A integração é um processo importante tanto para os funcionários quanto para os empregadores. Ele define o tom da nova relação de trabalho, ajuda os recém-chegados a se sentirem bem-vindos e incluídos e fornece um guia de expectativas e responsabilidades. Não é de surpreender que as melhores empresas façam de seus funcionários o centro de tudo o que fazem.
A Northpass descobriu que as empresas com uma experiência de integração estruturada tiveram um aumento de 60% na receita ano a ano. Mas não foram apenas as melhorias resultantes dos processos de integração estruturados, mas também uma melhoria de 63% na satisfação do cliente. Funcionários felizes estão mais bem posicionados para deixar os clientes felizes. Algumas organizações se tornaram campeãs em focar nos funcionários e ganharam uma reputação excelente por meio de um processo de integração de marca ou genérico.
Há muitas maneiras diferentes de integrar novos funcionários, mas alguns métodos são mais bem-sucedidos do que outros. É importante encontrar um método que se adapte à cultura de sua empresa e que forneça aos novos funcionários todas as informações necessárias para que sejam bem-sucedidos.
Nesta postagem do blog, daremos uma olhada em três exemplos dos melhores processos de integração de funcionários com os quais podemos aprender. Cada uma dessas organizações descobriu como tornar seu processo de integração eficiente, eficaz e acolhedor para os novos funcionários. Continue lendo para descobrir o que torna seus programas de integração tão especiais!
O que é integração de funcionários?
A integração de funcionários é o processo de apresentação dos novos funcionários à organização, às responsabilidades de seu trabalho e à cultura da empresa. Isso os ajuda a fazer a transição para sua nova função e a se sentirem confortáveis em seu novo ambiente. O objetivo da integração de funcionários é ajudar os novos contratados a se adaptarem ao novo emprego de forma rápida e eficaz, para que possam ser produtivos e contribuir para o sucesso da empresa.
Os melhores programas de integração de funcionários são adaptados às necessidades da empresa e dos funcionários. Eles são abrangentes e fornecem aos novos contratados todas as informações necessárias para que tenham sucesso em sua nova função. Eles também garantem que os funcionários se sintam bem-vindos e incluídos na cultura da empresa.
Qual é a melhor experiência de integração?
Pode ser tentador pensar que uma excelente experiência do funcionário consiste em uma pilha de tecnologia sofisticada, um aplicativo ou até mesmo muitas atividades sociais e vantagens. Sim, todos esses elementos são bons para proporcionar a melhor experiência de integração do funcionário, mas usá-los como tática não é suficiente. Os melhores processos para funcionários são memoráveis e motivadores. A integração deve ser uma experiência de mão dupla, na qual a empresa aprende sobre você e você sobre a empresa. Uma das maneiras mais fáceis de tornar a integração pessoal é usar ideias como um centro de conhecimento on-line. A criação de vídeos sobre vários tópicos de integração, informações sobre a empresa e instruções sobre as principais funções ajudará o novo funcionário a se atualizar com as informações rapidamente e no momento em que precisar delas. Com o tl;dv, você não precisa fazer esses vídeos sempre que um novo funcionário ingressar na sua organização. Basta permitir que as várias partes interessadas gravem seus vídeos no tl;dv e eles ficarão hospedados lá para que qualquer novo funcionário possa acessar e adquirir tudo o que precisa sempre que necessário, sem que os superiores ou gerentes tenham que tirar um tempo para treiná-los. Isso deve ser planejado, bem executado e dinâmico. Isso economizará tempo e liberará os gerentes e seus colegas de equipe para socializar e conhecer os membros da equipe em vez de gastar um tempo precioso em longas horas de reuniões e treinamento.
3 exemplos de boa integração de funcionários
1. GitLab
A GitLab é uma empresa que fornece um gerenciador de repositório Git baseado na Web. Eles são conhecidos por sua cultura remote-first e foram nomeados um dos Melhores Lugares para Trabalhar em 2019 pela Glassdoor.
A experiência de integração do GitLab é muito abrangente. Os novos contratados recebem um e-mail de boas-vindas no primeiro dia, que inclui links para todos os recursos necessários para começar a trabalhar. Eles também têm um sistema de amigos, em que cada novo contratado é acompanhado por um funcionário experiente que pode ajudá-lo com qualquer dúvida ou preocupação que ele tenha.
Em seu primeiro dia, os novos contratados fazem um tour pelo escritório da empresa em remote e são apresentados à sua equipe. Eles também recebem uma cópia do Manual do GitLab, que contém tudo o que eles precisam saber sobre a empresa, desde sua cultura e valores até suas políticas e procedimentos.
2. Amazônia
A Amazon é uma gigante global do comércio eletrônico que foi nomeada uma das Melhores Empresas para Trabalhar em 2019 pela Glassdoor. O programa de integração da Amazon é chamado de "Welcome Home" e foi projetado para ajudar os novos contratados a fazer a transição para sua nova função de forma rápida e eficaz.
O Welcome Home começa com uma orientação de dois dias na sede corporativa da Amazon em Seattle. Durante a orientação, os novos contratados recebem uma visão geral da empresa e de sua cultura, e são apresentados à sua equipe. Eles também fazem um tour pelo campus e têm a chance de conhecer outros funcionários da Amazon.
Após a orientação, os novos contratados recebem um programa de treinamento de uma semana que abrange tudo, desde o atendimento ao cliente até os procedimentos de segurança. No final da semana, eles fazem um exame final para testar seu conhecimento sobre o material abordado no treinamento.
3. Google
O Google é um gigante global da tecnologia que foi nomeado um dos Melhores Lugares para Trabalhar em 2019 pela Glassdoor. O programa de integração do Google é chamado de "Google Launchpad" e foi projetado para ajudar os novos contratados a fazer a transição para sua nova função de forma rápida e eficaz.
O Launchpad começa com uma orientação de dois dias na sede corporativa do Google em Mountain View, Califórnia. Durante a orientação, os novos contratados recebem uma visão geral da empresa e de sua cultura, e são apresentados à sua equipe. Eles também fazem um tour pelo campus e têm a chance de conhecer outros funcionários do Google.
Após a orientação, os novos contratados recebem um programa de treinamento de uma semana que abrange tudo, desde o atendimento ao cliente até os procedimentos de segurança. No final da semana, eles fazem um exame final para testar seu conhecimento sobre o material abordado no treinamento.
O que torna a integração de um funcionário excelente? (Ideias para integração virtual)
1. Comunicação e tecnologia
Você está garantindo que os funcionários do remote tenham a tecnologia certa e as ferramentas de comunicação de que precisam? O software para reuniões virtuais, como o Donut, pode ser usado para agendar reuniões de atualização, atividades sociais e compartilhamento de arquivos, como o Google Drive, Dropbox, Onedrive e ferramentas de documentação, como o Notion e o Google Docs.
2. Mantenha-se conectado
A empresa tem um sistema para permitir que os funcionários do remote mantenham contato com seus colegas? Isso pode incluir chamadas de equipe ou check-ins regulares. O Slack é perfeito para fazer check-ups e, quando você precisar enviar um tutorial ocasional ou uma mensagem de vídeo curta, basta acessar tl;dv e pedir que eles respondam em seu próprio tempo. Ele não é bom apenas para comunicações assíncronas, mas elimina a pressão que acompanha a integração, proporcionando uma experiência psicologicamente mais tranquila para os novos contratados.
Para ajudar seus novos funcionários a se adaptarem culturalmente, você pode introduzir sistemas poderosos, como mentores, coaching e sistemas de amigos. Se a comunicação for formalizada, eles ficarão mais abertos a se comunicar com essas pessoas. O Zavvy é uma excelente ferramenta que automatiza o gerenciamento de funcionários. Ela também simplifica seu sistema de amigos para que não exerça pressão indevida sobre outros funcionários, como mentores, treinadores e colegas de trabalho.
É uma ótima ideia realizar sessões de atualização. O Donut permite que você crie uma programação automatizada para todas as sessões de atualização. Isso lhe poupará o esforço de enviar convites manualmente e realizar tarefas relacionadas a cada sessão.
3. Levar em conta as preferências
Não deixe de considerar as preferências e necessidades dos membros atuais da equipe e dos novos funcionários ao criar sua experiência de integração. Não existem dois funcionários iguais e pode ser difícil conhecer alguém em apenas alguns dias.
Para acelerar a integração de funcionários, é importante conhecer as preferências básicas de seus funcionários. Em que fuso horário eles residem? Que efeito o fuso horário deles terá na dinâmica de trabalho deles e da equipe? Eles se sentem mais confortáveis com reuniões síncronas ou ao vivo? Eles são capazes de fazer alterações ou de se integrar aos sistemas existentes? Eles podem ser mais introvertidos e preferir assíncrono (então o tl;dv poderia fazer parte de sua pilha de comunicação, treinamento e integração), somente quando absolutamente necessário. Essas podem parecer perguntas pessoais, e isso está certo. Mas a integração não diz respeito apenas à empresa e a seus objetivos. Os funcionários são seres humanos e toda empresa que espera ter sucesso precisa reconhecer esse fato e usá-lo bem para motivar os novos funcionários. Compreender a dinâmica de seu novo contratado o ajudará a recebê-lo melhor em sua cultura.
Você pode saber mais sobre seus clientes, como seus hobbies e coisas favoritas, para ajudá-lo a criar um presente personalizado e fazer com que eles se sintam mais à vontade. Com essas informações, você pode criar um plano eficaz e abrangente para ajudá-los a dar o melhor de si.
4. Recursos adicionais
Há algum outro recurso que você possa oferecer aos funcionários do remote ? Materiais de treinamento on-line, listas de verificação de integração e manuais são opções possíveis. Não importa qual seja a situação, os funcionários da remote precisam ter todas as informações necessárias para ter sucesso em seu novo emprego.
O Manual do GitLab é um ótimo exemplo de um manual de funcionário perfeito. Ele tem 2.400 páginas e contém todas as informações de que um funcionário do GitLab precisa. A função do funcionário determinará os recursos de que ele precisa, como o histórico ou as informações do cliente.
Para oferecer a eles uma máquina do tempo dos eventos, as gravações feitas com o site tl;dv poderiam ser compartilhadas. Eles poderiam acessar todos os aprendizados organizacionais e desenvolver uma sólida compreensão do sistema. O site tl;dv pode ser usado como um centro de aprendizado para funcionários. Ele contém sessões pré-gravadas e compartilhamento de telas que mostram aos funcionários como fazer as coisas.
Esses vídeos podem ser acessados sob demanda para que os funcionários possam revê-los sempre que precisarem atualizar seus conhecimentos. Com as transcrições e os registros de data e hora, os funcionários podem pular partes dos vídeos que já conhecem e se concentrar no que é mais importante naquele momento.
5. Check-ins
Você deve ter um plano para fazer check-ins regulares dos funcionários remote com a Donut. Isso pode ser feito por meio de videoconferência com Zoom, Happy Hour, conversas telefônicas ou bate-papos pelo Slack. Isso garantirá que todos estejam exatamente na mesma página e que quaisquer problemas ou preocupações sejam resolvidos o mais rápido possível.
Para discutir a nova função e outros detalhes, o funcionário deve se reunir com seu gerente. Após a aprovação do RH, o gerente deve se reunir com o novo funcionário para definir a direção do restante. Os gerentes devem estabelecer o plano de acompanhamento e concordar com um plano de acompanhamento com os novos funcionários. Essas reuniões de acompanhamento devem ser realizadas nas primeiras duas semanas, quatro semanas e daqui a dois meses. Isso permite que o gerente acompanhe o progresso e ajuda o funcionário a entender como a empresa funciona.
Essas reuniões devem incluir a primeira reunião em que o novo funcionário é informado sobre seus KPIs, OKRs e como eles serão medidos, incluindo o progresso na assimilação pela empresa. A Notion poderia hospedar uma lista de sessões obrigatórias de treinamento de integração com marcas de verificação para que os funcionários possam revisar cada uma delas depois de concluí-las. A Buffer faz um bom trabalho ao manter toda a documentação e instruções importantes para a integração no Notion. A empresa tem operado totalmente em remote desde sua fundação. Há também ferramentas como o Trello para acompanhar o progresso e o Zavvy para gerenciar os funcionários.
Quando se trata de fazer um trabalho bem feito, a execução é fundamental. Vídeos sobre como obter o máximo de resultados, dicas, táticas e estratégias para fazer as coisas mais rápido e melhor podem ser gravados pelos melhores funcionários ou gerentes usando o site tl;dv para que todos os outros aprendam, inclusive os novos funcionários. Esse centro de conhecimento economizará muito tempo, estresse e frustração e os colocará em um pedestal pronto para o sucesso na sua empresa. A cereja do bolo é que eles podem aprender em seu próprio ritmo e quando precisarem, sem ter que marcar reuniões que consomem muito tempo novamente.
6. Feedback
Por fim, você deve solicitar feedback dos funcionários remote e dos membros da equipe existente durante o processo de integração. Isso o ajudará a identificar as áreas que precisam ser melhoradas e a ajustar a lista de verificação de integração do remote .
Conclusão
Seguindo essas etapas, você pode criar a melhor experiência de integração de funcionários para seus remote funcionários. Você precisa se concentrar no indivíduo e não apenas no processo. Com a ajuda de tecnologias como tl;dv, Donut e Slack, você pode garantir que cada novo funcionário da sua empresa esteja preparado para o sucesso.
