Przejdź do treści
W 2020 roku świat dotknęła pandemia koronawirusa, która prawdopodobnie na zawsze zmieniła przyszłość pracy biurowej. Platformy, narzędzia i aplikacje do wirtualnych konferencji zyskały ogromną popularność w środowisku pracy. Według App Annie wiele popularnych aplikacji do wirtualnych spotkań, takich jak Google Meet i House Party, odnotowały po pandemii wzrost od 8 do 30 razy (poniżej).
Ta dramatyczna zmiana sprawiła, że wiele osób błądzi w nowym świecie wirtualnych spotkań. Przypadkowe filtry z kotami i nagie rodziny kręcące się w tle podczas wideokonferencji stały się niemal normą podczas wirtualnych spotkań. Aby upewnić się, że nigdy nie zdarzy się to podczas Twoich wirtualnych spotkań, przedstawiliśmy kilka podstawowych zasad dotyczących etykiety podczas wideokonferencji.
Podstawowe zasady etykiety podczas wideokonferencji!
Praca z domu wiąże się z różnymi wyzwaniami, zwłaszcza podczas wideokonferencji. Jednak przestrzeganie poniższych zasad dotyczących etykiety wideokonferencji pomoże Ci z klasą pokonać tę przeszkodę. Zaczynamy!
Nasz przewodnik po zasadach zachowania podczas wideokonferencji!
- Rób: W razie wątpliwości, przetestuj! 🧪
Kiedy uczestniczyłem w ważnym spotkaniu, chciałem przetestować wszystko, od tła po jakość dźwięku, połączenie internetowe, oświetlenie itp. Było to dodatkiem do normalnych przygotowań, które są niezbędne przed każdym ważnym spotkaniem wirtualnym. Aby to zrobić, po prostu dołączałem do testowej Google Meet około 30–45 minut przed spotkaniem. Upewniałem się również, że nagrywam spotkanie za pomocą odpowiedniego narzędzia, takiego jak to bezpłatne rozszerzenie do przeglądarki Chrome, aby po zakończeniu spotkania móc sprawdzić wszystkie jego aspekty na podstawie nagrania. Czasami udostępniałem je nawet moim współpracownikom lub znajomym, aby poznać ich opinię.
Zdecydowanie polecam przetestowanie wszystkich ważnych spotkań przed ich rozpoczęciem. Zwłaszcza jeśli korzystasz z nowego narzędzia lub sprzętu do wirtualnych spotkań!
Podstawowe zasady dotyczące wideokonferencji? Sprawdzone!
- Zrób: Sprawdź połączenie internetowe i sprzęt 📡
Wirtualne spotkanie z opóźnionym lub słabym połączeniem internetowym jest całkowicie irytujące dla wszystkich uczestników. Błędy sieciowe lub szerokopasmowe utrudniają korzystanie z wideokonferencji i ograniczają potencjalne wyniki. Sprawdź swoje połączenie przed spotkaniem, na przykład za pomocą narzędzia do sprawdzania prędkości Internetu online, i w razie potrzeby zaktualizuj je.
Kolejnym aspektem, który należy sprawdzić przed spotkaniem, jest sprzęt, z którego będziesz korzystać. Nie chcesz przecież przedstawiać swojej 10-punktowej prezentacji sprzedażowej, jeśli mikrofon lub kamera nie działają! Przed dołączeniem do spotkania lub jego rozpoczęciem sprawdź, czy kamera internetowa, mikrofon i głośniki działają. Pozwoli to zaoszczędzić mnóstwo czasu i jest jedną z najważniejszych wskazówek zawartych w naszych wytycznych dotyczących spotkań wirtualnych.
- Zrób: Znajdź spokojne otoczenie
Jest to jedna z najważniejszych wskazówek dotyczących wirtualnych spotkań i wymaga znalezienia odpowiedniego otoczenia, z dala od zgiełku i hałasu. Jeśli Twoje biuro nie jest przyjazne dla dzieci, postaraj się znaleźć pomieszczenie z dala od nich. Zamknij okna, przez które dociera hałas z ulicy, i wycisz telefon. Porozmawiaj z rodziną i poinformuj ją o ważnych spotkaniach, a nawet umieść na drzwiach tabliczkę „Nie przeszkadzać”!
W rzeczywistości wielu rodziców, zmuszonych do pracy z domu (WFH) z powodu pandemii, przyjęło kilka interesujących podejść do tego problemu (poniżej).
Stało się to tak popularnym trendem (i to koniecznym), że wiele sklepów internetowych zaczęło sprzedawać takie tabliczki „nie przeszkadzać” specjalnie dla rodziców pracujących z domu!
- Nie rób tego: Nie wyłączaj wyciszenia, gdy nie mówisz 🔇
Wyobraź sobie, że bierzesz udział w bardzo ważnym spotkaniu i masz do odegrania kluczową rolę. Popełniasz błąd, nie wyłączając mikrofonu, a Twoje dziecko zaczyna krzyczeć. A może dostajesz nagłą wiadomość, Twoi sąsiedzi urządzają imprezę, a Twój mąż ogląda Super Bowl!
Bardzo ważne jest, aby jak najlepiej wykorzystać rozmowy wideo, zwłaszcza biorąc pod uwagę powszechne Zoom . Dlatego bardzo ważną zasadą wirtualnej etykiety jest wyciszanie mikrofonu, gdy nie mówisz!
Ważny element naszego przewodnika po etykiecie wideokonferencji? Tak!
- Rób: Korzystaj z najlepszych narzędzi! 🛠️
Nie ma nic gorszego niż przerwanie Zoom , ponieważ Twoja firma nie chciała wykupić płatnej Zoom ! Upewnij się, że korzystasz z najlepszych narzędzi, takich jak Zoom Microsoft Teams w ramach płatnych planów), aby zapewnić sobie bardziej kompleksowe doświadczenie podczas spotkań online, lub Google Meet proste, skuteczne i bezpłatne wirtualne spotkania! Jest to naprawdę ważna podstawowa zasada dotycząca wideokonferencji!
Poza tym, po co poprzestać na tym, skoro Twoje spotkania mogą być o wiele lepsze? Oto kilka bezpłatnych dodatków, narzędzi i platform, które pomogą Ci osiągnąć najwyższy poziom podczas spotkań:
- Nagrywaj, zaznaczaj i udostępniaj swoje spotkania za darmo dzięki rozszerzeniutl;dv .
- Uruchom grę Kahoot! i zagraj ze swoimi współpracownikami online, aby zacieśnić więzi w zespole.
- Skorzystaj z generatora losowych pytań, aby lepiej poznać swoich kolegów z zespołu.
- Albo wypatruj nadchodzących ZoomZapps i zainstaluj dowolną aplikację, aby dostosować Zoom swoich Zoom !
- Nie rób tego: Unikaj przerywania innym 🤫
Przyznaję, że często to robię zarówno podczas rozmów osobistych, jak i wideokonferencji! Jestem świadomy tego niezamierzonego nawyku i świadomie staram się go ograniczyć.
Zazwyczaj przerywanie innym wynika z potrzeby wypełnienia „ciszy”. Może to być również konsekwencją próby pomocy innym (np. pomocy innym w przekazaniu ich punktu widzenia). Dlatego w takich przypadkach uważam, że najlepszym sposobem na ograniczenie przypadkowych przerw jest zatrzymanie się przed wypowiedzeniem się, aby upewnić się, że nikt nie mówi, a także ćwiczenie się w czuciu się bardziej komfortowo w ciszy.
Jest to nie tylko zasada etykiety podczas wirtualnych spotkań, ale także niezbędna wskazówka dotycząca etykiety w prawdziwym życiu i podczas spotkań!
- Nie rób: Unikaj wielozadaniowości za wszelką cenę 🙅
Jedną z rzeczy, o których należy pamiętać, jest unikanie wielozadaniowości. Wielozadaniowość nie tylko zakłóci spotkanie i sprawi, że szef będzie niezadowolony, ale także poważnie ograniczy Twoją koncentrację podczas spotkania.
W obecnej sytuacji pandemicznej wielozadaniowość stała się normą. Jednak, jak to się mówi, wszystko, co w nadmiarze, nie jest korzystne. Proszę potraktować to jako istotną wskazówkę dotyczącą spotkań online.
Z pewnością nazwałbym to dobrą podstawową zasadą dotyczącą wideokonferencji!
- Zrób: Ubierz się odpowiednio 🕴️
Nie oznacza to jednak, że musisz założyć garnitur i krawat. Po prostu ubierz się tak, jak zwykle ubierasz się do biura – może tylko nieco wygodniej. Biznesowy styl na górze i swobodny na dole? Czemu nie! Jeśli nie planujesz wstawać podczas spotkania online, wszystko jest dozwolone!
Skoro już jesteśmy przy temacie ubioru, dobrą zasadą etykiety podczas wideokonferencji jest nie pozwalanie, aby w tle rozmowy kręcił się półnagi mąż. Po prostu tego nie rób (zobacz film powyżej)! Mąż z filmu (powyżej) przekonał się na własnej skórze, że podczas wideokonferencji żony należy założyć spodnie!
- Zrób: Zadbaj o swoje tło 🧹
Wszyscy dobrze znamy nasze domy. Dlatego podczas wirtualnych spotkań warto skorzystać z tej wskazówki i wybrać odpowiednie tło, które jest przyzwoite i ma dobre oświetlenie.
Jeśli nie możesz znaleźć w swoim domu wygodnego miejsca, które ma zarówno dobre oświetlenie, jak i odpowiednie ustawienia, możesz zastosować proste i profesjonalnie wyglądające wirtualne tło. Opcja ta jest dostępna w wielu platformach do wideokonferencji, takich jak Zoom Google Meet.
To tylko jedna z wielu ważnych zasad dotyczących etykiety podczas wideokonferencji.
- Nie rób tego: Nie zapomnij sprawdzić prywatności spotkania! 🔒
Ta sprawa kosztowała pracę kilku specjalistów ds. edukacji z rady szkolnej. Członkowie rady przypadkowo wyładowali się podczas wirtualnej konferencji, nie zdając sobie sprawy, że spotkanie jest publiczne i słuchają go rodzice. Nie sprawdzając, czy spotkanie jest publiczne, czy prywatne, narażali swoją pracę na duże ryzyko i wielu z nich ostatecznie złożyło rezygnację.
Ponadto należy pamiętać nie tylko o swojej prywatności, ale także o prywatności innych osób. W Europie nagrywanie spotkań bez zgody uczestników jest niezgodne z rozporządzeniem RODO. W związku z tym specjaliści lub firmy, które nagrywają spotkania za pomocą narzędzi takich jak programy do nagrywania ekranu (np. Loom), mogą zostać ukarani grzywną w wysokości nawet kilku milionów euro. Jejku!
Jeśli chcesz nagrywać swoje spotkania, musisz używać zgodnych z przepisami narzędzi, takich jak platforma Google Meet tl;dv Zoom Google Meet . W przeciwieństwie do rejestratorów spotkań, tl;dv faktycznie uczestnikiem spotkania, dzięki czemu wszyscy uczestnicy mają pełny dostęp do nagrania spotkania.
To prawdopodobnie najważniejsza (a na pewno najdroższa!) zasada etykiety podczas wideokonferencji!
- Rób: Bądź punktualny ⏲️
Punktualność jest uważana za podstawową zasadę podczas wirtualnych spotkań. Ustaw budzik lub przypomnienie! Wypij kawę przed spotkaniem!
Jest to bardzo ważne, ponieważ jesteś częścią spotkania, w którym uczestniczy również wiele innych osób. Oznacza to, że poświęcają one swój czas i energię, aby tam być. Załóż koszulę, uczesz włosy, potraktuj spotkanie poważnie, a co najważniejsze, bądź punktualny!
- Zrób: Bądź jasny ⚠️
Oczekiwania i plany dotyczące wirtualnych spotkań powinny być jasno komunikowane. Podczas naszych spotkań organizacyjnych zawsze staramy się tworzyć bardzo jasne zaproszenia na spotkania, które zawierają/robią:
- Porządek obrad
- Wstępne lektury
- Oznacz uczestników, którzy nie są niezbędni, jako opcjonalnych.
- Zaproś tl;dv spotkanie, aby automatycznie nagrywać spotkania.
Jest to jedna z zasad etykiety wideokonferencji, którą można stosować również w prawdziwym życiu!
- Rób: Wyraź to zbyt mocno 😱
Wiadomo, że komunikacja to głównie komunikacja niewerbalna. Niektóre badania pokazują, że aż 93% przekazywanych treści to komunikacja niewerbalna, jak ton głosu czy mowa ciała. Ponieważ nasze sygnały niewerbalne są teraz mocno ograniczone, warto trochę przesadzać z mimiką i tonem podczas wideokonferencji. Innym pomysłem jest mówienie bardziej dosadnie i bezpośrednio niż zwykle, żeby nadrobić brak komunikacji niewerbalnej.
Nie jest to podstawowa zasada etykiety podczas wideokonferencji, ponieważ wiele osób jest tego świadomych. Jeśli jednak jako osoba przemawiająca naprawdę chcesz podkreślić dokładność swojego przekazu podczas wideokonferencji, jest to jeden ze sposobów, aby to osiągnąć.
- Nie rób tego: Unikaj kiepskich wymówek 💩
Jeśli spóźnisz się na spotkanie lub w ogóle nie przyjdziesz, przynajmniej podaj dobry powód. Zazwyczaj jest to po prostu szczerość.
Jeśli jednak masz ochotę na coś bardziej odważnego, zapoznaj się z naszym artykułem na temat 55 legalnych i zabawnych wymówek, które pozwolą Ci uniknąć spotkań online. Dzięki wymówkom obejmującym zarówno sprytne luki prawne, jak i różne problemy związane z siecią Wi-Fi, z pewnością znajdziesz odpowiednią wymówkę na każdą okazję.
- Nie rób tego: nie zapraszaj wszystkich!🎉
Nie wszyscy muszą uczestniczyć w Twoim spotkaniu. Ponieważ miejsca pracy zostały zmuszone do radykalnego przyjęcia nowego stylu pracy, spowodowało to również podważenie wielu innych koncepcji dotyczących pracy. Zoom to szybko pojawiający się trend w pracy, który obecnie jest przedmiotem dyskusji.
Najprostszym sposobem na uniknięcie Zoom jest po prostu rzadsze uczestnictwo w spotkaniach lub skracanie ich czasu trwania. Jedną z łatwych metod jest po prostu nieuczestniczenie w spotkaniach, które nie są niezbędne, i nadrobienie zaległości w oglądaniu nagrań ze spotkań w późniejszym terminie. Narzędzia takie jak rozszerzenie tl;dv natychmiast nagrywają i udostępniają Zoom Google Meet Zoom !
Zamiast więc zapełniać kalendarze współpracowników niepotrzebnymi Google Meet spotkaniami Zoom Google Meet , warto zaznaczyć (w zaproszeniu), że udział w nich jest opcjonalny, i pozwolić im nadrobić zaległości później!
- Co robić: wskazówki, praktyka i przygotowanie 💫
Opracujcie harmonogramy, zapiszcie agendy na następny dzień, ustalcie tematy do omówienia! Ta podstawowa zasada dotycząca spotkań wirtualnych pomoże Wam prowadzić spotkania jako zespół w sposób bardziej spójny i zorientowany na cel. Miejmy nadzieję, że doprowadzi to do poprawy jakości spotkań i wyników.
- Rób: wspieraj swoje koleżanki z pracy 👩🚀
Według badań, spotkania online mają nieproporcjonalnie większy wpływ na kobiety niż na mężczyzn. Jeśli jesteś kobietą, postaraj się temu przeciwdziałać, zabierając głos i wspierając swoje koleżanki z pracy. Jeśli jesteś mężczyzną, staraj się być tego świadomy, nie przerywaj innym i staraj się dać swoim koleżankom z zespołu możliwość zabrania głosu.
Chcesz zobaczyć przykład z życia wzięty? Oto rozczarowujący przykład studentki, której regularnie przerywano podczas spotkań dotyczących nauk ścisłych (poniżej). Jest to ważny element naszego przewodnika po etykiecie wideokonferencji!
Końcowe przemyślenia na temat zasad etykiety podczas wideokonferencji
Istnieje wiele podstawowych zasad etykiety podczas wideokonferencji oraz zaleceń dotyczących tego, co należy robić, a czego nie. Z pewnością wraz z rozwojem technologii i zmianami w naszym środowisku pracy zasady etykiety podczas wideokonferencji również będą ewoluować! Ale nie martw się, ponieważ jeśli będziesz pamiętać o traktowaniu swoich współpracowników z szacunkiem, tak jak w przypadku spotkań offline, nie popełnisz żadnego błędu!
Jeśli spodobały Ci się te podstawowe zasady dotyczące wideokonferencji, prawdopodobnie spodoba Ci się również artykuł Zoom ! Jest to o wiele bardziej zabawne niż zastanawianie się nad tym, co należy, a czego nie należy robić podczas wideokonferencji!
