Cela semble trop beau pour être vrai, mais ce n'est pas le cas ! Les journées sans réunion existent vraiment. Oui, vous avez bien lu. Un jour où il n'y a pas de réunions au programme et où chacun peut se concentrer sur le travail à faire plutôt que de se réunir sur ce qui doit être fait. Pour un concept aussi simple, il semble assez révolutionnaire à beaucoup.
Des entreprises telles que Facebook et Atlassian ont été les premières à mettre en place des journées sans réunion. Ces journées sans réunion permettent aux employés de se concentrer sur leur travail et de parler à leurs collègues uniquement lorsque cela leur convient, au lieu d'être limités par un horaire fixe.
Atlassian a mené une étude sur la façon dont les réunions peuvent faire perdre du temps et nuire à la productivité. Si les réunions auront toujours leur place dans le monde des affaires, les résultats sont assez choquants. L'étude a révélé que 45 % des personnes se sentaient dépassées par le nombre de réunions auxquelles elles participaient, que 73 % admettaient effectuer d'autres tâches pendant les réunions et que 39 % admettaient dormir pendant les réunions.
Près de la moitié des personnes interrogées (47 %) se plaignent également que les réunions constituent la principale perte de temps dans tous les bureaux.
Qu'est-ce qu'un jour sans réunion ?
Bien que ce qui précède soit une façon succincte de voir les choses, une journée sans réunion a commencé comme un mouvement de perturbation. Il s'agissait d'un moyen pour les gens de se concentrer sur leur travail et d'éviter la tentation d'une énième réunion où ils pourraient potentiellement perdre le fil. Ce concept est depuis devenu populaire en raison de son efficacité à permettre aux équipes de prendre le contrôle de leur temps et d'être plus productives.
Depuis, le concept s'est répandu de manière exponentielle et le MIT Sloan Management Review a même mené une étude qui a révélé que, parmi de nombreux autres avantages, les entreprises qui ont introduit une journée sans réunion une fois par semaine ont pu constater une nette amélioration de l'autonomie et de l'efficacité, ainsi qu'une diminution considérable de la perception de la microgestion et du stress.
En fin de compte, pas de jours de réunion = jours heureux !
L'étude a porté sur 76 entreprises ayant mis en place un jour sans réunion (vendredi sans réunion, jeudi sans réunion, etc.). Elle s'est ensuite entretenue avec un certain nombre de cadres supérieurs et a examiné une série de données quantitatives avant et après la mise en œuvre de ces programmes.
Les chiffres étaient étonnants. En faisant d'un seul jour de la semaine un jour sans réunion, la productivité a augmenté en moyenne de 35 %. Pour ceux qui avaient opté pour deux jours, ce chiffre passait à 71%, et augmentait encore plus pour atteindre 73%. Les données se stabilisent ensuite, mais suggèrent qu'environ trois jours sans réunion par semaine constituent un équilibre optimal, entraînant une augmentation du rendement, de la productivité et du bonheur général des employés.
Pourquoi devriez-vous mettre en place des journées sans réunion ?
Les journées sans réunion offrent des avantages aux équipes de toutes tailles. Non seulement ils encouragent les employés à prendre le contrôle de leur temps, mais ils permettent également une plus grande collaboration et une meilleure créativité en donnant aux gens la possibilité de réfléchir en profondeur aux projets. Elles constituent également un excellent moyen d'exploiter la puissance de concepts tels que le travail en profondeur.
Par exemple, si vous avez un vendredi sans réunion chaque semaine, cela permet à chacun de travailler sans être interrompu ou distrait par des réunions, ce qui peut être bénéfique pour la planification, l'élaboration de stratégies et, plus généralement, pour accomplir des tâches pour lesquelles vous n'auriez pas le temps autrement.
En outre, les journées sans réunion peuvent contribuer à réduire les niveaux de stress, à améliorer le bien-être mental et à favoriser une meilleure communication entre les membres de l'équipe. En abordant la vie professionnelle de manière plus réfléchie et mesurée, et en exploitant d'autres idées comme la communication et le travail asynchrones, on obtient un flux de travail beaucoup plus naturel. Cela profite également aux équipes internationales et permet, certains jours, de ne pas avoir à être tous présents en même temps, ce qui facilite grandement la gestion des décalages horaires.
Comment mettre en place des journées sans réunion ?
L'idée derrière la mise en place d'une journée sans réunion est simple : personne ne prévoit de réunion ce jour-là. Cela peut sembler plus facile à dire qu'à faire, mais ce n'est pas difficile du tout.
Avant tout, assurez-vous que tout le monde connaît l'existence des journées sans réunion et les avantages de leur mise en œuvre dans votre organisation. Veillez à expliquer pourquoi ce concept est important et comment il aidera les gens à mieux se concentrer sur leurs tâches.
Une bonne façon d'assurer le succès des journées sans réunion est de fixer un ou plusieurs jours par semaine où aucune réunion n'est autorisée (par exemple, les vendredis sans réunion). Ainsi, chacun sait quand est son "jour de congé" et peut planifier en conséquence.
Encouragez la communication en dehors des réunions en utilisant des outils comme Slack ou des applications de messagerie instantanée pour que tout le monde reste connecté. Veillez également à ce que les gens sachent à l'avance quelles tâches doivent être accomplies afin qu'ils puissent planifier en conséquence et éviter les réunions inutiles.
Un excellent moyen d'y parvenir est d'utiliser un outil tel que tl;dv et de créer des points d'action au cours d'une réunion auxquels les participants peuvent se référer - en utilisant la vidéo, les horodatages ou les fonctions de transcription.
Une fois que vous avez décidé d'un (ou plusieurs) jour(s) sans réunion, assurez-vous que tout le monde le sache. Affichez des rappels dans tout le bureau, envoyez des courriels ou des messages Slack ou organisez une réunion informelle avant le jour même pour discuter des avantages des journées sans réunion avec votre équipe.
Veillez à ce que chacun comprenne pourquoi ce concept est important et comment il l'aidera à devenir plus productif et créatif.
Les jours sans réunion présentent-ils des inconvénients ?
Bien sûr, il est toujours possible que les journées sans réunion ne conviennent pas à tout le monde. Certaines personnes peuvent avoir du mal à rester concentrées lorsqu'elles ne sont pas en réunion et peuvent avoir besoin de plus de structure ou de conseils. En outre, certaines tâches sont mieux discutées en face à face que par le biais d'applications de messagerie instantanée ou d'e-mails, de sorte que des conversations importantes pourraient être manquées si aucune réunion n'est autorisée.
Il est également important de noter que les journées sans réunion ne signifient pas "journée sans communication". Ce concept signifie plutôt que les réunions doivent être limitées ou éliminées pendant ces journées et que les efforts de collaboration doivent se concentrer sur des activités autres que les réunions, comme la communication asynchrone et le brainstorming, la gestion des tâches, la documentation et la messagerie instantanée.
L'adaptation et la mise en œuvre du concept de journée sans réunion, ou de journées sans réunion multiples, exigent un changement d'état d'esprit dans toute l'entreprise. Il se peut que certaines personnes craignent que les normes ne soient pas respectées en l'absence de contrôles réguliers ou d'occasions de se retrouver entre collègues. Cela soulève toutefois des questions quant à la structure de travail et à l'état d'esprit d'origine. Si l'on ne peut pas faire confiance aux employés pour faire leur travail ou se tenir mutuellement responsables, il y a peut-être d'autres problèmes plus profonds à résoudre.
La révolution asynchrone
S'il est vrai que beaucoup ne peuvent pas se contenter de supprimer les réunions trois jours par semaine, il existe d'autres moyens de limiter la quantité de réunions auxquelles les employés sont confrontés, qu'elles soient obligatoires ou non.
La communication asynchrone - où chacun peut travailler à son propre rythme et collaborer selon les besoins - pourrait permettre une productivité maximale et une fatigue minimale des réunions.
Les outils asynchrones tels que tl;dv offrent la plateforme idéale pour la collaboration asynchrone, permettant à plusieurs personnes de travailler ensemble sur des projets sans devoir être en ligne au même moment. Que vos réunions se déroulent via Zoom, Google Meetou même au bureau, l'outil peut aider à suivre et à documenter toutes les communications à partager en conséquence.
Elle permet également aux employés d'être plus productifs dans leurs tâches et de créer des résultats de meilleure qualité, car ils sont moins distraits par des réunions improductives. Les réunions peuvent avoir lieu sans tout le monde et être rattrapées à un moment, un endroit et un état d'esprit qui conduisent à une efficacité maximale.
En définitive, l'objectif d'une journée sans réunion est de créer plus de temps et d'espace pour un travail significatif en éliminant les réunions inutiles ou improductives. Il est important de se rappeler que tout changement de ce type doit être le fruit d'une initiative des employés et de la direction pour réussir et faire de cette initiative un changement culturel à long terme.
Pourquoi ne pas essayer les journées sans réunion et voir comment cela modifie votre flux de travail ? Vous pourriez être surpris par les résultats.
