Це звучить занадто добре, щоб бути правдою, але це не так! Дні без нарад – це реальність. Так, ви правильно прочитали. День, коли в розкладі немає нарад і всі можуть зосередитися на роботі, яку потрібно виконати, а не на нарадах про те, що потрібно зробити. Для концепції, яка є настільки простою, для багатьох вона здається досить революційною.

Такі компанії, як Facebook та Atlassian, є лідерами у впровадженні днів без нарад. Ці дні без нарад дозволяють співробітникам зосередитися на роботі та спілкуватися з колегами лише тоді, коли їм це зручно, замість того, щоб бути обмеженими встановленим графіком.

Компанія Atlassian провела дослідження того, як зустрічі можуть забирати час і заважати продуктивності. І хоча зустрічі завжди будуть мати своє місце в світі бізнесу, результати дослідження були досить шокуючими. Згідно з дослідженням, 45% людей відчували себе перевантаженими великою кількістю зустрічей, на яких вони були присутні, 73% зізналися, що під час зустрічей виконували іншу роботу, а ще 39% зізналися, що спали під час зустрічей.

Майже половина респондентів (47%) також скаржилися, що наради є найбільшою втратою часу в усіх офісах.

Що таке день без зустрічей?

Хоча вищезазначене є стислим поглядом на це питання, день без зустрічей почався як руйнівний рух. Це був спосіб для людей зосередитися на своїй роботі та уникнути спокуси ще однієї зустрічі, на якій вони могли б потенційно відволіктися. З того часу це стало популярною концепцією завдяки своїй ефективності, що дозволяє командам контролювати свій час і бути більш продуктивними.

З того часу ця концепція набула широкого поширення, а журнал MIT Sloan Management Review навіть провів дослідження, яке показало, що серед багатьох інших переваг навіть компанії, які запровадили один день на тиждень без нарад, змогли досягти значного підвищення автономності, ефективності та значного зниження рівня мікроменеджменту та стресу.

Зрештою, відсутність зустрічей = щасливі дні!

У рамках дослідження було проаналізовано 76 компаній, які запровадили певні дні без нарад (п'ятниця без нарад, четвер без нарад тощо), а потім опитано низку представників вищого керівництва та проаналізовано низку кількісних даних до і після впровадження цих схем.

Цифри були вражаючими. Завдяки виділенню одного дня на тиждень як дня без нарад продуктивність зросла в середньому на 35%. Для тих, хто обрав два дні, цей показник зріс до 71%, а потім ще більше — до 73%. Далі дані вирівнюються, але свідчать про те, що близько трьох днів без нарад на тиждень є оптимальним балансом, який призводить до збільшення обсягу роботи, продуктивності та загального задоволення співробітників.

Чому варто запровадити дні без нарад?

Дні без нарад приносять користь командам будь-якого розміру. Вони не тільки заохочують співробітників самостійно розпоряджатися своїм часом, але й сприяють співпраці та креативності, даючи людям можливість глибоко замислитися над проектами. Вони також є чудовим способом використати потенціал таких концепцій, як Deep Work.

Наприклад, якщо ви щотижня влаштовуєте «п'ятницю без нарад», це дозволяє всім працювати без перерв і відволікань на наради, що може бути корисно для планування, розробки стратегій і, загалом, виконання завдань, на які інакше не вистачило б часу.

Крім того, дні без нарад можуть допомогти знизити рівень стресу, поліпшити психічне самопочуття та сприяти кращій комунікації між членами команди. Більш продуманий і виважений підхід до робочого життя, а також використання інших ідей, таких як асинхронна комунікація та робота, дозволяють досягти набагато більш природного робочого процесу. Це також приносить користь міжнародним командам і гарантує, що в деякі дні не всім співробітникам потрібно бути присутніми одночасно, що значно полегшуєуправління часовими різницями.

Як впровадити дні без нарад?

Ідея впровадження Дня без нарад проста: ніхто не планує нарад на цей день. Це може здатися простіше сказати, ніж зробити, але насправді це зовсім не складно.

Перш за все, переконайтеся, що всі знають про дні без нарад та переваги їх впровадження у вашій організації. Обов'язково поясніть, чому ця концепція є важливою і як вона допоможе людям краще зосередитися на своїх завданнях.

Хороший спосіб забезпечити успіх програми «Дні без нарад» — це встановити узгоджений день або дні кожного тижня, коли не дозволяються жодні наради (наприклад, «П'ятниці без нарад»). Таким чином, кожен знає, коли у нього «вихідний», і може відповідно планувати свій час.

Заохочуйте спілкування поза засіданнями, використовуючи такі інструменти, як Slack або програми для обміну миттєвими повідомленнями, щоб усі залишалися на зв'язку. Крім того, переконайтеся, що люди заздалегідь знають, які завдання потрібно виконати, щоб вони могли відповідно спланувати свою роботу і уникнути непотрібних засідань.

Один із чудових способів зробити це — використовувати такий інструмент, як tl;dv під час зустрічі створювати пункти дій, до яких учасники можуть повернутися пізніше, використовуючи відео, часові мітки або функції транскрипції.

Після того, як ви визначитеся з днем (або днями) без нарад, переконайтеся, що всі про це знають. Розмістіть нагадування по всьому офісу, надішліть електронні листи або повідомлення в Slack або організуйте неформальну зустріч напередодні цього дня, щоб обговорити з командою переваги днів без нарад.

Переконайтеся, що всі розуміють, чому ця концепція є важливою і як вона допоможе їм стати більш продуктивними та креативними.

Чи є якісь недоліки у відсутності днів зустрічей?

Звичайно, завжди існує ймовірність, що «Дні без зустрічей» не підійдуть усім. Деяким людям може бути складно зосередитися, коли вони не беруть участі у зустрічах, і їм може знадобитися більше структури або керівництва. Крім того, деякі завдання краще обговорювати особисто, а не через програми для обміну миттєвими повідомленнями або електронною поштою, тому важливі розмови можуть бути пропущені, якщо зустрічі заборонені.

Важливо також зазначити, що дні без нарад не означають «дні без спілкування». Навпаки, ця концепція означає, що в ці дні слід обмежити або скасувати наради, а співпраця повинна зосередитися на діяльності, не пов'язаній з нарадами, такій як асинхронне спілкування та мозковий штурм, управління завданнями, документація та обмін повідомленнями в чаті.

Впровадження та реалізація концепції «Дня без нарад» або декількох «Днів без нарад» вимагає зміни мислення у всій компанії. Ви можете виявити, що деякі особи побоюються, що без регулярних перевірок або можливості поспілкуватися з усіма, стандарти можуть погіршитися. Однак це в першу чергу ставить під сумнів початкову структуру роботи та мислення. Якщо співробітникам не можна довіряти у виконанні їхньої роботи або у взаємній відповідальності, то, можливо, існують інші, більш глибокі проблеми, які потрібно вирішити.

Революція асинхронності

Хоча багато хто не може просто почати пропускати зустрічі три дні на тиждень, існують інші способи обмежити кількість зустрічей, які перевантажують співробітників – обов'язкових чи інших.

Асинхронна комунікація, коли кожен може працювати у своєму темпі та співпрацювати за потреби, дозволяє досягти максимальної продуктивності та мінімальної втоми від нарад.

Асинхронні інструменти, такі як tl;dv ідеальну платформу для асинхронної співпраці, дозволяючи декільком людям працювати над проектами разом, не перебуваючи в мережі одночасно. Незалежно від того, чи проводяться ваші зустрічі через Zoom, Google Meet, або навіть в офісі, цей інструмент допоможе відстежувати та документувати всю комунікацію, щоб її можна було відповідно розповсюдити.

Це також дозволяє співробітникам бути більш продуктивними у виконанні своїх завдань і досягати кращих результатів завдяки зменшенню відволікання на непродуктивні наради. Наради можуть проводитися без участі всіх співробітників і відбуватися в той час, в тому місці і в тому настрої, що забезпечує максимальну ефективність. 

Зрештою, мета «Дня без нарад» полягає у створенні більше часу та простору для значущої роботи шляхом усунення непотрібних або непродуктивних нарад. Важливо пам'ятати, що будь-які зміни такого роду повинні виходити з ініціативи як співробітників, так і керівництва, щоб бути успішними та стати довгостроковою культурною зміною. 

Чому б не спробувати No Meeting Days і не подивитися, як це змінить ваш робочий процес? Ви можете бути здивовані результатами.