Przejdź do treści
Jeśli chcesz wiedzieć, jak organizować notatki ze spotkań, aby zwiększyć wydajność, to już wiesz, jak ważne jest, aby robić to prawidłowo. Wiele osób robi notatki, ale niewiele osób z nich korzysta. Jaki jest tego sens?
Szczerze mówiąc, prawdziwy potencjał robienia notatek nie został jeszcze w pełni wykorzystany, bo wciąż szukamy najlepszego sposobu na porządkowanie notatek ze spotkań. Ludzie zapisują różne rzeczy na papierze, bazgrząc nieczytelne notatki na marginesach, a potem zastanawiają się, dlaczego nie czerpią z nich żadnych korzyści. Odpowiedź jest prosta i leży na wyciągnięcie ręki. Notatki muszą być uporządkowane. Nie jest to jednak tak proste, jak się wydaje. Aby czerpać korzyści ze swoich notatek, musisz wiedzieć, jak je uporządkować, aby uzyskać maksymalną wydajność.
Jesteśmy tutaj, aby rozwiązać dla Ciebie tę odwieczną zagadkę.
Dlaczego robienie notatek jest ważne?
Zespoły sprzedaży, które skutecznie organizują notatki ze spotkań, przyspieszają przygotowanie prezentacji sprzedażowych i szybciej uzyskują dostęp do kluczowych informacji ze spotkań niż zespoły, które nie mają uporządkowanych notatek. Daje to przewagę nad konkurencją. Będziesz w stanie przebić się przez bałagan za pomocą tasaka, podczas gdy Twoi konkurenci będą się męczyć nożami do masła. Zasadniczo pozostawisz ich daleko w tyle.
Powód jest prosty. Twój zespół będzie w stanie lepiej zapamiętać informacje o potencjalnych klientach niż inni. Stworzysz silniejsze więzi, ponieważ potencjalni klienci poczują się zapamiętani, szanowani i naprawdę doceniani. Nie chodzi tylko o zapamiętanie imienia potencjalnego klienta, ale także o jego pasje, hobby, pragnienia, potrzeby i bolączki. Jeśli sprawisz, że potencjalny klient poczuje się niezapomniany, będzie znacznie bardziej skłonny do konwersji niż ktoś, kto czuje się jak kolejna statystyka.
Spersonalizowane podejście to dopiero początek. Jeśli chcesz wiedzieć, jak efektywnie organizować notatki ze spotkań, ta umiejętność nie ogranicza się tylko do rozmów handlowych. W ten sam sposób możesz organizować notatki z wewnętrznych spotkań. Tworzy to usprawnione środowisko pracy, w którym wszyscy są na bieżąco i dążą do tego samego celu.
Style sporządzania notatek
Nie każdy styl sporządzania notatek pasuje do każdej osobowości. W zależności od poszczególnych członków zespołu i celu notatek, można zastosować kilka różnych stylów.
Notatki napisane na kolanie
Notatki te nie zawierają szczegółowych informacji, ale skupiają się na najważniejszych punktach poruszonych podczas spotkań. Notatki mają często formę listy punktowej i są łatwe do przejrzenia.
Ten styl sporządzania notatek może prowadzić do niedokładnych informacji, ponieważ często są one zapisywane bardzo szybko. Ponadto notatki są sporządzane odręcznie, co może prowadzić do nieporozumień.
Uwagi metodologiczne
Bardziej uporządkowany styl sporządzania notatek, notatki metodyczne zawierają więcej szczegółów i dzielą różne tematy na łatwe do przejrzenia fragmenty. Osoby sporządzające notatki metodyczne często korzystają z szablonu, aby za każdym razem stosować ten sam format.
Korzystając z tego stylu, możesz narazić się na ryzyko nadmiernego skomplikowania notatek. Jeśli Twój przedstawiciel handlowy skupia się na szczegółach podczas sporządzania notatek, to wszystko jest w porządku, ale czy nie koncentruje się on bardziej na notatkach niż na spotkaniu? Bardzo łatwo jest wtedy przeoczyć pewne rzeczy, zwłaszcza subtelniejsze elementy komunikacji, takie jak mowa ciała lub ton głosu.
Notatki zorientowane na szczegóły
Podobnie jak notatki metodyczne, notatki szczegółowe zapewniają kompleksowy i dokładny przegląd spotkania. Zawierają one wiele szczegółów, odniesień i konkretnych danych. Celem jest sporządzanie notatek z zachowaniem precyzji i dokładności.
Podobnie jak powyżej, ten styl wymaga czasu i skupienia, więc może okazać się trudny do zastosowania podczas samego spotkania bez utraty koncentracji na rozmowie.
Notatki wizualne
Notatki wizualne to głównie diagramy i rysunki związane z kluczowymi punktami. Mogą też zawierać mapy myśli lub diagramy pajęcze, które pokazują ważne powiązania między kontekstami.
Jednak notatki wizualne mogą być trudne w przypadku dokumentowania bardziej złożonych pomysłów, które trudno przedstawić wizualnie.
Notatki podsumowujące
Notatki podsumowujące zawierają bardziej szczegółowy przegląd, podkreślając kluczowe punkty bez zapisywania ich dosłownie. Są one użyteczną formą sporządzania notatek, pozwalającą szybko i skutecznie przekazać wnioski z spotkania.
Ten styl sporządzania notatek może wiązać się z ryzykiem nadmiernego uproszczenia treści, ale wymaga najmniejszego skupienia.
Jak skutecznie sporządzać notatki ze spotkań
Robienie notatek podczas spotkań i rozmów telefonicznych jest ważnym sposobem na utrwalenie informacji, ale zapewnienie ich dokładności pozwala poprawić wydajność zespołu sprzedaży. Istnieje cienka granica między robieniem wysokiej jakości notatek a pełnym zaangażowaniem się w rozmowę.
Oto kilka sposobów sporządzania notatek ze spotkań. Oceniliśmy je pod kątem efektywności.
Długopis i papier
Nic nie przebije starego, dobrego długopisu i papieru podczas robienia notatek ze spotkania, prawda?
Nieprawda.
Plusy
- Dostępność. Większośćludzi ma zawsze pod ręką długopis i kartkę papieru, więc korzystanie z nich jest szybkie i łatwe.
- Naturalny. To najbardziej naturalny sposób robienia notatek. Dlatego nazywa się tonotatnikiem.
- Podkreślanie. Możesz dodawać adnotacje i podkreślać niektóre notatki, aby je wyróżnić i zwiększyć ich zapamiętywalność. Należy jednak pamiętać, że zależy to od indywidualnych umiejętności danej osoby w zakresie sporządzania notatek.
Wady
- Niejasne. Notatki pisane odręcznie mogą być czasami niejasne lub nieczytelne (nawet dla samego autora).
- Transkrypcja jest czasochłonna. Jeśli chcesz zdigitalizować notatki lub udostępnić je zespołowi, ich przepisanie może zająć dużo czasu.
- Trudne do udostępnienia. Współpracanad odręcznymi notatkami jest praktycznie niemożliwa. Aby je udostępnić, należy je ręcznie przepisać.
- Odciąga uwagę od spotkania. Kiedy sporządzasz notatki z spotkania odręcznie, nie skupiasz się na rozmowie. Nie patrzysz też na ekran, co oznacza, że przegapisz ważny język ciała, szczególnie przydatny podczas rozmów sprzedażowych.
- Trudne do edycji. Edycja odręcznych notatek może sprawić, że staną się one nieuporządkowane i trudne do zrozumienia.
Ocena: 4/10
Może to być przydatne w nagłych przypadkach, ale jeśli chcesz wiedzieć, jak organizować notatki ze spotkań, aby osiągnąć maksymalną wydajność, musisz porzucić przeszłość i wkroczyć w przyszłość.
Pisz podczas uczestnictwa
Spisywanie notatek podczas spotkania ma swoje zalety i wady.
Plusy
- Szybko. Większość ludzi pisze na klawiaturze szybciej niż ręcznie.
- Łatwiejsze organizowanie. Ponieważ notatki ze spotkań są już spisane, można je łatwo udostępniać i organizować w innych miejscach, np. w systemie CRM.
- Współpraca. W zależności od używanego narzędzia możesz łatwo współpracować nad notatkami z członkami zespołu.
Wady
- Przegapisz kluczowe informacje. Jeśli piszesz na klawiaturze, nie zwracasz uwagi na spotkanie i łatwo możesz przegapić kluczowe informacje.
- Mniej angażuj potencjalnego klienta. Jeśli nie słuchasz aktywnie, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że zaangażujesz potencjalnego klienta lub naprawdę wczujesz się w jego sytuację.
Ocena: 5/10
Pisanie na klawiaturze może być nieco lepsze niż pisanie ręczne, ponieważ pozwala na bardziej dosłowne zapisywanie notatek, łatwiejszą współpracę oraz łatwiejsze porządkowanie i przejrzystość.
Jednakże, to odwraca Twoją uwagę od spotkania i uniemożliwia Ci pełne zaangażowanie się w rozmowę z potencjalnym klientem.
Wyznaczenie protokolanta
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za sporządzanie notatek może rozwiązać problem koncentracji, który występuje w przypadku dwóch powyższych metod. Jednak ta metoda ma swoje wady.
Plusy
- Lepsza koncentracja. Przedstawiciele handlowi mogą skupić się na rozmowie sprzedażowej, a nie na robieniu notatek, co zwiększa wydajność zespołu sprzedaży.
- Większa dokładność. Dzięki zatrudnieniu osoby zajmującej się sporządzaniem protokołów, dokładność notatek będzie znacznie większa.
Wady
- Kosztowne. Protokolanci nie są tani. Będzie to dodatkowy wydatek za każdą rozmowę handlową, z której chcesz sporządzić notatki.
- Brakkontekstu. Autornotatek prawdopodobnie nie będzie dysponował takim samym kontekstem jak reszta zespołu sprzedaży, co oznacza, że nie będzie w stanie wyciągnąć takich samych wniosków jak przedstawiciele handlowi.
Ocena: 5/10
Jeśli masz pieniądze do wydania, możesz podnieść ocenę, ale większość firm szuka sposobów na obniżenie kosztów, a nie ich zwiększenie. W rzeczywistości zatrudnienie dedykowanej osoby do sporządzania notatek nie jest wykonalne w przypadku rozmów sprzedażowych.
Użyj aplikacji AI Note Taker
Program do sporządzania notatek oparty na sztucznej inteligencji może pomóc Ci podnieść wyniki sprzedaży. Sporządza notatki za Ciebie, podobnie jak stenograf, ale za ułamek ceny. Niektóre programy do sporządzania notatek i narzędzia do transkrypcji oparte na sztucznej inteligencji są tak wydajne, że sprawiają, że ręczne sporządzanie notatek staje sięniemal zbędne.
Jeśli chcesz sporządzić konkretną notatkę, nadal możesz to zrobić, ale dzięki temu będziesz mieć więcej czasu podczas rozmowy, ponieważ wiesz, że po jej zakończeniu otrzymasz pełny zapis rozmowy, a także podsumowanie kluczowych punktów sporządzone przez sztuczną inteligencję.
Jeśli zdecydujesz się używać tl;dv swojego narzędzia AI, zyskasz również możliwość ponownego obejrzenia rozmowy lub przejścia do znaczników czasu z podsumowania AI, aby ponownie obejrzeć dokładnie to, co powiedział potencjalny klient, jak to powiedział i jakie subtelne przesłanie przekazała jednocześnie jego mowa ciała. Możesz nawet użyć go do planowania cyklicznych raportów na dowolny temat zewszystkich rozmów swojego zespołu lub tworzyć klipy z wielu różnych spotkań, omawiające wybrane przez Ciebie zastrzeżenia. Jest to doskonałe rozwiązanie na przykład do szkolenia w zakresie zimnych telefonów.
Plusy
- Pełnatranskrypcja.Pełnatranskrypcjato sposób na zapamiętanie całej rozmowy.
- Nagranie spotkania. Jeśli korzystasz z narzędzia AI, które również nagrywa spotkanie, takiego jak tl;dv, możesz obejrzeć je ponownie, aby zebrać informacje na temat tonu głosu i mowy ciała.
- Automatycznie generowane podsumowania. Po każdej rozmowie otrzymujesz podsumowanie AI zawierające wszystkie kluczowe omówione kwestie, a także wszelkie wezwania do działania (CTA).
- Łatwe udostępnianie. Nie udostępniaj tylko notatek, ale także fragmenty rozmowy.
- Znaczniki czasu. Obejrzyj ponownienotatkę w czasie rzeczywistym.
- Pełna koncentracja. Podczas gdy sztuczna inteligencja sporządza notatki, streszczenia i transkrypcje w Twoim imieniu, możesz skupić całą swoją uwagę na rozmowie.
- Tłumaczenia. Transkrypcje tl;dvmogą być natychmiast tłumaczone na ponad 30 języków.
- Organizacja. Aby osiągnąć poziom organizacji na poziomie eksperckim, możesz skonfigurować integracje, które będą przekazywać notatki lub podsumowania ze spotkań do wybranego systemu CRM zaraz po zakończeniu rozmowy. tl;dv ponad 5000 integracji!
Wady
- Wymaga subskrypcji. Większość narzędzi AI wymaga subskrypcji, aby móc robić notatki i nagrywać spotkania. tl;dv i transkrybuje wszystkie spotkania bezpłatnie, ale za zaawansowane funkcje organizacyjne trzeba zapłacić 20 dolarów miesięcznie za każdego użytkownika nagrywającego.
- Kompatybilność. Różne programy są kompatybilne z różnymi platformami do wideokonferencji. tl;dv dostępny dla MS Teams, Zoom i Google Meet.
- Nauka obsługi może zająć trochę czasu. Podobnie jak w przypadku każdego nowego oprogramowania, aby w pełni wykorzystać jego możliwości, trzeba włożyć w to trochę wysiłku.
Ocena: 9,5/10
Porównując narzędzia do sporządzania notatek oparte na sztucznej inteligencji z pisaniem odręcznym, pisaniem na klawiaturze lub zatrudnianiem osób sporządzających protokoły, łatwo zrozumieć, dlaczego są one zdecydowanym zwycięzcą.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak organizować notatki ze spotkań, najlepszym rozwiązaniem są narzędzia AI. Wyobraź sobie: masz rozmowę handlową, podczas której skupiasz się całkowicie na potencjalnym kliencie, a kiedy kończysz rozmowę i zamykasz kartę, pełny zapis rozmowy, nagranie rozmowy oraz notatki i podsumowania ze spotkania są już dostępne w Twoim systemie CRM pod nazwiskiem potencjalnego klienta. Nigdzie indziej nie znajdziesz takiego rozwiązania. Kropka.
Jak organizować notatki ze spotkań, aby uzyskać najlepsze wyniki
Bardzo ważne jest, aby notatki ze spotkań były uporządkowane w przejrzysty sposób, tak aby można było z nich korzystać w przyszłości. Jeśli nie są one spójne, utrudnią one proces podejmowania decyzji. Chcemy go usprawnić!
Wskazaliśmy już na konieczność stosowania aplikacji do sporządzania notatek opartej na sztucznej inteligencji, ale to nie wszystko. Przydatne mogą być platformy do zarządzania relacjami z klientami, a ponadto istnieje wiele wskazówek i trików, które można wykorzystać, aby lepiej organizować notatki ze spotkań.
Zacznijmy od systemów CRM.
Platformy zarządzania relacjami z klientami (CRM)
Systemy CRM mogą odgrywać kluczową rolę w pomaganiu Tobie i Twojemu zespołowi w skutecznym organizowaniu notatek ze spotkań. Stanowią one scentralizowane miejsce przechowywania informacji o potencjalnych klientach i klientach. A co najlepsze? Notatki ze spotkańmożna zsynchronizowaćza pomocą jednego kliknięcia!
Przechowując notatki ze spotkań w systemie CRM, możesz zgromadzićwszystkie informacje o potencjalnym kliencie w jednym miejscu. Chcesz poznać jego imię i nazwisko, adres e-mail, dane demograficzne? Wszystko to znajdziesz w systemie. Chcesz uzyskać notatki, podsumowania i daty poprzednich rozmów handlowych z tym klientem? To również znajdziesz w systemie. 😉
Większość systemów CRM oferuje również szablony do sporządzania notatek. Ich stosowanie może zwiększyć niezawodność i spójność procesów roboczych zespołu, ponieważ nie będzie żadnych rozbieżności stylistycznych między różnymi przedstawicielami handlowymi. Jest to doskonałe rozwiązanie do porządkowania notatek ze spotkań, ponieważ oznacza, że wszyscy przedstawiciele handlowi mogą znaleźć potrzebne informacje, nawet jeśli nigdy wcześniej nie spotkali się osobiście z potencjalnym klientem.
Oto kilka wiodących w branży systemów CRM, które warto sprawdzić.
- Salesforce
- Hubspot
- Pipedrive
- Insightly
- Apptivo
Wskazówka nr 1: Notatki powinny być zwięzłe
Jeśli sporządzasz notatki ręcznie, co nadal jest możliwe w przypadku większości programów do sporządzania notatek opartych na sztucznej inteligencji, ważne jest, aby były one zwięzłe. Zbyt duża ilość informacji może prowadzić do niezrozumienia kluczowych punktów i ważnego kontekstu. Zwięzłe notatki skupiają się bardziej na istotnych kwestiach, zmniejszając nadmiar informacji i zapewniając zrozumiałość głównych wniosków z spotkania. Poprawia to przejrzystość, skupienie i szybkość.
Krótkie notatki można też łatwo przekazywać innym. Pozostali członkowie zespołu mogą je przeczytać i nadal dobrze zrozumieć kontekst. Dzięki temu przeglądanie notatek jest też dużo prostsze dla Ciebie. Ostatnią rzeczą, na jaką masz ochotę po ciężkim dniu, jest przeglądanie stron pełnych chaotycznych notatek. Staraj się, żeby były krótkie i zwięzłe.
Dotyczy to w jeszcze większym stopniu 12% pracowników na stanowiskach nie kierowniczych, którzy uczestniczą w ponad 15 godzinach spotkań tygodniowo. Jeśli napiszesz coś więcej niż krótkie notatki, Twoja ręka dosłownie się spali.
@tldv.io To ma sens. #spotkanie #komedia #korporacja #spotkania #9to5 #pierwszydzień
oryginalny dźwięk - tldv.io - AI Meeting Recorder
Wskazówka nr 2: Wspólne sporządzanie notatek
Współpracujcie podczas sporządzania notatek, aby wszyscy byli zgodni co do tego samego. Poszczególne osoby mogą różnie interpretować pewne kwestie, dlatego ważne jest, aby cały zespół był zgodny co do perspektyw i celów wewnętrznych.
Jeśli zdecydujesz się na ręczne sporządzanie notatek, kluczowa jest współpraca. Dotyczy to nawet notatek sporządzanych przez sztuczną inteligencję. Możesz chcieć dodać coś konkretnego, co umknęło sztucznej inteligencji, na przykład jak wyglądał potencjalny klient, gdy zadałeś mu określone pytanie, lub jak sarkastyczny ton miał w jednej ze swoich odpowiedzi. Sztuczna inteligencja jest świetna, ale nie zawsze wychwytuje subtelne niuanse ludzkich zachowań. Dzięki współpracy przy tworzeniu notatek możesz mieć pewność, że zostanie to odnotowane, aby nie zinterpretować błędnie intencji potencjalnego klienta.
Wskazówka nr 3: Zawsze podsumowuj spotkanie na jego zakończenie.
Kiedy treść jest jeszcze świeża, zapisz najważniejsze punkty, które możesz zapamiętać. Jednym ze sposobów, jeśli decydujesz się na ręczne sporządzanie notatek, jest zapisanie słowa lub bardzo krótkiego zdania, które przypomni Ci o konieczności dopracowania szczegółów po zakończeniu spotkania.
Jeśli korzystasz z rejestratora rozmów AI i chcesz sporządzić konkretną notatkę, możesz dodać znacznik czasu, a po zakończeniu spotkania wrócić do niej i ją spisać. Dzięki temu nie stracisz koncentracji podczas rozmowy.
Wskazówka nr 4: Zachowaj spójność formatowania
Nie ma nic gorszego niż nieformatowane notatki. Trudno je przejrzeć, a ponadto tworzą one nieuporządkowane i mylące podsumowanie.
Wybierz format i trzymaj się go. Zachęcanie zespołu do sporządzania notatek w ten sam sposób przyspieszy późniejszy proces przeglądu. Aby skutecznie uporządkować notatki ze spotkań, cały zespół może stosować określony szablon zawierający takie sekcje, jak:
- Czas i data
- Uczestnicy
- Porządek obrad
- Decyzje
- Działania
- Dodatkowe
Jeśli wdrożysz konkretny rodzaj metodologii, taki jak metoda Cornella, cały zespół będzie miał spójny schemat dla każdego przyszłego spotkania.
Różne metody sporządzania notatek
Jeśli chcesz robić notatki ręcznie, musisz znać kilka metod. Dzięki spójnej metodzie w całym zespole łatwiej będzie Ci uporządkować notatki. Wtedy dzieje się magia i Twój zespół sprzedaży osiąga sukcesy.
Oto 4 metody sporządzania notatek, które pomogą Ci efektywnie uporządkować notatki ze spotkań.
- Metoda konspektu. Metoda strukturalna, w której zespół może podzielić swoje notatki według tematów i podtematów. Jest to uporządkowany sposób formatowania, pozwalający na odnotowanie wszystkich kluczowych punktów bez konieczności wpisywania lub zapisywania ich dosłownie.
- Metoda Cornella. Metoda Cornella składa się z dwóch kolumn, jednej małej po lewej stronie i jednej większej po prawej stronie. W lewej kolumnie zapisuje się tematy i kluczowe idee z spotkania, natomiast w prawej kolumnie pogłębia się te tematy. Na dole znajduje się podsumowanie obu kolumn. Jest to świetny sposób na przejrzenie notatek po spotkaniu.
Aby uzyskać kompleksowy przegląd tego, jak skutecznie organizować notatki ze spotkań za pomocą tej metody, przeczytaj ten przewodnik po sporządzaniu notatek metodą Cornella.
- Metoda mapowania. Metoda mapowania to diagram pajęczy lub mapa myśli z gałęziami, które dzielą główny temat na bardziej szczegółowe elementy. Jest to wizualna forma sporządzania notatek, która służy do łatwego przeglądania powiązań. Diagramy pajęcze są często oznaczone kolorami, aby zapewnić bardziej przejrzysty przegląd. Należy jednak pamiętać, że podczas spotkania będzie to prawie niemożliwe do wykonania. Najlepiej zrobić to po zakończeniu rozmowy.
- Metoda kwadrantowa. Metoda kwadrantowa składa się z czterech różnych kwadratowych sekcji. Pytania w lewym górnym rogu, ogólne uwagi w prawym górnym rogu, osobiste zadania do wykonania w lewym dolnym rogu i zadania do wykonania przez innych w prawym dolnym rogu. Sekcje te można zmieniać w zależności od kontekstu spotkania. Bill Gates słynął z tego, że stosował metodę kwadrantową do zapisywania notatek ze spotkań, kiedy osobiste spotkania biznesowe były powszechne.
Uporządkuj swoje notatki
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak efektywnie organizować notatki ze spotkań, czas zainwestować w sztuczną inteligencję do sporządzania notatek i połączyć ją z systemem CRM. Jest to kluczowy czynnik pozwalający zrozumieć najważniejsze konteksty i zapamiętać informacje ze spotkań. Dzięki temu będziesz mieć szybki dostęp do kluczowych informacji i będziesz mógł na ich podstawie podejmować działania niezbędne do podejmowania strategicznych decyzji w przyszłości.
Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się sporządzać notatki samodzielnie, korzystając z jednej z czterech metod opisanych powyżej, czy też zlecisz to zadanie sztucznej inteligencji, abyś mógł skupić całą swoją uwagę na rozmowie, mamy nadzieję, że ten artykuł wskazał Ci właściwy kierunek w zakresie organizowania notatek ze spotkań.
