회의가 직장 생활에서 시간을 잡아먹고 에너지를 빨아들이는 흡혈귀가 될 필요는 없습니다. 우리는 회의 마니아의 시대에 살고 있지만, 호스트는 더 나은 모범을 보일 수 있습니다. 팀이 하이브리드 팀이든 remote, 이 간단한 팁을 활용하면 회의를 짧고, 알차고, 효율적으로 진행할 수 있습니다.
연방 우주선은 이상적인 직장입니다. 적대적인 외계인이 동료의 몸에 숙주를 삼는다는 상시적인 위협을 제외하면 좋아할 만한 것이 많습니다. 스타일리시한 우주복, 식사 복제기, 행성 간 모험은 물론이고요, 효과적인 회의. In 스타트렉에서 회의는 비상시에만 열립니다.. 모든 사람이 각자의 의견을 준비하고 결정이 내려지면 회의는 끝납니다. 미래는 효율적으로 보입니다. 감사합니다, 벌컨 여러분!
하지만 팀의 회의 의존도가 강박증에 가까울 정도라면 어떻게 해야 할까요? 모든 회의 초대를 수락하는 위험한 습관을 바꾸려면 어떻게 해야 할까요?
회의는 브레인스토밍, 의사 결정, 사기 진작, 일반적인 토론에 매우 유용할 수 있습니다. 하지만 많은 기업이 회의에 대한 건강하지 못한 의존도를 형성하여 연이은 회의를 당연한 것으로 받아들이고 있습니다. 기업들이 점점 더 remote, 이 문제는 점점 더 악화되고 있습니다. 우리의 캘린더는 할머니의 야드 세일보다 더 어수선합니다. 그 결과는? 끝없는 회의 피로, 업무 불만, 생산성 저하.
Remote 및 하이브리드 세계에서 회의가 비효율적인 이유는 무엇인가요?
2020년에 MIT는 다음과 같은 연구 결과를 발표했습니다. 회의 시간의 50%만이 효과적으로 활용된다는. 두 시간 동안 진행된 워크숍에서 10분이 고작이었다는 사실을 깨달은 적이 있는 사람이라면 이 통계가 놀랍지 않을 것입니다. 하지만 상황은 더 심각해집니다. 하버드 비즈니스 리뷰의 연구에 따르면 관리자의 71%가 다음과 같이 생각합니다. 회의로 인해 조직의 수익과 생산성에 손실이 발생합니다.. 놀랍군요. remote 및 하이브리드 세계로의 전환 이후, 많은 조직에서 그 어느 때보다 더 많은 회의를 진행하고 있습니다.
그거 아세요? 충분히 이해할 수 있습니다. 수잔이 워터쿨러에 있는 동안 더 이상 수잔을 지나칠 수 없다면, 수잔을 Zoom 통화로 끌어들일 가능성이 높습니다. 또한 신뢰에 문제가 있는 관리자는 직원들이 책상에 있는지 확인하기 위한 방법으로 정기적인 영상 통화를 사용할 수 있습니다(신뢰에 문제가 있는 관리자는 치료사().
하지만 이해할 수 있는 것과 변명할 수 있는 것은 다릅니다. 이 모든 것은 평균적인 지식 근로자가 업무 시간의 약 85%를 회의에 소비한다는 것을 의미합니다. 말할 필요도 없이, 이로 인해 실제 업무를 처리할 수 있는 시간은 극히 적습니다. 위험할 정도로 회의의 피로와 비효율성은 직원들의 심리에도 직원의 심리적 웰빙에 악영향을 미칩니다..
효과적인 미팅 개최를 위한 팁(벌컨에서 영감을 얻음)
- 회의가 꼭 필요한지 확인합니다.
- 전체적으로 회의 횟수를 줄이세요.
- 더 적은 수의 참가자를 초대합니다.
- 회의 시간을 엄격하게 관리하세요.
- 준비는 하되 과도하게 하지는 마세요.
- 즉시 목표를 정의하세요.
- 안건과 회의 자료를 미리 공유하세요.
- 녹화된 회의에서 학습하세요.
- 계획대로 진행하세요.
- 참석자가 언제든지 퇴장할 수 있도록 허용합니다.
- 집중력과 주의력을 최적화하세요.
- 미팅 외의 사교적인 대화를 장려하세요.
- 회의에서 감정을 배제하세요.
원활한 회의가 조직의 성공에 있어 전부는 아니지만 중요한 요소입니다. 클릭 한 번으로 YouTube에 접속할 수 있고 음소거 버튼이 있어 지루한 회의에서 벗어나기가 그 어느 때보다 쉬워졌습니다.
따라서 각 회의를 효율적으로 운영하는 것이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. tl;dv , remote 에서 효율성은 우리가 살아 숨 쉬는 원칙이므로 효과적인 미팅을 운영하기 위한 최고의 팁을 자세히 살펴보세요.
잠깐만요 - 정말 회의가 필요하신가요?
본능적으로 '예'라고 외치는 내면의 목소리에 도전하세요! 회의는 어떤 문제나 알 수 없는 일, 복잡한 상황에 직면했을 때 우리가 던지는 편안한 담요와도 같습니다. 직장에서 새로운 일이 생길 때마다 회의를 요청하는 것은 우리의 본능입니다. 하지만 회의를 계획하고 참석하는 것은 '깊은 업무'와 '흐름'에 큰 방해가 됩니다.
MIT는 '회의 회복 증후군'이라는 용어를 만들어 회의 직후 참석자들이 에너지가 고갈되어 회의 전에 하던 일에 다시 몰입하지 못하고 낭비하는 시간을 설명했습니다.
회의를 표준이 아닌 예외로 간주하기 시작해야 합니다.
그러니 스스로에게 '정말 그럴 가치가 있는가'라고 물어보세요. 때로는 '그렇다'라는 대답이 나올 수도 있지만, 그보다 더 자주 회의가 필요하지 않다는 것을 알게 될 것입니다.
remote 또는 하이브리드 환경에 성공적으로 적응하려면 회의에 대한 현대적인 대안을 찾아야 합니다. 화면과 음성 녹음기를 사용하여 동료에게 작업 중인 내용을 빠르게 보여주는 것도 훌륭한 옵션입니다. 회의를 건너뛰고 대신 튜토리얼을 녹화하세요. 빠른 동영상으로 입력 내용을 설명하는 데 익숙해지면 초대를 거절할 수 있습니다.
또한, 2분짜리 clip 는 Slack을 통해 전송되는 긴 텍스트보다 생산 및 소비 속도가 훨씬 빠릅니다. Slack에 대한 얘기가 나와서 말인데, 이 플랫폼에 자체적으로 자체 내장 카메라, 음성 및 화면 녹화기? 이 기능은 미팅에 대한 훌륭한 대안입니다. 그리고 회의의 훌륭한 대안이 될 수 있습니다.
짧은 설명 동영상의 또 다른 장점은 비동기식으로 시청하고 응답할 수 있다는 것입니다. 다음에 무언가를 확인하거나 설명하고 싶을 때는 clip 또는 음성 메시지를 통해 해보세요.
회의 횟수 줄이기(말 그대로 절반으로 줄이세요)
'적은 것이 더 많다'. 이 문구를 만든 사람은 분명 회의에 대해 이야기하고 있었을 것입니다. 한 번 시도해 볼 만한 도전이 있습니다. 월별 회의 횟수를 50% 줄여보세요. 같은 양의 업무를 처리하면서도(더 많지는 않더라도!) 골치 아픈 일이 훨씬 줄어든다는 것을 알게 될 것입니다.
회의가 잦은 이유로 흔히 언급되는 것 중 하나는 모든 사람이 동시에 모이기 어렵다는 점입니다. 전체 승무원을 모을 수 없다면 두 번째 회의를 하면 되겠죠?
Wrong.
아, 그리고 새로운 사람이 프로젝트에 합류할 때마다 한 시간씩 소개 세션을 더 갖자고요?
Stahp.
비동기식 접근 방식은 여러 번의 회의 필요성을 줄여줍니다. 회의를 녹화하고 참석하지 못한 모든 사람이 이 녹화물에 액세스할 수 있도록 하면 동료가 자신의 시간에 따라잡을 수 있습니다.
또한 새로운 사람을 빠르게 적응시키는 프로세스를 확장하는 데 도움이 됩니다. 필수적이거나 교육적인 과거 미팅을 안내하기만 하면 됩니다. 녹화된 데모, 워크샵 및 프레젠테이션으로 가득한 라이브러리에 대한 액세스를 제공하면 초보자도 가장 원활한 온보딩 경험을 할 수 있습니다. 그리고 여러분을 위해.
Google Meet 및 Zoom 확장 프로그램(예: tl;dv )을 사용하면 녹화된 미팅에서 중요한 순간에 타임스탬프를 찍어 참석하지 못한 모든 사람과 가장 관련성이 높은 부분을 즉시 공유할 수 있습니다. 85% 이상의 사용자가 이 프로세스를 통해 시간을 절약할 수 있었다고 말합니다. 무료 브라우저 플러그인치고는 나쁘지 않죠.
더 적은 수의 참가자 초대
회의 개최 횟수를 줄이는 것은 물론, 참석 요청 인원도 줄여야 합니다. 연구에 따르면 참석자가 4명을 초과하는 회의는 누군가의 의견이 간과될 위험이 있다고 합니다. 포브스에서는 7명 이하의 참석자를 권장합니다. 저희는 이보다 훨씬 더 낮은 숫자를 권장하지만, 전체 그룹을 초대해야 하는 경우 Menti와 같은 익명 입력 도구를 사용하면 조용한 유형의 기여를 장려하는 데 도움이 될 수 있습니다.
대규모 회의는 부담스러울 수 있습니다. 많은 사람이 한 통화에 참여하면 수다스럽고 지배적인 유형의 사람들이 이미 많은 공간을 차지하고 있는 상황에서 누군가는 자신의 의견을 말하기 불안해하며 조용히 앉아 있을 수밖에 없습니다.
회의 규모가 클수록 더 혼란스러울 수 있으며, 모든 참가자에게 편안한 환경을 제공하지 못하면 귀중한 전문 지식과 인사이트를 잃을 수 있습니다.
회의 규모를 줄이고 모든 사람이 자신의 목소리를 낼 수 있는 기회를 제공하세요.
회의 시간을 엄격하게 관리하세요
20분만 토론하면 되는 주제에 대해 1시간 동안 회의를 진행한다면 집중력을 유지할 수 있는 긴박감이 부족할 것입니다. 주제가 '새우'라 해도 회의 시간이 한 시간이라면 참석자들은 한 시간 동안 새우에 대해 이야기할 방법을 찾을 것입니다. 이것은 직장 생활의 정말 흥미로운 현상입니다.
조직 심리학자 스티븐 로겔버그는 팀이 '최고의 성과'에 도달하도록 돕는 그의 저서로 유명합니다. 회의의 질을 높이기 위한 그의 가장 큰 팁은 간단합니다. 회의 시간을 짧게 유지하는 것입니다.
야후의 CEO인 마리사 메이어는 10분을 넘지 않는 회의에만 참석합니다. 회의 시간을 짧게 하면 참석자들이 더 짧은 시간에 더 많은 내용을 다룰 수 있습니다.
즉, 짧고 신속하게 회의를 진행해야 요점을 파악할 수 있습니다. 회의 시간은 30분을 넘기지 않는 것이 좋습니다.
예외적으로 회의가 한 시간 이상 지속되어야 하는 경우에는 반드시 휴식 시간을 갖도록 하세요. 참석자들이 일어나 스트레칭을 하거나, 차를 마시거나, 창밖으로 소리를 지르거나, 잠시 휴식을 취할 수 있는 다른 일을 하도록 권장하세요. 그러면 참석자들은 상쾌하고 감사한 마음으로 다시 회의에 참여할 것입니다.
준비(과도하지 않게)
회의 자체만 시간을 낭비하는 것은 아닙니다. 회의를 준비하는 동안에도 시간은 흘러갑니다. 준비가 제대로 되지 않은 회의에서는 화면 공유 중에 다운로드에서 올바른 PDF를 찾느라 당황하여 얼굴이 붉어지고, 제목이 ryan-gosling-holding-puppy.jpg인 파일을 아무도 눈치채지 않기를 바라게 됩니다.
균형을 맞추는 것이 핵심입니다. 모든 프레젠테이션 자료가 준비되어 화면에 로드된 상태에서 자신감 있게 회의에 임하고 싶을 것입니다. 동시에 지나치게 생각하지 마세요. 토론 진행 방식에 대해 너무 경직된 생각을 가지고 미팅에 들어가면 창의성을 저해할 수 있습니다. 다음을 허용하세요. 조금 자발성 - 특히 워크샵과 기타 창의적인 세션에서.
즉시 목표 정의
효과적인 회의는 다음과 같은 특정 목표를 중심으로 진행되어야 합니다.
a) 함께 무언가를 배우기
b) 문제 해결
c) 업데이트 공유
d) 브레인스토밍
미팅의 정확한 초점과 원하는 결과를 파악하는 것이 첫 번째 단계입니다. 호스트는 일정한 간격으로 목표를 되짚어보며 토론이 순조롭게 진행되도록 할 책임이 있습니다.
안건과 자료를 미리 공유하세요
안건 없이 회의를 주최하는 것은 노 없이 카약 경기에 참가하는 것과 같습니다. 멀리 가지 못할 것입니다.
아젠다는 목표를 정의하는 것 이상의 역할을 합니다. 참가자가 각 하위 주제에 얼마나 많은 시간을 할애해야 하는지에 대한 명확한 지침을 제공합니다. 이를 통해 초대받은 사람은 자신의 참석이 정말 필요한지 더 잘 알 수 있으며, 참석이 필요하다면 통화에서 언제 어느 정도 기여할 수 있는지 알 수 있습니다.
안건의 여러 요점에 시간을 할당할 때는 항상 추가 토론 시간을 위해 몇 분의 추가 시간을 고려하세요. 토론이 할당된 시간을 초과하는 경우 타임스탬프를 찍어 다시 방문하도록 하세요( tl;dv 과 같은 타임스탬프 도구를 권장합니다). 그러면 결론이 나지 않은 주제를 다른 시간에 쉽게 다시 방문할 수 있습니다.
마찬가지로, 보고서, 슬라이드 또는 기타 프레젠테이션 자료를 미리 공유하여 초대받은 사람들이 통화 전에 해당 주제에 대해 더 잘 알 수 있도록 하는 것도 좋은 방법입니다. 통화에 참석할 수 없는 모든 사람에게 프레젠테이션 내용에 대한 스냅샷을 제공하세요.
녹화된 회의에서 배우기
회의가 잘 진행되지 않는데 그 이유를 모른다면 해당 회의를 다시 방문하여 회의의 초점과 진행 상황을 분석해보는 것은 어떨까요? '무엇이 잘 진행되었는지', '무엇이 더 좋았을지'라는 마음가짐으로 지난 미팅에 접근하면 앞으로 적용할 수 있는 인사이트를 얻을 수 있습니다.
한 참석자가 자주 말을 거는 것을 발견할 수 있습니다. 스티븐이 전혀 준비되지 않은 상태에서 5분 동안 파워포인트 프레젠테이션을 더듬거리며 발표하는 모습을 보셨을 수도 있습니다. 시간이 지체되는 순간이 있었나요? 통화가 적시에 실행 가능한 방식으로 마무리되었나요? 인터넷 연결 상태가 좋지 않아 속도가 느려지지는 않았나요? 비효율적인 회의의 주범을 파악하는 것이 비효율적인 회의를 근절하기 위한 첫 번째 단계입니다.
그 생각 공원
때때로 회의에서 의제와 전혀 관련이 없지만 추가 검토가 필요한 환상적인 아이디어가 제기될 수 있습니다. 호스트는 회의가 예상치 못한(그러나 잠재적으로 가치 있는) 방향으로 전환되는 시점을 파악하여 잠시 의제에서 벗어날지 아니면 다음 번을 위해 해당 주제를 '파킹'할지 결정할 수 있어야 합니다. 중요한 주제를 파킹하게 된다면 통화에서 타임스탬프를 찍거나 해당 순간을 강조하세요,
참석자에게 원할 때 퇴장할 수 있다고 알립니다.
'이 회의는 더 이상 나와 관련이 없으니 나가겠다'고 말하는 것이 왜 그렇게 금기시될까요? 업무에 도움이 되지 않는 회의에 갇혀 있는 자신을 발견했다면 그냥 나가버리세요.
한 기업 리더는 불필요하게 회의에 끌려온 두 명의 직원을 즉시 파악하여 저에게 깊은 인상을 남긴 적이 있습니다. 그리고 통화 시작 2분 만에 퇴장을 권유했습니다. 이 간단한 조치로 두 명의 직원은 완전히 낭비될 수 있었던 1시간의 시간을 되찾았습니다.
심지어 엘론 머스크 조차도: "회의에서 가치를 더하지 못한다는 것이 분명해지면 바로 회의에서 나가거나 통화를 끊으세요. 떠나는 것은 무례한 것이 아니라 누군가가 남아서 시간을 낭비하게 만드는 것은 무례한 것입니다."
가끔 애니메이션을 좋아하고 환각제에 취해 자기애에 빠진 억만장자가 실제로는 할 말이 있을 때가 있습니다.
집중력과 주의력 최적화
멀티태스킹 불가. 카메라 켜짐. 휴대폰은 손이 닿지 않는 곳에 두기. 이러한 기본 규칙은 호스트와 초대받은 사람 모두에게 적용되며, 이러한 원칙이 강제되어서는 안 되지만 강제해서는 안 되지만이러한 원칙을 '미팅 목표'로 정기적으로 전달하면 시간이 지남에 따라 더 많은 사람들이 이를 채택하도록 장려할 수 있습니다.
궁극적으로 이 규칙은 '기본 규칙'이라기보다는 '집중을 위한 팁'에 가깝습니다. 많은 미팅 플랫폼에서 참석자들의 집중 시간이 길지 않기 때문에 호스트가 '집중 요령'을 간단히 상기시키며 통화를 시작하면 일부 참석자는 진심으로 고마워할 수 있습니다.
호스트는 미팅의 참여도를 높이는 것도 책임이 있습니다. 미로에서 멘티로 전환하는 등 형식을 전환하는 것은 참석자의 주의를 집중시키는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 그 외에도, 모든 참석자에게 참여가 진정으로 필요하기 때문에 초대되었음을 상기시켜 주세요.
미팅 외의 소셜 대화 장려
하이브리드와 remote 업무는 외로울 수 있습니다. 특히 외향적인 사람들에게 회의는 다른 사람들과 얼굴을 맞대고 이야기할 수 있는 절실한 기회를 제공합니다. 넷플릭스의 최신 프로그램이나 수잔이 새 고양이를 키운다는 사실에 대해 이야기하고 싶어도 참기 어렵습니다.
분명히 말하지만, 소셜 채팅(심지어 가십도!)은 팀원 간의 관계를 강화할 수 있습니다. 농담 몇 마디를 나누는 것만으로도 유대감이 향상되고 협업과 전반적인 웰빙이 증진될 수 있습니다. 즉, 넷플릭스와 고양이 수다를 할 때와 장소가 있다는 뜻입니다.
업무 외의 캐주얼한 채팅을 위해 일주일 중 다른 시간을 공식적으로 지정하면, 팀원들이 회의 시간 외에 사교적인 시간을 가질 수 있어 실제 회의에서 모두가 의제(슬프게도 수잔의 고양이는 의제에 포함되지 않음)에 충실할 가능성이 높아집니다.
열정적인 토론은 훌륭하지만, 그렇지 않을 때는 그렇지 않습니다.
회의가 감정적으로 변하는 경우가 종종 있습니다. 상상해 보세요: Gary는 '문의하기' 버튼의 글꼴을 Arial에서 Verdana로 변경하고 싶지만 Susan은 이 글꼴이 그대로도 괜찮다고 주장합니다. 세 번째 회의 참석자가 이상적인 글꼴은 사실 코믹 산스라고 주장하며 분위기를 고조시킵니다. 네 번째 참석자는 매우 어색한 표정을 짓습니다.
때때로 활발한 토론은 자신의 신념을 고수하고 팀을 위해 최선을 다하는 열정적이고 참여도가 높은 직원의 신호입니다. 열띤 토론은 사람들이 분명히 강하게 느끼는 주제를 다루기 때문에 유익할 수 있습니다.
그러나 토론이 한 명 또는 그 이상의 사람들이 화를 낼 수 있는 긴장된 논쟁으로 변할 위험이 있는 경우, 통화는 더 이상 생산적이지 않습니다. 감정적으로 변하기 쉬운 회의에는 피드백 세션, 인사 문제, 실패한 캠페인에 대한 검토 등이 있습니다.
여러 참석자가 있는 녹화 회의에서는 특정 주제를 다루는 것이 적절하지 않을 수 있으므로 감정이 너무 고조되기 전에 개입하여 중재하세요. 동료들 사이의 분위기를 식힌 후 다시 주제에 접근하세요.
효과적인 회의의 기술을 마스터할 준비가 되셨나요? 비생산적인 습관이 계속된다면, 회의 시간을 짧게 유지하고, 참석자를 적게 초대하고, 멋진 안건을 작성하고, 명확한 목표를 세우고, 중요한 순간을 기록하고 타임스탬프를 찍는 등 가장 중요한 원칙만 기억하세요. 이 간단한 팁을 따르면 회의 문화를 건전한 문화로 바꾸어 모든 통화를 소중히 여기고 모두의 시간을 절약할 수 있습니다.
