Wenn Sie auf der Suche nach dem ultimativen Leitfaden für die besten Praktiken beim Onboarding sind, dann sind Sie bei remote genau richtig. Von Tipps, wie Sie den Einführungsprozess so reibungslos wie möglich gestalten können, bis hin zu kleinen Details, die den neuen Mitarbeiter beeindrucken werden - wir haben alles für Sie.
tl;dv ist selbst ein vollständig remote Unternehmen. Da unser Team über die ganze Welt verstreut ist und es kein physisches Büro gibt, haben wir jeden Vollzeitangestellten und jeden Freiberufler per Fernzugriff an Bord geholt - buchstäblich jede Person. Sogar den Hausmeister... obwohl wir nicht sicher sind, warum wir ihn einstellen mussten. Ich meine, wir sind komplett remote.
Wir könnten Ihnen zwar einen Leitfaden für das Onboarding geben, der ausschließlich auf unserer großartigen Meeting-Management-Software basiert (Hinweis: Sie ist hervorragend für das Onboarding geeignet!), aber dieser Leitfaden basiert auf unseren eigenen Erfahrungen.
Wir haben das Glück, dass die remote Arbeit und die asynchrone Arbeitskultur es ermöglicht haben, dass die gesamte Praxis und Aktion des Onboarding in den letzten Jahren viel effizienter geworden ist. Dennoch fühlen sich viele neue Mitarbeiter durch die Aussicht auf ein Onboarding aus der Ferne eingeschüchtert. Es ist Ihre Aufgabe, ihnen das nötige Selbstvertrauen zu geben, damit sie sich schnell einarbeiten können, und ihnen gleichzeitig das Gefühl zu vermitteln, dass sie in Ihrer Unternehmenskultur willkommen sind.
Tauchen wir also ein in unseren ultimativen Leitfaden für die besten Praktiken beim Onboarding remote !
Remote Bewährte Onboarding-Praxis
Was ist remote onboarding?
Bevor wir loslegen, was genau ist remote onboarding?
Onboarding ist der Prozess der Einführung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen und der Übergang von externen Kandidaten zu vollwertigen Teammitgliedern. Dies könnte auch für einen Mitarbeiter gelten, der seine Rolle wechselt, befördert wird oder von einem persönlichen Arbeitsplatz zu remote umzieht. Und dies aus der Ferne zu tun, bedeutet einfach, digitale Mittel zu nutzen, weg von einem traditionellen Bürosystem.
Der Onboarding-Prozess ermöglicht es Managern, Personalverantwortlichen und anderen Beteiligten, sicherzustellen, dass neu eingestellte Mitarbeiter über alle notwendigen Informationen verfügen, die sie benötigen, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein.
Onboarding trägt auch dazu bei, Vertrauen zwischen dem Unternehmen und seinen neuen Mitarbeitern aufzubauen. Dies ist ein wichtiger Moment, in dem Sie den Standard für die Unternehmenskultur setzen und sicherstellen können, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter reibungslos in das Ökosystem des Unternehmens integrieren können.
Wenn Sie einen hervorragenden Einführungsprozess haben, werden sie sich großartig fühlen, aber wenn sie auf sich allein gestellt sind und keine Unterstützung erhalten, besteht die Gefahr, dass Sie die neue Person verschrecken.
Für die Teams von remote war das Onboarding früher eine besondere Herausforderung, da es keinen physischen Kontakt oder eine Interaktion von Angesicht zu Angesicht gab. Früher war es für Manager schwieriger, eine Beziehung zu ihren Mitarbeitern aufzubauen und zu verstehen, was die einzelnen Teammitglieder motiviert, doch das ist jetzt nicht mehr der Fall. Wir waren in der Lage, so schnell auf remote umzusteigen, dass es jetzt so einfach und tief verwurzelt ist, wie es einst für Mitarbeiter im Büro war.
Wann sollten Sie remote jemanden an Bord nehmen?
Der Onboarding-Prozess sollte beginnen, sobald ein neuer Mitarbeiter das Stellenangebot annimmt. Das bedeutet, dass Unternehmen mit den Vorbereitungen für den neuen Mitarbeiter beginnen müssen, bevor dieser überhaupt eintrifft. Sie sollten damit beginnen, virtuelle Besprechungen zu planen und die notwendige Ausrüstung einzurichten, damit die Mitarbeiter von remote effektiv arbeiten können.
Das Onboarding hört auch nicht in den ersten Tagen auf, sondern sollte in den ersten Wochen fortgesetzt werden. Dies kann regelmäßige Besprechungen mit dem neuen Mitarbeiter, laufende Schulungen und Unterstützung bei Bedarf sowie eine Anleitung umfassen, damit der Mitarbeiter weiß, wie er sich am neuen Arbeitsplatz zurechtfindet.
Wie kann das Onboarding durchgeführt werden?
Wir müssen ganz klar sagen: NIEMAND MUSS IN EIN BÜRO GEHEN.
Früher mussten die Mitarbeiter - selbst wenn sie remote waren - manchmal weit reisen, um ein ausgedrucktes Begrüßungspaket und einige Passwörter zu erhalten.
Das muss nicht der Fall sein.
Onboarding für remote Teams kann heutzutage mit einer Vielzahl von Methoden durchgeführt werden. Die gängigsten sind virtuelle Treffen, Videoanrufe, E-Mail und Instant Messaging - und sogar remote Onboarding-Software. Diese Medien sowie neue Tools und Integrationen ermöglichen es neuen Mitarbeitern, ihre Teammitglieder besser kennenzulernen, Fragen zu stellen, wichtige Informationen über das Unternehmen und die Aufgaben der neuen Mitarbeiter zu erhalten und Beziehungen zu anderen Kollegen aufzubauen.
Von Vorteil ist auch eine Online-Onboarding-Plattform, über die die Mitarbeiter an einem Ort Zugang zu allen arbeitsplatzbezogenen Materialien haben. So lassen sich die Fortschritte während des gesamten Prozesses leicht verfolgen. tl;dv Auf der Plattform können Sie insbesondere alle Besprechungen und Mitschriften in einem durchsuchbaren Hub speichern. Für neue Mitarbeiter können Ordner angelegt werden, so dass sie sofort auf kontextbezogenes Schulungsmaterial in Form von vergangenen Tutorials, Präsentationen, Unternehmensankündigungen und mehr zugreifen können.
tl;dv können Sie auch kurze Clips von vergangenen Sprint-Planungen, Verkaufsgesprächen, Kundenbesprechungen und Nutzerforschungsgesprächen mit Neuankömmlingen teilen. Auf diese Weise erhalten sie ein Gefühl für die Unternehmenskultur, lernen ihre neuen Kollegen und/oder Kunden kennen und erhalten letztlich einen umfassenderen Kontext, als es eine textbasierte Dokumentation je könnte. Das Beste daran ist, dass diese videobasierte Form des Onbardings durch asynchrone Kommunikation einfach und flexibel durchgeführt werden kann.
Wer sollte die Einarbeitung neuer Mitarbeiter übernehmen?
Der Einarbeitungsprozess sollte im Team erfolgen und Führungskräfte, Personalverantwortliche und andere Beteiligte einbeziehen.
Manager sollten dafür verantwortlich sein, dass neue Mitarbeiter über alle notwendigen Informationen verfügen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen.
Die Mitarbeiter der Personalabteilung sollten zusätzliche Unterstützung bieten, z. B. bei der Einrichtung von remote Arbeitstools wie Zoom oder Slack, bei der Bereitstellung von Zugang zu Gehaltsabrechnungssoftware und bei Fragen zu Sozialleistungen oder Richtlinien.
Schließlich können auch andere Beteiligte dazu beitragen, ein einladendes Umfeld zu schaffen, indem sie sich vorstellen und dafür sorgen, dass sich der neue Mitarbeiter im Team willkommen fühlt.
Sie können aber auch die Kollegen Ihrer neuen Kollegen in den Prozess einbeziehen. Vom Angebot eines Mittagessens ( remote ) bis hin zur Einführung in das Team - die Einbeziehung der Kollegen in den Einführungsprozess ermöglicht es den neuen Mitarbeitern, ihre Kollegen kennenzulernen und Beziehungen aufzubauen, die von Dauer sind.
Was sind die Vorteile eines korrekten Onboardings?
Die korrekte Eingliederung neuer Mitarbeiter hat viele Vorteile:
- Schaffung von Vertrauen zwischen dem Unternehmen und seinen neuen Mitarbeitern,
- Steigerung des Engagements und der Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen,
- Verkürzung der Zeit bis zur Produktivität,
- Dadurch wird der Übergang für den neuen Mitarbeiter wesentlich reibungsloser.
Außerdem haben die Führungskräfte die Möglichkeit, ihre Teammitglieder besser kennenzulernen, was ihnen helfen kann, Bereiche zu ermitteln, in denen sie zusätzliche Unterstützung oder Schulungen benötigen.
Das Onboarding ist ein wichtiger Bestandteil jedes erfolgreichen remote Teams und sollte nicht übersehen werden.
Wie kann ich sicherstellen, dass das Onboarding demokratisch verläuft?
Um einen demokratischen Onboarding-Prozess zu gewährleisten, können Unternehmen verschiedene Methoden wie Umfragen und Feedback-Formulare einsetzen, um Daten von allen beteiligten Teammitgliedern zu sammeln. Auf diese Weise kann das Unternehmen Verbesserungsmöglichkeiten oder Probleme mit dem Onboarding-Programm ermitteln, die behoben werden müssen. Darüber hinaus sollten die Führungskräfte sicherstellen, dass alle Mitarbeiter unabhängig von ihrer Rolle oder ihrem Hintergrund Zugang zu denselben Ressourcen haben.
Ein fairer und transparenter Einführungsprozess schafft Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und trägt zur Schaffung eines integrativen Arbeitsumfelds bei.
Die Möglichkeit, Videobesprechungen anzusehen oder sich mit anderen Personen im Unternehmen auszutauschen, fördert außerdem das Wachstum, die Entwicklung und die Ausbildung der Mitarbeiter. So können Sie den gesamten Prozess straffen und kontinuierlich verbessern und dokumentieren.
Schwierigkeiten, die sich aus remote onboarding ergeben können?
Eine der Hauptschwierigkeiten, die sich aus dem remote Onboarding ergeben können, ist ein Mangel an Verbindung und Engagement.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass sich virtuelle Interaktionen grundlegend von der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht unterscheiden, und es kann für neue Mitarbeiter manchmal schwieriger sein, mit ihren Kollegen in Kontakt zu treten, wenn sie sich nicht im selben Raum befinden.
Darüber hinaus kann remote für Unternehmen, die nicht über bestehende remote Arbeitsverfahren und -richtlinien verfügen, schwierig sein, da es einen anderen Ansatz als die traditionellen Onboarding-Methoden erfordert.
Und schließlich kann es eine Herausforderung sein, die Erwartungen von Managern, Personalverantwortlichen und neuen Mitarbeitern auf einmal zu erfüllen, wenn es keinen klaren Plan oder keine Strategie gibt.
Was sind die besten Praktiken für das Onboarding von remote ?
Die Best Practices für das Online-Onboarding von remote Mitarbeitern variieren von Unternehmen zu Unternehmen, aber es gibt einige Standardkonzepte, die für alle Unternehmen gelten sollten.
Auch wenn die Technologie das Onboarding auf remote bequemer macht, ist es dennoch wichtig, eine offene Kommunikation zwischen Arbeitgebern und neuen Mitarbeitern zu pflegen.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass das Onboarding eine gemeinsame Anstrengung aller Beteiligten sein sollte, und alle sollten zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter während des gesamten Prozesses unterstützt wird. Mit der richtigen Kommunikation, Unterstützung und Anleitung kann das remote Onboarding erfolgreich sein und dazu beitragen, eine integrative remote Belegschaft zu schaffen.
Hier ist unsere Checkliste für das richtige Onboarding:
Setzen Sie von Anfang an klare Erwartungen
Die Festlegung klarer Erwartungen von Anfang an, sowohl für den Bewerber als auch für die anderen beteiligten Personen, trägt dazu bei, dass alle auf derselben Seite stehen und besser verstehen, was erwartet wird.
Bereitstellung einer umfassenden Onboarding-Plattform
Die Bereitstellung einer umfassenden Onboarding-Plattform gewährleistet, dass die neuen Mitarbeiter Zugang zu allen Informationen haben, die sie benötigen, um sich schnell einzuarbeiten. Dazu können Unternehmensressourcen, Formulare, Richtlinien, Verfahren und vieles mehr gehören.
tl;dv ermöglicht es Ihnen, eine Bibliothek mit Videos, Clips und vielem mehr anzulegen, die eine fertige Ressourcendrehscheibe für Neueinsteiger darstellt, um die Synchronisationen und Meetings in Echtzeit zu verbessern.
Einführung neuer Mitarbeiter in ihr Team und ihre Kollegen
Unter remote müssen neue Mitarbeiter ihren Teammitgliedern und anderen Kollegen vorgestellt werden, damit sie sich mit dem Unternehmen verbunden fühlen, auch wenn sie nicht physisch anwesend sind. Dies kann virtuell durch virtuelle Treffen oder Videoanrufe geschehen.
Häufige Besprechungen mit Managern und Personalverantwortlichen
Häufige Besprechungen mit Managern und Personalverantwortlichen tragen dazu bei, dass sich die neuen Mitarbeiter gut einleben, die Erwartungen an ihre Rolle verstehen und alle Fragen beantwortet bekommen.
Dies kann durch Google Meet Videokonferenzen (ermöglicht durch die Chrome-Erweiterungtl;dv ) oder auch durch Slack oder E-Mail geschehen.
Bieten Sie virtuelle Schulungssitzungen oder Ressourcen an, auf die aus der Ferne zugegriffen werden kann.
Unter remote können virtuelle Schulungen neuen Mitarbeitern helfen, sich schnell einzuarbeiten. Dies kann durch Webinare, Video-Tutorials oder andere digitale Ressourcen geschehen, die den Umgang mit den Systemen, Tools und Prozessen des Unternehmens vermitteln.
Auch hier können Sie mit tl;dv einen riesigen Fundus an Schulungsvideos und Live-Beispielen von Veranstaltungen zum späteren Nachschlagen aufbauen.
Vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Werkzeuge bereitstehen, bevor der Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt.
Um sicherzustellen, dass für den neuen Mitarbeiter alles reibungslos abläuft, ist es am besten, wenn alle erforderlichen Werkzeuge und Systeme vor seinem Arbeitsbeginn eingerichtet werden. Dazu gehört auch, dass der Computer, die Software und andere zugehörige Hardware von Anfang an zur Verfügung stehen, ebenso wie Pläne für etwaige Schulungen.
Wenn neue Mitarbeiter gut ausgerüstet und einsatzbereit sind, ist das ein gutes Beispiel dafür, dass das Unternehmen effizient ist und seine Aufgaben erfüllt, wenn sie anstehen.
Auch die längere Zeitspanne zwischen dem Antritt einer neuen Stelle und dem tatsächlichen Arbeitsbeginn kann den Stress für den neuen Mitarbeiter erhöhen.
Sicherstellen, dass die gesamte Kommunikation während des gesamten Prozesses einheitlich und transparent ist
Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, ist es wichtig, eine offene Kommunikation zwischen Arbeitgebern und neuen Mitarbeitern zu pflegen. Zu dieser Transparenz am Arbeitsplatz gehört, dass sie regelmäßig über alle Änderungen im Einarbeitungsprozess informiert werden und dass sie über ihre Fortschritte auf dem Laufenden gehalten werden.
Sie dürfen sie nicht einfach "im Stich lassen", aber auch nicht auf Schritt und Tritt auf sie einreden. Erlauben Sie sich, ansprechbar und sichtbar zu sein, und sorgen Sie gleichzeitig dafür, dass sie sich umsorgt fühlen.
Zusammenarbeit mit allen Beteiligten, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter unterstützt wird
Man sagt oft, dass es ein Dorf braucht, um ein Kind großzuziehen, aber das Gleiche gilt auch, wenn es darum geht, dass sich ein neuer Mitarbeiter willkommen fühlt. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, die anderen zu kennen und ihnen die Hand reichen zu können, auch wenn sie nicht regelmäßig mit ihnen zusammenarbeiten.
Allerdings sollte die Verantwortung für das Onboarding nicht ausschließlich bei einer Person liegen. Auch hier bedeutet die Bereitstellung von Ressourcen und die Einführung eines asynchronen Systems, wo dies möglich ist, dass die Arbeitslast auf alle verteilt wird. Niemand hat das Gefühl, dass er belastet wird oder dass er selbst eine Last ist.
Frohes Einstellen!
Richtige Kommunikation, Unterstützung und Anleitung sind für ein erfolgreiches Onboarding in einer remote Umgebung unerlässlich. Wenn Sie die oben genannten Richtlinien befolgen, können Sie sicherstellen, dass die neuen Mitarbeiter alle notwendigen Informationen erhalten, um sich schnell und einfach einzuarbeiten. Dies wird dazu beitragen, eine integrative remote Belegschaft zu schaffen, in der sich jeder willkommen und einbezogen fühlt.
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Onboarding-Prozesse können sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, aber letztlich sollten sie alle darauf abzielen, dass sich der neue Mitarbeiter in seiner neuen Rolle willkommen und wohl fühlt.
Da remote inzwischen zur Norm geworden ist, müssen Unternehmen bei der Einarbeitung die Bedürfnisse ihrer remote Mitarbeiter in den Vordergrund stellen - vor allem, wenn diese Mitarbeiter einem Team beitreten, das bereits seit einiger Zeit per Fernzugriff zusammenarbeitet.
Die richtige Integration neuer Mitarbeiter in eine verteilte Belegschaft kann viel dazu beitragen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen und allen zum Erfolg zu verhelfen.
