La gente se sienta alrededor de una mesa de madera y se reúne

Días sin reuniones: Por qué y cómo aplicarlos

Parece demasiado bueno para ser verdad, pero no lo es. Los días sin reunión son una realidad. Sí, has leído bien. Un día en el que no hay reuniones en la agenda y todo el mundo puede centrarse en el trabajo que hay que hacer en lugar de reunirse para hablar de lo que hay que hacer. Para un concepto tan sencillo, a muchos les parece bastante revolucionario.

Empresas como Facebook y Atlassian han sido líderes en la aplicación de los días sin reuniones. Estos días sin reuniones permiten a los empleados centrarse en su trabajo y hablar con sus compañeros solo cuando les conviene, en lugar de estar limitados por un horario establecido.

Atlassian realizó una investigación sobre cómo las reuniones pueden suponer una pérdida de tiempo y obstaculizar la productividad. Y aunque las reuniones siempre tendrán su lugar en el mundo de los negocios, los resultados fueron bastante impactantes. En el estudio, el 45% de las personas se sentían abrumadas por el gran número de reuniones a las que asistían, el 73% admitió que hacía otro trabajo mientras estaba en las reuniones, y un 39% adicional admitió que se dormía en las reuniones.

Casi la mitad de los encuestados (47%) también se quejan de que las reuniones son la mayor pérdida de tiempo en todas las oficinas.

¿Qué es un día sin reunión?

Aunque lo anterior es una forma sucinta de verlo, el Día sin Reuniones comenzó como un movimiento disruptivo. Era una forma de centrarse en el trabajo y evitar la tentación de otra reunión en la que se podría perder el interés. Desde entonces, se ha convertido en un concepto popular debido a su eficacia para permitir que los equipos tomen el control de su propio tiempo y sean más productivos.

Desde entonces, el concepto se ha extendido exponencialmente y el MIT Sloan Management Review incluso realizó un estudio en el que, entre otros muchos beneficios, incluso las empresas que introdujeron un único día sin reuniones una vez a la semana pudieron ver una notable mejora en la autonomía, la eficiencia y una enorme disminución de la percepción de microgestión y el estrés.

A fin de cuentas, los días sin reuniones son días felices.

El estudio analizó 76 empresas con algún tipo de día de no reunión en vigor (viernes de no reunión, jueves de no reunión, etc.) y luego habló con una serie de personas de la alta dirección, y examinó una serie de datos cuantitativos tanto antes como después de la aplicación de los planes.

Las cifras son sorprendentes. Al reservar un solo día a la semana como día de no reunión, la productividad aumentó por término medio un 35%. En el caso de los que optaron por dos días, esta cifra aumentó hasta el 71%, incrementándose aún más hasta el 73%. Los datos se nivelan entonces, pero sugieren que unos tres días de No Reuniones a la semana son el equilibrio óptimo, lo que conduce a un aumento del rendimiento, la productividad y la felicidad general de los empleados.

¿Por qué debería implementar días sin reuniones?

Los días sin reuniones ofrecen ventajas a equipos de todos los tamaños. No sólo animan a los empleados a tomar el control de su propio tiempo, sino que también permiten una mayor colaboración y creatividad al dar a la gente la oportunidad de pensar profundamente en los proyectos. También son una buena manera de aprovechar el poder de conceptos como el de trabajo profundo.

Por ejemplo, si se celebra un viernes sin reuniones cada semana, todo el mundo podrá trabajar sin interrupciones ni distracciones de las reuniones, lo que podría ser beneficioso para cosas como la planificación, la elaboración de estrategias y, en general, para ponerse al día con las tareas para las que, de otro modo, no se tendría tiempo.

Además, los días sin reuniones pueden ayudar a reducir los niveles de estrés, mejorar el bienestar mental y fomentar una mejor comunicación entre los miembros del equipo. Abordar la vida laboral de una manera más reflexiva y mesurada, y aprovechar otras ideas como la comunicación y el trabajo asíncronos, permite un flujo de trabajo mucho más natural. Esto también beneficia a los equipos internacionales y hace que algunos días no sea necesario que todos estén presentes al mismo tiempo, lo que facilita la gestión de las diferencias horarias.

¿Cómo se implementan los días sin reuniones?

La idea que subyace a la implantación de un Día sin Reuniones es sencilla: que nadie programe reuniones ese día. Puede parecer más fácil decirlo que hacerlo, pero no es nada difícil.

En primer lugar, asegúrese de que todo el mundo conozca los días sin reuniones y las ventajas de aplicarlos en su organización. Asegúrate de explicar por qué este concepto es importante y cómo ayudará a las personas a concentrarse mejor en sus tareas.

Una buena manera de garantizar el éxito de los días sin reuniones es establecer un día o días acordados cada semana en los que no se permita ninguna reunión (por ejemplo, los viernes sin reuniones). De este modo, todo el mundo sabe cuándo es su "día libre" y puede planificar en consecuencia.

Fomente la comunicación fuera de las reuniones utilizando herramientas como Slack o aplicaciones de mensajería instantánea para mantener a todos conectados. Además, asegúrate de que la gente es consciente de las tareas que hay que hacer con antelación para que puedan planificar en consecuencia y evitar tener reuniones innecesarias.

Una forma estupenda de hacerlo es utilizar una herramienta como tl;dv y crear puntos de acción durante una reunión que los asistentes puedan consultar, ya sea mediante vídeo, marcas de tiempo o las funciones de transcripción.

Una vez que hayas decidido el Día sin Reuniones (o los días), asegúrate de que todo el mundo lo sepa. Publica recordatorios en toda la oficina, envía correos electrónicos o mensajes de Slack o organiza una reunión informal en el período previo al día en sí para discutir los beneficios de los días sin reuniones con tu equipo.

Asegúrese de que todos entienden por qué es importante este concepto y cómo les ayudará a ser más productivos y creativos.

¿Alguna desventaja de los días sin reunión?

Por supuesto, siempre existe la posibilidad de que los días sin reuniones no funcionen para todo el mundo. A algunas personas les puede resultar difícil mantener la concentración cuando no están reunidas y pueden necesitar más estructura u orientación. Además, algunas tareas se discuten mejor cara a cara que a través de aplicaciones de mensajería instantánea o correos electrónicos, por lo que podrían perderse conversaciones importantes si no se permiten reuniones.

También es importante señalar que los días sin reuniones no significan "día sin comunicación". Más bien, el concepto significa que las reuniones deben limitarse o eliminarse durante estos días y los esfuerzos de colaboración deben centrarse en actividades no relacionadas con las reuniones, como la comunicación asíncrona y la lluvia de ideas, la gestión de tareas, la documentación y los mensajes de chat.

Adaptar y aplicar el concepto de un día sin reuniones, o de varios días sin reuniones, requiere un cambio de mentalidad en toda la empresa. Es posible que algunas personas teman que, sin las revisiones periódicas o las oportunidades de ponerse al día con todo el mundo, el nivel de exigencia pueda bajar. Sin embargo, esto hace que se cuestione la estructura de trabajo original y la mentalidad en primer lugar. Si no se puede confiar en que los empleados hagan su trabajo o se responsabilicen unos a otros, es posible que haya otros problemas más profundos que deban abordarse.

La revolución asíncrona

Aunque muchos no pueden simplemente empezar a dejar de reunirse tres días a la semana, hay otras formas de limitar el agobio que suponen las reuniones para los empleados, ya sean obligatorias o no.

La comunicación asíncrona, en la que cada uno puede trabajar a su propio ritmo y colaborar según sea necesario, podría permitir la máxima productividad y la mínima fatiga en las reuniones.

Herramientas asíncronas como tl;dv ofrecen la plataforma perfecta para la colaboración asíncrona, permitiendo que varias personas trabajen juntas en proyectos sin tener que estar conectadas al mismo tiempo. No importa si sus reuniones se realizan a través de Zoom, Google Meeto incluso en la oficina, la herramienta puede ayudar a rastrear y documentar toda la comunicación para compartirla como corresponda.

También permite a los empleados ser más productivos en sus tareas y crear resultados de mayor calidad debido a la menor distracción de las reuniones improductivas. Las reuniones pueden tener lugar sin que todo el mundo se ponga al día en un momento, un lugar y un estado de ánimo que conduzcan a la máxima eficiencia. 

En última instancia, el objetivo de un Día sin Reuniones es crear más tiempo y espacio para el trabajo significativo eliminando las reuniones innecesarias o improductivas. Es importante recordar que cualquier cambio de este tipo debe surgir de una iniciativa de los empleados y de la dirección para que tenga éxito y se convierta en un cambio cultural a largo plazo. 

¿Por qué no prueba los días sin reuniones y ve cómo cambia su flujo de trabajo? Puede que le sorprendan los resultados.

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