É provável que você tenha se deparado com alguns artigos interessantes sobre o trabalho em remote que mencionam "comunicação assíncrona". Provavelmente está coçando a cabeça com essa palavra estranha.
O que é comunicação assíncrona e por que ela está sendo elogiada como a próxima etapa da revolução do trabalho remote ?
Embora o termo comunicação assíncrona possa soar como uma palavra superdotada de jargão técnico que faz sua cabeça girar, na verdade é apenas uma expressão sofisticada para um conceito muito simples.
Então, o que significa comunicação assíncrona?
A comunicação assíncrona refere-se simplesmente a qualquer comunicação que não seja baseada em interação ao vivo - em outras palavras, pode haver um atraso nas respostas entre as partes comunicantes. "Assíncrona" significa que a comunicação não é instantânea, ou "síncrona".
Como? Um lapso de tempo, talvez? A teoria do multiverso, talvez? Bem, não... comunicar-se dessa forma requer apenas corodinação, algumas ferramentas assíncronas e alinhamento dos princípios de comunicação.
Nesse sentido, a comunicação assíncrona não é nova. Veja os e-mails! Já estamos nos comunicando de forma assíncrona há anos, enviando um e-mail e esperando pacientemente por uma resposta (que às vezes só recebemos dias depois)!
Uma chamada telefônica, por sua vez, é o exemplo perfeito de comunicação síncrona, pois depende de pelo menos duas pessoas se comunicando ao mesmo tempo. Simples, não é?
O que é colaboração assíncrona?
Colaboração assíncrona significa trabalhar de forma colaborativa sem trabalhar ao mesmo tempo. Imagine que o seu colega do outro lado do mundo está se desconectando do trabalho do dia. Enquanto isso, você se serve de uma xícara de café da manhã, faz login e continua de onde ele parou. Isso é assíncrono, baby!
O que é aprendizado assíncrono?
Quanto à educação assíncrona? Você adivinhou. Nesse modelo de educação, o aprendizado e o ensino não acontecem ao mesmo tempo. Normalmente, as aulas são carregadas em um espaço compartilhado como recursos de vídeo, e os alunos escolhem quando assistir a essas aulas ou concluir as tarefas. A maioria dos cursos on-line é projetada para o aprendizado assíncrono.
Por que a comunicação assíncrona é importante?
Dominar a arte da comunicação assíncrona no remote e no local de trabalho híbrido tem inúmeras vantagens.
Os benefícios da comunicação assíncrona incluem:
- Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional para os funcionários, pois eles podem definir seu próprio horário de trabalho com base em seu estilo de vida e fuso horário.
- A capacidade de colaborar com pessoas localizadas em todo o mundo, independentemente do fuso horário em que se encontrem.
- Redução da necessidade de participação em reuniões ao vivo, o que significa que ninguém precisa se levantar às 6h da manhã para fazer ligações para o escritório de Cingapura.
- A adoção de ferramentas, métodos e princípios de comunicação mais inteligentes e eficientes em termos de tempo.
- Uma cultura de transparência, pois a comunicação assíncrona depende de o trabalho ser claramente documentado.
- Maior produtividade entre os funcionários. Se não houver expectativa de que um funcionário esteja disponível durante um determinado horário, ele poderá desativar as notificações e se concentrar no "trabalho profundo".
A comunicação assíncrona é muito mais do que simplesmente poder começar seu dia de trabalho quando quiser (alerta de spoiler, uma abordagem negligente ao trabalho assíncrono não fará esse conceito funcionar). A colaboração assíncrona eficaz exige disciplina, confiança, transparência, ferramentas de colaboração e a atitude certa, tanto do indivíduo quanto do local de trabalho como um todo.
Comunicação síncrona vs. assíncrona
As reuniões podem ser ótimas. Quem não gosta de uma reunião produtiva e motivadora? O tl;dv existe literalmente para tornar as reuniões virtuais mais incríveis. Como? Transformamos todas as suas reuniões em valiosos recursos assíncronos, para que nenhum insight descoberto em uma chamada se perca no vazio.
tl;dv grava as reuniões do Zoom ou as chamadas do Google Meet de forma que qualquer colega que não tenha participado da chamada possa se inteirar rapidamente dos principais tópicos da reunião. Como usuário do tl;dv , você não precisa nem mesmo compartilhar a gravação completa. Você pode editar um clip, marcar um colega em um momento específico ou apenas marcar com um carimbo de data/hora as partes relevantes para uma equipe.
Você já se viu preso em uma reunião que definitivamente poderia ter sido um e-mail? Espera-se que você participe regularmente de chamadas, mesmo quando apenas 10 minutos da discussão de uma hora são relevantes para você? Sim, você precisa de uma fatia dessa torta de comunicação assíncrona. 🥧🥧
Não nos entenda mal. A comunicação síncrona é altamente benéfica às vezes. Embora o brainstorming e a solução de problemas possam ser feitos de forma assíncrona por meio de canais como Slack, Trello e até mesmo o humilde e-mail, há definitivamente um certo je ne sais quoi do pensamento em tempo real que ajuda a fazer a criatividade fluir.
Essa colaboração em tempo real é o que chamamos de comunicação síncrona. Talvez um projeto seja extremamente complexo e as consequências de uma falha de comunicação sejam muito graves. Talvez haja um problema crítico em seu local de trabalho que exija "todas as mãos no convés". Talvez você esteja integrando um novo colega de equipe pela primeira vez. Em determinadas situações, a comunicação instantânea ou "ao vivo" é simplesmente mais apropriada.
Mas esse processo "IRL" obviamente não é muito flexível. Ele exige mais comprometimento e esforço mental. Com a comunicação síncrona, é comum haver conflitos de calendários, os acúmulos muitas vezes precisam ser reorganizados, os fusos horários se tornam uma dor de cabeça e, às vezes, espera-se que viajemos para um local físico (!?!?!).
A boa notícia é que um número cada vez maior de tarefas está se tornando cada vez menos dependente da comunicação síncrona graças à tecnologia, bem como a uma abordagem mais aberta ao trabalho.(Viva a revolução do trabalho remote !).
Isso significa que podemos realizar mais tarefas cotidianas de trabalho e até mesmo projetos de longo prazo de forma assíncrona. Quanto mais um local de trabalho adota princípios de comunicação assíncrona, mais flexível e resiliente ele se torna. Eba!
Ser ignorado ou deixado de lado é minha maior irritação. Realmente estou me sentindo desrespeitado.
- ♚ Groovy ♚ (@GroovyRandall) 21 de abril de 2019
(Não há como negar que a comunicação assíncrona é menos apreciada fora do local de trabalho).
Quais são alguns exemplos de ferramentas e técnicas de comunicação assíncrona?
Existem MUITAS maneiras diferentes de se estabelecer uma comunicação assíncrona. Os métodos e ferramentas assíncronos podem ser usados individualmente ou em combinação uns com os outros. Há muitas ferramentas e plataformas para fazer com que tudo se encaixe de forma mágica e automática. Vamos analisar alguns aspectos que você deve considerar se o seu local de trabalho estiver adotando a assíncrona.
Plataformas de mensagens
Seja no Slack, no WhatsApp, no e-mail, no Intercom e até mesmo no Facebook Messenger, todos eles podem ser usados para deixar mensagens para os colegas pegarem em uma data posterior. Mesmo que você mostre um pequeno logotipo de palmeira dizendo que está em uma maravilhosa viagem de férias, a mensagem de seus colegas estará sã e salva quando você voltar. Na verdade, o Slack permite até que você agende mensagens para uma data e hora específicas.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
Há muitos deles para escolher. Monday, Atlassin, Trello, Basecamp, Asana e Notion...., preciso dizer mais? Seja qual for o seu setor, negócio ou foco, há ferramentas para ajudá-lo a criar um ecossistema de informações e planejamento. Aqui você pode fazer upload de documentos, adicionar notas, alocar tarefas e planejar projetos. Não é preciso dizer que essas ferramentas são essenciais para equipes assíncronas. Você pode executar um projeto inteiro por meio de ferramentas de gerenciamento de projetos sem falar com sua equipe uma única vez.
Reuniões assíncronas e vídeo
Não importa se você está gravando a tela com o Loom ou o Slack, ou gravando uma reunião do Zoom com o tl;dv - o vídeo é um dos meios mais eficazes de comunicação assíncrona. O vídeo captura as nuances emocionais, a expressividade e a personalidade dos indivíduos.
Com as gravações de tela, você pode gravar a si mesmo fazendo uma demonstração de um novo software e depois carregar esse recurso educacional em um espaço compartilhado. Com o aplicativo Zoom e as extensões de gravação Google Meet , como o tl;dv, você pode clip extrair grandes momentos de sessões de pesquisa com usuários, entrevistas com candidatos, chamadas de vendas e apresentações para compartilhar com os colegas. Eles se atualizarão em seu próprio tempo, fácil assim.
Sem querer ser muito arrogante, o uso do tl;dv em conjunto com o software de reunião permite adicionar muitas anotações, destaques e até transcrições para compartilhar com toda a equipe.
Por que adotar a comunicação assíncrona no local de trabalho?
Agora que sabemos o que é, como a comunicação assíncrona pode ser benéfica para você e sua equipe?
A comunicação assíncrona economiza tempo
O tempo é um recurso precioso. Embora muitos argumentem que se trata de uma construção humana, e até mesmo Einstein tenha dito que era uma ilusão (ok, não vamos ficar muito filosóficos...), ele é - pelo menos no mundo do trabalho - finito e fixo. Se você tem um prazo... bem, você simplesmente tem um prazo.
Mas se você passa o tempo todo esperando que as pessoas realizem as tarefas delas para que você possa concluir as suas, então sentirá que está perdendo tempo em vez de gastá-lo sendo produtivo, feliz e, de modo geral, incrível.
Você pode bloquear o tempo como quiser, mas se Simon, da produção, não estiver lhe dando o "sim/não" porque está em uma reunião, você ficará girando na cadeira da escrivaninha até que seu almoço se repita.
Ao adotar um fluxo de trabalho assíncrono na base do seu negócio, você terá permissão para se desligar e concluir outras tarefas por iniciativa própria, sabendo que a resposta "para aquela outra coisa" acabará chegando.
O resultado? Mais trabalho é feito, e você pode obter uma dose inebriante de dopamina ao marcar todas as coisas na lista de tarefas. Simon acaba escapando da reunião e você tem sua resposta.
A comunicação assíncrona é melhor para o bem-estar mental
It also allows you to adopt some pretty neat concepts that can supercharge your productivity to make that >*iLluSioN*< of time really count.
Desde o aproveitamento do poder do Pomodoro até o domínio do Deep Work, a comunicação assíncrona lhe dá o poder de construir um dia de trabalho como achar melhor. Chega de ser escravo do relógio, chega de interrupções dos colegas. Basta se concentrar e trabalhar até atingir o resultado desejado.
Imagine não ter que se estressar para saber se terá tempo de fazer uma sessão de ginástica no intervalo do almoço. Imagine não se sentir pressionado a responder a uma mensagem do Slack imediatamente e recusar confortavelmente uma reunião sabendo que as partes importantes serão documentadas para você mais tarde, de qualquer forma.
Você perceberá que é menos provável que se sinta culpado por dormir um pouco mais ou por tirar um tempo para a saúde mental. O trabalho ainda é feito e com um alto padrão.
Por motivos óbvios, a flexibilidade proporcionada pelo trabalho assíncrono inclui um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional e mais produtividade. Se um funcionário prefere dormir até tarde e depois trabalhar rapidamente à noite, o trabalho assíncrono permite que ele faça isso! Os locais de trabalho assíncronos podem até mesmo evitar o esgotamento e reduzir os dias de licença médica.
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(A colaboração assíncrona é a chave para um melhor equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e para a produtividade - todos saem ganhando!)
Domine a documentação e nunca mais perca uma nota
Uma das melhores coisas sobre o #asynclife é que você nunca mais perderá uma anotação, ideia ou mensagem.
A mente de um ser humano pode ser uma maravilha, mas tem seus limites. A memória de trabalho do cérebro não consegue se lembrar fisicamente de mais de quatro coisas ao mesmo tempo. Portanto, em um ambiente agitado e de ritmo acelerado, quando você está lidando com várias tarefas, projetos e prazos, é muito fácil receber uma informação e esquecê-la instantaneamente. Todo mundo já teve aquele momento de gelar o sangue ao perceber que se esqueceu de enviar um relatório por e-mail ou de assinar um documento importante.
Felizmente, como toda a comunicação assíncrona é escrita e documentada, você nunca perderá uma única nota. *Ufa!
Você não vai se esquecer de alguns pontos de ação que anotou em um bloco de notas e depois perdeu imediatamente. Você não pode esquecer o que a Mary disse durante aquela sessão de brainstorming porque está bem ali no seu painel tl;dv (e também pode ser pesquisado!).
Há RECEITAS para tudo.
Nenhuma ideia será esquecida novamente, e você sempre terá um estoque de ideias brilhantes esperando para serem implementadas no momento certo.
A comunicação assíncrona cria uma cultura de honestidade e transparência
Você sabe por que as pessoas podem ser maldosas na Internet? É por causa de uma pequena coisa chamada "desinibição on-line". E, embora trollar não seja legal (#BeNice), esse mesmo conceito psicológico pode, na verdade, criar uma maneira mais direta de se comunicar, principalmente para aqueles que se consideram mais introvertidos.
"Essa invisibilidade dá às pessoas a coragem de ir a lugares e fazer coisas que, de outra forma, não fariam." Suler
Ao aproveitar a mesma ideia de comunicação on-line aberta em um cenário de trabalho assíncrono, é menos provável que os indivíduos se sintam ansiosos em relação à autoridade.
Além de terem tempo e espaço para planejar exatamente o que estão dizendo, as pessoas podem ser mais honestas e falar livremente sem medo de serem julgadas ou ridicularizadas. Isso, por sua vez, permite que as pessoas compartilhem ideias sem medo, tenham tempo para pensar em suas respostas sem a pressão de alguém que espera uma resposta instantânea e, de modo geral, permite que a comunicação seja mais cuidadosa.
Há desvantagens na comunicação síncrona?
Até agora, tudo parece maravilhoso, certo?
Claro, mas há alguns desafios a serem superados com a comunicação assíncrona. Nem todos os locais de trabalho são maduros o suficiente para incorporar a comunicação assíncrona em sua cultura. Se a sua organização pretende realizar um trabalho assíncrono, é necessário que haja confiança, alinhamento com os principais princípios de comunicação e competência com a tecnologia assíncrona.
Com os protocolos corretos e uma comunicação eficaz, é claro que os desafios podem ser minimizados.
Falhas de comunicação
Esse é o grande problema. Para que a colaboração assíncrona funcione, as pessoas precisam estar extremamente atentas a como suas palavras podem ser interpretadas.
Enviar mensagens é ótimo, mas você já recebeu aquela mensagem vaga e ameaçadora de um gerente de linha dizendo "Precisamos conversar"?
Em última análise, 99% das vezes essas mensagens são totalmente inocentes, mas podem facilmente causar medo.
Uma maneira de neutralizar isso é utilizar vídeo e voz para se comunicar. Embora uma reunião por vídeo não precise ser feita em tempo real, um vídeo gravado pode acrescentar contexto e nuances que diminuem a análise excessiva do receptor. Aspectos como o tom de voz, a linguagem corporal e a inflexão geral podem ajudar seu cérebro a dizer "Ahhh, isso não é uma ameaça".
O vídeo seria um pouco exagerado para a comunicação necessária? Não se preocupe! Basta incluir um emoji ou meme amigável em sua mensagem. Embora não seja estritamente "profissional", uma simples carinha sorridente pode dissipar instantaneamente a ansiedade. 😊😊😊
Isolamento
Os seres humanos são criaturas sociais. Mesmo que insistamos que não, precisamos, de fato, de interação com outros seres humanos diariamente.
É fácil ficar um pouco desanimado se você passa os dias sozinho. Quando trabalhávamos em escritórios, muitos de nós considerávamos natural a quantidade de socialização que fazíamos no trabalho. Agora, muitas pessoas descobriram que dependiam mais do que imaginavam das conversas sociais com Karen no bebedouro.
Algumas pessoas escolhem trabalhar em um coworking por esse motivo. Outras estão cercadas de pessoas em uma cafeteria ou em uma praia (não estamos com inveja, realmente não estamos... 😢) - mas para outras? Bem, eles podem olhar para cima e perceber que não saem de casa há um mês e estão usando a mesma calça de moletom de maio.
Novamente, a comunicação por vídeo é uma ótima maneira de romper essa rotina de isolamento, e também pode ser feita de forma assíncrona.
Da mesma forma, outra maneira de romper o isolamento é usar os aplicativos de mensagens para mais do que apenas o trabalho. Entre em contato com colegas e membros da equipe, envie-lhes um TikTok engraçado ou até mesmo deixe uma mensagem de voz para dizer "Oi".
Felizmente, a flexibilidade do trabalho assíncrono também permite que os funcionários dediquem mais tempo e foco à sua vida social. Se você acha que está passando muito tempo sozinho enquanto trabalha, vale a pena criar o hábito de fazer pelo menos uma atividade social (não relacionada ao trabalho) todos os dias.
Defasagem de tempo
Pode haver atrasos quando se trata do modelo assíncrono. Você pode achar que precisa de uma resposta agora, mas a pessoa que a dará está 12 horas à frente e está tirando um merecido cochilo.
Embora possa ser tentador começar a enviar mensagens para perseguição, isso pode ser corrigido com algumas ações simples.
Crie prazos sólidos, com mini marcos a serem atingidos, para que você saiba que terá sua resposta quando for necessário.
Você também pode implementar um sistema de priorização de "semáforo". Vermelho, âmbar, verde. Isso permitirá que seu colega saiba quando algo é superurgente. No entanto, isso também depende de todos estarem atentos e alocarem o "vermelho" com moderação.
Resumir as principais conclusões das reuniões também é uma forma de economizar o tempo de seus colegas. Use tl;dv para marcar o tempo de momentos importantes da reunião ou marcar os colegas de equipe diretamente na chamada.
Rastejamento de limites
Ocasionalmente, haverá uma pessoa que não "entenderá". Normalmente, trata-se de alguém que já viveu em um ambiente de trabalho um pouco tóxico no passado. Ela acenará com a cabeça e sorrirá concordando com o conceito, mas depois começará a ultrapassar os limites do que é aceitável. Sim, você pode enviar uma mensagem a alguém às 2 horas da manhã sobre o relatório da próxima semana, mas não, não o persiga com 17 mensagens quase imediatamente depois.
Isso pode ser resolvido com a comunicação e o alinhamento das diretrizes de "jogo limpo". Crie uma cultura sobre o que é e o que não é aceitável. Em vez de punir os infratores, investigue POR QUE eles estão agindo dessa forma.
Talvez estejam estressados por causa de um prazo. Talvez sintam que têm muito trabalho a fazer ou estejam lidando com um problema pessoal. Ao se comunicar abertamente e estabelecer limites para todos, o conceito funcionará de forma mais eficaz.
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(É preciso estar atento ao estabelecimento de limites quando se trabalha de forma assíncrona...)
Nós ❤️❤️❤️❤️❤️❤️ Comunicação assíncrona
A antiga maneira de trabalhar, na qual se espera que todos estejam prontamente disponíveis em horários determinados, não é compatível com um trabalho eficaz em remote . Embora sempre haja alguns locais de trabalho em que os colegas precisam estar no mesmo lugar e ao mesmo tempo, quase sempre há espaço para tornar mais tarefas assíncronas. Para muitas empresas, pelo menos 90% do trabalho pode ser feito remote e de forma assíncrona.
Com uma base sólida de limites, expectativas e boa comunicação (além de ferramentas poderosas assíncronas, como o tl;dv, à sua disposição), é possível criar uma empresa incrível que desperte a criatividade, a produtividade e o bem-estar da sua equipe.
Pronto para adotar o estilo de vida assíncrono? Aqui na tl;dv, parafraseando o grande Hall & Oates, 🎵♬ Estamos aqui para tornar seus sonhos assíncronos realidade, (You, you, you, ooh ooh ooh, you) 🎵♬
Vivemos e respiramos nossa filosofia. Toda a nossa equipe é 100% remote e 100% assíncrona. E conseguimos criar uma ferramenta de colaboração assíncrona premiada para Zoom e Google Meet, o que é uma boa prova do poder do assíncrono, certo?
