メモを取るツールは、いつの時代も会議には欠かせない。メモを取ること全般は、これまでも、そしてこれからも、日常生活の重要な一部なのだ。セールスマンから教師、ケーキの材料を書き留めるホームベーカリーまで、すべての人とその犬はメモを取る。
紙とペンのような昔ながらのメモツールもあれば、tl;dv の ように自動的にメモを取ってくれる最先端のソフトウェアもある。この記事では、デジタルとアナログの両方のメモツールについて見ていこうと思う。各ツールが以下のいずれかにどのようなメリットをもたらすかを見てみよう：
- 売上高
- カスタマーサポート
- ユーザー調査
- 人事と採用
始めよう。その前に、以下のインフォグラフィックで、記憶に関するメモの取り方の重要性をご覧ください。
一言で言えば、人間はすぐに物事を忘れてしまう。メモを取ることは情報を保持するために不可欠であり、これには商談での情報も含まれる。以下では、4つの異なる分野を取り上げ、それぞれにどのメモ取りツールが有効かを見ていこう。まずは営業チームから！
1.営業チーム
セールスコールをしながら、見込み客の詳細を記憶しておくのは難しい作業です。見込み客の欲求、ニーズ、ペインポイントはもちろんのこと、あなたの製品やサービスに関して彼らが抱いている反対意見も記録しておきたいものだ。このような情報は、フォローアップ・コールの際に重宝することは間違いない。
潜在顧客と正しい関係を保つためには、メモを取ることが重要です。特に、毎日何度もセールスの電話をかけている場合はなおさらです。メモを取るのに役立つツールをいくつか紹介しよう。
エバーノート：世界的に有名なノートアプリ
Evernoteは非常に多機能なノートアプリで、AIを活用した機能によりノート作成を効率化します。コールドコールやフォローアップ、社内の他のチームへの営業成績指標のプレゼンなど、営業チームに最適です。
Evernoteは、その整理能力と、ノート、画像、録音などのさまざまなデータをキャプチャする能力で知られており、オールラウンドなノートマシンです。その際立った特徴のひとつが検索機能で、ノートのデータベースから重要な情報を瞬時に探し出すことができる。
Evernoteは、その一連の機能に加えて、Salesforce と直接統合しているため、あなたの仕事がとても簡単になります。これで、指一本動かすことなく、メモをCRMに直行させることができる。
長所
汎用性。 さまざまな使い方ができる万能ツールだ。
相互運用性。複数のプラットフォームで動作し、Salesforce のようなサードパーティ製アプリと統合できます。
コラボレーション。 共同作業を通じてノートを共有することができ、すべてのノートはクラウドベースのシステムに保存されるため、セキュリティも万全です。
短所
無料プランには制限があります。無料プランは50ノートまでで、メモリサイズにも制限があります。
高い。最初の有料プランは年間100ドル以上、上位プランはその倍以上。
学習曲線が速い。 インターフェイスに圧倒され、効果的な使い方を理解しようとすると面倒なことになる。
- ラグ。あちこちでラグが発生しやすいと報告されている。
tl;dv:販売を容易にするツール
tl;dv は、今回取り上げるどのカテゴリーにおいても最高のメモ作成ツールのひとつですが、特に優れているのはセールスです。結局のところ、セールスがなければ、ビジネスはうまくいかないということだ。
最も重要なのは、単なるメモ帳ではなく、ビデオレコーダーであるということだ。これにより、セールストークを見直したり、見込み客のボディーランゲージを分析したり、セールススキルを向上させたり、さらには何十時間にも及ぶセールスコールを5分のreel （この機能は、ユーザー研究者が 顧客の声を使って調査結果を発表したい場合にも素晴らしい効果を発揮する）。
あなたがこれまでに行ったすべてのセールスコールをキーワードで検索し、トランスクリプト（またはビデオ）でそれが言及された瞬間に直接ジャンプすることができます。これは、異議申し立てをグループ化するのに最適な機能で、営業チームと一緒に今後の売り込みの解決策を練ることができます。
これに加えて、お好きなミーティング・グループのお好きなものについて、定期的にAIレポートを受信トレイにお届けします。すべて自動で行われる。あなたの営業チームがその週のコールを行い、AIがあなたが監視したい特定の事柄（例えば価格に関する異議申し立て）にどのように対応したかを監視します。これ以上簡単なことはありません。
長所
- 最先端の AI。tl;dvのAIは、ご希望のトピックに関するすべての会議をカバーするレポートを定期的に提供することができます。
- 統合。 Salesforce, HubSpot,Pipedrive など、5,000以上の仕事ツールや生産性ツールとの統合が可能です。
- 信じられないほどの無料プラン。無料プランでは、ビデオ通話の録画とトランスクリプトが無制限で利用できるため、無理に契約することなく、ツールの全容を知ることができる。
- パワフルな検索機能。キーワードを検索すると、そのキーワードが含まれる通話の映像をライブラリーから即座に見ることができます。
- 機能のスイート。 編集、タイムスタンプ、リールの作成など、さまざまなことができます。
短所
- 互換性。 tl;dv は、MS Teams、Zoom およびGoogle Meet でのみ利用可能です。
Microsoft OneNote: 営業チームのコラボレーションに最適
Microsoft OneNoteは、デジタルでありながら柔軟なノートアプリケーションで、ユーザーが簡単にメモを取ることができる。フリーハンドでメモを取る自由さと、最新テクノロジーの合理化能力を兼ね備えているため、営業チームには特に便利です。営業管理にOneNoteを活用する方法をご覧ください。
OneNoteは個人でもビジネスでも使える。フリーフォームのキャンバスで、ユーザー同士が協力してページのどこにでもノートを配置できる点が特徴だ。営業チームでは、互いに共有したい情報を一元化するために、頻繁にこれを使用している。
長所
- 構成。 フリーフォームのキャンバスを使用して、コンテンツを簡単に構造化するのに最適なアプリです。また、複数のノートセクション、ページ、ブックを作成し、チームの他のメンバーと共同で使用することもできます。
- コラボレーション。 OneNoteでは、同じノートブック上で複数のユーザーと同時に作業することができます。ブレーンストーミングやアイデアの共有に最適です。
- 汎用性。 このアプリは、あらゆるメディアをデジタルノートブックに取り込むことができます。画像、テキスト、落書きなどを共有し、整理することもできます。
短所
- 制限がある。 より高度なメモアプリの機能のいくつかは持っていません。
- 複雑さ。 このアプリが持つ機能は、その効果を最大限に発揮する使い方を完全に理解するには、少し学習が必要かもしれません。
- 限られた手書き文字認識。 専用の手書き文字認識ソフトではないため、検出が少しずれることがある。
ホワイトボードとペン：オールドスクール・クラシック
時代遅れ」かもしれないが、これは佳作に値する。不朽の名作であり、ほとんどどんな状況でも使える。少なくとも、対面している状況であれば。チームメンバー同士の営業会議でのブレインストーミングに最適だ。
例えばZoomのホワイトボード機能のように、オンライン会議で使えるホワイトボードもあるが、これらは古典的なもののデジタル版である。
長所
- インタラクティブ。ホワイトボードはインタラクティブです。会議室の真ん中にホワイトボードを置けば、全員が参加して素晴らしいブレインストーミングができる。
- ビジュアル。誰もが見ることができるという点で、ビジュアル・コミュニケーションには最適です。
- 柔軟性。他のノート作成ツールのように定期購読を必要としない、柔軟で適応性の高いツールです。
短所
- オンラインミーティングには使用できません。 デジタルでないツールは、変化の激しい現代社会から取り残されかねません。
- 品質。ノートは手書きのため、読みやすさがはっきりしない場合がある。
- スペースホワイトボードには一定のスペースしかありません。また、マーカーペンで汚してしまうこともある。
- 荷物が重い。通常、ホワイトボードはかなり大きいので、簡単には移動できない。
営業チームのためのノート術
ピーター・C・ブラウン
「新しい教材から重要なアイデアを抽出し、それをメンタル・モデルに整理し、そのモデルを予備知識と結びつけることを学んだ人は、複雑な習得学習において優位性を示す。メンタルモデルとは、ある外的現実の心的表現である。"
Make it Stickでは、メモを取ることで情報を思い出すことを提案している。精緻化と検索練習という2つの重要なテクニックがある。どちらも、ただ書き留めるだけでなく、読者が積極的にメッセージを受け止めることを促す。本書では、長期的な記憶のために反復練習が重要であることを強調している。
しかし、これらのメソッドを実践する時間がない場合、一朝一夕にメソッドを習得することはできないので、かなり冗長になりかねない。
、一筋縄ではいかず、かなり複雑な教えが書かれているため、新しいテクニックに適応するには時間がかかるかもしれない。
リトリーバルの練習について簡単にまとめたい方は、以下のビデオをご覧ください。
2.カスタマーサポート
カスタマー・サポートは、以下の能力に依存している。顧客の声に耳を傾け、共感を高め、顧客の問題を解決する。.T顧客の関心事を深いレベルで理解するためには、メモを取ることで精一杯というわけにはいかない。注意を払う必要がある。
このような場合、自動メモツールを設定することで、あなたの代わりにメモを取ることができます。カスタマーサポートコールのメモを取ることで、カスタマーサクセスを向上させ、カスタマーチケットを追跡することができます。また、手に負えなくなる前に問題を特定し、積極的に対処することができます。
カスタマーサポートチームに最適なメモツールについて、その長所と短所を見てみましょう。
FreshDesk：直感的なカスタマーサポートソフトウェア
Freshdeskはクラウドベースのカスタマーサポートソフトウェアで、あらゆる企業がカスタマーサポートを効果的に管理するための豊富な機能を備えています。主要なチケットシステムの1つである Freshdesk は、ビジネスオーナーの間で人気のある選択肢です。一流のカスタマーサポートソリューションを求める企業にとって、Freshdesk は最高の IT サービス管理ソリューションの1 つとして際立っています。直感的なインターフェイス、自動化されたチケットの分類、プライベートメモのようなコラボレーション機能により、Freshdesk はチームが優れた顧客サービスを効率的に提供できるよう支援します。
この機能により、カスタマーサポートチームメンバーは、プライベートノートを使用してチケット上で共同作業を行うことができます。これらは、サポートポータルにログインしているエージェントのみが閲覧できます。
長所
- 使いやすい。 Freshdeskは使いやすく、ナビゲートも簡単で、最も使いやすいカスタマーサポートソフトウェアの1つです。
- 自動化されます。チケットは自動的に分類されます。各チケットには、チームメイトと協力するための社内メモを追加できます。
- 社内ノート。ノートは完全にプライベートなもので、お客様には見えません。
短所
- コスト。無料プランをすぐに使い切ってしまうので、あなたの会社がかなり新しい場合は割高になります。月額16ドルから86ドルです。
- 複雑。高度な機能は複雑で、あなたやあなたのチームにはトレーニングが必要かもしれません。
- カスタマーサポート。皮肉なことに、カスタマーサポートは世界一ではない。
カスタマー・サポート・チームへの異例のメモ取りアドバイス
ゲイリー・ヴェイナチャック - ありがとうエコノミー
「サンキュー・エコノミーとは、広告で顧客の邪魔をしたり、注意を引こうとしたりすることではない。顧客と有意義な関係を築き、彼らの関心と信頼を得ることなのだ。
カスタマーサポートの仕事において、共感は非常に重要だ。短期的な解決策を探すのではなく、問題を根本から解決し、顧客に配慮していることを示し、リテンション率を高めたいものだ。カスタマーサクセスplaybookはその手助けをしてくれるが、すべては顧客と有意義な関係を築くことから始まる。
ヴェイナチャックの本には、時間をかけてあなたのビジネスを改善するのに役立つ教えがぎっしり詰まっている。顧客との関係を築くために必要なプロフィールについての理解を深めるための、科学的視点からの教えが満載だ。その精神は、簡単に言えば、決して顧客の邪魔をせず、顧客との関係を築くことだ！
メモを取るツールについて特に推奨するものはないが、ここでは行間を読むことができる。手作業でメモを取っていると、気が散ってしまう。いくら見ないで上手に書けたとしても、書くことに意識が向いていれば、顧客には注意が向かない。ゲイリー・ヴェイナチャックは、カスタマーサポートの場面では自動メモツールが必要であり、そうすることで顧客に全神経を集中させ、顧客との関係を深めていくことができると主張している。
UserZoom：素晴らしいユーザー・リサーチ・ソフトウェア
UserZoomは、アンケートやその他のユーザーフィードバック手法を追跡するツールを提供するUXリサーチソフトウェアです。世界中の企業が顧客行動のインサイトをより深く掘り下げるよう導いており、UXリサーチ分野で最も包括的なツールを取り揃えています。
また、UserZoomでは、UserZoom GOを利用することができます。UserZoom GOは、モデレートおよび非モデレート調査を迅速かつ簡単に実行する方法です。UserZoom GOには、ユーザー調査のメモを簡単にまとめることができるメモ機能が付いています。各メモにはタイムスタンプが付いているので、会議の関連部分に簡単にジャンプバックすることができます。
長所
- 注意事項.他のリサーチツールのホストと一緒にメモを取るツールが含まれています。
- 自動化.UserZoomは、主要なプロセスを自動化することで、ワークフローを合理化します。
- 組織化された.タスクスケジューリングに優れた効率的なプラットフォームで、会社を軌道に乗せることができます。
短所
- 複雑。ユーザーリサーチソフトウェアの初心者にとって、UserZoomの使い方は少し難しいかもしれません。
- 価格。予算に限りがある場合は割高になる。
Dovetail:ユーザー・フィードバック収集のための完璧なツール
Dovetail は、ハイレベルな概要からユーザーリサーチを管理できるカスタマーインサイトプラットフォームです。これはリサーチプロセス全体を効率化しを効率化し、より良いインサイトを獲得するための優れたツールです。
ノートはDovetail の情報の基本単位です。ノートには、ビデオ、オーディオ、テキスト、ファイルを含めることができます。Dovetail'sのノートは意図的に柔軟性を持たせているので、あなたのビジネスに最適な活用方法を見つけることができる。ユーザーリサーチに関しては、ノートはユーザーインタビュー全体であることもあれば、個々のハイライトであることもあります。
デメリットの1つは、特に、時々ユーザーリサーチを自分自身で見たいと思うステークホルダーにとっては、学習がかなり複雑になる可能性があることです。このような場合は、Dovetail の代替をチェックしてみてください。
長所
- 機能満載。多彩な分析ツールを備えた強力なリサーチマシンだ。
- コラボレーション。アイデアを共有し、チームメイトとリアルタイムでコラボレーションするのに最適なアプリケーションです。
短所
- 複雑です。 Dovetail を使いこなせるようになるには、複雑な問題にぶつかったり、指導が必要になるかもしれません。
- 硬い。Dovetail は幅広い機能を備えているが、アプリには柔軟性とパーソナライゼーションが欠けている。
- インターネットが必要.最後に、クラウドベースのアプリであるため、インターネットは常に必須である。
ユーザー研究者のためのノート術
シェーンケ・アーレンス - スマートなノートの取り方
"（ノートを）書くことの最も重要な利点は、自分が信じたいほど何かを理解していないときに、自分自身と向き合う助けになることだ"
ユーザー・リサーチャーにとって、メモを書くことは非常に重要である。私たちはユーザーとそのペインポイントを理解した気になっているかもしれないが、積極的にメモを取らない限り、それは片方の耳から入ってもう片方の耳から出ていくだけだ。現実には、メモを取らずにただ聞いているだけでは、言われたことのほとんどは忘れられてしまう。そして致命的なことに、私たちは自分が思っているほどユーザーを「理解」していないことになる。
ノートはすべてを変える。
本書は、ゼッテルカステンとして知られるメモの取り方について、実践可能な洞察とともに明確なメッセージを伝えている。読んでいる情報を積極的に取り入れ、理解を深めることに重点を置いている。本書には、効率的にノートを取るためのヒントやコツが、具体的な例とともに数多く紹介されている。
この本があなたの好みに合うかどうか、Zettelkastenの簡単な説明をしよう！
チアゴ・フォルテ - 第二の脳を作る
「ノートテイカーとしてのあなたの仕事は、あなたが発見した物事を、未来への旅に耐えられるような形でノートに残すことです」。
数週間先、数ヶ月先にも意味を持ち続けるメモこそ、あなたが作成すべきものなのです。これは、特にユーザーリサーチに当てはまる。なぜなら、データ主導のプレゼンテーションを作成するために、大量の情報を収集する必要があるからだ！
メモが緩くて早すぎると、意味が漏れてしまう危険性があります。そのため、ユーザーインタビューも記録するツールがさらに優れている。タイムスタンプを付けておけば、その瞬間に戻ることができ、最初に見たときとまったく同じ顧客インサイトを瞬時に得ることができるからだ。記憶全体が保存されているため、それを保存するために脳のスペースを無駄にする必要はない。
ティアゴ・フォルテの本は、「第二の脳」を作るためのテクニックを身につけたいのであれば、一読の価値がある。
ユーザー・インタビューの実施方法に関するノー・ブルシュット・ガイド
ユーザーインタビューの実施方法について、頭の中が真っ白になっていませんか？Googleに猛烈に打ち込んで、ここにたどり着いたのでしょう。うーーん、積極的ですね！さて、あなたは明らかに
4.求職者との面接
採用活動においてメモを取ることは不可欠です。さまざまな候補者について重要なポイントを覚えておく必要があり、そのためにはメモを取るのが一番です。適切なデジタル面接ツールを使えば、採用プロセスを効率化し、仕事を楽にすることができます。それでは、採用時に使えるメモツールをいくつかご紹介しましょう。
ノーティオン多用途で効果的な組織ツール
Notionは、メモ、プロジェクト計画、タスク管理、コラボレーション・ソフトウェアのすべてを1つのプラットフォーム上で実現するソフトウェアです。採用プロセスで候補者ごとにデータベースをカスタマイズできるため、面接に役立つツールだ。Notionはメモの編集機能が充実しており、ボタンを数回クリックするだけで簡単にフォーマットすることができます。
Notionでのノートの取り方については、オンラインで詳しいガイドを見つけることができる。ノートがなくても、一般的に素晴らしい整理ツールだからだ。
長所
- 汎用性。Notionはオールラウンダーで、1つの使いやすいプラットフォームで様々なことができます。
- 組織化された.Notionを使えば、面接中に作成したメモなど、あらゆるものを簡単に整理することができます。
- 互換性。 モバイル、デスクトップ、ラップトップ、いつでもどこでも、そしてオフラインでもアクセスできます。
短所
- 複雑。新しいユーザーが期待するよりも、使い方が難しいかもしれない。
- 使いづらいナビゲーション。 新規ユーザーは、Notionを使いこなすのに苦労するかもしれない。
ペンと紙：時代を超えた伝統
ペンと紙について説明する必要はないだろう。その歴史は何世紀も前に遡るが、今も当時と同じように重宝されている。確かに、CRMに手書きのメモをシームレスに送ることはできないが、好きなときに好きな場所で好きなことを書くことができる。それはプライベートなものであり、すべて自分で整理することができます（これは良いことでも悪いことでもあります）。
確かに欠点もあり、特にインタビュー中に使うと重要な洞察を見逃す可能性がある。しかし、おそらく最も使いやすく、学習曲線が最も平坦なメモを取る「ツール」だろう。
長所
- シンプルだ。 使いやすくていい 。
- 情報の保持。紙とペンを使った方が、面接中に情報を保持しやすい。
- 技術的な問題はない。 純粋に物理的なものなので、技術的な問題は生じない。
- 柔軟性。 今必要なことを何でも書いたり描いたりできる柔軟性がある。
- セキュア.メモ帳をハッキングすることはできない。
短所
- はっきりしない。手書きだし、誰もがお互いの（あるいは数週間後の自分の）字を読めるわけではない。
- 整理整頓に欠ける。 急いで書いた手書きのメモは、 効率的に整理するのがかなり難しい 。
- 廃棄物.それは世界で最も環境に優しいものではない。
- 集中する手作業でメモを書いているとき、あなたは本当に会話やインタビューに集中しているだろうか？
- 記憶に多くを残す。 オンライン会議ソフトで会議を録画すれば、その映像も記録できる。
採用プロセスにおけるメモの取り方のアドバイス
ライダー・キャロル - バレットジャーナル・メソッド
「講義中や会議中に、より多くの内容を捉えようとすればするほど、何を話しているのか考えなくなる。あなたは注意力のほとんどを、情報源のオウム返しに費やすことになる。
バレットジャーナル・メソッド』は、会議中のメモの取り方をシンプルにし、情報が溢れないように効果的に箇条書きにする方法に焦点を当てている。読者には、メモを取る際に自分の思考プロセスに関連したビジュアルを作成するよう勧めている。結局のところ、学習者全体の40％が、文字だけの情報よりも視覚的な情報に反応するのだ。
そのための良い方法をお望みなら、バレットジャーナル・メソッドがおすすめです。メモを取るための最適な整理プロセスを設定し、一般的な自己認識を向上させ、重要なこと、つまり採用するかどうかわからない候補者に注意を集中させるのに役立ちます。
コンセプトはシンプルだが、このメソッドの技術を完成させるのは簡単ではないし、新しいテクニックを習得するには消化するのに時間がかかる。時間的な制約があるため、この形式を一貫して続けることができなければ、効果を見極めるのは難しくなるだろう。一貫性が重要なのだ。
ロック、ロード、そしてメモを取る準備
数多くのノート作成ツールを紹介した後、次のノート作成セッションのために必要なものが備わったと感じていただけたなら幸いです。覚えておいてほしいのは、もう物理的なツールに限定されないということだ。メモを取るプロセスを効率化するために使えるアプリケーションは数え切れないほどあるが、昔ながらのペンと紙がすべてに勝ることもある。 とはいえ、時代は変わりつつあり、効率を最大限に高めたいのであれば、AIメモツールがおすすめだ。
グラント・カルドンが言うように、「ノートを取ることは、単に情報を記録することではなく、積極的にアイデアに関与することである。受動的な消費と能動的な消化の違いである。"
あなたはノートに書かれた情報を能動的に消化しているだろうか？それとも、ただ受動的に消費しているのだろうか？熟考する必要がある。
