamento, così non dovrai inviare manualmente gli inviti ed eseguire le relative attività ogni volta che c'è una sessione. 

Cose da considerare: 

  1. Assicurarsi che il nuovo dipendente entri in contatto con persone di diversi reparti entro le prime settimane.
  2. Imposta una serie automatizzata di email di benvenuto
  3. È necessario predisporre sistemi di comunicazione per i nuovi dipendenti, quali e-mail, canali Slack e altri strumenti. Il team IT dovrebbe disporre di un elenco di tutte le piattaforme di comunicazione a cui i nuovi dipendenti devono prestare attenzione. 
  4. È stato istituito un sistema di affiancamento, tutoraggio o coaching? 
  5. Comunicare il più frequentemente possibile sia con sessioni asincrone che live. Gli accordi devono essere comunicati chiaramente ogni volta.
  6. Le aspettative devono essere comunicate in modo chiaro. KPI, OKR, tempistiche e altri aspetti devono essere definiti con chiarezza. Come verranno condotte le valutazioni delle prestazioni?
  7. Il dipendente è stato aggiunto a tutte le mailing list interne pertinenti?
  8. Garantire un facile accesso ai ruoli, alle responsabilità e ai benefici. 
  9. Organizza in anticipo gli incontri iniziali necessari, ad esempio con le risorse umane, il manager, il team e l'intera organizzazione. 
  10. Altri programmi, come riunioni mensili, riunioni di aggiornamento e itinerari di attività sociali, dovrebbero essere creati e condivisi con i nuovi dipendenti.

3. Considerare le preferenze

Quando crei la tua checklist remote , assicurati di tenere conto delle esigenze e delle preferenze sia del tuo team esistente che dei tuoi nuovi dipendenti. Non esistono due dipendenti uguali ed è difficile conoscere una persona completamente in un giorno o due.

Ma per accelerare l'inserimento dei dipendenti, è necessario conoscere alcune preferenze personali di base dei dipendenti. In quali fusi orari vivono? In che modo questi fusi orari influenzeranno o modificheranno le dinamiche di lavoro per loro e per gli altri membri del team? Preferiscono riunioni dal vivo o asincrone? Ciò è compatibile con i sistemi già esistenti o è possibile apportare alcune modifiche? Forse sono più introversi, quindi preferiscono le riunioni asincrone e dal vivo solo quando è assolutamente necessario.

Conoscere ulteriori dettagli sulla loro persona, come i loro interessi, hobby, cose preferite e altro ancora, può aiutarti a inviare loro dei regali e a metterli più a loro agio e renderli più felici di lavorare con te. Grazie a queste informazioni, sarai pronto a creare un piano completo ed efficace per farli dare il meglio di sé.

Cose da considerare: 

  1. Pianificare i fusi orari
  2. Condividi i calendari per facilitare la prenotazione delle riunioni
  3. Introverso o estroverso? Quali sono i modi migliori per comunicare? Il team dovrebbe essere al corrente di tali informazioni e sapere come relazionarsi con i nuovi dipendenti. 
  4. Chiedete quali sono le loro aspettative
  5. Quali sono i loro interessi? 
  6. Valuta quanto siano confortevoli le disposizioni. C'è margine di miglioramento?

4. Risorse aggiuntive

Hai altre risorse che potrebbero essere utili remote ? Queste potrebbero includere materiale formativo online, liste di controllo per l'inserimento, manuali o altri strumenti e risorse digitali. In ogni caso, è importante essere proattivi nel fornire remote tutte le informazioni necessarie per avere successo nei loro nuovi ruoli.

Un ottimo esempio di manuale del dipendente perfetto è il GitLab Handbook, che una volta stampato conta 2400 pagine contenenti tutte le informazioni di cui un dipendente GitLab potrebbe aver bisogno. A seconda del ruolo ricoperto dal dipendente, potrebbero essere necessarie alcune risorse personalizzate, come la cronologia e le informazioni sui clienti.

Le riunioni registrate con tl;dv essere condivise con loro per fornire loro una sorta di macchina del tempo che li riporti agli eventi accaduti molto prima del loro arrivo. In questo modo, avrebbero accesso completo alle conoscenze dell'organizzazione e sarebbero in grado di sviluppare una solida comprensione di come funzionano le cose. tl;dv anche fungere da unico centro di apprendimento per i dipendenti, ricco di sessioni preregistrate che approfondiscono argomenti con dimostrazioni pratiche, come la condivisione dello schermo per mostrare come svolgere determinate attività.

Poiché questi video sono disponibili su richiesta, i dipendenti possono rivederli ogni volta che hanno bisogno di rinfrescare le proprie conoscenze o imparare qualcosa di nuovo. Grazie ai timestamp e alle trascrizioni, i dipendenti possono facilmente saltare le parti dei video che già conoscono e concentrarsi solo su ciò di cui hanno bisogno in quel momento. 

Cose a cui prestare attenzione:

  1. Esiste una base di conoscenze? È sempre accessibile un catalogo di informazioni preziose?
  2. Chi è possibile contattare in caso di problemi? 
  3. Hanno accesso alla rubrica dei contatti del personale?
  4. Hanno accesso al Manuale delle Risorse Umane?

5. Check-in

Assicurati di avere un piano per controllare regolarmente remote con Donut, sia tramite videoconferenze con Zoom Happy Hour, conversazioni telefoniche, chat tramite Slack o altri mezzi. Questo contribuirà a garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che eventuali preoccupazioni o problemi vengano affrontati il prima possibile.

Il nuovo dipendente dovrebbe avere un colloquio individuale con il proprio responsabile diretto per discutere il ruolo e altri dettagli. L'incontro con il proprio responsabile dovrebbe definire il corso del resto del processo di inserimento dopo che è stato elaborato dalle risorse umane. Il responsabile dovrebbe definire il corso dei follow-up e concordare un programma con il nuovo dipendente. L'ideale è organizzare questi incontri di aggiornamento dopo due settimane, quattro settimane e due mesi. In questo modo, il responsabile può seguire i progressi e aiutare il nuovo dipendente a comprendere l'azienda e il modo in cui opera.

Durante questi incontri, in particolare il primo, il nuovo dipendente dovrebbe essere informato sui propri KPI, OKR e sulle modalità di monitoraggio e misurazione delle proprie prestazioni, compreso il proprio progresso nell'integrazione all'interno dell'azienda.  Su Notion è possibile ospitare un elenco delle sessioni di formazione obbligatorie per l'inserimento, con dei segni di spunta che consentono al dipendente di spuntarle man mano che le completa con successo. Oltre a Notion, esistono altri strumenti come Trello per monitorare i progressi e Zavvy per gestire i dipendenti. 

6. Feedback

Infine, assicurati di chiedere feedback sia ai remote che al tuo team esistente durante tutto il processo di inserimento. Questo ti aiuterà a identificare le aree che necessitano di miglioramenti e ad apportare le modifiche necessarie alla tua checklist remote .

Seguendo i suggerimenti sopra riportati, potrete creare una checklist remote completa ed efficace. Se dedicate del tempo alla pianificazione dell'onboarding imminente e tenete conto delle esigenze di tutte le parti coinvolte, potrete semplificare il processo remote e aiutare remote ad avere successo nei loro nuovi ruoli.

Cosa dovrebbe includere l'onboarding virtuale?

Quando si crea una checklist remote , è importante includere alcuni elementi chiave. Innanzitutto, è importante presentare il nuovo dipendente al team e fornire una panoramica della cultura e dei valori dell'azienda. Questo aiuterà remote a sentirsi parte del team fin dal primo giorno. È possibile ottenere questo risultato attraverso una serie di e-mail, presentazioni tramite chat online e riunioni. 

Tuttavia, organizzare riunioni per ogni singolo inserimento richiede molto tempo produttivo. Quindi, il modo migliore è registrare tutto ciò di cui i nuovi dipendenti, clienti o potenziali clienti hanno bisogno (a seconda del tipo di inserimento) utilizzando tl;dv e condividere i video con i partecipanti affinché li guardino. Ciò consente di risparmiare tempo e garantisce che le informazioni vengano trasmesse. Utilizzate i timestamp per evidenziare i punti salienti e aiutarli ad assimilare le parti importanti del video. Il vantaggio è che riceverete una notifica quando il vostro video viene visualizzato, in modo da poter seguire rapidamente e assicurarvi che tutto proceda senza intoppi. Che ne dite di risparmiare tempo? Provate questo.

Successivamente, dovrai fornire ai remote tutte le informazioni necessarie per avere successo nei loro nuovi ruoli. Ciò potrebbe includere descrizioni delle mansioni, politiche aziendali o materiali di formazione. Inoltre, è importante fornire remote l'accesso alla tecnologia e agli strumenti di comunicazione necessari. Ciò potrebbe includere software per riunioni virtuali, videoconferenze, condivisione di file e altro ancora. tl;dv ottimo per inviare informazioni critiche. Che si tratti di una nuova sessione con un cliente o dell'inserimento di un nuovo dipendente, è possibile creare un catalogo di video sulle domande frequenti e un centro di conoscenza per garantire un inserimento più rapido e personalizzato.

Infine, durante tutto il processo di inserimento, è fondamentale raccogliere i pareri sia dei remote che del personale già presente. Questo ti aiuterà a individuare eventuali carenze e ad apportare le modifiche necessarie alla tua checklist remote . Puoi semplificare la procedura remote prendendoti il tempo necessario per riflettere in anticipo e considerare le esigenze di tutte le parti coinvolte.

Consigli per Remote

1. Comunicazione

Innanzitutto, la comunicazione è fondamentale quando si tratta di remote . Assicurati di presentare il nuovo dipendente al team e di fornire una panoramica della cultura e dei valori dell'azienda. Inoltre, fornisci remote l'accesso alla tecnologia e agli strumenti di comunicazione necessari. 

2. Formazione

Fornisci remote tutte le informazioni necessarie per avere successo nel loro nuovo ruolo. Ciò potrebbe includere descrizioni delle mansioni, politiche aziendali o materiali di formazione. Inoltre, è importante essere proattivi nel fornire remote l'accesso alla tecnologia e agli strumenti di comunicazione necessari.

3. Feedback

Infine, è importante richiedere feedback sia ai remote che al team esistente durante tutto il processo di inserimento. Ciò consentirà di identificare eventuali aree che necessitano di miglioramenti e di apportare le modifiche necessarie alla checklist remote . Prendendosi il tempo necessario per pianificare in anticipo e considerare le esigenze di tutte le parti coinvolte, è possibile semplificare il processo remote e aiutare remote a prosperare nei loro nuovi ruoli.

Perché Remote è preferibile all'onboarding tradizionale

L'onboarding virtuale è preferibile rispetto ai metodi tradizionali per una serie di validi motivi, dati i nuovi scenari mondiali e l'aumento delle condizioni di lavoro remote da casa. 

Per cominciare, remote è più flessibile e può essere personalizzato in base alle esigenze di ogni singolo dipendente o cliente. 

Inoltre, remote consente ai dipendenti di iniziare immediatamente il loro nuovo lavoro, senza dover attendere un incontro di persona o un orientamento. 

Infine, remote è semplicemente più conveniente per entrambe le parti: non è necessario preoccuparsi di coordinare gli orari o trovare un luogo adatto. Come sapete, coordinare riunioni tra fusi orari diversi può essere piuttosto difficile.

Conclusione

Questo è tutto! Ora puoi creare una checklist remote che ti farà risparmiare tempo e aiuterà remote ad avere successo seguendo questi semplici passaggi. Hai altre idee? Includile nei commenti qui sotto e non dimenticare di provare tl;dv !