Verimliliği artırmak için toplantı notlarını nasıl düzenleyeceğinizi öğrenmek istiyorsanız, bunu doğru yapmanın ne kadar önemli olduğunu zaten biliyorsunuzdur. Birçok kişi not alır, ancak çok azı bu notları kullanır. Bunun ne anlamı var ki? 

Adil olmak gerekirse, toplantı notlarını düzenlemenin en iyi yolunu bulmak için bitmek bilmeyen arayışlar nedeniyle, not almanın gerçek potansiyeli neredeyse hiç fark edilmedi. İnsanlar kağıda notlar alır, kenarlarına okunaksız notlar karalar ve sonra neden bunlardan hiçbir fayda sağlayamadıklarını merak ederler. Cevap basit ve gözünüzün önünde. Notlar düzenlenmelidir. Ancak bu, göründüğü kadar basit değildir. Notlarınızdan fayda sağlamak için, maksimum verimlilik için notlarınızı nasıl düzenleyeceğinizi bilmeniz gerekir. 

Sizin için bu eski bilmeceyi çözmek için buradayız. 

İçindekiler

Not almak neden önemlidir?

Toplantı notlarını etkili bir şekilde düzenleyen satış ekipleri , satış konuşmalarının hazırlık sürecini hızlandırır ve toplantılardan elde edilen önemli bilgilere, notlarını düzensiz tutan ekiplere göre daha hızlı erişir. Bu, size rakiplerinize karşı keskin bir avantaj sağlar. Rakipleriniz tereyağı bıçaklarıyla kesip biçmeye çalışırken, siz et satırı ile dağınıklığı ortadan kaldırabileceksiniz. Kısacası, onları geride bırakacaksınız.

Bunun nedeni çok basit. Ekibiniz, potansiyel müşterilerle ilgili bilgileri diğerlerinden daha iyi saklayabilecektir. Potansiyel müşterileriniz hatırlandıklarını, saygı gördüklerini ve gerçekten değer verildiğini hissedecekleri için daha güçlü bağlar kuracaksınız. Bu sadece potansiyel müşterinin adını hatırlamakla kalmaz, aynı zamanda tutkularını, hobilerini, isteklerini, ihtiyaçlarını ve sorunlarını da hatırlamaktır. Potansiyel müşterinize unutulmaz hissettirirseniz, başka bir istatistik gibi hisseden birine göre dönüşüm olasılığı çok daha yüksek olacaktır.

Kişiselleştirilmiş bir yaklaşım sadece başlangıçtır. Toplantı notlarını verimli bir şekilde nasıl düzenleyeceğinizi öğrenmek istiyorsanız, bu beceri satış görüşmeleriyle sınırlı değildir. İç toplantı notlarınızı da aynı şekilde düzenleyebilirsiniz. Bu, herkesin aynı sayfada olduğu ve aynı hedefe doğru çalıştığı, verimli bir çalışma ortamı yaratır. 

Not Alma Stilleri

Her not alma stili her kişiliğe uygun değildir. Ekibinizdeki her bireye ve notların amacına bağlı olarak, benimseyebileceğiniz birkaç stil vardır.

Dikkatsiz Notlar

Bu notlar ayrıntılı değildir, ancak toplantılar sırasında en önemli noktalara odaklanır. Notlar genellikle madde işareti formatındadır ve gözden geçirmesi kolaydır.

Bu tarz not alma yöntemi, genellikle çok hızlı bir şekilde yazıldığı için yanlış bilgilere yol açabilir. Ayrıca, notlar el yazısı ile yazıldığı için yanlış anlaşılmalara neden olabilir.

Metodik Notlar

Daha yapılandırılmış bir not alma stili olan metodik notlar, daha fazla ayrıntı içerir ve farklı konuları gözden geçirilebilir parçalara ayırır. Metodik not alan kişiler, her seferinde aynı formatı takip etmek için genellikle bir şablon kullanır.

Bu stili kullanarak, notları gereğinden fazla karmaşıklaştırma riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz. Satış temsilciniz not alırken ayrıntılara odaklanıyorsa, bu çok iyi, ancak toplantıdan çok notlara mı odaklanıyor? Bu, özellikle beden dili veya ses tonu gibi daha ince iletişim unsurlarını gözden kaçırmayı çok kolaylaştırır.

Detay Odaklı Notlar

Metodik notlara benzer şekilde, ayrıntılara odaklanan notlar toplantının kapsamlı ve ayrıntılı bir özetini sunar. Bu notlar çok sayıda ayrıntı, referans ve spesifik veri içerir. Amaç, notları hassas ve doğru bir şekilde almaktır.

Yukarıda belirtildiği gibi, bu tarz zaman ve odaklanma gerektirir, bu nedenle toplantı sırasında konuşmaya odaklanmayı kaybetmeden bunu yapmak zor olabilir.

Görsel Notlar

Görsel notlar çoğunlukla önemli noktalarla ilgili diyagramlar ve karalamalardan oluşur. Ayrıca, önemli bağlantılı bağlamları açıklamak için zihin haritaları veya örümcek diyagramları da içerebilirler.

Ancak, görsel olarak temsil edilmesi zor olan daha karmaşık fikirleri belgelemek söz konusu olduğunda görsel notlar zor olabilir.

Özet Notlar

Özet notlar, önemli noktaları kelimesi kelimesine yazmadan vurgulayarak daha ayrıntılı bir genel bakış sağlar. Toplantıdaki içgörüleri hızlı ve verimli bir şekilde iletmek için yararlı bir not alma şeklidir.

Bu not alma tarzı, içeriği aşırı basitleştirme riskini taşır, ancak en az odaklanma gerektirir.

Toplantı Notlarını Verimli Bir Şekilde Almak

Toplantılar ve görüşmeler sırasında not almak, bilgileri kaydetmek için önemli bir yoldur, ancak bunların doğru olmasını sağlamak, satış ekibinizin verimliliğini artıran şeydir. Yüksek kaliteli notlar almak ile sohbete tam olarak katılmak arasında ince bir çizgi vardır.

Toplantı notlarını almanın bazı yöntemleri aşağıda verilmiştir. Bunları verimliliklerine göre derecelendirdik.

Kalem ve Kağıt

Toplantı notları alırken eski usul kalem ve kağıdın yerini hiçbir şey tutamaz, değil mi?

Yanlış.

Artıları
  • Erişilebilirlik. Çoğuinsan her zaman elinde kalem ve kağıt bulundurur, bu nedenle kullanımı hızlı ve kolaydır.
  • Doğal. Not almak için en doğal yol budur. Bu yüzden bunanot defteri denir.
  • Vurgulama. Belirli notları vurgulamak ve not eklemek suretiyle onları öne çıkarabilir ve akılda kalıcılıklarını artırabilirsiniz. Ancak, bunun kişiden kişiye, bireysel not alma becerilerine göre değişiklik gösterdiğini unutmamak önemlidir.
Eksiler
  • Belirsiz. El yazısı notlar alırken, bazen bunlar belirsiz veya okunaksız olabilir (kendiniz için bile).
  • Transkripsiyon yapmak zaman alır. Notları dijital ortama aktarmak veya ekibinizle paylaşmak istiyorsanız, bunları yazmak çok zaman alabilir.
  • Paylaşması zor.El yazısı notlar üzerinde işbirliği yapmakneredeyse imkansızdır. Bunları paylaşmak için, elle yazıya dökmeniz gerekir.
  • Toplantıdan dikkatinizi dağıtır. Toplantı notlarını el yazısı ile yazarken, konuşmaya odaklanamazsınız. Ekrana da bakmıyorsunuz, bu da özellikle satış görüşmelerinde çok yararlı olan önemli beden dilini kaçıracağınız anlamına gelir.
  • Düzenlemesi zor. El yazısı notları düzenlemek, onları dağınık ve takip etmesi zor hale getirebilir.
Puan: 4/10

Acil durumlarda faydalı olabilir, ancak toplantı notlarını maksimum verimlilik için nasıl düzenleyeceğinizi öğrenmek istiyorsanız, geçmişi geride bırakıp geleceğe yönelmeniz gerekecek. 

Katıldığınız Sırada Yazın

Toplantı sırasında notlarınızı yazmak da avantajları ve dezavantajları vardır. 

Artıları
  • Hızlı. Çoğu insan yazmaktan daha hızlı klavye kullanır.
  • Düzenlemesi daha kolay. Toplantı notlarınız zaten yazıya dökülmüş olduğundan, bunları kolayca paylaşabilir ve CRM gibi başka bir yerde düzenleyebilirsiniz.
  • İşbirliği. Kullandığınız araca bağlı olarak, takım arkadaşlarınızla notlar üzerinde kolayca işbirliği yapabilirsiniz.
Eksiler
  • Önemli bilgileri kaçırmak. Yazı yazıyorsanız, toplantıya dikkatinizi vermiyorsunuz demektir ve önemli bilgileri kolayca kaçırabilirsiniz.
  • Potansiyel müşteriyle daha az etkileşim kurun. Aktif olarak dinlemiyorsanız, potansiyel müşteriyle etkileşim kurma veya onlarla gerçekten empati kurma olasılığınız daha düşüktür.
Puan: 5/10

Daktilo yazmak, notları daha kelimesi kelimesine alabileceğiniz, daha kolay işbirliği yapabileceğiniz ve daha kolay düzenleyip netleştirebileceğiniz için el yazısından biraz daha iyi olabilir.

Ancak, bu durum sizi toplantıdan uzaklaştırır ve potansiyel müşteri ile tam olarak ilgilenmenizi engeller. 

Dakika Yazarı Atama

Notları yazmak için özel bir not yazarı görevlendirmek, yukarıdaki iki yöntemde yaygın olan odaklanma sorununu çözebilir. Ancak, bu yöntemin de kendine özgü kusurları vardır.

Artıları
  • Konsantrasyon artışı. Satış temsilcileri not almaya değil satış görüşmesine odaklanabilirler, böylece satış ekibinin performansı artar.
  • Daha yüksek doğruluk. Toplantı tutanaklarını yazmaya adanmış birini işe alarak, notların doğruluğu çok daha yüksek olacaktır.
Eksiler
  • Pahalı. Dakika yazarları ucuz değildir. Not almak istediğiniz her satış görüşmesi için ekstra bir masraf olacaktır.
  • Bağlameksikliği.Dakikayazarı,satış ekibinizin geri kalanıyla aynı bağlama sahip olmayacaktır, yani satış temsilcilerinizin elde edebileceği aynı içgörülere sahip olmayacaktır.
Puan: 5/10

Harcayacak paranız varsa, puanı yükseltebilirsiniz, ancak çoğu işletme maliyetleri artırmanın değil, azaltmanın yollarını arıyor. Gerçekte, satış görüşmeleri için özel bir not tutucu işe almak mümkün değildir.

AI Not Alıcı kullanın

Bir AI not alma aracı, satış performans ölçütlerinizi bir üst seviyeye taşımanıza yardımcı olabilir. Bir dakika yazarı gibi sizin için notlar alır, ancak maliyeti çok daha düşüktür. Aslında, bazı AI not alma araçları ve transkripsiyon araçları o kadar güçlüdür ki, manuel not almayıneredeyse gereksiz hale getirir.

Özel bir not almak isterseniz, bunu yine de yapabilirsiniz, ancak görüşmenin büyük bir kısmında rahat olabilirsiniz, çünkü görüşmenin tamamının transkriptini ve görüşme sonrasında önemli noktaların AI özetini alacağınızı bilirsiniz. 

tl;dv tercih ettiğiniz AI aracı tl;dv kullanmayı seçerseniz, görüşmeyi tekrar izleme veya AI özetinden zaman damgalarına atlama olanağına da sahip olursunuz. Böylece potansiyel müşterinin tam olarak ne söylediğini, nasıl söylediğini ve aynı anda vücut dilinin verdiği ince mesajları tekrar izleyebilirsiniz. Hatta bunu, ekibinizintüm görüşmelerinde istediğiniz herhangi bir konu hakkında tekrarlayan raporlar planlamak veya seçtiğiniz bir itiraz hakkında konuşan birden fazla farklı toplantıdan klipler oluşturmak için de kullanabilirsiniz. Bu, örneğin soğuk arama eğitimi için mükemmeldir.

Artıları
  • Tamtranskripsiyon.Tamtranskripsiyon, tüm konuşmayı hatırlamanın bir yoludur.
  • Toplantının kaydı. tl;dv gibi toplantıyı da kaydeden bir AI aracı kullanıyorsanız, ton ve vücut diline ilişkin bilgiler edinmek için kaydı tekrar izleyebilirsiniz.
  • Otomatik olarak oluşturulan özetler. Her görüşmeden sonra, tartışılan tüm önemli noktaların yanı sıra CTA'ların da yer aldığı bir AI özeti alın.
  • Paylaşması kolay. Sadece notları değil, gerçek görüşmenin kayıtlarını da paylaşın. 
  • Zaman damgaları.Notu gerçek zamanlı olarak tekrar izleyin.
  • Tam odaklanma. AI sizin adınıza notlar, özetler ve transkriptler alırken, siz tüm dikkatinizi sohbete verebilirsiniz.
  • Çeviriler. tl;dvtranskriptleri 30'dan fazla dile anında çevrilebilir.
  • Organizasyon. Uzman düzeyinde organizasyon için , görüşme notlarınızı veya özetlerinizi görüşme biter bitmez seçtiğiniz CRM'ye iletmek üzere entegrasyonlar kurabilirsiniz. tl;dv 5.000'den fazla entegrasyonutl;dv !
Eksiler
  • Abonelik gerektirir. Çoğu AI aracı, not almak ve toplantıları kaydetmek için abonelik gerektirir. tl;dv tüm toplantılarınızı ücretsiz olarak tl;dv ve transkripsiyonunu yapar, ancak gelişmiş organizasyon özellikleri için kayıt yapan kullanıcı başına aylık 20 $ ödemeniz gerekir.
  • Uyumluluk. Farklı yazılımlar, farklı video konferans platformlarıyla uyumludur. tl;dv , MS Teams, Zoom ve Google Meet için tl;dv .
  • Öğrenmesi zaman alabilir. Tüm yeni yazılımlar gibi, en iyi şekilde yararlanmak için biraz çaba sarf etmeniz gerekir.
Puan: 9,5/10

AI not alma araçlarını el yazısı, klavyeyle yazma veya not tutucu kiralamakla karşılaştırdığınızda, bunların neden açık ara kazanan olduğunu kolayca görebilirsiniz.

Toplantı notlarını nasıl düzenleyeceğinizi öğrenmek için buradaysanız, AI araçları en iyi yoldur. Düşünün: satış görüşmenizi yapıyorsunuz, tamamen potansiyel müşteriye odaklanmışsınız ve görüşmeyi bitirip sekmeyi kapattığınızda, görüşmenin tam transkripti, kaydedilmiş kopyası, toplantı notları ve özetleri potansiyel müşterinin adı altında CRM'nizde hazır bekliyor. Böyle bir düzenlemeyi başka hiçbir yerde bulamazsınız. Nokta.

En İyi Sonuçlar İçin Toplantı Notlarını Nasıl Düzenleyebilirsiniz?

Toplantı notlarının net bir şekilde düzenlenmesi, gelecekte güvenilir bir şekilde geriye dönüp kontrol edebilmeniz için çok önemlidir. Notlar tutarlı değilse, karar verme sürecinizi sadece bulanıklaştırır. Biz bunu iyileştirmek istiyoruz!

AI not alma aracının gerekliliğine daha önce değindik, ancak bunun ötesinde başka şeyler de var. Müşteri ilişkileri yönetimi platformları çok yararlı olabilir ve toplantı notlarınızı daha iyi düzenlemek için uygulayabileceğiniz bir dizi ipucu ve püf noktası vardır. 

CRM'lerle başlayalım.

Müşteri İlişkileri Yönetimi Platformları (CRM'ler)

CRM'ler, toplantı notlarını etkili bir şekilde düzenleme konusunda size ve ekibinize yardımcı olmak için çok önemli bir rol oynayabilir. CRM'ler, potansiyel müşterileriniz ve müşterilerinizle ilgili bilgileri depolamak için merkezi bir konumdan oluşur. En iyi yanı ise, toplantı notlarınızıtek bir tıklama ile senkronizeedebilirsiniz!

Toplantı notlarınızı CRM'nizde saklayarak, potansiyel müşterilerinizle ilgilitüm bilgileri tek bir yerde toplayabilirsiniz. Adlarını, e-posta adreslerini, demografik bilgilerini mi istiyorsunuz? Hepsi orada. Onlarla yaptığınız önceki satış görüşmelerinin notlarını, özetlerini ve zaman damgalarını mı istiyorsunuz? Onlar da orada. 😉 

Çoğu CRM, not alma için şablonlar da sunar. Bu şablonlar kullanıldığında, farklı satış temsilcileri arasında stil farklılıkları olmayacağı için ekibinizin iş akışlarının güvenilirliğini ve tutarlılığını artırabilir. Bu, toplantı notlarını düzenlemek için harikadır, çünkü tüm satış temsilcileri, potansiyel müşteriyle daha önce hiç şahsen tanışmamış olsalar bile aradıkları bilgileri bulabilirler.

İşte göz atmaya değer, sektörün önde gelen bazı CRM'leri.

  • Salesforce
  • Hubspot
  • Pipedrive
  • Insightly
  • Apptivo

İpucu #1: Notlarınızı Kısa Tutun

Çoğu AI not alma uygulamasında hala mümkün olan manuel not alma yöntemini kullanıyorsanız, kısa ve öz olmanız önemlidir. Çok fazla bilgi, önemli noktaların ve bağlamın anlaşılmamasını neden olabilir. Kısa notlar, temel noktalara daha fazla odaklanır, bilgi yükünü azaltır ve toplantının ana çıkarımlarının anlaşılabilir olmasını sağlar. Bu da netliği, odaklanmayı ve hızı artırır.

Kısa notlar da kolayca aktarılabilir. Ekibin diğer üyeleri bunları okuyarak bağlamı iyi bir şekilde kavrayabilir. Bu, notları gözden geçirmeyi sizin için de çok daha kolay hale getirir. Yoğun bir günün ardından yapmak isteyeceğiniz son şey, dağınık notların sayfalarını karıştırmaktır. Notlarınızı kısa ve öz tutun. 

Bu durum, haftada 15 saatten fazla toplantıya katılan yönetici pozisyonunda olmayan çalışanların %12' si için daha da geçerlidir. Kısa notlardan daha fazlasını yazarsanız, eliniz kelimenin tam anlamıyla yanacaktır.

@tldv.io

Çok mantıklı. #toplantı #komedi #kurumsal #toplantılar #9to5 #ilk gün

♬ orijinal ses - tldv.io - AI Toplantı Kaydedici

İpucu #2: İşbirliği içinde notlar alın

Not alma sürecinde işbirliği yaparak herkesin aynı sayfada olmasını sağlayın. Bireyler noktaları farklı şekilde yorumlayabilir, bu nedenle ekibinizin potansiyel müşteriler ve iç hedefler konusunda aynı sayfada olması önemlidir. 

Manuel olarak not almayı tercih ederseniz, işbirliği çok önemlidir. Bu, AI'nın notları için de geçerli olabilir. AI'nın gözden kaçırdığı belirli bir şeyi eklemek isteyebilirsiniz, örneğin potansiyel müşteriye belirli bir soru sorulduğunda nasıl göründüğü veya cevaplarından birinde alaycı bir ton kullandığı gibi. AI harikadır, ancak insanların ince nüanslarını her zaman yakalayamaz. Notlarınız üzerinde işbirliği yaparak, potansiyel müşterinin ne demek istediğini yanlış anlamamak için bunun referans olarak belirtilmesini sağlayabilirsiniz.

İpucu #3: Toplantının sonunda her zaman özet yapın

İçerik henüz tazeyken, hatırlayabileceğiniz en önemli noktaları not alın. Bunu yapmanın bir yolu, manuel not almayı tercih ediyorsanız, toplantı bittikten sonra daha ayrıntılı olarak ele almanızı hatırlatacak bir kelime veya çok kısa bir cümle yazmaktır.

AI çağrı kaydedici kullanıyorsanız ve belirli bir not almak istiyorsanız, zaman damgası ekleyebilir ve toplantı bittikten sonra geri dönüp notunuzu yazabilirsiniz. Bu şekilde, görüşme sırasında dikkatiniz dağılmaz.

İpucu #4: Biçimlendirmede Tutarlı Olun

Biçimlendirilmemiş notlardan daha kötüsü yoktur. Gözden geçirmek zordur ve dağınık ve kafa karıştırıcı bir özet oluştururlar.

Bir format seçin ve ona sadık kalın. Ekibinizi notlarını aynı şekilde yapılandırmaya teşvik etmek, daha sonra inceleme sürecini hızlandıracaktır. Toplantı notlarınızı etkili bir şekilde düzenlemek için, ekibinizin tüm üyeleri aşağıdaki bölümleri içeren belirli bir şablonu takip edebilir:

  • Saat ve Tarih
  • Katılımcılar
  • Gündem
  • Kararlar
  • Eylem Öğeleri
  • Ek

Cornell Metodu gibi belirli bir metodolojiyi uygularsanız, tüm ekip bundan sonraki her toplantı için tutarlı bir taslak hazırlayacaktır.

Farklı Not Alma Yöntemleri

Notları manuel olarak almaya kararlıysanız, bilmeniz gereken birkaç yöntem vardır. Ekibiniz genelinde tutarlı bir yöntem izleyerek, notları düzenli tutmayı kolaylaştırabilirsiniz. İşte bu noktada sihir gerçekleşir ve satış ekibiniz başarıya ulaşır.

Toplantı notlarını verimli bir şekilde düzenlemek için 4 not alma yöntemi.

  • Ana Hat Yöntemi. Ekibinizin notlarını konu ve alt konulara göre ayırabileceği yapılandırılmış bir yöntemdir. Tüm önemli noktaları yazmadan veya kelimesi kelimesine yazmadan not almak için organize bir biçimlendirme yöntemidir.
  • Cornell Yöntemi. Cornell Yöntemi, solda küçük bir sütun ve sağda daha büyük bir sütun olmak üzere iki sütundan oluşur. Sol sütunda toplantıda not alınan konular ve ana fikirler yer alırken, sağ sütunda konular daha ayrıntılı olarak ele alınır. Alt kısımda ise her iki sütunun özeti yer alır. Bu yöntem, toplantıdan sonra notları gözden geçirmek için harika bir yoldur.
    Bu yöntemle toplantı notlarını etkili bir şekilde düzenlemenin kapsamlı bir özetini görmek için Cornell not alma kılavuzunu okuyun.
Cornell not alma yöntemi, toplantı notlarını verimli bir şekilde düzenlemenin en iyi yollarından biridir.
Kaynak: MyProductiveJournal
  • Haritalama Yöntemi. Haritalama Yöntemi, merkezi konuyu daha ayrıntılı olarak ele alan dalları olan bir örümcek diyagramı veya zihin haritasıdır. Bu, not almanın görsel bir biçimidir ve ilişkileri kolayca görmek için kullanılır. Örümcek diyagramları, daha net bir genel bakış için genellikle renk kodludur. Ancak, bunun toplantı sırasında yapılması neredeyse imkansız olduğunu unutmayın. Bu, en iyi şekilde görüşmenin sonunda yapılabilecek bir şeydir.
  • Dörtlü Yöntem. Dörtlü Yöntem, dört farklı kare bölümden oluşur. Sol üstte sorular, sağ üstte genel notlar, sol altta kişisel eylem maddeleri ve sağ altta diğerleri için eylem maddeleri yer alır. Bu bölümler, toplantının içeriğine göre değiştirilebilir. Bill Gates, yüz yüze iş toplantılarının yaygın olduğu dönemlerde toplantı notlarını kaydetmek için Dörtlü Yöntemi toplantı notlarını kaydetmek için Quadrant Yöntemi'ni kullandığı bilinmektedir. 
Toplantı notlarını verimli bir şekilde düzenlemek için çeyrek yöntem
Kaynak: Fireflies

Notlarınızı Düzenleyin

Toplantı notlarını verimli bir şekilde düzenlemeyi öğrenmek istiyorsanız, yapay zeka tabanlı bir not alma aracına yatırım yapmanın ve bunu CRM sisteminizle entegre etmenin zamanı geldi. Bu, toplantılarınızda önemli bağlamları anlamak ve bilgileri saklamak için hayati bir faktördür. Gelecekte stratejik kararlar almak için zorunlu olan kritik bilgilere hızlı bir şekilde erişme ve bunlara göre hareket etme olanağı sağlayacaktır.

Yukarıda açıklanan dört yöntemden birini kullanarak notları kendiniz almayı tercih edin ya da tüm dikkatinizi konuşmaya verebilmek için notları AI'nın almasını tercih edin, bu makalenin toplantı notlarınızı düzenleme konusunda size doğru yönü göstermiş olmasını umuyoruz.