İçeriğe geç
Toplantı notları almayı öğrenmek, satış ekibi için güneş ışığının bitkiler için olduğu kadar önemlidir. Toplantı notları, satış görüşmeleri ve diğer iş toplantıları sırasında önemli bilgileri kaydetmek için gereklidir. Bu nedenle, satış departmanında çalıştığım süre boyunca öğrendiklerimi sizlerle paylaşmaya karar verdim ve Toplantı notlarının önemini, potansiyellerini en üst düzeye çıkarmak için toplantı notları almaya yönelik ipuçları ve püf noktaları ile notlarınızı daha verimli bir şekilde düzenlemek için şablonlar, araçlar ve teknikleri ele alan bir kılavuz hazırladım .
Temel bilgilerle başlayalım…
Toplantı Notları Nedir?
Toplantı notları, toplantı sırasında önemli anların gayri resmi bir raporudur. Toplantı sırasında konuşulan fikirlerin, görüşlerin ve eylem noktalarının hızlıca gözden geçirilebilecek bir özetini sağladıkları için kullanışlıdırlar. Bunları, netlik ve hesap verebilirliği sağlamak için iç görüşmelerde referans noktası olarak kullanabilirveya takip hazırlığı yaparken potansiyel müşteri hakkındaki önemli ayrıntıları hatırlamak için kullanabilirsiniz.
Geleneksel olarak, toplantı notları kalem ve kağıtla yazılır. Bu özellikle yüz yüze yapılan toplantılar için geçerlidir.
Ancak kalem ve kağıtla not almak artık geçmişte kaldı. Dijital çağ, yapay zekayı da denkleme dahil etti ve bununla birlikte toplantı notları da dönüştü. Yapay zeka destekli not alma uygulamaları, not alırken ve saklarken daha fazla doğruluk, verimlilik ve erişilebilirlik sunarken, aynı zamanda konuşmaya daha fazla katılmanızı sağlar.
Sanal toplantılar %48'den %77'ye yükseldi ve remote patlamasıyla birlikte AI not tutucular.
Yüz yüze toplantılar ile Remote arasında not alma şekli farklılık gösterir mi?
Yüz yüze toplantı notları genellikle elle yazılır. Bu pratiktir ancak dağınık olabilir, ayrıca asıl konuşmadan dikkatinizi dağıtabilir. Ekip toplantılarında, notlarınızı iyi organize ettiğiniz sürece (buna daha sonra değineceğiz) bu genellikle yeterli olacaktır.
remote , çoğu kişi hala kalem ve kağıdı tercih ediyor, ancak bu, diğer seçenek olan teknolojiden yararlanmaya kıyasla çok daha az verimli, net ve ayrıntılıdır.
İlk seçenek, görüşme sırasında notlarınızı bir belgeye yazmaktır. Bu, el yazısı ile yazmaktan daha hızlıdır, ancak yine de dikkatinizi dağıtabilir ve önemli noktaları kaçırabilirsiniz. İkinci ve daha verimli seçenek, yapay zeka not alma araçlarını kullanmaktır.Bu araçlar artık tüm önemli noktaları, bunları kimin söylediğini, kimin hangi görevi üstlendiğini, görevin ne zaman tamamlanması gerektiğini, eylem noktalarınızı ve aklınıza gelebilecek her şeyi kaydedebilir. Siz konuşmaya odaklanırken, tüm bunları yapar.
Ayrıca, yüz yüze toplantılar için de AI not alma araçlarını kullanmak mümkündür. Başlangıçta biraz garip gelebilir, ancak bir kez kurulduktan sonra kullanıma hazırdır.
Toplantı Notları ve Tutanaklar Aynı Şey mi?
Kısaca – hayır.Toplantı tutanakları ve notları, bilgileri belgelemek için etkili araçlardır, ancak resmiyet açısından biraz farklılık gösterirler.
Toplantı notları genellikle gayri resmidir. Genellikle siz ve belki birkaç takım arkadaşınız tarafından okunur. Gayri resmi olmalarına rağmen, daha sonra gözden geçirirken zaman kazanmak için onlara bir yapı kazandırmak akıllıca olacaktır.
Öte yandan, toplantı tutanakları resmidir. Katılımcıların isimleri, eylem maddeleri, gündem ve özet gibi belirli bir yapıya göre düzenlenirler. Bu notlar kişisel belgeler olarak değil, şirketin genel kayıtlarında saklanır.
Farklılıkları daha ayrıntılı olarak inceleyelim.
Temel Farklılıklar: Toplantı Notları ve Toplantı Tutanakları
Resmiyet
- Toplantı notları. Paylaşılabilen kişisel bir belge. Toplantı sırasında not almak için kullanılan gayri resmi bir yöntemdir.
- Toplantı tutanağı. Şirket adına hazırlanan resmi bir belge. Resmi bir belgedir ve profesyonel bir kapasitede önemli konulara atıfta bulunmak için kullanılabilir.
Dağıtım
- Toplantı notları. Kişisel bir belge olmasına rağmen, toplantı katılımcıları ve toplantıya katılmayanlar arasında da dağıtılabilir.
- Toplantı tutanakları. Toplantı tutanakları, liderlik hiyerarşisi ile iş direktörleri/paydaşlar arasında paylaşılmak üzere hazırlanır.
İçerik
- Toplantı notları. Eylem noktaları, kararlar ve önemli bilgiler dahil olmak üzere toplantıyı özetleyin.
- Toplantı tutanakları. Toplantı tutanakları, tartışmalar, kesin kararlar, resmi işlemler ve oylama sonuçları hakkında kapsamlı bir genel bakış sağlar.
Geleneksel tutanak tutma yöntemleri, AI ses tanıma teknolojisiyle yerini değiştiriyor ve giderek gereksiz hale geliyor. remote geçişle birlikte, teknoloji devreye girerek anında ve doğru transkripsiyonlar sunuyor. Daha sonra belirli bir konuyu hatırlamak için toplantı notlarını manuel olarak yazmaya devam edebilirsiniz, ancak manuel toplantı tutanakları hızla geçmişte kalıyor.
Toplantı notları ile toplantı tutanakları arasındaki önemli farkları öğrenin. Toplantıları etkili bir şekilde belgelemeyi ve dijital araçların rolünü keşfedin.
Neden Toplantı Notları Almalısınız?
Toplantı notları, bilgilerin saklanması için çok önemlidir. Dünyanın en iyi hafızasına sahip olsanız bile, her toplantının her ayrıntısını hatırlayamazsınız. Söylenenleri, kimlerin söylediğini ve kullandıkları tonu hatırlamak istiyorsanız söylenenleri, kimlerin söylediğini, kullandıkları üslubuve görüşmelerinizden daha fazla ayrıntıyı hatırlamak istiyorsanız, toplantı notları şüphesiz çok önemlidir. Kayıtlar ve transkriptler daha da iyidir.
Basitçe söylemek gerekirse, toplantı notları olmadan işiniz zor. Bu, özellikle Satış gibi müşteri ile yüz yüze çalışan pozisyonlarda geçerlidir: potansiyel müşterilerinizle iyi bir ilişki kurmak, güven temeli oluşturmak ve onlarla derin bir empati kurmak istiyorsanız, onlar hakkındaki ayrıntıları hatırlamanız gerekir.
Notlarınızı kontrol edip, bu potansiyel müşterinin ürününüzü satın almakla neden ilgileneceğini hemen bulabilmeniz gerekir. Markaları nedir? İşletmede rolleri nedir? Ürününüzün hangi özelliklerini beğeniyorlar ve daha da önemlisi, hangi özelliklerini beğenmiyorlar ? Neden?
Bu cevapları elinizde bulundurduğunuzda, son görüşmenizden haftalar geçmiş olsa bile potansiyel müşteriyle hızlı bir şekilde yeniden iletişime geçebilirsiniz. Potansiyel müşteri, onu hatırladığınız için onur duyacak; saygı gördüğünü ve değer verildiğini hissedecektir. Satışlar işte böyle yapılır, arkadaşlar!
Dahası, müşteri ilişkileri bu şekilde kurulur ve müşteri sadakati bu şekilde başlar. Her şey iyi notlarla başlar.
Unutmayın: Müşterilerin %69'udinleyen satış temsilcilerine öncelik verir. Toplantı notlarını, dinleme becerinizi aktif olarak sergilemenin bir yolu olarak görün.
İyi Toplantı Notları Almanın 5 Önemli Faydası
Yukarıda kısaca değindiğim gibi, yüksek kaliteli toplantı notlarının faydaları neredeyse sonsuzdur. Harika toplantı notları almanın bazı temel faydalarını inceleyelim.
1. Artırılmış Bellek
19. yüzyılda, Ebbinghaus adlı birpsikolog, hafıza tutma konusunda en tanınmış çalışmayı derledi ve bu çalışma bugün hala doğru bir şekilde tekrarlanabilmektedir. Bu çalışma, insanların aldıkları bilgilerin büyük çoğunluğunu hızla unuttuklarını göstermektedir.
Toplantılar söz konusu olduğunda, bu ideal bir durum değildir. Toplantı sırasında konuşulanları hatırlamak istersiniz, aksi takdirde tüm çabalarınız boşa gider. Toplantıdan not almadan ayrılırsanız, önemli noktaları, içgörüleri ve hatta eylem planlarını unutma olasılığınız çok daha yüksektir. Toplantı notları, bunları fiziksel bir biçimde somutlaştırır, böylece istediğiniz zaman onlara geri dönebilirsiniz.
Ebbinghaus'un çalışmasından çıkarılan temel sonuçlar şunlardır:
- Anılar zamanla zayıflar
- Bir saat içinde yarısından fazlasını unutuyorsun.
- Anlamlı şeyler hatırlanması daha kolaydır.
- Sunum şekli, hatırlama yeteneğinizi etkiler (toplantı notlarınızı nasıl yapılandırmanız gerektiği açısından önemlidir!).
- O anda nasıl hissettiğiniz hafızanızı etkiler.
2. Daha Fazla Netlik
Toplantı notlarınızı yanınızda bulundurursanız, karmaşık konuları anlamanız ve gelecekteki görevlerinizde kendinize güvenmeniz çok daha olasıdır. İyi notlar, tartışılan konuları açıkça özetler, böylece bunları istediğiniz kadar tekrar gözden geçirebilirsiniz.
3. Hesap verebilirlik
Harika toplantı notları sayesinde, hangi ekip üyesinin hangi görevden sorumlu olduğunu bileceksiniz. Bu, sorumluluk konusunda yardımcı olur, çünkü her zaman toplantı notlarınıza bakarak kimin ne yaptığını belirleyebilirsiniz.
AI not alma araçları ile bu özellik bir adım daha ileriye taşınarak toplantıları kaydetme ve/veya transkripsiyon yapma imkanı sunulur, böylece tüm ekibiniz hesap verebilirlik konusunda doğrulanabilir bir bilgi kaynağına sahip olur.
4. Takip Süreçlerini İyileştirin
Takım arkadaşlarınızla veya potansiyel bir müşteriyle görüşme yaparken, toplantı notları bir sonraki toplantıdan önce geri dönüp bakabileceğiniz bir temel sağlar. Bu, son toplantıdan bu yana son teslim tarihlerinin yerine getirilip getirilmediğini kontrol etmek gibi küçük bir şeyden, potansiyel müşterinizin ihtiyaçlarını, isteklerini ve sorunlu noktalarını hatırlamak gibi önemli bir şeye kadar her şey olabilir.
5. Verimlilik
Toplantı notlarını iyi tutarsanız, önceki toplantılarda ele aldığınız konuları tekrar gündeme getirmek zorunda kalmazsınız. Bu , zaman ve enerji tasarrufu sağlar, gelecekteki toplantıları daha verimli hale getirir ve doğrudan konuya odaklanmanızı sağlar.
Toplantıda Not Alma Yöntemleri
Toplantı notları almak için birçok farklı yol vardır. En önemli şey, notlarınıza kolayca geri dönebilmek için tutarlı ve yapılandırılmış bir format kullanmanızdır. Bu, size zaman kazandırır ve hangi bilgileri dahil edeceğinizi seçmenize yardımcı olur.
İşte en popüler not alma yöntemlerinden bazıları.
Popüler Not Alma Yöntemleri
Popüler not alma yöntemleri, neleri not almanız ve neleri almamanız gerektiğine karar vermenize yardımcı olur . Bununla kalmaz, bu yöntemler, kolayca gözden geçirilip geriye dönük olarak başvurulabilecek şekilde düzenlenmiştir.
- Zihin Haritası. Bu yöntem, merkezi bir konu etrafında ilgili alt konulara dallanan görsel bir zihin haritasından oluşur. Zihin haritalama, önemli noktalar arasındaki bağlantıları estetik bir şekilde görmenize yardımcı olur.
- Cornell. Cornell notları üç bölüme ayrılır: ipuçları, notlar ve özet. Cornell yöntemi, ana konuları özetlemek ve bunlarla ilgili anahtar kelimeleri not almak için kullanılır. Cornell, fikirleri mantıklı ve düzenli bir şekilde özetlemek için mükemmeldir.
- Ana Hat Yöntemi. Not almanın en yaygın yöntemi olan ana hatlar genellikle üç cümleden oluşur: ana konu, alt konu ve bunlarla ilgili notlar. Bu yöntem, kolayca gözden geçirilebilen net bir yapı istediğinizde kullanılır.
- Dörtlü. Quadrant notları, genellikle önem ve öncelik sırasına göre dört bölüme ayrılır. Quadrant not alma, daha iyi karar verme ve zaman yönetimi için harika bir görsel yöntemdir. Quadrant notları, gözden geçirmek için net ve düzenli bir yapı sunar.
Dijital Toplantı Notları Nasıl Alınır?
Toplantı notlarınızı yazmak istiyorsanız , yukarıdaki yöntemlerden birini kullanabilir ve bunu tercih ettiğiniz araca uygulayabilirsiniz . Bir şablon oluşturun, böylece sadece dosyayı açıp yazmanız yeterlidir. Microsoft Word, Google Docs, Evernote veya hatta Notion gibi araçlar, toplantı notlarınızı yazmak için kullanılabilir.
Bunlar yüz yüze notlarsa, dizüstü bilgisayarınızı açıp konuşma sırasında yazmaya başlayabilirsiniz. Ancak, bu remote , yazarken hiçbir şeyi kaçırmamak için notlarınızı ekranın bir tarafında, görüşmeyi ise diğer tarafında tutmak isteyeceksiniz. Google Chrome ve Microsoft Edge gibi modern tarayıcılar, bunu mümkün kılmak için ekranınızı bölmenize izin verir.
Toplantıya Nasıl Hazırlanmalı?
Toplantıdan en iyi şekilde yararlanmak için, net bir yön ve belirli bir hedef belirlemelisiniz. Önceden tüm konuları ele alarak, toplantının sorunsuz geçmesini sağlayabilir ve toplantı boyunca önemli noktaları daha doğru bir şekilde not alabilirsiniz.
Genel olarak, bir planınız olması toplantı notlarınızı çok daha zengin hale getirir. Bununla kalmaz, net bir yapı size sermaye tasarrufu da sağlar; gereksiz toplantılara katılımın şirketinize her yıl toplantıya katılan kişi başına 25.000 dolar maliyet getirdiği düşünülmektedir... Aynı araştırma, 100'den fazla çalışanı olan şirketlerin gereksiz toplantıları azaltarak her yıl 2 milyon doların üzerinde, 5.000'den fazla çalışanı olan şirketlerin ise 100 milyon doların üzerinde tasarruf sağlayabileceğini ortaya koymuştur.
Bunu göz önünde bulundurarak, tüm toplantılarınız için uygun şekilde hazırlanmak istersiniz. Nasıl yapacağımıza bir göz atalım!
Toplantı Hedeflerini Belirleyin
Kendinize sorun, neden bu toplantıyı yapıyorsunuz? Amacı nedir? Toplantının sonucunun nasıl olmasını istiyorsunuz?
Hedeflerin belirlenmesi çok önemlidir. Profesyonellerin %72'si , net hedefler belirlemenin toplantıyı başarılı kıldığını düşünüyor. Sonuçta, kimse toplantıya katılıp hafta sonu veya hava durumu hakkında konuşmak istemez.
Toplantının toplantının amaçlarını anlamak önceden bir gündem oluşturmayı önceden bir gündem oluşturmayı. Aşağıdaki infografikte, net bir gündemin, katılımcı sayısının az olması ve görsel uyarıcılarla birlikte başarılı bir toplantının diğer önemli unsurlarından biri olduğunu göreceksiniz.
Gündemi Oluşturun
Toplantıdaki hedeflerinize ulaşmak için tartışılması gereken konuları ve ele alınması gereken noktaları özetleyin. Genel olarak, iki tür toplantı vardır:
- Tekrarlanan Toplantılar. Bunlar düzenli olarak yapılan ve belirli bir şablonu izleyen, ancak tartışma konuları değişkenlik gösteren toplantılardır. Bir örnek olarak, ekibin kısa vadeli çalışmalarını özetleyen haftalık toplantılar verilebilir.
- Tek Seferlik Toplantılar. Bu tür toplantılar daha spesifiktir. Tek seferlik bir toplantı için, amaç, gündem ve süreyi sıfırdan oluşturursunuz. Bu tür toplantılar, ortaya çıkan bir sorunu veya yakında kullanıma sunulacak yeni bir özelliği tartışmak için düzenlenebilir.
Davetiyeler Gönder
Ekibinize önceden haber vermek için seçici toplantı davetiyelerini önceden gönderin. Her toplantı için "hepsini davet et" düğmesi gerekli değildir. Bu düğmeyi kesinlikle kullanmayın.
Daveti gönderirken, ekibinizin bağlamı anlayabilmesi için toplantının amaçlarını ve gündemini eklemeyi unutmayın. Bu, hemen konuya girebilmenizi sağlar.
Gecikmeleri en aza indirmek için zamanında iş kültürünü de teşvik etmelisiniz. Ortalama olarak, üst düzey yöneticiler toplantıların başlamasını beklemekle yılda 5 gün 19 saatlerini boşa harcıyorlar. Delilik!
Malzemeleri Hazırlayın
Gerçekleri ve rakamları sıralayın ve slaytlarınızı ve tartışılacak veya sunulacak diğer materyalleri hazırlayın. Bu çok açık bir şey olmalı, ancak kimse telefonda beklemeyi sevmez.
Ekibinizi önceden hazırlamanız gerekiyorsa, toplantıya girmeden önce materyalleri gönderin, böylece ekibinizin bunları incelemek için yeterli zamanı olsun. Profesyonellerin toplantılara hazırlanmak için haftada ortalama 4 saat harcadığını unutmayın. Sadece gerekli olan bilgileri inceleyin ve gerçekten incelenmesini istiyorsanız, son dakikaya bırakmayın.
Daha İyi Toplantı Tutanağı Tutma Yöntemleri
Daha iyi daha iyi toplantı tutanakları, organize olmanız, önceden hazırlık yapmanız ve toplantı süresince dikkatli olmanız gerekir. Ancak, video konferansa geçişle birlikte, tutanaklar artık yapay zeka transkripsiyon araçları tarafından oluşturulmaktadır.
AI'ya dalmadan önce, geleneksel not alma becerilerinizi geliştirmek için bazı önemli noktalara göz atalım:
- Temel bilgileri öğrenin. Temel bilgileri not alarak başlayın : kim, ne, nerede ve ne zaman.
- Özetleyin. Gündemdeki ve gündem dışı konular dahil olmak üzere tartışılan ana konuları özetleyin ve toplantının amacını ve hedeflerini özetleyin.
- Eylem noktalarını belirleyin. Alınacak tüm eylemleri, görevleri, son tarihleri ve sorumlu kişileri veya ekipleri belirterek kaydedin .
- Alıntı. Önemli alıntıları kelimesi kelimesine kaydederek önemli fikirleri vurgulayın.
- Düzenleyin ve netleştirin. Notlarınızı netlik ve okunabilirlik için düzenleyin ve biçimlendirin. Şablonlar kullanmak yardımcı olabilir.
Hataları kontrol etmeyi ve tutanakların düzenli ve kolay erişilebilir olmasını sağlamayı unutmayın. Tutanakları katılımcılarla derhal paylaşın ve kolayca başvurulabilmesi için adlandırılmış bir dosya oluşturun. Gelecekteki toplantılar için, tartışmaları hatırlatmak amacıyla önceki tutanakları dağıtın.
Aşağıda, etkili toplantı tutanaklarının nasıl oluşturulacağına dair bir örnek şablon bulunmaktadır.
Toplantı Tutanağı ve AI
Toplantı tutanakları, yapay zeka alanındaki gelişmelerin sunduğu verimli çözümler sayesinde evrim geçirdi. Konuşulan sözlerin metne dönüştürülmesinden önemli noktaların otomatik olarak özetlenmesine kadar, AI, tutanak yazma sürecini kolaylaştırarak, size zaman kazandırır ve doğruluğu artırır.
Bilgileri düzenleme ve sınıflandırma yeteneği, ekip içindeki verimliliği artırır ve toplantı tutanakları için ayırdığınız bütçeyi başka alanlara aktarmanıza olanak tanır.
Kullandığınız araca bağlı olarak, AI'ya bir toplantı tutanağı şablonu verebilir ve her toplantıdan sonra sizin adınıza anında doldurmasını sağlayabilirsiniz.
Örneğin tl;dv kullanıyorsanız, AI zaman damgaları da sağlar, böylece kayda atlayıp önemli noktaları tekrar izleyebilirsiniz.
Toplantı Tutanağı Şablonları
Toplantı tutanakları, toplantıların geçmiş kayıtlarını sağlar ve gelecekteki karar alma süreçlerinde bir hesap verebilirlik düzeyi işlevi görür. Şeffaftır, yanlış anlaşılmaları önlemeye yardımcı olur ve anlaşmazlıkların çözülmesine katkıda bulunur.
Toplantı tutanakları için bir şablon hazır bulundurmak, görüşme sırasında bunları hızlı ve kolay bir şekilde doldurmak için akıllıca bir fikirdir. Alternatif olarak, yukarıda belirtildiği gibi, bu şablonu tercih ettiğiniz bir AI aracına aktararak toplantı tutanaklarını sizin için hazırlayabilirsiniz.
Aralarından seçim yapabileceğinizbirkaç toplantı tutanağı şablonu bulunmaktadır :
Geleneksel Toplantı Tutanağı Şablonu
- Ayrıntılar. Yer, saat ve tarih nedir?
- Katılımcılar. Toplantıya kimler katıldı?
- Gündem. Toplantı gündeminde neler vardı?
- Önemli noktalar. Hangi önemli noktalar gündeme getirildi ve tartışıldı? Bunlar hakkında neler söylendi?
- Kararlar.Toplantı sırasında hangikararlar alındı?
- Eylem maddeleri. Eylem çağrısı neydi? Bundan sonra ne olacak?
- Takip görevleri. Toplantı sonucunda tamamlanması gereken acil görevler var mı?
Eylem Toplantısı Tutanağı Şablonu
- Ayrıntılar. Yer, saat ve tarih nedir?
- Katılımcılar. Toplantıya kimler katıldı?
- Belirlenen görevler. Tartışma sonucunda hangi görevler belirlendi?
- Sorumlu taraflar atandı.Bu görevler kimeatandı?
- Son tarihler. Görevin tamamlanma tarihi ne zaman?
- Güncellemeler. Bir önceki toplantıdan bu yana ne gibi ilerlemeler kaydedildi?
- Engeller. İlerlemeyi engelleyen bir şey var mıydı? Nedir ve nasıl etkili bir şekilde üstesinden gelinebilir?
Toplantı tutanakları. Her ofis çalışanının baş belası. Çok korkulan, ancak bir şekilde gerekli olan bu görev, aksi takdirde neşeli çalışanları kaşlarını çatmış notlar yazan, patronlarının jargonlarla dolu monologlarına yetişmeye çalışan insanlara dönüştürür.
Başlangıç Toplantısı Gündem Şablonları
Başlangıç toplantısı, bir projenin başlatılması için yapılan resmi toplantıdır. Bu, yeni bir işten yeni bir özelliğin lansmanına kadar her şey olabilir. Toplantı, belirli hedefler, zaman çizelgeleri, beklentiler ve karşılaşılabilecek olası engeller hakkında tartışmalardan oluşur.
Başlangıç gündemi şablonları , bir projenin önemli ilk aşamalarında yolunuzu bulmanıza ve başarılı bir başlangıç toplantısı için yol haritası çizmenize yardımcı olabilir. İşte bazı örnekler:
Temel Başlangıç Şablonları
Çevrimiçi olarak çok daha fazla başlangıç toplantısı şablonu bulabilirsiniz. Burada sizin için birkaç iyi şablonu bir araya getirdik. Bunlar biraz daha ayrıntılıdır ve istediğiniz kadar katı veya esnek bir şekilde takip edilebilir.
Bir sonraki başlangıç toplantısı gündem şablonu da ilk toplantınızı planlamak için harika bir yoldur. Her ikisi de harikadır, bu yüzden size ve işinize en uygun olanı seçin.
Daha Fazla Toplantı Notu ve Tutanak Şablonu
İnternette toplantı notu şablonlarını kolayca bulabilirsiniz. İşte size başlangıç için birkaç öneri:
- Microsoft. Toplantı tutanakları için ücretsiz olarak kullanabileceğiniz çok sayıda şablon sunuyorlar.
- ClickUp. ClickUp, 1'e 1 toplantılar, tekrar eden toplantılar ve toplantı tutanakları dahil olmak üzere farklı toplantı türlerine göre sıralanmış, kullanabileceğiniz çok çeşitli toplantı notu şablonları sunar.
- Canva. Canva, çok çeşitli ve iyi tasarlanmış toplantı notu şablonları sunar. Düzinelerce farklı stil arasından seçim yapabilirsiniz.
- Zapier. Zapier, her birinin nasıl kullanılacağına dair ayrıntılı açıklamalar da dahil olmak üzere, aralarından seçim yapabileceğiniz 7 toplantı notu şablonu sunar.
- 101planners. Burada toplantı notları, toplantı tutanakları ve bunların arasındaki hemen hemen her şey için çok daha fazla şablon bulunmaktadır.
Toplantı Notlarınızı Maksimum Verimlilik İçin Nasıl Düzenleyebilirsiniz?
Etkili bir şekilde notlarınızı organize etmek hem iç hem de dış iletişimde netlik sağlamak için çok önemlidir. Şöyle düşünün: kullanamadığınız toplantı notlarının ne faydası var? Notlarınızı, kolayca erişilebilir ve içerdikleri bilgileri hızlı ve kolay bir şekilde sindirebileceğiniz şekilde düzenlemeniz gerekir.
Toplantı notlarını düzenleyen satış ekipleri, potansiyel müşterilerle ilgili önemli bilgileri daha iyi saklayabilirler. Potansiyel müşterileriniz, kayıtlarda sadece bir isim olarak değil, hatırlanan ve tanınan kişiler olarak hissedecekleri için aranızdaki bağ daha güçlü olacaktır. Toplantı notlarınızı kullanmak, onları tutmanın en önemli nedenidir.
Toplantı notlarınızı düzenlemek için şu 4 adımı izleyin, böylece hata yapma ihtimaliniz kalmaz:
- Kısa olun. Notlarınızı kısa, öz ve doğrudan konuya odaklanacak şekilde tutun .
- İşbirliği yapın. Düşüncelerinizi diğer takım arkadaşlarınızla paylaşın ve birlikte notlar alın.
- Hemen özetleyin. Toplantı sona erdiğinde notlarınızı özetlemeyi asla unutmayın. Daha fazla beklerseniz, önemli bilgileri unutursunuz.
- Tutarlı olun. Not almak için bir format seçin ve ona sadık kalın; dağınık notlar istemezsiniz.
Yukarıda listelenen AI araçları ile, tüm hazırlık çalışmaları sizin için yapılır. Notlara kolayca erişilebilir olmasının yanı sıra (sadece bir anahtar kelime aratmanız yeterlidir), notlar doğrudan ihtiyacınız olan yere, yani CRM'inize gönderilir!
CRM'ler: İdeal Not Depolama
Müşteri İlişkileri Yönetimi sistemleri (CRM'ler), yerleşik araçları ve entegrasyonları sayesinde e-posta veya muhasebe yazılımı gibi diğer uygulamalarla kolayca bağlantı kurabilir. Bu, işletmelerin zahmetsizce veri paylaşabilir, görevleri otomatikleştirebilir ve iç ekiplerine sorunsuz bir deneyim sunabilir.
Bu aynı zamanda, kaydedilen toplantılardan elde edilenler de dahil olmak üzere, topladığınız tüm müşteri verilerinin depolandığı bir yer olarak da işlev gördüğü anlamına gelir. Artık müşteri destek ekibiniz, satış ekibiniz ve kullanıcı araştırma ekibiniz aynı müşteriyle ilgili bilgilere aynı yerden erişebilir. Bu bilgiler arasında satış görüşmeleri, müşteri destek görüşmeleri, kullanıcı görüşmeleri ve müşterinin işletmenizle gerçekleştirdiği diğer tüm etkileşimler yer alır. Kısacası, toplantı notlarınızı verimli bir şekilde düzenleyerek müşterileriniz konusunda uzman olursunuz.
Bunu bir CRM ile yapmayı tercih ederek, tüm şirketinize fayda sağlar ve müşteri odaklı ilkeleri ön plana çıkarırsınız. Ayrıca, Google Meet seçtiğiniz CRM'ye doğrudan senkronize etmek için tek bir tıklama yeterlidir!
Toplantı notlarını maksimum verimlilikle saklamak için bu önemli ipucunu kaçırmayın.
Toplantı Notlarınızı Nasıl Saklayabilirsiniz?
Hala toplantı notlarınızı elle yazıyorsanız, işler çok çabuk karışabilir. Notları bilgisayara yazmak ek bir adımdır, ancak bunları bilgisayarınıza kaydedip gittiğiniz her yere yanınızda götürebilmek için buna değer olabilir.
Notlarınızı yazarak girerseniz, belgeyi kaydederken dosya konumunu seçmeniz gerekeceğinden bu işlem daha kolaydır. Yazarak girdiğiniz notları, tercih ettiğiniz araçla (MS Word, Google Docs veya Evernote) klasörlerde saklayabilirsiniz.
Erişilebilirlik
Toplantı notlarının saklanmasında en önemli şey, gerektiğinde sizin ve ekibinizin bu notlara erişebilmesidir.
Notlarınızı veya tutanaklarınızı saklayabileceğiniz en iyi yer, kuruluşunuzdaki herkesin istediği zaman erişebileceği merkezi bir çevrimiçi platformdur.
Toplantı notlarını almak için bir AI not alma aracı kullanıyorsanız, bunları CRM'nizle senkronize edebilir ve her toplantıdan sonra anında oraya aktarabilirsiniz. Bu, size zaman ve enerji tasarrufu sağlar ve notlarınızın güvenli ve sağlam bir şekilde saklanmasını sağlar.
Bu, her müşteri için notlarını diğer verilerle birlikte saklamak isteyen satış ekipleri, müşteri destek ekipleri veya kullanıcı araştırmacıları için mükemmeldir. Toplantı notlarınızda, görüşmenin önemli kısımlarını hızlıca tekrar izleyebilmek için zaman damgalı video görüntüleri de varsa, bu özellikle geçerlidir. Tüm ekiplerin tüm bilgilerini tek bir yerde bulabilirsiniz.
Tutarlılık
Toplantı notlarının saklanmasında bir diğer önemli nokta da tutarlılık. Aynı formatı kullanmanın önemine daha önce değindik; bu sayede notlarıkullanmak istediğinizde aradığınızı çok kolay bulabilirsiniz. Bu kural tüm şirket için geçerlidir.
Diğer önemli nokta ise, tüm notların aynı platformda bir arada saklanmasıdır. Bazı notların kağıt üzerinde, bazılarının Google Docs'ta, bazılarının ise Salesforce olması en son isteyeceğiniz şeydir. Biçimlendirmeve saklama konumunda tutarlılık olması gerekir.
Bunu tüm toplantı notları için bir öncelik haline getirin.
Toplantı Notlarınızı Paylaşma
Yukarıda belirtildiği gibi, toplantı notlarının en önemli özelliği, ekibinizin ihtiyaç duyduğunda bu notlara erişebilmesi gerektiğidir. Notları verimli bir şekilde saklamak bunun bir yolu olmakla birlikte, toplantı bittikten sonra da notları paylaşabilirsiniz.
Paylaşmadan önce, diğer kişiler tarafından görülmeye hazır olduklarından emin olun. Konuşma sırasında alınan notlar dağınık olabilir veya yazım hataları içerebilir. Notları biraz düzeltin ve ardından iş arkadaşlarınıza gönderin.
Notlarınızı kaydettiğiniz yere bağlı olarak, bunları paylaşmanın birçok yolu vardır. Google Docs ve Evernote'ta, notlarınızı e-posta (veya bağlantı kopyalama) yoluyla göndermenizi sağlayan bir "Paylaş" düğmesi bulunur. MS Word için, notlarınızı bir dosya olarak kaydetmeniz ve bu dosyayı e-posta veya bir iletişim kanalı yoluyla göndermeniz gerekir.
Yukarıda belirtildiği gibi, notlarınızı saklayabileceğiniz ve konumunu iş arkadaşlarınıza bildirebileceğiniz merkezi bir depo oluşturmak da iyi bir fikirdir. Böylelikle, notları göndermeyi hatırlamanız için size güvenmek zorunda kalmazlar. Notları kendileri hızlı bir şekilde bulabilirler.
tl;dv gibi bir AI not alma aracı kullandıysanız, notların içinde takım arkadaşlarınızı etiketleyebileceğinizi bilirsiniz. Takım arkadaşlarınız, kendileriyle ilgili toplantı kaydının tam olarak o anına yönlendiren bir hiperlink içeren bir e-posta (veya Slack mesajı) alırlar. Bu, not paylaşımını son derece kolaylaştırır.
Toplantı Sonrası Takip
Toplantı bittikten sonra, katılımcılara önemli eylem noktaları ve son tarihler konusunda netlik sağlamak için bir takip mesajı göndermek iyi bir fikirdir. Bu, herkesin aynı sayfada olmasını sağlar ve insanlara her şeyi yazılı olarak görme şansı verir, böylece sorumluluk bilinci artar.
Bunu manuel olarak da yapabilirsiniz, ancak katılımcılarla toplantı notlarınızı paylaşarak, kısa bir özet ve tüm önemli noktalar dahil olmak üzere toplantının genel bir özetini sunmanız daha akıllıca olacaktır.
AI not tutucular, toplantı bittikten sonra oluşturdukları notları genellikle tüm toplantı katılımcılarına otomatik olarak gönderir. Bu, esasen sizin için takip işini yapar! Katılımcılar toplantıyı tekrar izleyebilir, transkripti okuyabilir veya AI özetini ve notlarını tarayabilir, zaman damgaları aracılığıyla toplantının belirli bölümlerine atlayabilir. Kısa bir özetten toplantının tamamına kadar her şeyi içerdiğinden, bu toplantı sonrası takip için en verimli yoldur.
Toplantılarda Not Almak İçin En İyi Araçlar
Not alma araçları bol miktarda mevcuttur ve bunun iyi bir nedeni vardır. İşe yarıyorlar! İş toplantıları sırasında bilgileri hatırlamak çokönemlidir ve bu, hiç bu kadar kolay olmamıştı.
El yazısı notlarla karşılaştırıldığında, not alma araçları mükemmel bir düzen, erişilebilirlik ve entegrasyon sunar. İş araçlarınıza sorunsuz bir şekilde içgörüler gönderebilir, iş akışınızı kolaylaştırabilir ve zaman alan birçok görevi otomatikleştirebilirsiniz. Ayrıca, sadece birkaç tıklama ile ekip arkadaşlarınızla işbirliği yapabilirsiniz.
Aşağıda, piyasadaki en iyi AI not alma uygulamalarından bazılarını bulabilirsiniz.
AI Not Alıcılar
ChatGPT, yapay zeka teknolojisi araçlarının öncüsü olarak kabul edilmektedir, ancak artık not almayı özel olarak geliştirmek için GPT teknolojisini entegre eden çok sayıda araç bulunmaktadır. Bu, sanal toplantılardan elde edilen veriler de dahil olmak üzere, çok büyük miktarda veriyi anında toplayıp analiz edebileceğiniz anlamına gelir.
AI araçlarının da oldukça doğru olduğunu belirtmek önemlidir. Muhtemelen hiçbir zaman %100 doğru olmayacaklar, ancak insanlar da öyle! Güçlü transkripsiyon yazılımlarının giderek artan çeşitliliği, SaaS sektöründe herkesin dikkatini çeken bir konudur.
En iyi AI not alma uygulamalarından bazıları şunlardır:
- tl;dv
- Fireflies
- Fathom
- Otter.ai
- Gong
- Tactiq
- Avoma
Bu tl;dv vs Fireflies.ai hesaplaşmasında, her ikisi de ayrıntılı transkripsiyonlar, kısa özetler ve çok çeşitli entegrasyonlar sağlama konusunda mükemmel olan olağanüstü AI not alıcıları olarak öne çıkıyor.
Ancak, benzerliklerine rağmen, aralarında belirgin farklılıklar vardır
Fathom büyük ilgi gördü ve "ücretsiz not tutucu" olarak lanse edildi. Ekipler tarafından kullanıldığında tl;dv 'ye karşı nasıl bir performans sergilediğini merak ediyorduk ve biraz hayal kırıklığına uğradık...
Evernote veya Google Dokümanlar'ı kullanma
AI not alma araçları herkes için uygun değildir. Bazı kişiler, notları manuel olarak yazabilecekleri ücretsiz araçları tercih ederler.Nedeni önemli değildir – önemli olannasıl olduğu.
Öncelikle, toplantı notlarınızı nasıl formatlayacağınızı seçin. Bu konuda önerilerimizi görmek için yukarı kaydırın, ancak önemli olan bir yapı seçmek ve ona sadık kalmaktır. Mevcut bir şablonu kullanın veya kendi şablonunuzu oluşturun, ancak bu dosyayı kaydedin, böylece not almanız gereken her toplantıda yeniden kullanabilirsiniz.
Bunu hallettikten sonra, toplantınızı başlatın ve tercih ettiğiniz uygulamayı açın: Evernote veya Google Docs. Ekranınızı bölerek notlarınızı yazarken aynı anda toplantıya da katılabilirsiniz. Her iki uygulama da sorunsuz bir işbirliği sağlar, yani teknik olarak bir iş arkadaşınızla aynı anda aynı belgeye notlar alabilirsiniz. Not alma sorumluluklarını bölüşürseniz, bu ilginç bir fikir olabilir ve böylece konuşmaya eşit derecede katılabilirsiniz.
Değişiklikleri görmek isterseniz, Google Dokümanlar'daki Revizyon Geçmişi'ne giderek belgenin önceki sürümlerini görebilirsiniz. Evernote'un Not Geçmişi de aynı işlevi görür.
Takım arkadaşınızın katkısını doğrudan değiştirmek istemiyorsanız, üzerine yorum bırakabilir, hatta bu süreçte onu etiketleyebilirsiniz. Bu, notların yanında birbirinizle konuşabileceğiniz ve belirli noktaları netleştirebileceğiniz bir diyalog ortamı yaratır.
Son olarak, notlarınızı dışa aktarmak isterseniz, her iki uygulama da PDF dahil olmak üzere çok çeşitli dosya türlerinde dışa aktarmaya izin verir.
Dokümantasyon Araçlarını Not Almak İçin Kullanma
Evernote, Google Docs veya çok çeşitli AI not alma uygulamaları başlangıç için harika seçenekler olsa da, dokümantasyon araçları toplantı notları için giderek daha popüler hale geliyor.
Notion ve Asana gibi dokümantasyon araçlarının not alma için tercih edilmesinin ana nedeni, merkezi bilgi depoları olmalarıdır. Tüm toplantı notlarınızı tek bir kolay erişilebilir yerde saklayabilirsiniz. Bu, tüm ekibinizin aradıklarını tek bir yerde bulmasını kolaylaştırır.
Notion veya Asana'da Not Alma
Daha birçok dokümantasyon aracı olsa da, Notion ve Asana en yaygın bilinen ikisidir. Toplantı notlarınızı burada saklayarak, tüm ekibiniz ihtiyaç duyduğunda bunlara erişebilir. Bu, genel olarak hesap verebilirliği ve netliği artırmanın harika bir yoludur.
Notion veya Asana'da not almayı tercih etmenin bir diğer önemli nedeni, bu uygulamaların toplantı notları için önceden hazırlanmış şablonlar sunmasıdır. Bu şablonları ücretsiz olarak kullanarak zamandan ve enerjiden tasarruf edebilirsiniz. Evernote ve Google Docs'ta olduğu gibi, bu uygulamalarda da gerçek zamanlı işbirliği imkanı sunulmaktadır. Her iki araç da birçok entegrasyon seçeneği sunarak, planlanmış toplantılar için takvimlerle ve notları kolayca paylaşmak için iletişim platformlarıyla senkronize edilebilmesini sağlar.
Özellikle Asana'ya gelince, toplantı notlarındaki eylem öğelerini veya takip görevlerini Asana içinde kolayca eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürebilirsiniz. Bunları ekip üyelerine atayın, son tarihleri belirleyin ve ilerlemeyi anında takip edin.
Google Meet üzerinden toplantı notları alıyorsanız, bunları tek bir tıklama ile Notion'a senkronize edebilirsiniz. Benzer şekilde, toplantı notlarınızı Asana ile de aynı kolaylıkla senkronize edebilirsiniz.
Toplantı Notlarınızda Devrim Yapın
Not almak, önemli bilgileri anlamak ve hatırlamak için çok önemlidir. Verimliliği artırmaktan ekip içindeki üretkenliği ve işbirliğini geliştirmeye kadar birçok fayda sağlayan temel bir beceridir. Önemi ne kadar vurgulanırsa vurgulanmaz azdır.
Ancak, teknolojinin gelişmesiyle birlikte, AI araçları tüm süreci otomatikleştirmeye yardımcı olan, manuel işleri, zamanı ve parayı tasarruf etmenizi sağlayan vazgeçilmez yardımcılar olarak ortaya çıkmıştır. Bu araçlar, önemli noktaları hatırlamaya çalışarak dikkatinizin dağılmasını önleyerek, potansiyel müşterilerle gerçek ilişkiler kurmaya odaklanma özgürlüğü sağlar.
Asla unutmayın: Not almayı bilmek çok güzel, ancak bunları verimli bir şekilde düzenleyemezseniz hiçbir anlamı kalmaz. Toplantı notlarınızı sistematik bir şekilde kategorize etmek ve erişilebilirliğini sağlamak için sistematik bir yaklaşım olmadan, notlarınızın gerçek potansiyelini ortaya çıkaramazsınız.
Esasen, not alma, yapay zeka teknolojisi ve etkili organizasyonla birleştirildiğinde, daha çok değil, daha akıllıca çalışmanıza yardımcı olan çok değerli bir varlık haline gelir.
