스타트렉에서처럼 효과적인 미팅을 진행하는 방법

준비(과도하지 않게)

회의 자체만 시간을 낭비하는 것은 아닙니다. 회의를 준비하는 동안에도 시간이 흘러갑니다. 준비가 제대로 되지 않은 회의에서는 화면 공유 중에 다운로드에서 올바른 PDF를 당황스럽게 검색하면서 아무도 ryan-gosling-holding-puppy.jpg라는 제목의 파일을 눈치채지 않기를 바라며 얼굴이 빨개질 수 있습니다.

균형을 맞추는 것이 중요합니다. 모든 프레젠테이션 자료가 준비되어 화면에 로드된 상태에서 자신감 있게 회의에 임하고 싶을 것입니다. 동시에 너무 깊이 생각하지 마세요. 토론 진행 방식에 대해 매우 경직된 생각을 가지고 회의에 들어가면 창의성을 저해할 수 있습니다. 다음을 허용하세요. 조금 자발성 - 특히 워크샵과 기타 창의적인 세션에서 더욱 그렇습니다. 

즉시 목표 정의 

효과적인 회의는 다음과 같은 특정 목표를 중심으로 진행되어야 합니다.

a) 함께 무언가를 배우기
b) 문제 해결
c) 업데이트 공유
d) 브레인스토밍

회의의 정확한 초점과 원하는 결과를 파악하는 것이 첫 번째 단계입니다. 호스트는 일정한 간격으로 목표를 되짚어보며 토론이 순조롭게 진행되도록 할 책임이 있습니다.

의제 및 자료 사전 공유

안건 없이 회의를 주최하는 것은 노 없이 카약 경기에 참가하는 것과 같습니다. 멀리 가지 못할 것입니다.

안건은 목표를 정의하는 것 이상의 역할을 합니다. 참가자가 각 하위 항목에 얼마나 많은 시간을 할애해야 하는지에 대한 명확한 지침을 제공합니다. 이를 통해 초대받은 사람은 자신의 참석이 정말 필요한지 더 잘 알 수 있으며, 참석이 필요하다면 통화에서 언제 어느 정도 기여하고 싶은지 알 수 있습니다.

안건의 여러 요점에 시간을 할당할 때는 항상 추가 토론 시간을 위해 몇 분의 여유 시간을 고려하세요. 토론이 할당된 시간을 초과하는 경우, 타임스탬프를 찍어 다시 방문하도록 하세요(tl;dv와 같은 타임스탬프 도구를 권장합니다). 그러면 결론이 나지 않은 주제를 다른 시간에 쉽게 다시 방문할 수 있습니다.

마찬가지로, 보고서, 슬라이드 또는 기타 프레젠테이션 자료를 미리 공유하여 초대받은 사람들이 통화 전에 주제에 대해 더 잘 알 수 있는 기회를 제공하는 것도 좋은 방법입니다. 통화에 참석할 수 없는 모든 사람들에게 발표될 내용을 미리 보여주세요.

녹화된 회의에서 학습하기 

회의가 잘 진행되지 않는데 그 이유를 모르겠다면, 해당 회의를 다시 방문하여 회의의 초점과 진행 상황을 분석해보는 것은 어떨까요? '무엇이 잘 진행되었는지', '무엇이 더 좋았을지'라는 마음가짐으로 지난 미팅에 접근하면 앞으로 적용할 수 있는 인사이트를 얻을 수 있는 좋은 방법입니다.

한 참석자가 자주 말을 거는 것을 볼 수 있습니다. 스티븐이 전혀 준비되지 않은 상태에서 5분 동안 파워포인트 프레젠테이션을 더듬거리며 발표하는 모습을 보셨을 수도 있습니다. 시간이 지체되는 순간이 있었나요? 통화가 적시에 실행 가능한 방식으로 마무리되었나요? 인터넷 연결 상태가 좋지 않아 속도가 느려지지는 않았나요? 비효율적인 회의의 공통적인 원인을 파악하는 것이 이를 근절하기 위한 첫 번째 단계입니다.

그 생각의 공원

때로는 회의에서 의제와 전혀 관련이 없지만 추가 검토가 필요한 환상적인 아이디어가 제기될 수 있습니다. 호스트는 회의가 예상치 못한 (그러나 잠재적으로 가치 있는) 방향으로 전환되는 시점을 파악하여 해당 주제를 잠시 의제에서 벗어날지 아니면 다른 시간을 위해 '파킹'할지를 결정할 수 있어야 합니다. 중요한 주제를 파킹하게 된다면 통화에서 타임스탬프를 찍거나 해당 순간을 강조하세요,

참석자에게 원할 때 퇴장할 수 있다고 알립니다.

'이 회의는 더 이상 나와 관련이 없으니 나가겠다'고 말하는 것이 왜 그렇게 금기시될까요? 업무에 도움이 되지 않는 회의에 갇혀 있는 자신을 발견했다면 그냥 나가버리세요. 

한 기업 리더는 불필요하게 회의에 끌려온 직원 두 명을 즉시 파악하여 저를 감동시킨 적이 있습니다. 그녀는 통화 시작 2분 만에 두 직원에게 퇴장을 권유했습니다. 그 간단한 조치로 두 명의 직원은 완전히 낭비될 수 있었던 1시간의 시간을 되찾았습니다.

심지어 엘론 머스크 조차도: "가치를 더하지 못한다는 것이 분명해지면 회의에서 나가거나 전화를 끊어버리세요. 떠나는 것은 무례한 것이 아니라 누군가를 남아서 시간을 낭비하게 만드는 것은 무례한 것입니다."

가끔 애니메이션을 좋아하고 환각제에 취해 자기애에 빠진 억만장자가 실제로는 할 말이 있을 때가 있습니다.

집중력과 주의력 최적화

멀티태스킹이 불가능합니다. 카메라 켜짐. 휴대폰은 손이 닿지 않는 곳에 두기. 이러한 기본 규칙은 호스트와 초대받은 사람 모두에게 적용되지만, 이러한 원칙을 강제이러한 원칙을 '회의 목표'로 정기적으로 전달하면 시간이 지남에 따라 더 많은 사람들이 이를 채택하도록 장려할 수 있습니다.

궁극적으로, 이는 '기본 규칙'이라기보다는 '집중을 위한 팁'에 가깝습니다. 많은 회의 참석자들이 대놓고 집중력에 어려움을 겪고 있기 때문에 일부 참석자들은 호스트가 '집중력 팁'을 간단히 상기시키며 통화를 시작하면 진심으로 고마워할 수 있습니다.

호스트는 미팅의 참여도를 높이는 것도 책임이 있습니다. 미로에서 멘티로 전환하는 등의 형식 전환은 참석자들의 주의를 집중시키는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 그 외에도, 모든 사람에게 그들의 참여가 진정으로 필요하기 때문에 초대를 받았다는 사실을 상기시켜 주세요.

회의 외의 소셜 대화를 장려하세요

하이브리드와 remote 업무는 외로울 수 있습니다. 특히 외향적인 사람들에게 회의는 다른 사람들과 얼굴을 맞대고 이야기할 수 있는 절실한 기회를 제공합니다. 넷플릭스의 최신 프로그램이나 수잔에게 새 고양이가 생겼다는 사실에 대해 이야기하고 싶어도 참기가 어렵습니다.

분명히 말하지만, 소셜 채팅(심지어 가십도!)은 팀원 간의 관계를 강화할 수 있습니다. 농담 몇 마디를 나누는 것만으로도 유대감이 향상되고 협업과 전반적인 웰빙이 증진될 수 있습니다. 즉, 넷플릭스와 고양이 수다를 할 수 있는 시간과 장소가 있다는 뜻입니다.

업무 외의 캐주얼 채팅을 위해 공식적으로 다른 시간대를 지정하면 팀원들이 회의 시간 외에 사교적인 시간을 가질 수 있어 실제 회의에서 모두가 의제(안타깝게도 수잔의 고양이가 포함되지 않은 의제)에 집중할 가능성이 높아집니다.

열정적인 토론은 훌륭하지만, 그렇지 않을 때는 그렇지 않습니다.

회의가 감정적으로 변하는 경우가 종종 있습니다. 상상해 보세요: Gary는 '문의하기' 버튼의 글꼴을 Arial에서 Verdana로 변경하고 싶지만 Susan은 이 글꼴이 그대로도 괜찮다고 주장합니다. 세 번째 회의 참석자가 이상적인 글꼴은 사실 코믹 산스라고 주장하며 논쟁의 수위를 높입니다. 네 번째 참석자는 매우 어색한 표정을 짓습니다.

때때로 활발한 토론은 자신의 신념을 고수하고 팀을 위해 최선을 다하려는 열정적이고 참여도가 높은 직원의 신호입니다. 열띤 토론은 사람들이 분명히 강하게 느끼는 주제를 다루기 때문에 유익할 수 있습니다. 

그러나 토론이 한 명 또는 그 이상의 사람들이 화를 낼 수 있는 긴장된 논쟁으로 변질될 위험이 있는 경우, 통화는 더 이상 생산적이지 않습니다. 감정적으로 변하기 쉬운 회의에는 피드백 세션, 인사 문제, 실패한 캠페인에 대한 검토 등이 포함됩니다.

특정 주제는 여러 참석자가 있는 녹화 회의에서 다루기에 적합하지 않으므로 감정이 너무 고조되기 전에 개입하여 중재하세요. 다시 주제에 접근하기 전에 동료들 사이의 분위기를 식히세요.

효과적인 회의의 기술을 마스터할 준비가 되셨나요? 비생산적인 습관이 지속되고 있다면 회의 시간을 짧게 유지하고, 참석자 수를 줄이고, 멋진 안건을 작성하고, 명확한 목표를 세우고, 중요한 순간을 기록하고 타임스탬프를 찍는 등 가장 중요한 원칙만 기억하세요 . 이러한 간단한 팁을 따르면 회의 문화를 건전한 문화로 바꾸어 모든 통화를 소중히 여기고 모두의 시간을 절약할 수 있습니다.