Люди сидят вокруг деревянного стола и проводят встречи

Дни без совещаний: Почему и как их проводить

Это звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой, но это не так! Дни без встреч - это реальность. Да, вы все правильно поняли. День, когда в расписании нет встреч, и все могут сосредоточиться на работе, которую нужно сделать, а не на совещаниях о том, что нужно сделать. Такая простая концепция многим кажется революционной.

Такие компании, как Facebook и Atlassian, являются лидерами по внедрению практики "дней без встреч". Такие дни без встреч позволяют сотрудникам сосредоточиться на работе и общаться с коллегами только тогда, когда это удобно им, а не ограничиваться установленным графиком.

Компания Atlassian провела исследование того, как совещания могут отнимать время и мешать продуктивности. И хотя совещания всегда будут иметь свое место в мире бизнеса, результаты исследования оказались довольно шокирующими. По результатам исследования, 45% людей чувствовали себя подавленными из-за огромного количества совещаний, которые они посещали, 73% признались, что занимались другими делами во время совещаний, а еще 39% признались, что спали на совещаниях.

Почти половина респондентов (47%) также пожаловались, что совещания являются самой большой тратой времени во всех офисах.

Что такое день без заседаний?

Несмотря на то, что вышеизложенное является лаконичным способом взглянуть на это, День без совещаний начался как движение разрушителей. Это был способ для людей сосредоточиться на своей работе и избежать соблазна еще одного совещания, на котором они могли потенциально отключиться. С тех пор эта концепция стала популярной благодаря своей эффективности, позволяющей командам взять под контроль собственное время и быть более продуктивными.

С тех пор эта концепция распространилась экспоненциально, и MIT Sloan Management Review даже провел исследование, которое показало, что среди многих других преимуществ, даже компании, которые ввели один день без совещаний раз в неделю, смогли увидеть заметное улучшение в автономности, эффективности и огромное снижение воспринимаемого микроменеджмента и стресса.

В конечном итоге, отсутствие дней встреч = счастливые дни!

В исследовании приняли участие 76 компаний, в которых действовал тот или иной день отказа от совещаний (пятница отказа от совещаний, четверг отказа от совещаний и т.д.), а затем побеседовали с различными представителями высшего руководства и изучили ряд количественных данных до и после внедрения этих схем.

Цифры были поразительными. При выделении одного дня в неделю в качестве дня без заседаний производительность труда увеличилась в среднем на 35%. Для тех, кто выбрал два дня, этот показатель увеличился до 71%, а затем еще больше - до 73%. Затем данные выравниваются, но предполагают, что около трех дней без совещаний в неделю - это оптимальный баланс, который приводит к повышению производительности, продуктивности и общего счастья сотрудников.

Почему вы должны ввести дни без совещаний?

Дни без совещаний дают преимущества командам любого размера. Они не только поощряют сотрудников к контролю над собственным временем, но и способствуют более активному сотрудничеству и творчеству, предоставляя людям возможность глубоко обдумать проекты. Это также отличный способ использовать силу таких концепций, как глубокая работа.

Например, если вы каждую неделю проводите пятницу без совещаний, это позволяет всем работать без перерывов и отвлечений на совещания, что может быть полезно для планирования, разработки стратегии и вообще для выполнения задач, на которые иначе у вас не было бы времени.

Кроме того, "Дни без встреч" могут помочь снизить уровень стресса, улучшить психическое состояние и способствовать улучшению коммуникации между членами команды. Более продуманный и взвешенный подход к рабочей жизни, а также использование других идей, таких как асинхронное общение и работа, позволяет добиться более естественного течения работы. Это также приносит пользу международным командам и гарантирует, что в некоторые дни людям не нужно присутствовать в одно и то же время, что значительно упрощает управление разницей во времени.

Как вы проводите дни без совещаний?

Идея введения "Дня без встреч" проста: никто не назначает встречи на этот день. Это может показаться легче сказать, чем сделать, но это совсем не сложно.

Прежде всего, убедитесь, что все знают о "Днях без совещаний" и преимуществах их внедрения в вашей организации. Обязательно объясните, почему эта концепция важна и как она поможет людям лучше сосредоточиться на своих задачах.

Хорошим способом обеспечить успех "Дней без совещаний" является установление согласованного дня или дней в неделю, когда не разрешается проводить совещания (например, "Пятницы без совещаний"). Таким образом, все будут знать, когда у них "выходной", и смогут планировать работу соответствующим образом.

Поощряйте общение вне совещаний, используя такие инструменты, как Slack или приложения для обмена мгновенными сообщениями, чтобы все были на связи. Кроме того, убедитесь, что люди заранее знают, какие задачи должны быть выполнены, чтобы они могли планировать их соответствующим образом и избегать ненужных встреч.

Одним из отличных способов сделать это является использование такого инструмента, как tl;dv , и создание пунктов действий во время встречи, к которым люди могут вернуться, используя видео, временные метки или функции расшифровки.

После того как вы определили день (или дни) отказа от совещаний, убедитесь, что все об этом знают. Развесьте напоминания по всему офису, разошлите электронные письма или сообщения в Slack или проведите неформальную встречу в преддверии самого дня, чтобы обсудить с сотрудниками преимущества "Дней без совещаний".

Убедитесь, что все понимают, почему эта концепция важна и как она поможет им стать более продуктивными и творческими.

Есть ли недостатки у дней без заседаний?

Конечно, всегда есть вероятность того, что "Дни без совещаний" могут подойти не всем. Некоторым людям может быть трудно сосредоточиться, когда они не участвуют в совещаниях, и им может потребоваться более четкая структура или руководство. Кроме того, некоторые задачи лучше обсуждать лицом к лицу, а не через приложения мгновенного обмена сообщениями или электронную почту, поэтому важные разговоры могут быть пропущены, если не проводить собрания.

Важно также отметить, что "дни без совещаний" не означают "день без общения". Скорее, эта концепция означает, что в такие дни встречи должны быть ограничены или исключены, а усилия по сотрудничеству должны быть сосредоточены на деятельности, не связанной с встречами, такой как асинхронное общение и мозговой штурм, управление задачами, документация и обмен сообщениями в чате.

Адаптация и внедрение концепции дня без совещаний или нескольких дней без совещаний требует изменения мышления всего предприятия. Вы можете обнаружить, что некоторые сотрудники опасаются, что без регулярных встреч или возможности догнать всех, стандарты могут упасть. Однако в этом случае возникают вопросы о первоначальной структуре работы и менталитете. Если сотрудникам нельзя доверять в том, что они продолжают свою работу или несут ответственность друг за друга, то, возможно, существуют другие, более глубокие проблемы, требующие решения.

Асинхронная революция

Хотя многие не могут просто начать отказываться от совещаний три дня в неделю, есть и другие способы ограничить количество перегрузок, которые сотрудники испытывают от совещаний - обязательных или иных.

Асинхронное общение - когда каждый может работать в своем темпе и сотрудничать по мере необходимости - может обеспечить максимальную продуктивность и минимальную усталость от совещаний.

Такие инструменты, как tl;dv , представляют собой идеальную платформу для асинхронной совместной работы, позволяя нескольким людям работать над проектами вместе без необходимости находиться в сети в одно и то же время. Неважно, проводятся ли ваши встречи через Zoom, Google Meet, или даже в офисе, инструмент поможет отследить и задокументировать все коммуникации для последующего распространения.

Это также позволяет сотрудникам более продуктивно выполнять свои задачи и создавать более качественные результаты благодаря тому, что они меньше отвлекаются на непродуктивные совещания. Совещания могут проходить без посторонних и в то время, в том месте и с тем настроем, которые ведут к максимальной эффективности. 

В конечном итоге, цель Дня без совещаний - создать больше времени и пространства для полноценной работы путем отказа от ненужных или непродуктивных встреч. Важно помнить, что любые подобные изменения должны исходить от инициативы как сотрудников, так и руководства, чтобы добиться успеха и сделать это долгосрочным культурным сдвигом. 

Почему бы не попробовать "Дни без встреч" и не посмотреть, как это изменит ваш рабочий процесс? Вы можете быть удивлены результатами.

tl;dv для продаж
Тратьте свое время там, где это важнее всего. Откройте информацию о продажах и отслеживайте, насколько хорошо ваша команда следует вашим Playbooks. tl;dv - это помощник по проведению совещаний с искусственным интеллектом, который поможет вам (наконец-то) получить информацию обо всех ваших совещаниях прямо в любимых инструментах вашей команды.
Записи и транскрипты (+30 языков)
Легко вводите в штат новых представителей
Оцените свои встречи в сравнении с такими популярными системами, как MEDDIC, BANT и др.
Создайте свой собственный фреймворк
Автоматически отправляйте заметки о встречах в вашу любимую CRM.
Ораторские идеи, которые помогут вам контролировать свои встречи
  • Присоединяется к вашим встречам, даже если вы этого не делаете.
  • Запись и транскрипция на +30 языках.
  • Делайте заметки в удобной для вас структуре.
  • Подведите итоги одной или нескольких встреч.
  • Автоматическое обновление ваших любимых инструментов (Slack, Notion, CRM и т. д.).
  • Предоставляет тренерскую информацию о вашем стиле проведения встреч.
Опаздываете на следующую встречу?
Отправьте tl;dv вместо себя и получите отклик!