As pessoas se sentam ao redor de uma mesa de madeira e se reúnem

Dias sem reuniões: Por que e como implementá-los

Parece bom demais para ser verdade, mas não é! Os Dias sem Reunião são uma realidade. Sim, você leu corretamente. Um dia em que não há reuniões na programação e todos podem se concentrar no trabalho que precisa ser feito, em vez de se reunirem para discutir o que precisa ser feito. Para um conceito tão simples, ele parece bastante revolucionário para muitos.

Empresas como o Facebook e a Atlassian têm sido líderes na implementação de Dias sem Reunião. Esses dias sem reuniões permitem que os funcionários se concentrem em seu trabalho e conversem com seus colegas de trabalho somente quando for conveniente para eles, em vez de ficarem limitados por uma programação definida.

A Atlassian realizou uma pesquisa sobre como as reuniões podem consumir muito tempo e atrapalhar a produtividade. E, embora as reuniões sempre tenham seu lugar no mundo dos negócios, as descobertas foram bastante chocantes. No estudo, 45% das pessoas se sentiram sobrecarregadas pelo grande número de reuniões das quais participaram, 73% admitiram fazer outras tarefas durante as reuniões e outros 39% admitiram dormir durante as reuniões.

Quase metade dos entrevistados (47%) também reclamou que as reuniões eram o maior desperdício de tempo em todos os escritórios.

O que é um dia sem reuniões?

Embora o que foi dito acima seja uma maneira sucinta de ver a questão, o Dia sem Reunião começou como um movimento disruptivo. Era uma maneira de as pessoas se concentrarem em seu trabalho e evitarem a tentação de mais uma reunião, na qual poderiam se distrair. Desde então, tornou-se um conceito popular devido à sua eficácia em permitir que as equipes assumam o controle de seu próprio tempo e sejam mais produtivas.

Desde então, o conceito se difundiu exponencialmente e o MIT Sloan Management Review chegou a realizar um estudo que, entre muitos outros benefícios, mostrou que mesmo as empresas que introduziram um único dia sem reuniões uma vez por semana conseguiram observar uma melhora significativa na autonomia, na eficiência e uma enorme redução na percepção de microgerenciamento e estresse.

Em última análise, dias sem reuniões = dias felizes!

O estudo analisou 76 empresas com algum tipo de Dia sem Reunião em vigor (Sem Reunião na Sexta-Feira, Sem Reunião na Quinta-Feira, etc.) e, em seguida, conversou com várias pessoas da gerência sênior e analisou uma série de dados quantitativos antes e depois da implementação dos esquemas.

Os números foram surpreendentes. Ao delimitar um único dia da semana como Dia sem Reunião, a produtividade aumentou, em média, 35%. Para aqueles que optaram por dois dias, isso aumentou para 71%, aumentando ainda mais para 73%. Os dados se estabilizam, mas sugerem que cerca de três dias sem reuniões por semana é o equilíbrio ideal, levando a um aumento na produção, na produtividade e na felicidade geral dos funcionários.

Por que você deve implementar dias sem reuniões?

Os Dias sem Reunião oferecem benefícios para equipes de todos os tamanhos. Eles não apenas incentivam os funcionários a assumir o controle de seu próprio tempo, mas também permitem maior colaboração e criatividade, dando às pessoas a chance de pensar profundamente sobre os projetos. Eles também são uma ótima maneira de aproveitar o poder de conceitos como o Deep Work.

Por exemplo, se você tiver uma sexta-feira sem reuniões todas as semanas, isso permitirá que todos trabalhem sem interrupções ou distrações de reuniões, o que pode ser benéfico para coisas como planejamento, elaboração de estratégias e, de modo geral, para a realização de tarefas para as quais você não teria tempo.

Além disso, os Dias sem Reunião podem ajudar a reduzir os níveis de estresse, melhorar o bem-estar mental e promover uma melhor comunicação entre os membros da equipe. Abordar a vida profissional de forma mais ponderada e ponderada e aproveitar outras ideias, como a comunicação e o trabalho assíncronos, permite um fluxo de trabalho muito mais natural. Isso também beneficia as equipes internacionais e garante que, em alguns dias, as pessoas não precisem estar todas presentes ao mesmo tempo, o que facilita muito o gerenciamento das diferenças de horário.

Como você implementa dias sem reuniões?

A ideia por trás da implementação de um dia sem reuniões é simples: ninguém agenda reuniões nesse dia. Pode parecer mais fácil falar do que fazer, mas não é nada difícil.

Em primeiro lugar, certifique-se de que todos saibam sobre os Dias sem Reunião e os benefícios de implementá-los em sua organização. Certifique-se de explicar por que esse conceito é importante e como ele ajudará as pessoas a se concentrarem melhor em suas tarefas.

Uma boa maneira de garantir o sucesso dos Dias sem Reunião é estabelecer um dia ou dias acordados a cada semana em que não sejam permitidas reuniões (por exemplo, Sextas-feiras sem Reunião). Dessa forma, todos sabem quando é o seu "dia de folga" e podem planejar adequadamente.

Incentive a comunicação fora das reuniões usando ferramentas como o Slack ou aplicativos de mensagens instantâneas para manter todos conectados. Além disso, certifique-se de que as pessoas estejam cientes das tarefas que precisam ser realizadas com antecedência para que possam se planejar adequadamente e evitar reuniões desnecessárias.

Uma ótima maneira de fazer isso é usar uma ferramenta como tl;dv e criar pontos de ação durante uma reunião que as pessoas possam consultar, seja usando vídeo, registros de data e hora ou os recursos de transcrição.

Depois de decidir sobre um dia (ou dias) sem reuniões, certifique-se de que todos saibam disso. Coloque lembretes em todo o escritório, envie e-mails ou mensagens no Slack ou organize uma reunião informal antes do dia em si para discutir os benefícios dos Dias sem Reunião com sua equipe.

Certifique-se de que todos entendam por que esse conceito é importante e como ele os ajudará a se tornarem mais produtivos e criativos.

Há alguma desvantagem nos dias sem reuniões?

É claro que sempre há a possibilidade de que os Dias sem Reunião não funcionem para todos. Algumas pessoas podem achar difícil manter o foco quando não estão em reuniões e podem precisar de mais estrutura ou orientação. Além disso, algumas tarefas são melhor discutidas pessoalmente do que por meio de aplicativos de mensagens instantâneas ou e-mails, portanto, conversas importantes podem ser perdidas se não forem permitidas reuniões.

Também é importante observar que os Dias sem Reunião não significam "dia sem comunicação". Em vez disso, o conceito significa que as reuniões devem ser limitadas ou eliminadas durante esses dias e que os esforços de colaboração devem se concentrar em atividades que não sejam de reunião, como comunicação assíncrona e brainstorming, gerenciamento de tarefas, documentação e mensagens de bate-papo.

Ajustar e implementar o conceito de um dia sem reuniões, ou vários dias sem reuniões, requer uma mudança de mentalidade em toda a empresa. É possível que alguns indivíduos tenham medo de que, sem reuniões regulares ou chances de conversar com todos, os padrões possam cair. No entanto, isso levanta questões sobre a estrutura e a mentalidade originais de trabalho. Se não for possível confiar nos funcionários para que continuem trabalhando ou se responsabilizem uns pelos outros, pode haver outros problemas mais profundos que precisam ser resolvidos.

A revolução assíncrona

Embora muitas pessoas não possam simplesmente deixar de fazer reuniões três dias por semana, há outras maneiras de limitar a quantidade de reuniões que os funcionários enfrentam, sejam elas obrigatórias ou não.

A comunicação assíncrona, em que todos podem trabalhar em seu próprio ritmo e colaborar conforme necessário, pode permitir o máximo de produtividade e o mínimo de cansaço nas reuniões.

Ferramentas assíncronas, como o tl;dv , oferecem a plataforma perfeita para colaboração assíncrona, permitindo que várias pessoas trabalhem juntas em projetos sem precisar estar on-line ao mesmo tempo. Não importa se suas reuniões são realizadas via Zoom, Google Meetou mesmo no escritório, a ferramenta pode ajudar a rastrear e documentar toda a comunicação para ser compartilhada adequadamente.

Isso também permite que os funcionários sejam mais produtivos em suas tarefas e criem resultados de melhor qualidade devido à menor distração causada por reuniões improdutivas. As reuniões podem ocorrer sem a presença de todos e ser realizadas em um horário, local e estado de espírito que leve à máxima eficiência. 

Em última análise, o objetivo de um Dia sem Reuniões é criar mais tempo e espaço para um trabalho significativo, eliminando reuniões desnecessárias ou improdutivas. É importante lembrar que qualquer mudança como essa deve partir de uma iniciativa dos funcionários e da gerência para que seja bem-sucedida e se torne uma mudança cultural de longo prazo. 

Por que não experimentar o No Meeting Days e ver como ele altera seu fluxo de trabalho? Talvez você se surpreenda com os resultados.

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