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Un equipo de especialistas en transformación digital (DX) de marketing y ventas B2B de FLUED logró reducir en 20 horas al mes por persona los costes relacionados con las reuniones tras adoptar tl;dv. Pero, como pronto descubrieron, el verdadero valor no tenía nada que ver con el ahorro de tiempo en las notas de las reuniones.
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Acerca de FLUED
FLUED Co., Ltd. es una empresa especializada en marketing B2B y la transformación digital de las ventas. La empresa ofrece un apoyo integral en materia de estrategia de ventas, diseño de procesos de ventas e implementación de herramientas digitales.
Soichiro Matsunaga, director general, fue uno de los primeros en darse cuenta del potencial del CRM en una época en la que los métodos de venta analógicos seguían siendo la norma, una experiencia que le ayudó a más que duplicar los resultados de ventas. Tras trabajar en la filial de apoyo al marketing de una importante agencia de publicidad, fundó FLUED en 2019. A día de hoy, la empresa ha colaborado en más de 500 proyectos, desde startups hasta empresas que cotizan en bolsa.
Las reuniones de FLUED se dividen en dos grandes categorías: las reuniones con los clientes y las reuniones internas que se celebran para transmitir las conversaciones con los clientes a los ingenieros, diseñadores y otros especialistas. Fue precisamente esta estructura la que acabó convirtiéndose en un importante reto operativo.
Un problema que las «herramientas para tomar notas en reuniones» no podían resolver
El principal reto al que se enfrentó FLUED se puede resumir en una sola frase: el aumento desmesurado de los costes de las reuniones.
«Para transmitir a nuestros diseñadores e ingenieros lo que hemos acordado con los clientes, las reuniones internas son inevitables. Y el coste de esas reuniones no es nada desdeñable», dice Matsunaga.
El problema se agravaba por el hecho de que se incluía a empleados que no tenían por qué asistir. Piensa en un equipo de cuatro personas formado por un jefe de proyecto, un consultor principal, un ingeniero y un diseñador. Aunque solo uno de los cinco puntos del orden del día requiriera la participación del ingeniero, los cuatro miembros del equipo tenían que coordinar sus horarios por ese único punto. Esto generaba lo que Matsunaga denomina «costes de planificación».
Y lo que es más importante, los miembros del equipo que no tenían por qué asistir estaban físicamente presentes en las reuniones, lo que generaba «costes de asistencia» al consumir su propio tiempo. En la práctica, si solo el jefe de proyecto y el consultor principal tuvieran que participar y seguir el debate con el cliente, la información se podría simplemente transmitir al ingeniero y al diseñador después. Eliminar esta participación innecesaria podría liberar un tiempo valioso para otras tareas.
Según los cálculos del propio Matsunaga, los costes adicionales relacionados con las reuniones ascendían a unas 20 horas por persona al mes, lo que equivale a unos 800 000 yenes por empleado al mes.
También hubo problemas de calidad. La calidad de la introducción de datos en el CRM variaba mucho entre los miembros del equipo: «El nivel de detalle variaba enormemente. Dependiendo de quién informara, la misma interacción con un cliente podía interpretarse como positiva o neutra. Simplemente no se transmitían los matices». Este es un reto con el que se encuentran muchas organizaciones de ventas.
Por qué FLUED eligió tl;dv
En aquel momento, FLUED estaba evaluando las herramientas de transcripción de voz existentes, como Amptalk y MiiTel. Sin embargo, ninguna de las dos llegó a implantarse. Los obstáculos fueron la dificultad para integrarlas con su CRM preferido —HubSpot— y un proceso de configuración de la grabación poco intuitivo.
Fue entonces cuando descubrieron tl;dv.
«Se integra con Google Calendar para el registro automático y se sincroniza automáticamente con HubSpot. Eso fue lo que nos decidió a dar el paso», recuerda Matsunaga.
A diferencia de las herramientas que habían barajado anteriormente, tl;dv no tl;dv ningún trabajo de integración complejo y el personal sin conocimientos técnicos podía configurarlo fácilmente. Se podía implementar sin problemas, sin alterar los hábitos habituales del equipo de ventas.
tl;dv abordó el problema de la coherencia de los datos del CRM: «Disponer de la información en un formato estandarizado ha sido de gran ayuda. Las diferencias en el nivel de detalle y las tendencias de redacción individuales que solían colarse... eso ya no pasa», dice Matsunaga.
El resultado: 20 horas por persona al mes recuperadas
La implementación fue sorprendentemente sencilla. Un pequeño grupo de tres o cuatro empleados probó el plan gratuito por iniciativa propia, comprobó su utilidad y luego pasó a un plan de pago, todo ello sin ninguna orden formal por parte de Matsunaga. La adopción por parte de toda la empresa se produjo en aproximadamente un mes; lo único que hizo falta fue integrar Google Calendar y establecer unas cuantas directrices de gestión.
El impacto cuantitativo fue evidente: se eliminaron 20 horas por persona al mes en gastos relacionados con reuniones, principalmente gracias a una reducción de las reuniones internas y a una mayor rapidez a la hora de ponerse al día con las reuniones con los clientes, a las que algunos miembros del equipo ya no tenían que asistir en persona.
Pero los cambios más importantes fueron los de comportamiento.
El acceso a la información se aceleró muchísimo: «Todo el mundo empezó a ir tl;dv a tl;dv . Antes de enviar un mensaje por Slack o sacar un tema en una reunión, la gente consultaba tl;dv. Las preguntas rápidas —¿cuándo es la próxima reunión? ¿A quién le han asignado esa tarea?— se podían responder al instante usando Ask tl;dv , sin tener que esperar a que alguien respondiera. Eso eliminó mucho tiempo de inactividad y aceleró el ritmo de trabajo».
clip también se empezó a usar con frecuencia. Los miembros del equipo empezaron a recortar partes relevantes de las reuniones —«esta parte trata sobre el debate sobre el diseño»— y a compartirlas internamente. Esto permitió a los compañeros acceder solo a la información que necesitaban, lo que redujo el tiempo dedicado a revisiones innecesarias.
La ambigüedad en las reuniones disminuyó. El comportamiento en las reuniones también cambió: «a la hora de hablar de los próximos pasos, la gente empezó a confirmar conscientemente: “Entonces, esto hay que entregarlo para esta fecha y esta persona es la responsable, ¿verdad?”. Las conclusiones vagas se hicieron mucho menos habituales». El hecho de saber que todo quedaba registrado y era accesible para toda la organización aportó mayor claridad y responsabilidad a la forma en que la gente se comunicaba.
Ya no se posponían las propuestas para el día siguiente. Quizás el cambio más impactante para la propia empresa fue este: «Grabamos nuestras reuniones con los clientes con tl;dv y luego usamos esas notas para organizar el contenido de la propuesta y crear las diapositivas de la presentación. La rapidez de ese proceso ha mejorado claramente. La probabilidad de que se alargue hasta el día siguiente ha bajado notablemente».
En otras palabras, tl;dv no tl;dv solo una herramienta de referencia para consultar más adelante, sino que permite al equipo preparar y enviar propuestas a los clientes el mismo día. La mayor rapidez en las respuestas está acortando todo el ciclo de ventas.
Casos de uso inesperados
«Puede que el consultor A haya hecho una propuesta concreta a un cliente en el pasado. El consultor B nunca lo ha hecho antes. El consultor A puede decirle: “Echa un vistazo a cómo lo gestioné yo”. Ese tipo de intercambio de conocimientos ahora se produce de forma natural a través de tl;dv».
Los equipos de ventas y consultoría también lo han usado para evitar discusiones del tipo «él dijo, ella dijo». «Es cierto que surgen desacuerdos sobre lo que se acordó inicialmente. Pero como todo queda registrado, siempre puedes volver atrás y comprobarlo. Hemos podido evitar las discrepancias entre lo que se acordó durante el proceso de venta y lo que se entendió durante la ejecución del proyecto».
También ha resultado útil para garantizar la continuidad del negocio cuando algún miembro del equipo se ausenta de forma inesperada. «Si miras tl;dv del CRM y tl;dv , ahí está todo el historial de acciones y conversaciones. Incluso sin documentación formal, puedes traspasar un proyecto solo con eso».
La esencia de tl;dv: una plataforma de consolidación de información
Matsunaga rechaza abiertamente que se le tilde de «herramienta para tomar notas en reuniones».
tl;dv notl;dv solo una herramienta para grabar las conversaciones de los comerciales y los asesores. Yo lo veo como una herramienta que transforma las conversaciones —datos no estructurados— en información estructurada mediante la integración con el CRM, poniendo así esos datos a disposición de toda la organización para que los aproveche».
Lo que tl;dv no es solo el contenido literal de las conversaciones. Extrae la información relevante —el comercial, la fase del proceso de venta, la opinión del cliente— y la guarda automáticamente en el CRM. Reúne toda la información dispersa en un solo lugar, para que todos los miembros del equipo de ventas y consultoría puedan acceder a ella y aprovecharla. Eso, en opinión de Matsunaga, es la verdadera esencia de tl;dv.
Y entender esto es precisamente lo que deja claro cuál es el siguiente paso.
Mirando hacia el futuro: hacia una transformación digital de las ventas basada en datos
Matsunaga está investigando actualmente el uso de la IA agentiva.
«Tenemos grabaciones y transcripciones que se van acumulando en tl;dv. Quiero crear un agente que recupere esos datos a través de Claude Code y actualice automáticamente el CRM. También estoy pensando en un agente de IA que envíe un mensaje automático por Slack cuando un comercial se olvide de preguntar algo importante, como el plazo previsto para la implementación».
Sobre el tema del uso de las API, Matsunaga comenta: «Sinceramente, podríamos haber empezado con esto hace seis meses. Ojalá nos hubiéramos puesto en marcha antes». Esa reflexión da una idea del enorme potencial que tl;dv .
Un mensaje para las organizaciones que estén pensando en usar tl;dv
«Si lo ves solo como una “herramienta para tomar notas en reuniones”, solo estás aprovechando una décima parte de su potencial. tl;dv una herramienta para estructurar y consolidar los datos de las conversaciones con los clientes. Prueba el plan gratuito. La estructura del plan hace que la prueba de concepto sea muy sencilla; te animamos encarecidamente a que lo pruebes».
En resumen
FLUED adoptó tl;dv el objetivo de lograr una integración perfecta con su CRM. Sin embargo, lo que obtuvieron fue mucho más que una reducción de los costes de las reuniones: fue la transformación de las conversaciones de la organización en un activo de información estratégico. El intercambio de conocimientos, la continuidad del negocio, la prevención de conflictos y, ahora, la expansión hacia la IA autónoma: el verdadero valor de tl;dv mucho más allá de lo que la etiqueta de «herramienta para tomar notas en reuniones» podría llegar a reflejar.
