Ефективне введення в посаду нових співробітників має вирішальне значення для них, оскільки воно задає тон усій їхній подальшій роботі в компанії. Remote може бути чудовим способом оптимізації цього процесу, але воно не позбавлене певних труднощів. 

Однією з головних перешкод для remote є забезпечення всіх remote необхідними технологіями та засобами комунікації. Це може включати програмне забезпечення для віртуальних зустрічей, відеоконференцій, обміну файлами тощо. 

Ще одним викликом є забезпечення можливості remote залишатися на зв'язку з іншими членами команди. Це можна зробити за допомогою регулярних перевірок або командних дзвінків, а також за допомогою інструментів спільного управління проектами або онлайн-платформ для співпраці, таких як Slack або Trello.

Щоб подолати ці виклики, важливо підкреслити гнучкість і зручність remote . За допомогою відповідних інструментів і підготовки remote може стати простим і ефективним процесом, який допоможе як працівникам, так і роботодавцям отримати максимальну віддачу від свого досвіду роботи. Крім того, важливо проявити ініціативу і надати remote всю необхідну інформацію, яка їм потрібна для успішного виконання своїх нових обов'язків. Це може включати матеріали для онлайн-навчання, контрольні списки для введення в посаду або інші цифрові інструменти та ресурси.

Однак створення ефективного процесу адаптації нових співробітників може бути простішим, якщо ви знаєте, на що слід звертати увагу на кожному етапі, особливо під час віддаленої роботи. Існує безліч варіантів і способів досягнення цієї мети, тому може бути складно зрозуміти, з чого почати. Цей простий контрольний список remote допоможе вам створити оптимізований процес, який буде одночасно ефективним і результативним.

Простий чек-лист для ефективного введення Remote

Давайте розглянемо простий контрольний список remote , який ви можете використовувати для оптимізації процесу.

1. Технології та засоби комунікації

Чи вжили ви всіх заходів, щоб remote мали доступ до необхідних технологій та засобів комунікації? Це може включати програмне забезпечення для віртуальних зустрічей, таке як Donut для запланованих зустрічей та соціальних заходів, таких як ігри, відеоконференції, такі як Zoom Google Meet живих зустрічей та навчання, обмін файлами, такі як Google Drive, Dropbox або Onedrive, інструменти для роботи з документами, такі як Notion та Google Docs тощо.

Якщо ні, розгляньте можливість надання цих інструментів або проведення навчання співробітників щодо їх ефективного використання. tl;dv чудовий інструмент для створення стандартних відео, наприклад, відео, що допомагають новим співробітникам і клієнтам навчитися користуватися певними функціями та інструментами. Загалом, наявність інструменту для 360-градусного управління персоналом, такого як Workday та Eddy, може бути вирішальним фактором для досягнення високих показників успішності у сфері утримання співробітників та продуктивності, оскільки вони допомагають вам управляти кожним співробітником як на особистому, так і на організаційному рівні. 

Що слід врахувати:

  1. Переконайтеся, що новий співробітник має доступ до всіх інструментів для відеоконференцій, які використовує компанія. 
  2. Допоможіть співробітникам налаштувати індивідуальні відеоконференції та надайте їм доступ до інструкцій користувача.
  3. Переконайтеся, що інтернет-з'єднання співробітника не буде перешкоджати роботі та є достатньо стабільним для проведення відеоконференцій та виконання робочих завдань. Для проведення онлайн-зустрічей та виконання загальних робочих завдань необхідна швидкість не менше 1,5 Мбіт/с. 
  4. Чи всі елементи технології, як програмне забезпечення, так і апаратне забезпечення, були правильно налаштовані для співробітника або ним самим? 
  5. Надішліть все обладнання робочої станції, включаючи комп'ютери, навушники, мишу, клавіатуру та інші робочі предмети. 
  6. Домовтеся про зустріч з ІТ-командою

2. Залишайтеся на зв'язку

Чи існує план, який дозволяє remote залишатися на зв'язку з іншими членами команди? Він може включати регулярні перевірки або командні дзвінки, а також інструменти для спільного управління проектами або онлайн-платформи для співпраці, такі як tl;dv, Google Docs, Slack або Trello.

Впровадьте ефективні системи, такі як коучинг, наставництво та система наставництва, щоб допомогти новим співробітникам правильно асимілюватися в культурі компанії. Вони також будуть більш відкриті до спілкування з цими сторонами, якщо це буде формалізовано. Zavvy — це чудовий інструмент, який не тільки допомагає автоматизувати процеси управління персоналом, але й оптимізувати систему наставництва, щоб вона не створювала надмірного тиску на інших співробітників, таких як коучі, наставники та інші колеги.

Ідеально проводити наздоганяючі сесії. Donut може допомогти вам створити автоматизований графік усіх наздоганяючих сесій, щоб вам не доводилося вручну надсилати запрошення та виконувати пов'язані завдання кожного разу, коли проводиться сесія. 

Що слід врахувати: 

  1. Переконайтеся, що новий співробітник протягом перших тижнів роботи налагодить контакти з колегами з різних відділів.
  2. Налаштування автоматизованої серії вітальних листів
  3. Для нових співробітників слід налаштувати системи комунікації, такі як електронна пошта, канал Slack та інші інструменти. ІТ-команда повинна мати список усіх комунікаційних платформ, на які слід звернути увагу новим співробітникам. 
  4. Чи було створено систему наставництва, менторства або коучингу? 
  5. Якнайчастіше спілкуйтеся як в асинхронному режимі, так і в режимі реального часу. Про домовленості слід щоразу чітко повідомляти.
  6. Очікування повинні бути чітко сформульовані. Показники ефективності, цілі та завдання, терміни та інше повинні бути чітко визначені. Як буде проводитися оцінка ефективності роботи?
  7. Чи додано працівника до всіх відповідних внутрішніх списків розсилки електронної пошти?
  8. Забезпечте легкий доступ до ролей, обов'язків та переваг. 
  9. Заздалегідь домовтеся про необхідні перші зустрічі, наприклад, з відділом кадрів, керівником, командою та всією організацією. 
  10. Інші графіки, такі як щомісячні наради, наради з обговорення прогресу роботи та план соціальних заходів, слід скласти та довести до відома нових співробітників.

3. Врахуйте переваги

Створюючи чек-лист remote , обов'язково враховуйте потреби та уподобання як існуючої команди, так і нових співробітників. Немає двох однакових співробітників, і за один-два дні важко повністю пізнати людину.

Але щоб прискорити процес адаптації нових співробітників, вам потрібно знати їхні основні особисті уподобання. У яких часових поясах вони живуть? Як ці часові пояси вплинуть на динаміку їхньої роботи та роботи інших членів команди? Вони віддають перевагу живим зустрічам чи асинхронним? Чи відповідає це вже існуючим системам, чи можна внести деякі зміни? Можливо, вони більш інтровертні, тому віддають перевагу асинхронним зустрічам і живим лише в разі крайньої необхідності.

Знання додаткових деталей про них як про людей, таких як їхні інтереси, хобі, улюблені речі тощо, може допомогти вам надсилати їм подарунки та зробити їх роботу з вами більш комфортною та приємною. Озброївшись цією інформацією, ви зможете створити комплексний та ефективний план, щоб вони могли проявити себе з найкращого боку.

Що слід врахувати: 

  1. Плануйте з урахуванням часових поясів
  2. Діліться календарями, щоб полегшити бронювання зустрічей
  3. Інтроверт чи екстраверт? Які найкращі способи спілкування? Команда повинна бути в курсі такої інформації та знати, як ставитися до нових співробітників. 
  4. Запитайте про їхні очікування
  5. Які їхні інтереси? 
  6. Оцініть, наскільки комфортними є для них ці положення. Чи є можливість для поліпшення?

4. Додаткові ресурси

Чи є у вас додаткові ресурси, які можуть бути корисними для remote ? Це можуть бути онлайн-матеріали для навчання, контрольні списки для адаптації, посібники або інші цифрові інструменти та ресурси. У будь-якому випадку, важливо проявити ініціативу та надати remote всю необхідну інформацію, яка допоможе їм досягти успіху на нових посадах.

Хорошим прикладом ідеального посібника для співробітників є посібник GitLab, який у друкованому вигляді налічує 2400 сторінок і містить всю інформацію, яка може знадобитися співробітнику GitLab. Залежно від посади, яку обіймає співробітник, йому можуть знадобитися спеціальні ресурси, такі як історія клієнтів та інформація про них.

Записи зустрічей, зроблені за допомогою tl;dv надати їм, щоб вони могли перенестися в минуле і побачити події, які відбулися задовго до їхнього приходу в компанію. Таким чином, вони отримали б повний доступ до організаційних знань і змогли б сформувати чітке уявлення про те, як все працює. tl;dv також tl;dv слугувати єдиним навчальним центром для співробітників, де зібрані заздалегідь записані сесії з докладними демонстраціями, наприклад, спільним використанням екрану, що показує, як практично виконувати ті чи інші завдання.

Оскільки ці відео доступні на запит, співробітники можуть переглядати їх у будь-який час, коли їм потрібно освіжити знання або навчитися чомусь новому. Завдяки часовим мітками та транскриптами співробітники можуть легко пропускати ті частини відео, з якими вони вже ознайомлені, і зосередитися лише на тому, що їм потрібно в даний момент. 

На що слід звернути увагу:

  1. Чи існує база знань? Чи завжди доступний каталог цінної інформації?
  2. До кого можна звернутися, якщо виникнуть проблеми? 
  3. Чи мають вони доступ до довідника контактів персоналу?
  4. Чи мають вони доступ до Посібника з управління персоналом?

5. Реєстрація

Переконайтеся, що у вас є план регулярних перевірок remote за допомогою Donut, чи то через відеоконференції з Zoom Happy Hour, телефонні розмови, чати через Slack, чи інші засоби. Це допоможе гарантувати, що всі будуть на одній хвилі і що будь-які проблеми або питання будуть вирішені якомога швидше.

Новий співробітник повинен провести індивідуальну зустріч зі своїм безпосереднім керівником, щоб обговорити посадові обов'язки та інші деталі. Зустріч з керівником повинна визначити хід подальшого процесу адаптації після проходження процедури в відділі кадрів. Керівник повинен визначити хід подальших дій і узгодити з новим співробітником графік подальших зустрічей. Ідеально проводити такі зустрічі через два тижні, чотири тижні і два місяці. Таким чином керівник може стежити за прогресом і допомагати співробітнику зрозуміти компанію та її принцип роботи.

Під час цих зустрічей, особливо під час першої, новому співробітнику слід повідомити про його KPI, OKR та про те, як буде контролюватися та оцінюватися його робота, включаючи прогрес в адаптації до компанії.  Каталог обов'язкових навчальних сесій для нових співробітників можна розмістити в Notion із позначками, щоб співробітник міг відмічати кожну з них після успішного проходження. Але крім Notion, існують й інші інструменти, такі як Trello для відстеження прогресу та Zavvy для управління співробітниками. 

6. Відгуки

Нарешті, не забудьте попросити відгуки як від remote , так і від існуючої команди протягом усього процесу адаптації. Це допоможе вам визначити області, які потребують поліпшення, і внести необхідні корективи у ваш чек-лист remote .

Ви можете створити вичерпний та ефективний чек-лист remote , дотримуючись наведених вище ідей. Якщо ви приділите час плануванню майбутньої адаптації та врахуєте потреби всіх залучених сторін, ви зможете оптимізувати процес remote та допомогти remote досягти успіху в нових ролях.

Що повинно бути включено у віртуальну адаптацію нових співробітників?

При створенні контрольного списку remote слід включити кілька ключових елементів. По-перше, важливо представити нового співробітника команді та надати загальну інформацію про культуру та цінності компанії. Це допоможе remote відчути себе частиною команди з першого дня. Ви можете досягти цього за допомогою серії електронних листів, знайомства в онлайн-чаті та зустрічей. 

Однак проведення зустрічей для кожного нового співробітника швидко забирає продуктивний час. Тому кращим варіантом є записування всього, що потрібно новим співробітникам, клієнтам або потенційним клієнтам (залежно від типу адаптації), за допомогою tl;dv, і надсилання відео учасникам для перегляду. Це економить час і гарантує, що інформація буде передана. Використовуйте часові мітки, щоб виділити ключові моменти і допомогти їм засвоїти важливі частини відео. Гарна частина цього всього полягає в тому, що ви отримуєте повідомлення, коли ваше відео переглядають, тому ви можете швидко відреагувати і переконатися, що все проходить гладко. Як щодо економії часу? Спробуйте це.

Далі вам потрібно буде надати remote всю необхідну інформацію, яка їм знадобиться для успішного виконання своїх нових обов'язків. Це може бути опис посадових обов'язків, політика компанії або навчальні матеріали. Крім того, важливо надати remote доступ до необхідних технологій та засобів комунікації. Це може включати програмне забезпечення для віртуальних зустрічей, відеоконференцій, обміну файлами тощо. tl;dv чудово tl;dv для надсилання важливої інформації. Незалежно від того, чи це сесія з новим клієнтом, чи адаптація нового співробітника, ви можете створити каталог відеороликів з часто задаваними питаннями та центр знань, щоб забезпечити швидшу адаптацію, яка відбувається у власному темпі.

Нарешті, протягом усього процесу адаптації дуже важливо отримувати відгуки як від remote , так і від вашого поточного персоналу. Це допоможе вам виявити будь-які недоліки та внести необхідні зміни до вашого контрольного списку remote . Ви можете спростити процедуру remote , якщо заздалегідь все обміркуєте та врахуєте вимоги всіх зацікавлених сторін.

Поради щодо Remote

1. Комунікація

Перш за все, комунікація є ключовим фактором у remote . Обов'язково представте нового співробітника команді та надайте йому загальну інформацію про культуру та цінності компанії. Крім того, надайте remote доступ до необхідних технологій та засобів комунікації. 

2. Навчання

Надайте remote всю інформацію, необхідну для успішного виконання їхніх нових обов'язків. Це може включати опис посадових обов'язків, політику компанії або навчальні матеріали. Крім того, важливо проявити ініціативу і надати remote доступ до необхідних технологій та засобів комунікації.

3. Відгуки

Нарешті, важливо запитувати відгуки як від remote , так і від існуючої команди протягом усього процесу адаптації. Це допоможе вам визначити області, які потребують поліпшення, і внести необхідні корективи у ваш чек-лист remote . Приділивши час попередньому плануванню та врахуванню потреб усіх залучених сторін, ви зможете оптимізувати процес remote та допомогти remote досягти успіху в своїх нових ролях.

Чому Remote є кращим за традиційне введення в курс справи

Віртуальне введення в курс справи є кращим варіантом порівняно з традиційними методами введення в курс справи з ряду вагомих причин, враховуючи нові реалії нашого світу та поширення remote роботи remote роботи з дому. 

По-перше, remote є більш гнучким і може бути адаптоване до потреб кожного окремого співробітника або клієнта. 

Крім того, remote дозволяє співробітникам негайно приступити до виконання своїх нових обов'язків, не чекаючи на особисту зустріч або орієнтаційну програму. 

Нарешті, remote є просто зручнішим для обох сторін – не потрібно турбуватися про узгодження графіків або пошук відповідного місця. Адже, як відомо, узгодження зустрічей між різними часовими поясами може бути досить складним завданням.

Висновок

Ось і все! Тепер ви можете створити чек-лист remote , який заощадить час і допоможе remote досягти успіху, виконавши ці прості кроки. Маєте додаткові ідеї? Додайте їх у коментарях нижче і не забудьте спробувати tl;dv !