Las herramientas para tomar notas siempre serán cruciales para las reuniones. En general, tomar notas siempre ha sido y será una parte crucial de la vida cotidiana. Desde vendedores y profesores hasta panaderos caseros que anotan los ingredientes de un pastel, todo el mundo toma notas.
Existen herramientas para tomar notas a la antigua usanza, como el papel y el bolígrafo, y programas de última generación que toman notas automáticamente por ti, como tl;dv. En este artículo vamos a analizar tanto las herramientas digitales como las analógicas para tomar notas y ver cómo cada herramienta beneficia a uno de los siguientes aspectos:
- Ventas
- Atención al cliente
- Investigación de usuarios
- Recursos humanos y contratación
Empecemos. Pero antes, echa un vistazo a la importancia de tomar notas en relación con la memoria con esta infografía.
En pocas palabras, los seres humanos olvidamos las cosas con facilidad. Tomar notas es esencial para retener la información, y esto incluye la información en las reuniones de negocios. A continuación veremos cuatro sectores diferentes y qué herramientas para tomar notas son beneficiosas para cada uno de ellos. Empecemos por los equipos de ventas.
1. Equipos de ventas
Recordar detalles específicos de un posible cliente durante una llamada de ventas puede ser una tarea complicada. Por lo general, querrás llevar un registro de los deseos, las necesidades y los puntos débiles del cliente potencial, por no mencionar las objeciones que pueda tener con respecto a tu producto o servicio. Le resultarán útiles para las llamadas de seguimiento, de eso no hay duda.
Es fundamental que tomes notas para no perder el hilo con tus clientes potenciales, sobre todo cuando tienes numerosas llamadas de ventas cada día. Aquí tienes algunas herramientas para tomar notas que pueden ayudarte.
Evernote: la famosa aplicación para tomar notas
Evernote es una aplicación muy versátil para tomar notas que utiliza funciones basadas en IA para agilizar la toma de notas. Es perfecta para los equipos de ventas, ya estén haciendo llamadas en frío, seguimientos o presentando sus métricas de rendimiento de ventas a otros equipos internos.
Conocida por su capacidad de organización y su habilidad para capturar diferentes datos como notas, imágenes y grabaciones, Evernote es una máquina de tomar notas todoterreno. Una de sus características más destacadas es su función de búsqueda, que ayuda a los usuarios a localizar información clave de su base de datos de notas en cuestión de instantes.
Además de su conjunto de funciones, Evernote se integra directamente con Salesforce, lo que facilita enormemente tu trabajo. Ahora tus notas pueden ir directamente a tu CRM sin que tengas que mover un dedo.
Pros
Versatilidad. Es una herramienta versátil que puede utilizarse de muchas maneras.
Interoperable. Funciona en múltiples plataformas y se integra con aplicaciones de terceros como Salesforce.
Colaboración. Puedes compartir notas a través de la colaboración, y todas tus notas se almacenan en un sistema basado en la nube que te garantiza disponer de ellas en todo momento con una capa adicional de seguridad.
Cons
Plan gratuito limitado. El plan gratuito está limitado a 50 notas y también tiene limitaciones de tamaño de memoria.
Caro. El primer plan de pago cuesta más de 100 dólares al año, y los planes de gama alta más del doble.
Curva de aprendizaje pronunciada. La interfaz puede resultar abrumadora e intentar averiguar cómo utilizarla eficazmente puede ser problemático.
- Retraso. Se ha informado de que es propenso a un toque de retraso aquí o allá.
tl;dv: La herramienta que facilita la venta
tl;dv es una de las mejores herramientas para tomar notas en cualquiera de las categorías de las que hablamos aquí, pero en ventas es donde realmente destaca. Al fin y al cabo, sin ventas, tu negocio no llegaría muy lejos, ¿verdad?
Hay muchas razones por las que es tan bueno para impulsar tus ventas; la más importante es que no es sólo un anotador : es una grabadora de vídeo que te permite volver a ver tus discursos de ventas, analizar el lenguaje corporal de tus clientes potenciales, mejorar tus habilidades de venta e incluso condensar docenas de horas de llamadas de ventas en cinco minutos en reel (esta función también es fantástica para los investigadores de usuarios cuando quieren presentar sus conclusiones utilizando la voz del cliente).
Puedes buscar por palabra clave en todas las llamadas de ventas que hayas hecho para ir directamente al momento de la transcripción (o vídeo) en el que se mencionó. Esto es perfecto para agrupar objeciones y que tú y tu equipo de ventas podáis elaborar soluciones para futuras presentaciones.
Además, puede recibir periódicamente en su buzón de entrada un informe de IA sobre lo que desee y sobre el grupo de reuniones que desee. Todo es automático. Su equipo de ventas realiza las llamadas de la semana, la IA supervisa cómo han gestionado el asunto específico que desea supervisar (una objeción sobre precios, por ejemplo) y, a continuación, usted lee los informes recurrentes y toma las medidas necesarias. No puede ser más sencillo.
Pros
- IA de última generación. tl;dvLa Inteligencia Artificial de la UE puede proporcionar informes recurrentes que cubren todas sus reuniones sobre cualquier tema de su elección.
- Integraciones. Se integra con más de 5.000 herramientas de trabajo y productividad, como Salesforce, HubSpot y Pipedrive, entre otras.
- Increíble plan gratuito. El plan gratuito ofrece un número ilimitado de grabaciones y transcripciones de videollamadas, lo que te permite conocer a fondo la herramienta sin presiones para registrarte.
- Potente función de búsqueda. Busque una palabra clave y vea al instante secuencias de su biblioteca de llamadas en las que se menciona la palabra clave.
- Conjunto de funciones. Puedes editar, poner marcas de tiempo, crear carretes y mucho más.
Cons
- Compatibilidad. tl;dv sólo está disponible para MS Teams, Zoom, y Google Meet .
Microsoft OneNote: perfecto para la colaboración en equipos de ventas
Microsoft OneNote es una aplicación de bloc de notas digital y flexible que ayuda a sus usuarios a tomar notas sin esfuerzo. Es especialmente útil para los equipos de ventas, ya que combina la libertad de tomar notas a mano alzada con la agilidad de la tecnología moderna. Descubra cómo utilizar OneNote para la gestión de ventas.
OneNote puede utilizarse tanto a nivel personal como profesional. Destaca entre la multitud por su lienzo de forma libre, en el que los usuarios pueden colocar notas en cualquier lugar de la página en colaboración unos con otros. Los equipos de ventas lo utilizan con frecuencia para centralizar toda la información que quieren compartir entre ellos.
Pros
- Organización. Es la aplicación perfecta para estructurar tu contenido fácilmente, utilizando el lienzo de forma libre. También tiene la capacidad de crear múltiples secciones de toma de notas, páginas y libros que se pueden utilizar en colaboración con otros miembros del equipo.
- Colaboración. OneNote te ofrece la posibilidad de trabajar con varios usuarios simultáneamente en el mismo cuaderno. Es genial para hacer brainstorming y compartir ideas.
- Versatilidad. La aplicación tiene la capacidad de capturar todo tipo de medios en el cuaderno digital. También puedes compartir y organizar imágenes, texto, garabatos y mucho más.
Cons
- Limitada. No tiene algunas de las funciones de una aplicación más avanzada para tomar notas.
- Complejidad. Las características que posee pueden tener un poco de curva de aprendizaje para entender completamente cómo utilizar la aplicación a su máximo efecto.
- Reconocimiento limitado de la escritura a mano. Como no es un software de reconocimiento de escritura dedicado, la detección puede ser un poco apagado a veces.
Pizarra y bolígrafo: Un clásico de la vieja escuela
Por muy "anticuada" que esté, merece una mención honorífica. Es un clásico atemporal y puede utilizarse en casi cualquier situación. Al menos, en cualquier situación en persona. Son geniales para hacer lluvias de ideas en reuniones de ventas entre los miembros de tu equipo.
Hay pizarras que puedes utilizar para reuniones en línea, como la función de pizarra de Zoom, por ejemplo, pero son versiones digitales de las clásicas.
Pros
- Interactivas. Las pizarras blancas son interactivas. Puedes poner una pizarra en medio de una sala de conferencias y conseguir que todo el mundo participe en una gran sesión de brainstorming.
- Visuales. Son una gran fuente de comunicación visual, ya que de lo que se trata es de que todo el mundo pueda verlo.
- Flexibilidad. Es una herramienta flexible y adaptable que no necesita suscripción como la mayoría de las herramientas para tomar notas.
Cons
- No disponible para reuniones en línea. Una herramienta no digital puede dejarte atrás en el cambiante panorama actual.
- Calidad. Las notas están escritas a mano, por lo que su legibilidad puede no ser clara
- El espacio. En una pizarra blanca sólo hay cierto espacio. También es posible mancharla con rotuladores.
- Carga pesada. Normalmente, las pizarras son bastante grandes, por lo que no son fáciles de trasladar.
Consejos de expertos para tomar notas en equipos de ventas
Peter C. Brown - Haz que se pegue
"Las personas que aprenden a extraer las ideas clave de un material nuevo y a organizarlas en un modelo mental, y a conectar ese modelo con los conocimientos previos, muestran una ventaja en el dominio del aprendizaje complejo. Un modelo mental es una representación mental de alguna realidad externa".
Make it Stick le sugiere que recuerde la información tomando notas; asegúrese de anotar los puntos más importantes con sus propias palabras para comprenderlos mejor. Se mencionan dos técnicas clave conocidas como elaboración y práctica de recuperación. Ambas animan al lector a asimilar activamente el mensaje, no sólo a escribirlo. El libro insiste en la importancia de la repetición para la retención a largo plazo.
Sin embargo, si no tienes tiempo para practicar estos métodos, puede ser bastante redundante, ya que no aprenderás los métodos de la noche a la mañana. Adaptarse a las nuevas técnicas puede llevar algún tiempo
ya que no es la lectura más sencilla y presenta algunas enseñanzas bastante complejas.
Si quieres un resumen rápido de la práctica de la recuperación, echa un vistazo al siguiente vídeo.
2. Atención al cliente
La atención al cliente se basa en la capacidad de escuchar al cliente, potenciar la empatía y resolver sus problemas. Tara comprender a fondo las preocupaciones del cliente, no se puede estar ocupado tomando notas. Hay que prestar atención.
En este caso, puede configurar una herramienta de toma de notas automatizada que se encargue de las notas por usted, para que pueda centrar el 100% de su atención en el cliente. Al tomar notas en sus llamadas de atención al cliente, puede mejorar el éxito de sus clientes y realizar un seguimiento de los tickets de los clientes. También le ayuda a identificar y abordar proactivamente los problemas antes de que se le vayan de las manos.
Veamos algunas de las mejores herramientas de toma de notas para equipos de atención al cliente, así como sus ventajas e inconvenientes.
FreshDesk: Un software intuitivo de atención al cliente
Freshdesk es un software de atención al cliente basado en la nube que ofrece abundantes funciones para ayudar a todo tipo de empresas a gestionar eficazmente su atención al cliente. Freshdesk, uno de los principales sistemas de tickets, es una opción muy popular entre los propietarios de empresas. Para las empresas que buscan soluciones de atención al cliente de primera categoría, Freshdesk destaca como una de las mejores soluciones de gestión de servicios de TI disponibles. Gracias a su interfaz intuitiva, la categorización automatizada de tickets y las funciones de colaboración, como las notas privadas, Freshdesk permite a los equipos ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional de forma eficaz.
Permite a los miembros del equipo de atención al cliente colaborar en los tickets mediante el uso de notas privadas. Estas solo son visibles para los agentes que hayan iniciado sesión en su portal de asistencia.
Pros
- Fácil de usar. Freshdesk es fácil de usar, fácil de navegar, y es uno de los mejores softwares de atención al cliente fácil de usar.
- Automatizado. Sus tickets se categorizarán automáticamente. En cada una, puedes añadir notas internas para colaborar con tus compañeros de equipo.
- Notas internas. Las notas son completamente privadas y no son visibles para los clientes.
Cons
- Coste. Es un poco caro si su empresa es bastante nueva, ya que el plan gratuito se le quedará pequeño rápidamente. Oscila entre 16 y 86 dólares al mes.
- Complejas. Las funciones avanzadas son complejas y es posible que usted y su equipo necesiten formación.
- Atención al cliente. Irónicamente, su servicio de atención al cliente no es el mejor del mundo.
Consejos poco ortodoxos para que los equipos de atención al cliente tomen notas
Gary Vaynerchuk - La economía del agradecimiento
"La economía del agradecimiento no consiste en interrumpir a los clientes con publicidad y mendigar su atención. Se trata de crear relaciones significativas con los clientes y ganarse su atención y confianza."
La empatía es crucial cuando se trabaja en atención al cliente. No se trata de buscar una solución a corto plazo, sino de atajar el problema de raíz, demostrar al cliente que te importa y aumentar las tasas de retención. El éxito del cliente playbook le ayudará a conseguirlo, pero todo empieza por crear relaciones significativas con los clientes.
El libro de Vaynerchuk está repleto de enseñanzas que ayudan a mejorar tu negocio con el tiempo. Te da lecciones desde una perspectiva científica para que comprendas mejor el perfil que necesitas construir para relacionarte con los clientes. Su filosofía, en pocas palabras, es no interrumpir nunca a los clientes, sino construir una relación con ellos.
No hay recomendaciones específicas sobre herramientas para tomar notas, pero puedes leer entre líneas. Si tomas notas manualmente, te distraerás. No importa lo bien que puedas escribir sin mirar, si tu atención está en escribir, tu atención no está en el cliente. Gary Vaynerchuk insinúa que una herramienta de toma de notas automatizada es necesaria en los escenarios de atención al cliente para que puedas centrar toda tu atención en el cliente y empezar a trabajar en esta relación.
3. Investigación de usuarios
Tomar notas es una prioridad para los investigadores de usuarios. Recopilan información importante sobre lo que les gusta y lo que no les gusta a los usuarios, y la transmiten a los equipos pertinentes. Una herramienta de investigación de UX de alta calidad remote es esencial para tomar notas, hacer grabaciones y mucho más.
UserZoom: Un fantástico software de investigación de usuarios
UserZoom es un software de investigación de UX que ofrece herramientas para hacer un seguimiento de las encuestas y otros métodos de feedback de los usuarios. Guía a empresas de todo el mundo para que profundicen en el conocimiento de los comportamientos de los clientes y cuenta con la gama de herramientas más completa del sector de la investigación de UX.
UserZoom también te da acceso a UserZoom GO, la forma rápida y sencilla de realizar estudios moderados y no moderados. Viene con una función de toma de notas que debería hacer que tus notas de investigación de usuarios sean mucho más fáciles de compilar. Cada nota viene con una marca de tiempo para que puedas volver fácilmente a la parte relevante de la reunión.
Pros
- Toma de notas. Incluye una herramienta para tomar notas junto con otras herramientas de investigación.
- Automatizado. UserZoom agiliza su flujo de trabajo automatizando los procesos clave.
- Organizado. Es una plataforma eficiente con una gran programación de tareas, que mantiene a su empresa en el buen camino.
Cons
- Complejo. Si eres un poco novato en software de investigación de usuarios, UserZoom puede ser un poco desalentador de aprender.
- Precio. Es caro si tienes un presupuesto limitado.
Dovetail: La herramienta perfecta para recoger las opiniones de los usuarios
Dovetail es una plataforma de análisis de clientes que le ayuda a gestionar su investigación de usuarios desde una perspectiva general de alto nivel. Es una gran herramienta para agilizar todo el proceso de investigación y captar mejores datos.
Las notas constituyen la unidad básica de información en Dovetail. Pueden contener vídeo, audio, texto o archivos. DovetailLas notas de 's son intencionadamente flexibles para que puedas encontrar la mejor manera de utilizarlas para tu negocio. En lo que respecta a la investigación de usuarios, una nota puede ser una entrevista completa con un usuario o un fragmento de la misma.
Una de las desventajas es que puede ser bastante complicado de aprender, especialmente para las partes interesadas que podrían querer ver su investigación de usuarios por sí mismos de vez en cuando. Si este es tu caso, puedes consultar algunas alternativas enDovetail .
Pros
- Muchas funciones. Es una potente máquina de investigación, con una amplia gama de herramientas de análisis.
- Colaboración. Es la aplicación perfecta para compartir ideas y colaborar con tus compañeros de equipo en tiempo real.
Cons
- Complejo. Es posible que se encuentre con complicaciones y probablemente necesitará orientación para convertirse en un usuario competente de Dovetail.
- Rígida. Dovetail tiene una amplia gama de funciones, pero la aplicación carece de flexibilidad y personalización.
- Necesita Internet. Por último, al tratarse de una aplicación basada en la nube, internet es imprescindible en todo momento.
Consejos de expertos para tomar notas
Sönke Ahrens - Cómo tomar notas inteligentes
"La ventaja más importante de escribir [apuntes] es que nos ayuda a enfrentarnos a nosotros mismos cuando no entendemos algo tan bien como nos gustaría creer".
Tomar notas es fundamental para los investigadores de usuarios. Podemos sentir que entendemos al usuario y sus puntos débiles, pero a menos que tomemos nota de ello, nos entrará por un oído y nos saldrá por el otro. En realidad, si nos limitamos a escuchar sin tomar notas, olvidaremos la mayor parte de lo que se ha dicho. Y entonces, críticamente, no "entenderemos" al usuario tanto como nos gustaría pensar que lo hacemos.
Las notas lo cambian todo.
El libro tiene un mensaje claro con ideas prácticas sobre la toma de apuntes, un método conocido como Zettelkasten. Se hace gran hincapié en la asimilación activa de la información que se está leyendo y en la profundización de la comprensión. El libro contiene montones de consejos y trucos, así como ejemplos físicos de cómo empezar y tomar apuntes de forma eficaz.
Aquí tienes un rápido desglose de Zettelkasten para saber si el libro te interesa.
Thiago Forte - Construir un segundo cerebro
"Tu trabajo como anotador es preservar las notas que vas tomando sobre las cosas que descubres de tal forma que puedan sobrevivir al viaje hacia el futuro".
Las notas que siguen teniendo sentido dentro de semanas o meses son las que hay que tomar. Esto se aplica específicamente a la investigación de usuarios debido a la necesidad de recopilar grandes cantidades de información para crear una presentación basada en datos que, con suerte, guíe al equipo de desarrollo de productos para crear algo que a los usuarios les encante.
Si tus notas son demasiado sueltas y rápidas, corres el riesgo de dejar escapar el significado. Por eso son aún mejores las herramientas que también graban las entrevistas con los usuarios, ya que puedes marcar con una marca de tiempo los momentos a los que quieres volver y obtienes al instante exactamente la misma perspectiva del cliente que cuando la viste por primera vez. No hay necesidad de malgastar espacio cerebral almacenándolo, ya que toda la memoria está guardada para ti.
Merece la pena leer el libro de Thiago Forte si quieres desarrollar técnicas que te ayuden a construir un "segundo cerebro".
La guía sin tonterías sobre cómo realizar entrevistas a usuarios
¿Se te ha quedado la mente en blanco sobre cómo realizar entrevistas a usuarios? Suponemos que habrás estado tecleando furiosamente en Google para aterrizar aquí. Guau, ¡mira que eres proactivo! Ahora, obviamente
4. Entrevistar a candidatos para un puesto de trabajo
Tomar notas es esencial durante una campaña de contratación. Es necesario recordar los puntos clave de los distintos candidatos, y ¿qué mejor manera de hacerlo que tomando notas? Con las herramientas digitales adecuadas para entrevistas, puede agilizar el proceso de contratación y facilitar su trabajo. Echemos un vistazo a algunas herramientas para tomar notas durante la contratación...
Notion: Una herramienta de organización versátil y eficaz
Notion es una combinación completa de software de toma de notas, planificación de proyectos, gestión de tareas y colaboración, todo en una única plataforma. Es una herramienta útil para las entrevistas, ya que ofrece la posibilidad de personalizar bases de datos para cada candidato durante el proceso de contratación. Notion tiene excelentes funciones de edición de notas y es fácil darles formato con sólo pulsar un botón.
Puedes encontrar guías detalladas sobre cómo tomar notas en Notion en Internet, y una vez que le cojas el tranquillo, querrás seguir utilizándolo. Y es que es una gran herramienta de organización en general, incluso sin las notas.
Pros
- Versatilidad. Notion es un todoterreno que te permite hacer muchas cosas en una plataforma fácil de usar.
- Organizado. Notion te facilita la organización de prácticamente cualquier cosa, incluidas las notas que tomaste durante el proceso de la entrevista.
- Compatibilidad. Es una aplicación multiplataforma, lo que significa que puedes acceder a ella a través del móvil, el ordenador de sobremesa o el portátil, en cualquier lugar, en cualquier momento e incluso sin conexión.
Cons
- Complejo. Puede resultar más difícil de usar de lo que esperan los nuevos usuarios.
- Navegación incómoda. Los nuevos usuarios pueden tener dificultades para orientarse en Notion, ya que puede resultar bastante abrumador.
Pluma y papel: Una tradición intemporal
El papel y el bolígrafo no necesitan presentación. Es el dúo que se remonta siglos atrás, pero son tan útiles ahora como entonces. Claro que no puedes enviar notas manuscritas a tu CRM sin problemas, pero puedes escribir lo que quieras, cuando quieras y donde quieras. Es algo privado y organizado enteramente por ti (lo que puede ser bueno y malo a la vez).
Ciertamente tiene sus defectos, sobre todo si se utiliza durante una entrevista, ya que puede perderse información importante. Sin embargo, es probablemente la herramienta más fácil de usar y la que tiene la curva de aprendizaje más plana.
Pros
- Sencillo. Esagradable y fácil de usar.
- Retención de la información. Utilizar papel y bolígrafo es mejor para retener la información durante una entrevista.
- Sin problemas técnicos. No pueden surgir problemas técnicos, ya que es puramente físico.
- Flexibilidad. Hay total flexibilidad para escribir o dibujar lo que sea necesario en cada momento.
- Asegure. No se puede piratear un bloc de notas.
Cons
- No está claro. Es letra manuscrita y no todo el mundo sabe leer la de los demás (o la suya propia al cabo de unas semanas).
- Falta organización. Las notas manuscritas garabateadas a toda prisa son bastante difíciles de organizar de forma eficiente.
- Residuos. No es lo más ecológico del mundo.
- Concentración. Cuando escribes notas manualmente, ¿estás realmente centrado en la conversación o la entrevista?
- Deja mucho a la memoria. Es posible que se te pasen partes por alto al tomar notas, mientras que si grabas la reunión con un software de reuniones en línea también podrás capturar las secuencias.
Consejos de expertos para tomar notas en el proceso de contratación
Ryder Carroll - El método Bullet Journal
"Cuanto más contenido intentas captar durante una conferencia o una reunión, menos piensas en lo que se dice. Quemas la mayor parte de tu atención repitiendo como un loro la fuente".
El método del diario de viñetas se centra en la sencillez de tomar notas durante las reuniones y en cómo hacer viñetas de forma eficaz para evitar el desbordamiento de información. Anima a los lectores a crear elementos visuales que se relacionen con sus procesos de pensamiento a la hora de tomar notas. Al fin y al cabo, el 40% de los alumnos responden mejor a la información visual que al texto.
Si quieres una buena manera de hacerlo, el Método del Bullet Journal es el lugar por donde empezar. Te ofrece el mejor proceso organizativo para tomar notas, mejorar tu autoconocimiento general y ayudarte a centrar tu atención en lo importante : el candidato que vas a contratar o no.
Aunque el concepto es sencillo, perfeccionar las artes del método no es fácil y aprender nuevas técnicas llevará algún tiempo digerirlo. Si no puedes ser constante con este formato por falta de tiempo, será más difícil detectar los beneficios. La constancia es la clave.
Cerrado, cargado y listo para tomar notas
Después de sumergirte en numerosas herramientas para tomar notas, esperamos que te sientas equipado para tu próxima sesión de toma de notas. Recuerda que ya no estás limitado a las herramientas físicas. Existen innumerables aplicaciones que puedes utilizar para agilizar el proceso de toma de notas, pero a veces el papel y el bolígrafo de toda la vida lo superan todo. Dicho esto, los tiempos están cambiando y si quieres maximizar la eficiencia, las herramientas de toma de notas con IA son el camino a seguir.
Como dice Grant Cardone: "Tomar notas no es sólo registrar información; es comprometerse activamente con las ideas. Es la diferencia entre consumir pasivamente y digerir activamente".
¿Digieres activamente la información de las notas que tomas? ¿O sólo la consumes pasivamente? Algo sobre lo que reflexionar...
