木製のテーブルを囲み、打ち合わせをする

ノーミーティングデー。その理由と導入方法

あまりに良い話に聞こえますが、そんなことはありません。ノーミーティングデイは実在するのです。そうです、その通りです。会議のスケジュールがない日。とてもシンプルなコンセプトですが、多くの人にとって非常に画期的なものに感じられます。

FacebookやAtlassianのような企業は、No Meeting Daysを導入する点でリーダー的存在です。このノーミーティングデイは、社員が仕事に集中し、決められたスケジュールに縛られることなく、自分の都合の良い時だけ同僚と話すことを可能にします。

アトラシアンは、会議がいかに時間を浪費し、生産性を阻害しているかについて調査を行いました。ミーティングはビジネスの世界では常に存在するものですが、その調査結果は非常にショッキングなものでした。45%の人が膨大な数のミーティングに圧倒されていると感じ、73%の人がミーティング中に他の仕事をしていると認め、さらに39%の人がミーティング中に寝ていると認めています。

また、半数近く(47%)の回答者が、すべてのオフィスで会議が最大の時間浪費であると訴えています。

ノーミーティングデーとは何ですか?

上記は簡潔な見方ですが、ノーミーティングデーは、破壊的な運動として始まりました。それは、人々が自分の仕事に集中し、ボーっとする可能性のある別の会議の誘惑を避けるための方法でした。その後、チームが自分たちの時間をコントロールし、より生産的になることを可能にするという効果から、このコンセプトは一般的になりました。

MIT Sloan Management Reviewが実施した調査によると、週に1回ミーティングをしない日を導入した企業では、自律性、効率性が著しく向上し、マイクロマネジメントやストレスが大幅に減少したとのことです。

結局のところ、打ち合わせのない日=幸せな日なのです。

この調査では、何らかのノーミーティングデー(No Meeting Friday、No Meeting Thursdayなど)を実施している76社を調査し、上級管理職のさまざまな人に話を聞き、制度の実施前と実施後のさまざまな定量データを調べました。

その数字には驚かされた。毎週1日をノーミーティングデーとすることで、生産性が平均35%向上したのです。2日間にした人は71%、さらに73%まで上昇しました。このデータから、週3日程度のノーミーティングが最適なバランスであり、生産性、生産量、そして従業員の幸福度を向上させることができることがわかりました。

なぜノーミーティングデーを導入する必要があるのか?

ノーミーティングデイは、あらゆる規模のチームにとって有益なものです。社員が自分の時間をコントロールできるようになるだけでなく、プロジェクトについて深く考える機会を与えることで、コラボレーションや創造性をより高めることができます。また、ディープワークのようなコンセプトの力を活用するのにも最適な方法です。

例えば、毎週金曜日をノーミーティングにすれば、ミーティングに邪魔されずに仕事をすることができ、計画や戦略を練ったり、通常では時間が取れない仕事をこなしたりするのに有効です。

さらに、ノーミーティングデイは、ストレスレベルを下げ、精神的な健康を増進し、チームメンバー間のより良いコミュニケーションを促進することができます。また、非同期型のコミュニケーションや働き方など、他のアイデアも活用することで、より自然な仕事の流れが可能になります。また、国際的なチームにもメリットがあり、全員が同時に参加する必要がない日もあるため、時差の管理が非常に容易になります。

ノーミーティングデイの実施方法

ノーミーティングデーを実施する考え方は簡単です。その日は誰も会議の予定を入れないことです。言うは易く行うは難しというが、決して難しいことではない。

まず第一に、ノーミーティングデーについて、またそれを組織で実施することの利点について、全員が知っていることを確認します。このコンセプトがなぜ重要なのか、また、このコンセプトによって人々がどのように仕事に集中できるようになるのかを説明してください。

ノーミーティングデーを成功させる良い方法は、毎週1~2日、ミーティングが許されない日を設定することです(例:ノーミーティングフライデー)。こうすることで、誰もが自分の「休み」がいつなのかがわかり、それに合わせて計画を立てることができます。

Slackやインスタントメッセージアプリケーションなどのツールを使って、会議以外のコミュニケーションも促し、全員がつながっていられるようにします。また、事前にどのようなタスクが必要かを確認し、それに合わせて計画を立てられるようにし、不必要な会議をしないようにしましょう。

tl;dv のようなツールを使って、ビデオ、タイムスタンプ、書き起こし機能を使って、会議中に参照できるアクションポイントを作成するのも良い方法です。

ノーミーティングデーを決めたら、全員に周知徹底させましょう。オフィス中にリマインダーを掲示したり、メールやSlackメッセージを送ったり、当日までの間に非公式なミーティングを開き、ノーミーティングデーの利点についてチームと話し合いましょう。

なぜこのコンセプトが重要なのか、それが生産性と創造性を高めるためにどう役立つのかを、全員が理解していることを確認します。

ノーミーティング・デーのデメリットは?

もちろん、「ノーミーティングデー」がすべての人に有効であるとは限りません。人によっては、会議がないと集中力を維持するのが難しく、より体系的な指導が必要になるかもしれません。また、インスタントメッセージや電子メールよりも、直接顔を合わせて話し合った方が良い仕事もありますから、会議をしないと重要な話が聞けなくなる可能性もあります。

また、ノーミーティングデイは「コミュニケーションのない日」を意味するものではないことにも注意が必要です。むしろ、このコンセプトはミーティングを制限または排除し、コラボレーションは非同期コミュニケーションやブレーンストーミング、タスク管理、ドキュメンテーション、チャットメッセージなどの非ミーティング活動に焦点を当てるべきであるということを意味しているのです。

ノーミーティングデー、または複数のノーミーティングデーのコンセプトを調整し、実施するには、ビジネス全体の考え方を変える必要があります。定期的なチェックインや全員参加の機会がなければ、標準が崩れてしまうのではないかと心配する人もいるかもしれません。しかし、これでは、そもそもの仕事の仕組みや考え方に疑問が生じます。もし、従業員が自分の仕事に取りかかることを信頼できず、お互いに責任を負えないのであれば、もっと深い問題に対処する必要があるかもしれません。

非同期革命

多くの人が週3日ミーティングをやめることはできませんが、必須であるかどうかにかかわらず、社員が直面するミーティングの負担を抑える方法は他にもあります。

非同期コミュニケーション - 全員が自分のペースで作業し、必要に応じてコラボレーションすることで、最大の生産性と最小のミーティング疲労を実現することができます。

tl;dv のような非同期ツールは、非同期コラボレーションに最適なプラットフォームを提供し、複数の人が同時にオンラインでなくても一緒にプロジェクトに取り組むことができます。ミーティングが Zoom, Google Meetを介した会議であろうと、あるいはオフィス内での会議であろうと、このツールはすべてのコミュニケーションを追跡し、文書化し、適宜共有するのに役立ちます。

また、非生産的な会議に気を取られることが少ないため、社員はより生産的に仕事をこなし、より質の高い成果を生み出すことができます。会議が全員参加で行われ、最大限の効率につながる時間、場所、心構えでキャッチアップすることができるのです。 

最終的には、不要な会議や非生産的な会議を排除することで、有意義な仕事のための時間と空間を創出することが、ノーミーティングデーの目的です。このような変化を成功させ、長期的な文化的変化をもたらすには、経営陣だけでなく従業員のイニシアチブによってもたらされる必要があることを忘れてはなりません。 

ノーミーティングデイズを試してみて、あなたのワークフローがどう変わるか見てみませんか?その結果に驚かれるかもしれません。

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